Открыть список
Как стать автором
Обновить

Что нужно помнить при переводе сотрудников на удаленку?

Высокая производительностьОфисы IT-компанийDIY или Сделай самЛайфхаки для гиковУдалённая работа
Из песочницы

Кейс

Компания, которая 99% работы проводит в офисе. Для коммуникации используют живое общение и электронную почту. С учетом последних событий и тенденций планируют перевести своих сотрудников на удаленку. Что делать, о чем подумать и как не проиграть?

Важно сразу понимать: любой интеллектуальный труд можно перевести на удаленку без потери эффективности (а можно даже и выиграть).

Итак, 4 блока перевода из офиса на дом:

1. IT

  • Установить на компьютеры сотрудников софт для удаленного подключения

Что рекомендую использовать: Teamviewer.

Зачем? Для того, чтобы в любое время можно было подсоединиться к компьютеру сотрудника и помочь ему с установкой софта или с другими вопросами.

  • Установите VPN или аналог. (VPN)

Зачем? Для защиты от утечки персональных данных, слежки, DPI, перехвата трафика и других киберугроз.

Оборудование

  • Купите/предоставьте/компенсируйте сотрудникам качественные и недорогие гарнитуры (наушники+микрофон) и проверьте их работоспособность.

Что рекомендую использовать: Plantronics BlackWire C3220-C

Зачем? У сотрудника должен быть качественный звук на всех встречах.

  • Купите/предоставьте/компенсируйте веб-камеру (если нет в ноутбуке).

Что рекомендую использовать: Любая недорогая камера

Зачем? У сотрудника должно быть видео на всех встречах и это обязательно.

Интернет

  • Выпустите приказ о необходимости выходить в интернет со стационарной домашней линии (в том числе через домашний Wi-Fi) и контролируйте это.

Что рекомендую использовать: Подключать интернет через кабель

Зачем? Мобильная связь или интернет на даче или в кафе не позволят проводить встречи качественно. Ничто так не раздражает, как обрыв связи во время встречи.

Чат для всей компании

  • Используйте корпоративные мессенджеры. Регламентируйте общение, включая скорость ответа.

Что рекомендую использовать: Slack, Microsoft Teams, для небольших команд подходит Discord

Зачем? Обычные мессенджеры (например, Telegram) не предназначены для рабочих целей и плохо подходят для средних и больших команд. Во-первых это небезопасно: права на созданную группу принадлежат отдельному сотруднику, который может покинуть организацию. Во-вторых, идет смешение рабочих чатов с личными. В корпоративных чатах даже есть возможность интеграции с Active Directory.

Видеозвонки

  • Предоставьте сотрудникам минимум 2–3 варианта софта для видеозвонков. Можно использовать бесплатные версии. Что рекомендую использовать: Zoom, Microsoft Teams,

Важно: Во время звонков видео обязательно.

  • Учите сотрудников демонстрировать экран.

  • Договоренности о звонках делают через чат и заносят в календарь.

  • Важные звонки ставьте на запись.

Зачем? Любой софт может работать со сбоями, а клиенты используют разные инструменты для видеозвонков. Не ставьте сотрудников в позицию заложника одного сервиса.

Календарь

  • Приучайте сотрудников пользоваться календарем и создавайте регламент. Все встречи следует высылать заранее для подтверждения всеми участникам. Если встречи нет в календаре - значит встречи не существует.

Что рекомендую использовать: Google Suite, Office 365

Зачем? Если нет встречи в календаре, то шанс ее пропустить крайне велик. На удаленке не получится подойти к сотруднику и напомнить про встречу.

Облако с документами

  • Приучайте сотрудников пользоваться облаком. Никаких папок на личных устройствах!

Что рекомендую использовать: Google Диск, Яндекс Диск, Dropbox

Зачем? Для порядка в документах и быстрого доступа к ним у всей команды.

  • Таск-трекер и сервисы совместной работы

Что рекомендую использовать: Битрикс24, Asana, Trello

Зачем? Все сотрудники знают о своих задачах и дедлайнах, а вы можете ими управлять

Кадровый ЭДО

  • Подумайте сразу, как подписывать с сотрудниками кадровые документы и получать от них заявления. Курьеров отправлять или копить кипу бумаг - неудобно!

Что рекомендую использовать: HR-Link

Зачем? С каждым сотрудником в год подписывают около 30 кадровых документов. Делать это по старинке: вызывать в отдел кадров или отдавать руководителю документ - не вариант!

2. Организационные моменты

  • Составьте список тех, кого хотите перевести на удаленку.

Зачем? Это основа, вы должны понимать кого отправляете, а кого нет. .

  • Разбейте на группы и составьте график перевода.

Зачем? Делать все сразу рискованно, так как можно запутаться и упустить важные моменты.

  • Проведите серию вебинаров для сотрудников (а в случае крупных компаний для ключевых сотрудников) Расскажите максимально подробно “правила игры”: что им нужно сделать, какие документы подписать, какие регламенты работы, как взаимодействовать между собой и важно, что начните с плюсов такой работы для самих сотрудников.

Зачем? Если сотрудник не знает, что нужно делать, то он не будет выполнять свою работу. Убедитесь, что все ознакомились со своей должностной инструкцией и обязанностями. Все директивы сотрудники воспринимают “в штыки” Делайте акценты на плюсах для них. Обучите сотрудников работе с софтом на удаленке.

  • Научите сотрудников использовать необходимые программы и электронную подпись для кадровых документов

Зачем? Сотрудникам не придется самостоятельно разбираться в новых технологиях, что сэкономит время и повысит эффективность.

