Обновить

Как не утонуть в море тендеров

Я пиарюсь
День добрый, Хабрасообщество.
Ежедневно организациям, работающим в сфере госзаказа, приходится отсматривать сотни тендеров, куда-то сохранять информацию, как-то отслеживать результаты, делать заявки, запрашивать цены у поставщиков и т.д. Являясь одной из таких организаций, мы постепенно пережили этап бардака и привели этот процесс к одной замечательной системе. Как? Подробности под катом.


Для начала позвольте представиться, меня зовут Андрей aka hongten, статья написана в соавторстве с Аней aka anlouc
Хотелось бы представить на ваш суд и просто на взгляд со стороны небольшой проект.
Я в основном отвечал за его идейное наполнение а вся реализация и программирование лежало на Ане.
Весь проект написан и реализуется в одной единственной компании где мы и работаем.

Итак. Пару лет назад мы (название организации при желании найти не сложно) доросли до тендеров, причем не просто тендеров, а до участия в тендерах по всей России.
Оказалось что их много, даже оооочень много. Сначала (как и все наверное) мы их распечатывали и проставляли на бумажке цены, эксель-ворд-спср и заявка у клиента. Проблемы начинаются когда ты ставишь участие в тендерах на поток. А ты не помнишь клиент xxx честный? А этот клиент берёт «оригиналку»? А тут мы участвовали? А почему проиграли? А линк на тендер остался? Приходилось полагаться на память конкретных исполнителей, что не есть правильно. Подобные проблемы решаются по-разному, некоторые оставляют всё как есть и живут в бардаке, некоторые ищут специализированные системы, мы же пошли своим путём и путь оказался правильным.

Для начала мы просто структурировали документы по папкам на сервере.

image

Оригинал картинки: img188.imageshack.us/img188/108/37279860.jpg

В папку «Текучка» мы кидали всё на рассмотрение, дальше те которые нам интересны перекидывались в «Оформление», оформлялись и отправлялись. Неинтересные просто перекидывались в соответствующие папки с регионами, при этом иногда терялись линки на сами тендеры, дублировались контрагенты и прочее. Постепенно этот этап мы переросли.

Учитывая, что основной инструмент работы для нас помимо интернета — это 1с, подумали что надо бы сделать там «базу по тендерам». Аня — ломай голову. Кстати, Аня программист по 1с.
Рассматривать мы будем все же окончательный вариант, который мы используем сейчас, хотя назвать его окончательным можно с натяжкой, идей ещё много.
Сразу оговорюсь, что эта система функционирует только в одной организации и полностью заточена под её нужды. Специализация у организации очень узкая — оригинальные расходные материалы и только, это значит никаких компов, канцелярки, бумаги и прочей дребедени. Чем богаты тем и рады.

Начнем с того, что мы хотим увидеть. Ответ — всё! И не меньше. Мы хотим знать где, кто, когда и как покупает картриджи. Изначально цели были поскромнее, но теперь никаких компромисов. Невозможно? Судите сами.

image

Оригинал картинки: img6.imageshack.us/img6/2864/36537517.jpg

Начнем с главного окна. Всё реализовано в форме справочника.
Наименование — как-то привыкли ставить месяц и небольшие пометки.
Город — с этим всё понятно.
Контрагент — государственный заказчик.
Статус — а вот это интересно, их несколько: на рассмотрение, делаем, в процессе формирования цен, выигран, проигран, отследить результат, отправлен контракт, поставка выполнена и несколько других.
Победитель — the winner takes it all.
Дата окончания подачи заявок — собственно дата, причем с указанием конкретного времени, были нюансы что заявки заканчивали принимать в 9 утра, неприятно из-за такой ерунды проигрывать тендер.
Комментарий — куда без них, везде свои нюансы.
Дата отправки (на картинке скрыта) — большинство заказчиков принимает печатные заявки, им плевать на закон и прогрессивные технологии, может у вас и есть ЭЦП (электронно-цифровая подпись), но бумажный вариант нам нужен, потому что деньги на закупку картриджей на полмульта у нас есть, а вот поставить систему, которая позволяет проверять достоверность эцп, за 5 тысяч рублей у нас нету. Соответственно дата отправки заявки равна дате окончания подачи минус время доставки до конкретного города. Вообще все даты мы запрашиваем у курьерской службы. Была у нас как-то попытка забить сроки доставки в 1с и даже залить туда карту РФ, карту залили, а со сроками куча нюансов оказалась, всё же на данный момент проще их спросить.

Итак — в этой общей части списка мы можем получить достаточно приличное количество информации.
1) Мы можем отсортировать тендеры по конкретному региону.
2) Отсортировать тендеры по конкретному заказчику без необходимость лезть на zakupki.gov.ru и прочие ресурсы.
3) Смотрим какие тендеры актуальны, сколько делать сегодня, завтра и тд.
4) Мы можем увидеть, кто выигрывал конкретные тендеры в конкретном регионе.

