Тудулист для менеджеров

Существует большое количество систем самоорганизации и управления задачами. Я перепробовала многие из них, но всегда сталкивалась с одними и теми же проблемами:

1. Неактуальные задачи в моём тудулисте
   Делаешь декомпозицию объёмной задачи на много-много подзадач, а потом оказывается, что эта задача решается гораздо проще другим путём.
   Обновлять тудулист после этого неприятно.
   
   
2. Неучтённые задачи
   Что-то делаешь мимоходом: например, разговорившись с коллегой за кофе, случайно решаешь много вопросов по своему проекту.
   Понятно, что в тудулист эта задачка никогда не попадёт.
   
   
3. За деревьями не видно леса
   За кучей мелких задач по проекту теряешь из виду его глобальную цель, его дипломатический контекст. Через какое-то время трудно приоритезировать стратегические задачи (и поэтому занимаешься сплошной текучкой), теряются взаимосвязи между задачами.

Я воевала с тудулистами до тех пор, пока не решила сменить работу, и мне не пришлось написать большой документ «Передача дел» для всех моих проектов.

В документе «Передача дел» было:

• список всех моих проектов;
• глобальные задачи по каждому проекту (описанные так, чтобы это было понятно новому сотруднику, который придёт после меня);
• краткое описание того, что было сделано;
• подробное описание общих задач и проблем, которые ещё предстоит выполнить или решить;
• для некоторых задач или проблем намеченные следующие шаги в формате todo-листа (если они уже понятны).

Примерно две недели до ухода из компании я жила по этому документу, актуализируя его по мере продвижения работы. И внезапно отметила, что вот наконец у меня проекты стали абсолютно прозрачными, мне ничего не приходится помнить. Всё важное записано, цели и задачи очевидны. Проблемы стали решаться моментально, а задачи перестали зависать, потому что стало наглядным разделение на todo-задачи (одноходовые, которые можно сесть-и-сделать) и стратегические задачи (которые сесть-и-сделать нельзя, но по которым можно определить следующую todo-задачу).

Практика

Перейдя на новую работу и приступив к новым задачам, я решила придерживаться найденного формата.

Завела специальный блокнот в evernote, а в нём для каждого проекта завела отдельную заметку. Заметка начинается с таблички из двух колонок.

• В левой колонке записаны общие, глобальные цели, задачи и проблемы этого проекта.
• В правой колонке — задачи, которые можно выполнить, чтобы приблизиться к цели, выполнить глобальную задачу или решить существующую проблему. В этой колонке важно держать именно одноходовые «сел-и-сделал» задачи.
• Под табличкой — лог того, что делалось по этому проекту. Например, если в коридоре я набрела на коллегу Машу, и она мне выболтала немного информации по моей задаче, то я фиксирую этот факт в событиях по проекту за день.

Организация рабочего дня

Теперь мой рабочий день строится так.
С утра первым делом я открываю заметку с текущим проектом, пробегаю его глобальные, стратегические цели и задачи. Критически осмысляю, не изменилось ли что-то, не стало ли известно что-то новое в глобальном плане.

Затем я пробегаю список известных туду-задач, оцениваю, не изменился ли статус по какой-нибудь из них (например, если задача была делегирована, не выполнил ли её исполнитель), не появилось ли новых задач. Затем выбираю задачи на сегодня (не больше трёх).

Затем под табличкой пишу текущую дату, записываю три выбранные на сегодня задачи, иду за кофе и приступаю к их выполнению.

Если в течение дня появляются новые задачи, которые сразу выполняются, они тоже записываются в лог сегодняшнего дня. Если новую задачу сразу выполнить нельзя, то сначала она оценивается на предмет соответствия общим глобальным целям проекта. Если она им соответствует, то будет записана в правую колонку возле соответствующей глобальной цели.

Следствие

Следствием такой системы стала редкая ясность мозга. Получается, что в одном месте хранятся цели, туду-задачи и полный лог работ по проекту. Таким образом, от проекта в любой момент можно отключиться на сколь угодно долгое время, не опасаясь что-то забыть.
Возвращаясь, быстро пробегаешь глазами записанное, и сразу включаешься в работу.

О прекрасном будущем

Кстати, в качестве глобальной задачи оптимальной для меня системы самоорганизации больше всего подходит вот такая цитата из поста жж-юзера Prometa:

«Недавно я подумала, что некоторым идеалом жизни и планирования был бы один бесприоритетный список дел на все. Без разделения на срочные вопросы, проблемные, долгострои, бытовые, творческие — просто один список, из которого что ни сделаешь — все будет важно и полезно для всего. Ни одного лишнего или необязательного пункта, на который можно и не тратить время жизни. И все — равноценное, сбалансированное, будь то глава исследования или переустройство книжных полок, совместная трапеза, выбор нового платья, сведение финансовых планов. Заниматься только неслучайным и важным, настолько, чтобы уже не было места для деления на дела первого и второго приоритета.»