Привет, Хабр!
Очень многим работникам крупных компаний, думаю, что почти всем, приходится делать и сдавать отчеты. У подавляющего большинства данный вид деятельности вызывает негативную реакцию. Разберем чем по сути являются отчеты, зачем они нужны, и главное сколько стоит такое удовольствие.
Чтобы принимать любые осмысленные решения Вам нужна информация. В простейшем случае, когда Вы лично непосредственно участвуете в процессе или находитесь физически в том же помещении, вся необходимая информация поступает к вам автоматом по аудиовизуальным каналам даже если Вы этого не особо желаете. Вы знаете, чем занимается джуниор, как часто и по каким вопросам дергают эникея, сколько раз в день и насколько качественно моет пол уборщица, можете прямо на своей машине в профилировщике посмотреть почему тормозит код и знаете сколько запасных мышек лежит в шкафу. Необходимость в формальных отчетах в этих ситуациях практически отсутствует. Вы сразу увидите проблему и сможете ее решить. Это прекрасно работает в компаниях где несколько сотрудников и все физически в одном помещении. Все резко меняется при наличии физического барьера или, когда компания растет, и вы не можете лично принимать участие во всех процессах. Но ответственность при этом никуда не исчезает. Находясь в другом помещении вы уже непосредственно не видите, что происходит, но обязаны своевременно принимать правильные решения. Исходя из приведенных выше примеров, Вам вероятно захочется регулярно получать информацию примерно такого вида:
Часть этой информации будет формироваться вручную (городить систему учета уборки есть смысл только для крупной клининговой компании). Часть – в виде сырых неструктурированных данных (логи с устройства). Но основная информация потребуется в виде удобных и максимально наглядно и достоверно отражающих реальность отчетов в виде таблиц или графиков. (Примеры графиков ненаглядно и недостоверно отражающих реальность приведены в этой замечательной статье). Только своевременно узнав, что сотрудник хелпдескваляет дурака сильно перегружен, можно принять адекватные меры (расширяем штат, платим премию за ударный труд, пытаемся устранить причину массовых обращений). Не зная об этом невозможно нормально организовать процесс. Это касается не только руководителей. Разработчикам, девопсам тоже требуется знать, что происходит локально у пользователей, как загружена сеть, сервера, количество запросов к микросервису в единицу времени и т. п. По сути это те же отчеты и без них решать свои задачи невозможно.
Сформулируем основные требования к отчетам:
Остановимся на последнем пункте подробно. Если за предыдущие меня могут отчасти справедливо обозвать «Капитан Очевидность», то в отношении него почему-то часто наблюдается полное игнорирование реальности. Сорвем же покровы!
Опять же немного «покапитанствую». В нашем мире практически нет ничего бесплатного. Булки не растут на деревьях,Деда Мороза не существует. Любая работа требует денег, времени, еще каких-то ресурсов. Если Вам требуется отчет о количестве дождевых червей на кв. метр, то мы можем оценить его стоимость. Прикинем затраты:
Можно пользоваться одним отчетом без изменений несколько лет, а можно придумывать новые показатели и менять форму отображения каждый день.
Итого в день этот отчет обходится в
10000/500+1000/500+100=122. Если в году 243 рабочих дня т. е. в год он нам обходится примерно в 30 тыс. Формула в общем-то простая. Желающие могут вбить данные в электронную таблицу и поиграться параметрами. Если придумывать новые колонки, требовать менять цвет графика еженедельно или сам отчет делается вручную полдня, легко получить затраты в сотни тысяч. В этот момент стоит серьезно задуматься: действительно ли настолько важна данная информация и стоит ли она этих денег?
Ситуация. Компания в одном офисе имеет два основных непересекающихся направления: оптовая торговля зерном (скупаем у фермеров по области) и продажа дизельных электрогенераторов (основные клиенты нефтяники в очень дальних краях). Мобильных телефонов тогда особо ни у кого не было. Все созванивались по обычным проводным телефонам. Звонки по области (тарифная зона <100 км) стоили очень дешево. А в Красноярский край, на Дальний Восток и т. п. достаточно дорого. Компания работала с хорошей прибылью, но и расходы на связь были в сумме достаточно серьезные. Хотя основной источник затрат был всем очевиден, генеральный директор потребовал предоставить разбивку по отделам. Логов АТС у нас не было. Электросвязь (сейчас это «Ростелеком») умели присылать информацию в виде бумажного рулона. Итого у моего коллеги ушло больше недели рабочего времени, чтобы все это проанализировать и сформировать требуемый отчет. Совещание где должны были посмотреть данный отчет и сделать выводы выглядело примерно так:
Генеральный: «Юра (рук. продавцов генераторов), а что это твои так много наговорили?»
