Инструмент планирования и контроля из подручных материалов

Вполне себе ничего. Я сам веду всё-всё в гугл-календаре — помогает анализировать, куда время девается, зла не помнить и всё хорошее помнить.

Ещё как вариант именно вам можно взять принцип двойной записи из бухучёта.

У каждого ПМа два календаря — серый — ТУДУ и ярко-цветной — ДАН.

Изначально всё все в туду-версии ложат, как что-то сделал — заходишь в задачу и меняешь у нее календарь на ДАН.

На огромном экране в центре комнаты выводится недельный календарь всех-всех (именно ДАН-версии). На том же экране периодически CI может зеленеть или падать. Для скорости можно даже плагинчик накидать для быстрого «переключения» календаря.

Хотя ежу ясно, что маркер он приятнее и быстрее :)

Немного странный подход.
Мы пробовали вести подобную систему, но опыт показал что ее контроль постоянно отнимает время и у менеджеров и у руководства + совершенно не дает защиты от подтасовок. В итоге на систему плавно забивают.
А почему не стали использовать какую-нибудь простенькую CRM-ку или task-менеджер?
По ним можно сформировать отчет, беглая проверка которого будет занимать секунды и который будет давать картину кто сколько сделал, среднее время задач и насколько бывают просрочки.

То есть, самое главное, что помогло, это ограничение планируемого на день объема работы. Так?

Или, другими словами, мы стали делать больше, когда стали стараться сделать меньше.