Как стать автором
Обновить

On-line + Off-line доступ к рабочему почтовому ящику

Облачные сервисы
Из песочницы
Есть у меня на работе почтовый ящик. И если раньше мне по большому счету было практически все равно на доступность информации в моих почтовых ящиках, то здесь мне захотелось обеспечить как on-line, так и off-line доступ к рабочей информации. Проблема заключается в том, что свой почтовый сервер еще не поднят, а объем предоставляемых ящиков составляет всего около 20 мегабайт на брата и, при этом, нет человеческого web-интерфейса (хотя для 20 мегабайт он и не нужен).

Итог, к которому пришел:
  • Для on-line доступа к рабочей почте стал с помощью Thunderbird по IMAP использовать свой Google-ящик, в виду его объема, удобства web-интерфейса, а также функции отправки почты от имени другого (в моем случае рабочего) почтового ящика;
  • Для off-line доступа сохраняю всю рабочую (как входящую, так и исходящую) почту локально в Thunderbird по POP3.

Final



Сначала был MS Outlook


Изначально почтой я пользовался с помощью MS Outlook по POP3, т.е. вся почта хранилась только локально.

First



Затем мой коллега рассказал мне о такой функции Google-почты, как «Check mail using POP3» (Settings -> Accounts and Import). Для использования этой функции на Google-ящике заводятся данные другого (в моем случае рабочего) почтового ящика и Google периодично заходит на указанный ящик и сливает себе находящуюся там почту по POP3. Огромное неудобство заключается в том, что автоматическая проверка происходит один раз в час (!) и для меня это слишком долго.

Gmail забирает почту раз в час



Затем я вспомнил о такой функции как пересылка почты и настроил её на своем рабочем ящике — оказалось намного проще и удобнее, так как вся входящая почта немедленно перенаправлялась на Google-ящик и к тому же сохранялась, чтобы я мог скачать её и по POP3. Однако исходящая почта по-прежнему хранилась только локально.

Почта пересылается на Gmail немедленно



В MS Outlook не было простой галочки «При отправке почты отправлять скрытую копию на указанные адреса», а VBA-script, который я нашел в Интернете, отрабатывал по случайному принципу, а потом и вовсе перестал слать копии исходящей почты на мой Google-ящик.

VBA-скрипт для скрытой копии не всегда работал



Затем Thunderbird


Тогда ко мне в голову закралась мысль отказаться от Outlook в пользу Thunderbird, т.к. в Thunderbird такая галочка (BCC) была и работала отлично (было, правда и несколько других причин для перехода). Решив еще немного поковыряться в настройках Google-почты, разобрался с еще одной функцией — «Send mail as» (Settings -> Accounts and Import), когда появляется возможность с Google-ящика отправлять почту от имени другого (в моём случае рабочего) ящика. Тут-то до меня и дошло, что с помощью этой функции вся исходящая рабочая почта будет сохраняться в Google-почте (при условии, что я буду отправлять с Google). К тому времени я уже добавил в свой Thunderbird Google-ящик по IMAP.

Немного порывшись в настройках Thunderbird, нашел там Identities (правой кнопкой на почтовый ящик -> Settings -> Manage identities). Добавил туда свой рабочий ящик и получил возможность отправлять письма от имени рабочего ящика, но посредством Google-почты. В итоге — в Google-почте хранилась как входящая рабочая почта (пересылка всей почты по-прежнему работала), так и исходящая (при отправке с Thunderbird по SMTP исходящая почта также сохраняется в Google-ящике). Рабочий ящик я тоже завел на Thunderbird по POP3, тем самым сохраняя входящую рабочую почту локально и очищая те жалкие 20 мегабайт, доступные для хранения почты. Однако локальной копии исходящей почты у меня по-прежнему не было.

Локальная копия исходящей почты не сохраняется



Затем пришла мне в голову такая мысль — а что если для отправки рабочей почты стараться пользоваться только Thunderbird, отправляя письма с помощью Google-ящика, и добавить в настройках Thunderbird в качестве постоянного BCC (скрытой копии) свой рабочий ящик и затем, по POP3 забирать исходящую рабочую почту на свой ноутбук? Правда вся входящая почта снова будет пересылаться на Google-ящик. Ну да ладно, решил я, для начала проверим, как все это будет работать. Но все работало по тем самым правилам, которые я и устанавливал — вся входящая почта по-прежнему пересылалась на Google-ящик вне зависимости от того, кто её отправлял. Задача в принципе решалась — отправляя рабочую почту с помощью Thunderbird через Gmail, я автоматически отсылал копию исходящего письма себе на рабочий ящик и затем сливал его на ноутбук по POP3, сохраняя, таким образом, всю (и входящую, и исходящую) рабочую почту локально. А для того чтобы убрать избыточные исходящие копии из входящей почты Google, я добавил фильтр, который отсортировывал эти письма по полю From, маркировал как прочтенные и убирал из папки Inbox.

Локальная копия исходящей почты сохраняется и пересылается обратно на Gmail



Но эта избыточная циркуляция почты мне все-таки не нравилась и я, порывшись в довольно простом интерфейсе рабочей почты, обнаружил в настройках такой пункт как «фильтрация электронной почты». Тогда я убрал «пересылку всей почты», и добавил такой фильтр: «если поле From не содержит мой рабочий адрес, то отправить копию письма на Google-ящик». Т.е. если это письмо я прислал себе сам (с рабочей почты на рабочую почту), то пересылать ничего не надо, просто положить письмо в Inbox. А если отправителем этой почты был не я, то нужно и сохранить письмо в Inbox, и переслать на Google-ящик.

Однако здесь меня ждал очередной подводный камень. Если я отправлял письмо с рабочей почты и указывал в качестве BCC (скрытой копии) эту же самую рабочую почту, то Google тут же замечал это и добавлял это письмо в папку Inbox. Получается, что все мои старания с хитрой пересылкой были бесполезны и письмо все равно светится в Inbox’е и все равно понадобится фильтр. Но не тут-то было. Вспомнил я про свой короткий alias для рабочей почты, который заводил для того, чтобы не диктовать полный адрес по телефону. Указал его в качестве BCC в Thunderbird и теперь Google, не умея заглядывать в административный портал нашей почты, не может определить, что этот alias приведет к моей же почте, и поэтому не делает никаких лишних движений по пополнению Inbox’а.

В поле BCC указал алиас рабочей почты и сделал пересылку немного умнее



Итого:
  • В Google-ящик добавлен аккаунт рабочего ящика — с него и пишутся все рабочие письма (с помощью Thunderbird);
  • Исходящая почта автоматически сохраняется в Google-ящике (для on-line доступа к Sent mail), кроме того, скрытая копия отправляется на рабочий ящик (для off-line доступа к Sent mail);
  • Вся входящая почта рабочего ящика (кроме той, что описана в предыдущем пункте и на самом деле является исходящей) перенаправляется в Google-ящик (для on-line доступа к Inbox mail);
  • Вся входящая почта рабочего ящика скачивается на ноутбук по POP3 (для off-line доступа к Inbox и Sent mail).


P.S. Пробовал сделать в Gmail фильтр для исходящей почты (находил такие советы, хотя Gmail пишет — Filters are applied to all incoming mail) «Если From==me@work.com, то Forward to me@work.com». При отправке с web-интерфеса и правда сработало, но при отправке с Thunderbird — увы.
P.P.S. Подскажите, если ошибся блогом.
Теги:GmailThunderbirdпочтовый клиент
Хабы: Облачные сервисы
Всего голосов 45: ↑26 и ↓19+7
Просмотры3.7K

Похожие публикации

Лучшие публикации за сутки