Юра: «Ну дык работаем!»
Генеральный: «А, ну ладно, молодцы!»
Т. е. по факту задорого ничего нового и полезного не узнали. Ситуация напоминает
Для адекватного руководства нужно иметь информацию в виде отчетов. Если отчет неудобен, нужно подумать, как его улучшить, возможно добавить недостающую информацию. Но при этом надо четко понимать, что это будет стоить денег. Возможно больших денег. Правильный вопрос должен звучать так: «Стоит ли получение информации X суммы Y?»
Примеры:
«Стоит ли знание цвета мышек на складе (колонка в отчете) 5000 руб.?» (ответ скорее отрицательный, т. к. данная информация требуется настолько редко и малополезна, что ее стоимость близка к нулю)
«Стоит ли знание трудоемкости задач, выполненных в прошлом релизе и запланированных в текущем 50000 руб.? (ответ скорее положительный т. к. мы должны как можно раньше понять, что есть риск не успеть к сроку. В этом случае мы сможем найти решение, обсудив проблему с тим-лидом и Заказчиком или наняв фрилансера на какие-то задачи).
Есть еще важный момент: информация может терять актуальность. Т. е. получателю она уже полностью или частично не интересна, а формировать отчеты мы продолжаем. При этом у получателя нет особой мотивации их отменить.
Если здравого смысла недостаточно, на корпоративном уровне эффективно процесс можно построить следующим образом. Получатель каждого отчета должен их „финансировать“ в рамках бюджета подразделения. Т. е. если тебе нужны отчеты 1, 2, 3, 4, 5 общей стоимостью X рублей затраты в управленческом учете распределяются соответственно. В этом случаи волей-неволей придется держать себя в рамках и действительно требовать только реально актуальную информацию без сомнения выкидывая ненужную.
Очень многим работникам крупных компаний, думаю, что почти всем, приходится делать и сдавать отчеты. У подавляющего большинства данный вид деятельности вызывает негативную реакцию. Разберем чем по сути являются отчеты, зачем они нужны, и главное сколько стоит такое удовольствие.
Зачем вообще нужны отчеты?
Чтобы принимать любые осмысленные решения Вам нужна информация. В простейшем случае, когда Вы лично непосредственно участвуете в процессе или находитесь физически в том же помещении, вся необходимая информация поступает к вам автоматом по аудиовизуальным каналам даже если Вы этого не особо желаете. Вы знаете, чем занимается джуниор, как часто и по каким вопросам дергают эникея, сколько раз в день и насколько качественно моет пол уборщица, можете прямо на своей машине в профилировщике посмотреть почему тормозит код и знаете сколько запасных мышек лежит в шкафу. Необходимость в формальных отчетах в этих ситуациях практически отсутствует. Вы сразу увидите проблему и сможете ее решить. Это прекрасно работает в компаниях где несколько сотрудников и все физически в одном помещении. Все резко меняется при наличии физического барьера или, когда компания растет, и вы не можете лично принимать участие во всех процессах. Но ответственность при этом никуда не исчезает. Находясь в другом помещении вы уже непосредственно не видите, что происходит, но обязаны своевременно принимать правильные решения. Исходя из приведенных выше примеров, Вам вероятно захочется регулярно получать информацию примерно такого вида:
- Сколько у нас задач в очереди, что в разработке, сколько закрыто за период?
- Сколько было обращений в хелпдеск, какого типа, сколько успешно закрыто?
- График уборки.
- Логи вашего приложения с пользовательского устройства.
Часть этой информации будет формироваться вручную (городить систему учета уборки есть смысл только для крупной клининговой компании). Часть – в виде сырых неструктурированных данных (логи с устройства). Но основная информация потребуется в виде удобных и максимально наглядно и достоверно отражающих реальность отчетов в виде таблиц или графиков. (Примеры графиков ненаглядно и недостоверно отражающих реальность приведены в этой замечательной статье). Только своевременно узнав, что сотрудник хелпдеск
Основные требования к отчетам
Сформулируем основные требования к отчетам:
- Наглядность и удобство восприятия.
Мало толку непосредственно от 5 Гб сырых логов, их потребуется как минимум обработать и агрегировать прежде чем мы узнаем, что-то полезное. - Достоверность, адекватное отражение реальности.
«Выполнены и успешно протестированы 19/20 тасков». Все хорошо прекрасная маркиза! Но мы не видим, что эти 19 были уровня пофиксить опечатку в «Здраствуйте уважаемый пользователь», а в 20 речь о смене версии БД не полностью совместимой с текущей. Сюда же относятся «манипуляционные» графики, ссылка на примеры была выше. - Полнота.