3. Юридические особенности

  • Подготовьте или внесите изменения и ознакомьте всех сотрудников с ЛНА, который:

  • Регулирует порядок дистанционной (удаленной) работы;

  • Позволяет переводить работников по инициативе работодателя на дистанционную работу;

  • Легализует и регламентирует обмен электронными документами с использованием электронной подписи.

  • Определяет режим работы дистанционщика;

  • Регламентирует режим рабочего времени;

  • Упорядочивает продолжительность и периодичность дистанционки, если она временная;

  • Регламентирует Порядок предоставления отпусков;

  • Уточняют порядок вызова в офис для временных дистанционщиков;

  • Определяет порядок выхода в офис по своему желанию;

  • Уточняют порядок и размер возмещения расходов

Зачем? Во-первых, так требует закон. Во-вторых, вы усиливаете контроль за деятельностью работников и исключаете риск манипуляций с их стороны. Если вы, к примеру, забыли прописать порядок вызова сотрудника в офис, то заставить его приехать туда на совещание, будет затруднительно.

А если не зафиксировать время работы сотрудника, то может возникнуть следующая ситуация: руководитель звонит работнику в 15:00, а тот не берет трубку и потом говорит, что работал до 14:59. В этом случае ваши претензии к нему будут безосновательны.

  • Включите в ПВТР основные положения, регулирующие дистанционную (удаленную) работу.

Зачем? Наличие основных положений в ПВТР позволит не допустить рисков манипуляций и избежать снижения качества труда.

  • Разработайте и заключите с работниками дополнительные соглашения к трудовым договорам, которые будут содержать корректные условия о дистанционной работе.

Зачем? Это позволит снизить риск при проверке ГИТ и при обращениях работников в суд.

  • Заключите с сотрудниками соглашения об ЭДО.

Зачем? Бумажный документооборот на дистанционке крайне сложный

  • Проверьте наличие у сотрудников подписанных соглашений на обработку персональных данных, позволяющих поручать обработку третьей стороне.

Зачем? Для использования системы кадрового электронного документооборота

ВАЖНО:

Документы компании - это взаимосвязанная система, так что нужно проверить, как минимум, следующие ЛНА на актуальность и противоречия:

Правила внутреннего трудового распорядка - виды дистанционки, правила приема/увольнения и режим работы

Положение об оплате труда работников, Положение о премировании и материальном стимулировании работников - размер и сроки компенсации за использование своего компьютера или другого оборудования для работы

Положение об аттестации - как проводить аттестацию и оценку дистанционщиков

Положение об обработке персональных данных работников - как работники будут передавать документы с персональными данными и где кадровый сотрудник будет их хранить

Регламенты работы отделов - как дистанционные работники будут взаимодействовать, выполнять задания и отчитываться

4. Психологические факторы

Для правильного выполнения функций планирования, организации, мотивации, контроля и координации принимайте и дополняйте следующие принципы:

  1. Установите часы присутствия на работе (онлайн).

Они должны быть одинаковыми для всех сотрудников компании. В рабочие часы сотрудники должны быть доступны. Удаленка ≠ каждый работает, как и когда хочет.

  1. Не контролируйте время онлайн, а отслеживайте выполнение задач. Если вы будете контролировать присутствие, единственное, что сотрудники будут делать, так это быть в сети и создавать видимость работы.

  2. Установите регламент ответа в чатах и не требуйте мгновенного ответа (это главный враг продуктивности!)

  3. Решайте в чате только несложные вопросы. Основные же решайте на видеозвонках с последующими обязательными “минутками” встречи в чате.

  4. Попросите сотрудников использовать в чате только реальные имена и фото (как бы это ни было банально). Чат может и должен стать заменой публичного справочника сотрудников.

  5. Используйте календарь для назначения встреч (всем сотрудникам должны быть доступны календари остальных).

  6. Проводите регулярные общие видеозвонки с командой и встречи 1-1 с ключевыми сотрудниками. Не реже раза в неделю!

  7. Введите «тихие» часы. Для максимальной продуктивности у сотрудников должен быть баланс между работой и личной жизнью.

  8. Подумайте над программой wellbeing. Постоянное сидение на одном месте может вызвать проблемы со здоровьем.

  9. Создайте курс «Как организовать удаленную работу дома», где подробно расскажете о тайм-менеджменте и прочих правилах и принципах. Дома рамки между отдыхом и рабочим временем размываются. В результате, накапливается усталость, которая может привести к психологическому выгоранию.

Принципы организации рабочего места сотрудника:

  1. Отдельная комната с хорошим интернетом.

  2. Десктоп, ноутбук, гарнитура, камера.

ВАЖНО!

  1. Никаких личных дел во время работы.

  2. Подумайте как помочь сотруднику “продать” семье почему его нельзя беспокоить в рабочии часы

Учтите, что на первых порах у сотрудников будет много вопросов, поэтому заведите канал помощи в чате.

Если вы будете следовать предложенным правилам и принципам, то сложностей с переводом сотрудников на удаленку не возникнет.

А если у вас появились вопросы, возражения или пожелания, то буду рад вашим обращениям:

Махлин Дмитрий. +79110001778 Телеграм: @MakhlinD

Facebook: facebook.com/MakhlinD, https://www.instagram.com/makhlin.d/

Теги:hr-процессудаленка vs офискейс
Хабы: Высокая производительность Офисы IT-компаний DIY или Сделай сам Лайфхаки для гиков Удалённая работа
Всего голосов 37: ↑9 и ↓28 -19
Просмотры6K

Похожие публикации

Лучшие публикации за сутки