Как стать автором
Обновить

Комментарии 14

Я полностью поддерживаю ваше начинание, так что вопросы ниже рассматривайте как вопросы а не критику.
1- В 90-е годы во времена бурного развития IT и Интернета в России тема «Документооборот» была одной из самых популярных. Тем не менее для меня так и осталось загадкой что-же именно подразумевается под этим. Например, если предприятие вносит заказы, путевые листы, счета, расписания и и.д. в базу данных с разделением доступа и обязанностей, является ли это документооборотом?

2- Вы пишете: "… визирование документов, регистрация физической подписи, рассылка документов по подразделениям, контроль исполнения документов и архив документов" и "… сразу же отказался от попытки сделать систему максимально гибкой с возможностью настройки дополнительных полей для документов, каких-то специфически настраиваемых маршрутов и т.п.". Вопрос: неужели это все, что может понадобиться среднестатистическому предприятию? Мне кажется это больше похоже на какой-то частный случай подходящий для спуска приказов по вертикали вниз.

1. В целом «электронный документооборот» — это очень обширное понятие. Если на предприятии есть бумажный документооборот (принята определенная номенклатура дел, определены журналы регистрации), то когда мы его переводим в безбумажную (электронную) форму, то он как бы и становится электронным :) Банальный журнал регистрации корреспонденции в Excel — это уже какой-то зачаток электронного документооборота. Но это, конечно, сильно упрощенный и утрированный вариант.

2) Среднестатистическому предприятию — да. Данное приложение и рассчитано всё-таки (как и указано в статье) именно для организации электронного документооборота по приказам, распоряжениям, договорам, актам, технической документации и прочему. Здесь не рассматривается электронный документооборот по тем же финансовым документам (для этого есть другие информационные системы). Но всё-таки предприятию для осуществления своей деятельности необходимо всю номенклатуру дел аккуратно вести. Бегать с проектом договора безусловно прекрасно — это позволяет поддерживать себя в форме, встречаться с кучей людей, давать работу отделу ИТ, фирме у которой вы заказываете заправку картриджей и просто показывать свою нужность, но отнимает время и деньги. Добавляем электронное визирование — получаем экономию. Ни один документ не документ, пока подпись и печать на нём не стоит — можно, конечно, опять к секретарю очередь устроить, но если это автоматизировать — окажется, что и секретарь может распланировать свою работу и подчиненные будут меньше шляться у кабинета директора :) Подписали документ? Сам по себе он никому не нужен, его нужно распространить — т.е. нужна электронная рассылка. По электронной почте вручную рассылать — потеря времени, ошибки, надо автоматизировать процесс. Если документ нужно исполнять — значит нужен контроль исполнения и лучше если это будет опять же автоматизированный процесс, с ответственными, с началом и окончанием. Опять же документы должны быть доступны в электронном архиве, мало у кого есть желание рыться в бумажном. Всё это система Визирь обеспечивает.

По поводу дополнительных полей, то, на мой взгляд, надо всё-таки отталкиваться от конкретных нужд. Если у документа есть подробное описание, официальное его наименование на предприятии, есть раздел в номенклатуре, где он «хранится» — то что еще надо? Понятно, что можно еще чего-то выдумать, но пусть подобными вещами занимаются какие-то супер-пупер продвинутые системы с большим бюджетом и кучей разработчиков. Я лично видел как работают на предприятии крупные СЭД, и сам в них работал и немного сопровождал — ну вот не надо оно обычно 99% пользователей. Сложно настраиваемые маршруты — могут, например, используются для каких-то достаточно сложных визированиях, т.е. не все сразу визируют (и не все подряд), а некими очередями — ну опять же, на мой взгляд, параллельное визирование без очередей проще и достаточно в 90% случаев. Да, оно вынуждает согласующих лиц чаще смотреть документ, зато какие-то вещи могут открыться раньше и это сэкономит время на подготовку документа. В системе Визирь маршруты в основном задаются системой полномочий (по номенклатуре дел — «группы документов») и частично при помещении проекта документа в систему.
<..>ЭЦП <..> это тупо технология ради технологии. Всё преимущество стойкого шифрования сливается в никуда обычными пользователями