Вся важная информация должна быть доступна. Если мы пользуемся IP телефонией, нужно контролировать не только скорость и % загрузки канала, но и время задержки пакетов. В данном случае это критичные данные. - Своевременность.
Неприятно будет узнать, что канал начал тормозить неделю назад и половина пользователей уже свалила, оставив гневные отзывы. А решить проблему можно было за 30 секунд переткнув патч-корд. Да и мышки на складе кончились, вовремя не закупили. Мелочь, но тоже неприятно. - Приемлемая стоимость создания и использования.
Остановимся на последнем пункте подробно. Если за предыдущие меня могут отчасти справедливо обозвать «Капитан Очевидность», то в отношении него почему-то часто наблюдается полное игнорирование реальности. Сорвем же покровы!
Все стоит денег
Опять же немного «покапитанствую». В нашем мире практически нет ничего бесплатного. Булки не растут на деревьях,
- Создание. Стоит С денег. Сюда же отнесем различные доработки, модернизации – обозначим См
Это может быть написание кода, который генерирует, отчет из базы. Придумывание формы в Excel для ручного заполнения. Обучениетупогоальтернативно одаренного сотрудника как правильно вбивать цифры в ячейку и сохранять файл. - Регулярная подготовка. Стоит П денег/день (ну или другой период, не суть).
Сотрудник должен взять лопату, вскопать несколько квадратных метров земли. Посчитать обнаруженных червяков и вбить данные в табличку - Срок использования (амортизации). T дней. Сюда же отнесем сколько будет использоваться доработка, модернизация – Tм.
Можно пользоваться одним отчетом без изменений несколько лет, а можно придумывать новые показатели и менять форму отображения каждый день.
Итого в день этот отчет обходится в
10000/500+1000/500+100=122. Если в году 243 рабочих дня т. е. в год он нам обходится примерно в 30 тыс. Формула в общем-то простая. Желающие могут вбить данные в электронную таблицу и поиграться параметрами. Если придумывать новые колонки, требовать менять цвет графика еженедельно или сам отчет делается вручную полдня, легко получить затраты в сотни тысяч. В этот момент стоит серьезно задуматься: действительно ли настолько важна данная информация и стоит ли она этих денег?
Про стоимость рабочего часа.
Расчет стоимости штука очень непростая. В двух словах не объяснишь. Могу только предостеречь от детской ошибки – считать стоимость часа от з/п на руки. Как минимум сверху будут разные налоги и выплаты в разные фонды 43%. Плюс стоимость аренды, оргтехники, з/п вспомогательного персонала (уборщица, бухгалтер и т. д.). Т. е. з/п на руки нужно как минимум смело умножать на 2-3
Пример очень неэффективного отчета из давнего личного опыта
Ситуация. Компания в одном офисе имеет два основных непересекающихся направления: оптовая торговля зерном (скупаем у фермеров по области) и продажа дизельных электрогенераторов (основные клиенты нефтяники в очень дальних краях). Мобильных телефонов тогда особо ни у кого не было. Все созванивались по обычным проводным телефонам. Звонки по области (тарифная зона <100 км) стоили очень дешево. А в Красноярский край, на Дальний Восток и т. п. достаточно дорого. Компания работала с хорошей прибылью, но и расходы на связь были в сумме достаточно серьезные. Хотя основной источник затрат был всем очевиден, генеральный директор потребовал предоставить разбивку по отделам. Логов АТС у нас не было. Электросвязь (сейчас это «Ростелеком») умели присылать информацию в виде бумажного рулона. Итого у моего коллеги ушло больше недели рабочего времени, чтобы все это проанализировать и сформировать требуемый отчет. Совещание где должны были посмотреть данный отчет и сделать выводы выглядело примерно так:
Генеральный: «Юра (рук. продавцов генераторов), а что это твои так много наговорили?»
Юра: «Ну дык работаем!»
Генеральный: «А, ну ладно, молодцы!»
Т. е. по факту задорого ничего нового и полезного не узнали. Ситуация напоминает
анекдот про консультантов.
К пастуху, пасущему стадо овец, подъезжает на машине какой-то тип, высовывается из окна и говорит:
— Если я тебе скажу, сколько у тебя овец в стаде, ты мне подаришь одну?
Немного удивленный пастух отвечает:
— Конечно, почему бы и нет.
