Менеджмент фрилансеров — советы

Мне часто приходится заниматься менеджментом проектов, исполнителями которого являются фрилансеры. В процессе работы на ум приходят мысли об улучшении такого менеджмента.

Хотелось бы поделиться с вами советами, которые составил на основании своего опыта и которыми пользуюсь постоянно.
Материал будет полезен и фрилансерам, и заказчикам, и менеджерам проектов.



Традиционно отмечу, что все советы являются спорными, субъективными, нуждаются в вашей критической оценке и переработке. Комментарии и пожелания приветствуются.

Этап согласования и поиска исполнителей:

1. Пишите четкое техническое задание, непрерывно его дополняйте и совершенствуйте от заказа к заказу и по комментариям фрилансеров. Техническое задание оформляйте в отдельном документе, а не в скайпе/в почте.
2. О фрилансере могут быть негативные отзывы. Заранее решите — планируете ли вы с ним сотрудничество или нет. Если все-таки вызвались обговаривать проект, то выбросите из головы все негативное восприятие фрилансера, настройтесь только на позитив и плодотворное сотрудничество. Иначе переговоры сорвутся — ваши фразы будут сквозить иронией, подозрением и диктаторством.
3. Пытайтесь привлечь к будущей приемке проекта человека, который сам выполнял подобные заказы. Упоминайте это в разговорах и в ТЗ. Фрилансер будет продумывать проект и методы решения задачи глубже и тщательнее. Ведь он понимает, что его неудачные решения могут быть легко выявлены.
4. Непрерывно ищите новых фрилансеров по друзьям и знакомым. Только наличие большого количества фрилансеров может обеспечить хоть какую-то гарантию наличия рабочих рук в тот момент, когда вам потребуется исполнитель. Полезно договариваться с фрилансерами заблаговременно.

Общение:

1. Фрилансер — это не ваш подчиненный, а ИП, то есть партнер по бизнесу. Такое отношение способствует продуктивному сотрудничеству.
2. Т.к. фрилансер — это партнер по бизнесу, то общайтесь с ним соответствующим образом — как с равным. Интересуйтесь его мнением, спрашивайте совет, фидбек, комментарии.
3. Часто называйте фрилансера по имени, используйте базовые принципы общения с людьми (см. классическую книгу Дейла Карнеги). Дружите с фрилансером.
4. Старайтесь всеми возможными способами смягчать жесткие слова. Ищите мягкие синонимы. Например, заменяйте фразу “замечания по проекту” на “комментарии к проекту”.
5. Если в процессе обсуждения вам нужно надолго отвлечься — обязательно пишите об этом. Несложно написать “отойду”. Покажите фрилансеру, что у вас нет привычки “внезапно исчезать”.
6. Устраните все, что может быть расценено как “временно исчез”, “исчез не понятно куда”, или даже метафорой — “его что, только что застрелили на рабочем месте?”.

Рабочий процесс:

1. Держите фрилансера в курсе дела. Даже если он не просит — в процессе часто отписывайтесь, когда будет приемка работ, сколько ему еще ждать и проч. Четко определяйте сроки сами для себя и выполняйте свои обещания. Фрилансер ответит тем же.
2. Будьте честными, описывая проблемы и задержки. Но не углубляйтесь в кухню вашей компании, не пишите длинные истории. Фрилансеру эта кухня не интересна.
3. Никогда не задерживайте оплату. Платите тут же, как только приемка пройдена. Основание для задержки платы — это только что-то типа “приемка в процессе”, “есть правки” и проч. “Мне скоро переведут”, “вот-вот поступят деньги” — фрилансера не интересуют эти нюансы. В крайнем случае говорите “Обязательно переведу в течение часа/дня и проч”.
4. За этап успешной приемки выплачивайте часть суммы, даже если фрилансер вас об этом не просит. Сделайте ему приятное.
5. Всегда по окончании работ спрашивайте у фрилансера, что ему понравилось, а что не понравилось. Получайте фидбек, благодарите, улучшайте свои навыки менеджмента.
6. Было бы неплохо написать фрилансеру отзыв на биржи фриланса/в linkedIn, упомянуть его участие в проекте.
7. По окончании работ всегда корректируйте техническое задание. Формируйте чек-лист ключевых пунктов, которые необходимо проверить. Таким образом вы будете постоянно совершенствовать менеджмент и сокращать издержки на разработку.

В скором времени планирую публично расшарить чек-лист, которым пользуюсь для приемки сайтов.
А также типовое техническое задание. Полагаю, на основании этих материалов вы сможете сформировать свои документы, это значительно сэкономит ваше время.

С нетерпением жду ваших комментариев, критики и оценки данного сборника советов.