Ага, заодно без ЭЦП любая редиска с доступом к серверу сможет понасоздовать любых документов любого авторства, а так же поменять содержание уже существующих. С ЭЦП же придётся побегать, выманивая пины и ключи с неилюзорным шансом быть пойманным, либо во время, либо постфактум, да и содержание документов уже так просто не поменяешь, особенно если они живут в дереве Меркла с другими связанными документами. Да, с культурой ИБ есть проблемы, но способы их решения существуют (вплоть до выписывания штрафов за нарушение правил или вознаграждений за успешное выманивание ключа) и нужно работать над улучшением культуры, а не оголтело отказываться от данной технологии.
Да, всё правильно. Однако, как всегда это вопрос цены. Если цена «прорыва обороны» СЭД ощутима и превышает стоимость внедрения ЭЦП на предприятии — то да. Я не оголтело отказался от ЭЦП в свое время, а просто посчитал, что её поддержка будет в этой системе не нужна. Как я сказал, я пытался уменьшить стоимость внедрения и сопровождения. Сопровождение ЭЦП — достаточно дорогая вещь, сами ключи денег стоят, лицензии на тот же КриптоПро, центр сертификатов, перевыпуск сертификатов, организация всего этого добра… И 10 лет назад всё-таки была своя специфика :) ключи на дискетках, отсутствие нормальных вариантов работы с ЭЦП через браузер. Сейчас, на самом деле, всё гораздо проще стало и такую поддержку можно было бы добавить… но уже поздно, поезд всё-таки, видимо, ушёл.
Я протянул ему бутылку системы электронного документооборота «Визирь». Не выдержал и спросил:
— Слушай, что ты все время берешь эту систему электронного докуменооборота «Визирь»?
— Мне у них рекламная стратегия нравится, — усмехнулся Котя. — Представляешь, они писателям-фантастам предлагают упоминать в книжках систему электронного документооборота «Визирь».
— И что?
— Ну, если в книжке десять раз будет упомянута система электронного документооборота «Визирь», то автору выплачивают премию. Прикинь?
— Так просто? — восхитился я. — «Визирь», «Визирь», «Визирь» — и все?
— Десять раз подряд система электронного документооборота «Визирь», — подчеркнул Котя. — Не меньше.
— А что такое вообще система электронного документооборота «Визирь»? — спросил я.
— Система электронного документооборота «Визирь».
— Серьезно? То есть система электронного документооборота «Визирь» — это система электронного документооборота «Визирь»?
— Но ведь система электронного документооборота «Визирь» же!
Спорить я не стал.
Хочется верить, что поисковые машины уже научились детектировать эти попытки повысить релевантность и отправляют такие ссылки на самое дно самой последней страницы результатов поиска.
Круто. Но вместе с названием статьи данное слово в тексте на нескольких страницах встречается 5 раз. Видимо, надо было один раз написать. А если это камень в сторону того, что про саму систему в статье рассказано мало — так я и не собирался этого делать. Ссылки на сайт и на документы приведены, там более подробно расписаны функции и возможности. Есть ссылка на демо-версию (она, конечно, обрезанная, но кнопки потыкать можно). Есть ссылки на инсталляционный пакет.
СЭД без интеграции с остальными информационными системами предприятия почти бесполезна…
ну с почтой это дело интегрировать пару раз плюнуть. (имхо)
С чем ещё это надо интегрировать по-вашему? А главное зачем, если например кроме АД, файловой помойки, почтовика и пары серверов БД и 1с больше и нет ничего на предприятии)
Если рассматривать СЭД исключительно как архив организационных документов, то да, незачем. Но в таком виде СЭД нужна достаточно небольшому числу предприятий. В моём же понимании для того, чтобы СЭД была реально полезна, она должна быть «хребтом» всех ИТ-систем предприятия.
и всё же вы не ответил ни на один из моих вопросов. просто перефразировали то, что сказано было ранее.
Тема весьма обширная, начинать надо с приведения к общему знаменателю определений и границ их применимости. К сожалению, возможность комментировать 1 раз в час не располагает, поэтому предлагаю считать, что я всего-лишь высказал своё субъективное мнение.
Ну это сильное заявление. СЭД они очень разные. Одна, кстати, из основных ошибок при внедрении любой информационной системы — это желание охватить сразу все. Иногда напоминает мультфильм «Вовка в тридевятом царстве»: «А может вы за меня ещё и есть будете? — Ага!»
Для начала можно просто взять и задать себе вопрос — а что у нас с документами ОРД? Автоматизированно ли их ведение? Надо ли оно нам? Нужна ли нам интеграция приказов и распоряжений в другие ИС? А что у нас с договорами? А может в системе ERP нам только номер документа нужен, а посмотреть мы его и другой системе по ссылке можем? И т.д. Любая фича стоит денег, если они есть и можно их тратить на информационные системы без ограничений — это бесценно. Если нет — значит придётся выбирать — шашечки или ехать. Поэтому я и писал в статье, что для снижения стоимости разработки, внедрения и поддержки система будет «вот такой» а не «ВОТ ТАКОЙ» :)
Посмотрите, кстати, стоимость систем СЭД на рынке — добавьте стоимость внедрения и поддержки — какое предприятие это потянет? Разве что крупный холдинг. А эту систему может и средняя фирма использовать и крупная на пробу и на вырост взять. Да и просто поиграться и понять реальные хотелки, а не маркетологическую шелуху.
А вы расскажите с чем интегрированы бумажки, которые народ на предприятиях печатает, носит на подпись, хранит, ксерит?
Я про себя скажу что внедрял подобную систему, тоже самописную, и хотя оно ни с чем особо не интегрировано, но мы получили экономию времени людей, которым не надо бегать носить эти бумажки, не надо их искать у кого они сейчас на подписи и следить чтобы оно не потерялось, не надо потом ксерить и разносить остальным заинтересованным лицам.
Вот когда у вас уже есть подобная система, можно думать о интеграции, посчитать что это даст, и стоит ли за это заплатить деньги тому кто это сделает. А если у вас все еще бумажки то о какой интеграции идет речь? Конечно это замечательно, если кто то способен внедрить все и сразу и в полном объеме, но все имеет свою цену. И я на своем опыте утверждаю что подобная система вовсе не бесполезна, а очень полезна, ведь преимуществ перед бумагой даже такая система дает много.
Только полноправные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.