Основное здесь, конечно же, система статусов. О ней поподробнее.
Тут надо понять как у нас организована работа с тендерами. Изначально они вносятся в базу (проставляется клиент, сохраняется документация, ставятся сроки) и им присваивается статус — «на рассмотрение», отдельный человек, ответственный за решение об участии, их просматривает и меняет статусы на «делаем», «отследить результат» и другие. Если статус «делаем», то человек, который заносил их в базу, уже проставляет в тендере номенклатуру и меняет статус на «в процессе формирования цен», как только статус изменился, проставляются цены и оформляется документация. Дальше мы отдаем письмо курьерской службе и выставляем статус — «отправлена заявка». Но это ещё не конец, большинство этим и ограничивается, мы же проверяем дошла ли заявка до получателя (бывает что тётя Люся её не передала дяде Ване, бывает что документация крутится внутри организации неделю, и так далее), если так, то выставляем статус «ожидание результата» и не паримся до протокола. Возможно это вам покажется слишком навороченной системой, но на самом деле она достаточно простая и удобная в использовании, между собой взаимодействуют 2 человека и мы контролируем каждый этап подготовки тендера.

Еще нюанс, как же эти тендеры попадают в 1с. На данный момент ручками, есть человек который их смотрит и заносит туда, благо специфика узкая и это возможно. Насколько я знаю можно и этот этап автоматизировать, но это достаточно глобально и наших знаний на данный момент для этого не хватает. Кстати, в базу мы вносим все тендеры которые находим, а не только те, в которых участвуем.

Уже неплохо, но этого нам мало.
Что же происходит, если открыть тендер из списка.

На примере проигранного тендера:

image

Оригинал картинки: img14.imageshack.us/img14/5614/20278415.jpg

Файлы — здесь мы храним документацию по тендеру, извещения, котировочные заявки.
ИНН — обратите внимание, что мы забиваем госзаказчиков по ИНН, чтобы не дублировать их в справочнике и каждый раз не забивать заново.
Справа от ИНН есть особый статус — статус Контрагента, на основании истории участия он может быть: честный, нечестный, совместимку берут, и несколько других. Да-да, теперь у нас есть база всех коррупционеров и тех, с кем они работают.
Накладная СПСР: вбиваем номер конверта с котировочной заявкой чтобы отследить получение.
Интернет адрес: можно открыть напрямую из 1с.

Запрос цен. Проставляем номенклатуру которая фигурирует в тех. задании. Дальше щёлкаем «заполнить цены» и получаем текущие официальные закупочные цены (они, кстати, загружаются у нас раз в 3 дня и меняются автоматически в зависимости от курса доллара). Дальше мы проставляем цену продажи. Дополнительно здесь видны остатки товара на складе, сколько из них в резервах и сколько уже заказано. Данные динамические и актуальные.
Кстати сюда бы можно было бы прикрутить кнопочку с автоматической наценкой в 1-2-3-10 процентов для того что бы получить цены под котировку, да вот только я уже не помню когда мы последний раз выигрывали тендер с ценой выше закупочной, наверное в других отраслях это и возможно…
Запрос цен поставщику — изначально планировалось автоматическую рассылку с табличной частью тендера по заданным адресам электронной почты, штука удобная, но мы, к сожалению ей не пользуемся из за специфики работы.
Заказ покупателя — если тендер выигран, то нажав на эту кнопку мы автоматически можем получить заказ покупателя в 1с (счет) где уже можно проставлять резервы, от которого дальше мы уже отталкиваемся в заказах товара поставщикам и реализации.

На примере выигранного тендера:

image

Оригинал картинки: img51.imageshack.us/img51/4531/96376139.jpg

Здесь заполнен срок поставки, вбита накладная, по которой отправлен контракт, и накладная на груз когда поставка выполнена.
Так же через кнопочку перейти мы видим, что товар поступал, что товар продан, что клиент заплатил. Всё наглядно и информативно.

Если щелкнуть по кнопочке «Печать» то получим:

image

Оригинал картинки: img100.imageshack.us/img100/6900/21637392.jpg

Эту печатную форму можно напрямую вставлять в котировочную заявку, почти без редактирования в экселе (есть некоторые нюансы по поводу того, что названия номенклатуры должны совпадать).

Кстати, можно было бы ещё сюда прикрутить автоматическую загрузку номенклатуры из котировочной заявки, но, к сожалению, клиенты что хотят, то и пишут и названия придумывают какие хотят.
И ещё можно было бы прикрутить автоматически заполняемую котировочную заявку, но форма её у всех своя.

В итоге, информация, касающаяся всех этапов обработки тендера, консолидирована в одной программе, всегда под рукой и актуальна.

Не судите строго, я уверен что кто-то использует аналогичные решения, кто-то лучше, а кто-то до сих пор пишет ручками на бумажках и выигрывает тендеров раз в 10 больше чем мы. Спасибо за внимание и отдельное спасибо akamuza за предоставленную возможность поделиться с вами :) Если будут вопросы, то с удовольствием ответим.

UPD. Спасибо за карму — перенёс в «Мой Бизнес»
Теги:госзакупкитендеринтерфейсавтоматизация
Хабы: Я пиарюсь
Рейтинг +15
Количество просмотров 2,3k Добавить в закладки 36
Комментарии
Комментарии 26

Похожие публикации

Лучшие публикации за сутки