Как стать автором
Обновить

Структурированное хранение информации

Управление проектами
Совершенно случайно набрёл на одно интересное видео под названием Situating Personal Information Management (PIM) Practices within an Organization, почитал документ(создатели PIM подошли к этой проблеме основательно — исследования, тесты, теории, мне кажется, некоторые даже защитили кандидатские и докторские по этой тематике) и оказалось что те guidelines для организации хранения информации и быстрого доступа к ней, которые изложены в статьях, я уже давно и успешно использую в своей повседневной работе. И появились они у меня, как вы понимаете, не от хорошей жизни.
Так уж получилось, что работая ПМом, количество проектов у меня не опускалось ниже 5 и стабильно держалось в диапазоне 5 -10. Проекты были в основной своей массе небольшие, где то 3-5 месяцев длительностью и 2-4 разработчиков (ну и плюс сетевые администраторы, тестеры в проектной команде). Но когда к этому богатству добавился production support и maintenance и количество важных писем перевалило за 50-70 в день, пришлось задуматься насчет эффективного структурированного хранения проектной информации, её поиска, напоминаний о запланированных событиях. Далее описание что и как получилось...


1. Иерархическое хранилище, которое создается сразу — даже до наличия информации, которую потом надо будет сохранять. У меня это выглядит следующим образом на диске:

<Имя\Фамилия\Ник>
 |__<Компания>
     |__<Projects>
          |__<Active>
          |    |__<Project 1>
          |         |__<Documentation>
          |         |__<Specification>
          |         |__<Любые другие проект-специфичные папки>
          |__<Completed>
          |__<Cancelled>  

<Documentation> - проектная документация (project plan, project schedule, requirements, HLD, test plan, operation manual etc.)
<Specification> - внешняя документация (не созданная в рамках  проекта - спецификации и т.п.)

Как только проект заканчивался, он переносился целиком в <Completed> или <Cancelled>. 

Такая же структура создавалась и в MS Outlook 2007, где хранилась вся переписка о проектных активностях.
Для именования файлов думаю можно будет использовать идеи из Способ организации проектных директорий и файлов

2. Динамические папки. В MS Outlook есть возможность задавать Search Folders, которые фильтруют весь поток сообщений на основе заданных критериев.
а) Частный случай использования этой функциональности — Follow up folder. В MS Outlook 2007 есть возможность создавать follow up на произвольную дату и группировать их во View по дате. Таким образом, каждый свой рабочий день я начинал с просмотра заданий на сегодня, потом обрабатывал входные сообщения, расставлял их по follow up датам в будущем, сразу забывая о них :) И новый день с чистого листа, вмещающего обычно 10-20 заданий :)
б) Если структура сообщения вполне определенная (например, defect\suggestion\inquiry сообщения с заданными текстовыми Priority или Area, то с помощью Rules можно настроить установку Категорий (Area) или Цвета (Priority). И потом с помощью Search Folder искать, группировать, сортировать сообщения.

P.S. Старайтесь не оставлять непрочитанных писем в конце рабочего дня. «Если вы не управляете вещью, то вещь управляет вами! Третьего варианта — не дано!» Слова для подстановки вместо слова вещь — письма, проект, жизнь :)
Теги:управление проектамихранение информацииэффективность работы
Хабы: Управление проектами
Всего голосов 31: ↑26 и ↓5 +21
Просмотры3.5K

Похожие публикации

Data Steward (Управление данными)
до 170 000 ₽Рекрутинговая компания КоломбоМожно удаленно
Менеджер проектов
до 150 000 ₽Articul TechnologyМожно удаленно
Senior Product Manager
от 4 000 до 5 500 $UscreenМожно удаленно
ООО "ТРЕНД"
от 80 000 до 120 000 ₽ТрендВолгоградМожно удаленно
Менеджер проектов
от 80 000 ₽ТелепортКиров

Лучшие публикации за сутки