Учет времени, которое сотрудники и команды тратят на выполнение тех или иных задач, — важный элемент успешной и результативной работы компании. В этом материале — о функциях платформы 4me, полезных для учета времени.
Постоянный мониторинг времени
Часть организаций выбирают не следить за количеством времени, которое их сотрудники тратят на выполнение таких индивидуальных заданий, как запросы, проблемы и запросы на изменение. В таком случае они контролируют, чтобы параметр Assignment Time Tracking в настройках всегда был выключен.
Но когда дело касается совместной работы сотрудников над проектами, необходимо следить за тем, что они учитывают то время, которое уходит на выполнение проектных задач. Также сотрудникам нужно научиться рассчитывать объем усилий, который потребуется для решения таких задач. Без этих двух параметров менеджеры не смогут эффективно следить за ходом осуществления проектов.
Также функциональность платформы 4me позволяет организациям самостоятельно учитывать время и объем усилий, без необходимости для сотрудников заполнять поле Time spent и Remaining effort в запросах, проблемах и запросах на изменение.
Сотрудники организации могут тратить до 24 часов в сутки на свои проектные задачи, если это не противоречит параметрам настроек всей организации.
Управление ресурсами всех команд
Широкие возможности платформы 4me позволяют подробно планировать ресурсы организации. Организации, а также их менеджеры и сотрудники могут очень точно планировать будущие изменения и проекты, указывая объем усилий по выполнению задач в минутах, а не в часах. Кроме того, у людей, работающих над проектами, появилась возможность указывать, сколько времени они еще ожидают потратить на выполнение своих проектных задач.
Благодаря этому для подготовки Resource Planning overview по каждому сотруднику и каждой команде используется только самая качественная информация.
В отличие от других платформ, в 4me сотрудники могут увидеть не только свой личный Resource Planning overview, но также Resource Planning Overview тех команд, с которыми они работают над совместными проектами.
Оставшиеся усилия
Менеджеры могут определять значение Planned effort («запланированные усилия») для каждого сотрудника, который работает над проектом. При этом Actual effort («фактические усилия») растут всякий раз, когда сотрудник заполняет поле Time spent.
Чтобы менеджеры могли точно отслеживать процесс выполнения проектной задачи, функциональность 4me позволяет сотрудникам самим заполнять поле Remaining effort и указывать в нем то количество времени, которое они еще ожидают потратить на работу.
Для вычисления прогресса выполнения той или иной задачи используется величина из поля Remaining effort:
Progress = Actual effort / (Actual effort + Remaining effort)
Важно отметить, что при этом используются Time spent и Remaining effort только внутренних сотрудников. То есть только тех, кто зарегистрирован в учетной записи 4me, в которой, в свою очередь, зарегистрирован проект. При этом менеджеру не разрешается видеть Time spent людей, зарегистрированных в другой учетной записи 4me (например, в учетной записи внешнего поставщика).
Отчетность и фильтры
Организации, использующие платформу 4me, не только могут увидеть, на что именно было использовано время в указанном диапазоне дат, но и узнать стоимость этого времени. Для этого существуют 4 отчета в консоли Analytics:
- временные затраты клиента;
- стоимость временных затрат клиента;
- временные затраты Service Instance;
- стоимость временных затрат Service Instance.
В эти отчеты включается только затраченное время, связанное с запросами. Сами отчеты по умолчанию отключены. Для других отчетов, связанных с затраченным временем, доступны фильтры Service Instance и Service Level Agreement.
Отчеты о сроках выполнения задач
Так как большая часть изменений складывается из нескольких задач, организациям нужна информация о продолжительности выполнения этих задач. Для этого на платформе 4me предусмотрено 2 отчета. Первый из них — отчет о продолжительности выполнения задачи, в котором представлено среднее значение времени, потребовавшееся для выполнения задачи в течение конкретных месяцев, недель или дней.
Во втором отчете содержится информация о средней продолжительности выполнения задачи. С его помощью организации могут увидеть, какие именно задачи заняли больше всего времени.
Описание в записях о времени
Когда открывается отчет, основанный на данных о времени, можно сверить его со всем списком записей о времени. Такой временной обзор позволяет просматривать индивидуальные временные данные.
Если выбрать конкретную запись о времени, откроется поле Description.