Тогда этот мужик достает ноутбук, подсоединяет его к мобильному телефону, устанавливает связь с Интернетом, заходит на сайт НАСА, выбирает спутниковую связь GPS, выясняет точные координаты места, где он находится, и отправляет их на другой спутник НАСА, который сканирует эту местность и выдает фото со сверхвысоким разрешением. Затем этот тип передает снимок в одну из лабораторий Гамбурга, которая через несколько секунд отправляет ему мыло с подтверждением того, что снимок был обработан и полученные данные сохранены в базе данных. Через ODBC он подключается к базе данных MS-SQL, копирует данные в таблицу EXCEL и начинает производить расчет. Через несколько минут он получает результат и распечатывает в цвете 150 страниц на своем миниатюрном принтере.
Наконец он говорит пастуху:
— У тебя в стаде 1586 овец.
— Точно! Именно столько овец у меня в стаде. Что ж, выбирай.
Мужик выбирает одну и грузит ее в багажник. И тут пастух ему говорит:
— Послушай, а если я угадаю, кем ты работаешь, ты мне ее вернешь?
Немного подумав, мужик говорит:
— Ну давай.
— Ты работаешь консультантом, — неожиданно выдает пастух.
— Это правда, черт возьми! И как же ты догадался?
— Это было легко сделать, — говорит пастух, — ты появился, когда никто тебя не звал, хочешь получить плату за ответ, который я уже знаю, на вопрос, который тебе никто не задавал, и к тому же ты ни хрена не смыслишь в моей работе. ТАК ЧТО ОТДАВАЙ ОБРАТНО МОЮ СОБАКУ.
— Если я тебе скажу, сколько у тебя овец в стаде, ты мне подаришь одну?
Немного удивленный пастух отвечает:
— Конечно, почему бы и нет.
Тогда этот мужик достает ноутбук, подсоединяет его к мобильному телефону, устанавливает связь с Интернетом, заходит на сайт НАСА, выбирает спутниковую связь GPS, выясняет точные координаты места, где он находится, и отправляет их на другой спутник НАСА, который сканирует эту местность и выдает фото со сверхвысоким разрешением. Затем этот тип передает снимок в одну из лабораторий Гамбурга, которая через несколько секунд отправляет ему мыло с подтверждением того, что снимок был обработан и полученные данные сохранены в базе данных. Через ODBC он подключается к базе данных MS-SQL, копирует данные в таблицу EXCEL и начинает производить расчет. Через несколько минут он получает результат и распечатывает в цвете 150 страниц на своем миниатюрном принтере.
Наконец он говорит пастуху:
— У тебя в стаде 1586 овец.
— Точно! Именно столько овец у меня в стаде. Что ж, выбирай.
Мужик выбирает одну и грузит ее в багажник. И тут пастух ему говорит:
— Послушай, а если я угадаю, кем ты работаешь, ты мне ее вернешь?
Немного подумав, мужик говорит:
— Ну давай.
— Ты работаешь консультантом, — неожиданно выдает пастух.
— Это правда, черт возьми! И как же ты догадался?
— Это было легко сделать, — говорит пастух, — ты появился, когда никто тебя не звал, хочешь получить плату за ответ, который я уже знаю, на вопрос, который тебе никто не задавал, и к тому же ты ни хрена не смыслишь в моей работе. ТАК ЧТО ОТДАВАЙ ОБРАТНО МОЮ СОБАКУ.
Для адекватного руководства нужно иметь информацию в виде отчетов. Если отчет неудобен, нужно подумать, как его улучшить, возможно добавить недостающую информацию. Но при этом надо четко понимать, что это будет стоить денег. Возможно больших денег. Правильный вопрос должен звучать так: «Стоит ли получение информации X суммы Y?»
Примеры:
«Стоит ли знание цвета мышек на складе (колонка в отчете) 5000 руб.?» (ответ скорее отрицательный, т. к. данная информация требуется настолько редко и малополезна, что ее стоимость близка к нулю)
«Стоит ли знание трудоемкости задач, выполненных в прошлом релизе и запланированных в текущем 50000 руб.? (ответ скорее положительный т. к. мы должны как можно раньше понять, что есть риск не успеть к сроку. В этом случае мы сможем найти решение, обсудив проблему с тим-лидом и Заказчиком или наняв фрилансера на какие-то задачи).
Есть еще важный момент: информация может терять актуальность. Т. е. получателю она уже полностью или частично не интересна, а формировать отчеты мы продолжаем. При этом у получателя нет особой мотивации их отменить.
Если здравого смысла недостаточно, на корпоративном уровне эффективно процесс можно построить следующим образом. Получатель каждого отчета должен их „финансировать“ в рамках бюджета подразделения. Т. е. если тебе нужны отчеты 1, 2, 3, 4, 5 общей стоимостью X рублей затраты в управленческом учете распределяются соответственно. В этом случаи волей-неволей придется держать себя в рамках и действительно требовать только реально актуальную информацию без сомнения выкидывая ненужную.
