10 июня 2011

Ваш инструмент для коллективной работы над текстами

Фриланс
Одна из частых и проблемных задач в ИТ-бизнесе и не только — коллективная работа над текстами. Причем потребность в решении такой задачи возникает во многих случаях:
  • формулирование идеи для стартапа и первичный анализ;
  • написание статей для блогов;
  • написание и согласование PR-текстов
  • составление пользовательской документации;
  • составление и согласование текстов договоров и коммерческих предложений;
  • формирование отчетов;
  • маркетинговые и иные исследования;
  • написание базового и периодического контента для сайта.

Во всех этих случаях нет абсолютного инструмента для эффективной работы. Однако, мы достаточно эффективно решили эту задачу внутри нашей компании.

Продолжая продвигать идею коллективной работы в различных сферах, мы подготовили бесплатный сервис на платформе Google Wave.



Попробовать его можно на нашем сайте. Для этого вам понадобится пройти регистрацию.

Кроме этого, мы предлагаем ознакомиться с результатами статистических исследований, которые выявляют основные проблемы и тенденции в коллективной работе над текстами. Эта информация будет полезна всем, кто так или иначе сталкивается с этой задачей.

Виды коллаборации: Изучение коллективного авторства
оригинал
Существуют различные варианты соавторства, начиная c ситуации, когда автор создает готовый документ в процессе обсуждения и рецензирования работы его коллегами, и заканчивая случаем, когда группа людей создает единый документ вместе. Здесь под термином «соавторство» мы будем подразумевать двоих или более людей, работающих над созданием одного текста.

Исследования писательских групп выявили три типа стратегий: параллельную, последовательную и комбинированную.
При параллельном сочинении задание делится на подзадания, каждое из которых закрепляется за определенным членом команды. Эти подзадания выполняются одновременно.
Последовательное сочинение подразумевает, что одна часть работы должна быть выполнена прежде другой, другими словами — части работы выполняются по порядку.
Комбинированная стратегия выражается в том, что участники группы работают над текстом вместе и одновременно.

У каждой стратегии есть свои определенные преимущества и недостатки. Для каждой методологии ключевым моментом является то, как именно распределяется работа.
Нельзя не отметить возможность совмещения этих подходов, что в свою очередь позволяет создавать новые сочинительские стратегии. Основываясь на исследовании Л. Иида и Э. Лансфорда, было выделено семь организационных моделей:
1. команда намечает в общих чертах задание, после чего каждый писатель подготавливает свою часть, а затем группа составляет из частей и вычитывает весь документ;
2. команда формулирует в общих чертах задание, затем один писатель подготавливает набросок, а остальные члены команды редактируют и проверяют его;
3. один человек составляет план и делает набросок, далее вся группа рецензирует его;
4. один автор составляет план и делает набросок, затем один или несколько участников рецензируют его, не совещаясь с автором;
5. группа планирует работу и набрасывает черновой вариант, после чего один или несколько участников работают с подготовленным материалом, не консультируясь с авторами;
6. один участник распределяет задания в группе, каждый выполняет свою часть, затем он собирает всё воедино и корректирует;
7. один человек надиктовывает текст, остальные стенографируют и правят.

Согласно результатам исследования, описанные выше модели используют от 3% (модель 5) до 31% (модель 3) писательских групп
В упомянутом выше исследовании были опрошены участников различных профессиональных организаций об их писательском опыте. Результаты показывают каким образом люди предпочитают работать с такого рода задачами — индивидуально, группой, или комбинированно.
Половина опрошенных придумывают идеи как в одиночку, так и в группе. При этом для генерации идей наиболее распространенными подходами являются:
  • у инженеров 82% совмещают групповую и индивидуальную работы;
  • у химиков 72% склоняются к индивидуальной работе;
  • у технических писателей 40% за совмещение групповой и индивидуальной работы.


Для сбора информации и организационного планирования распределение долей следующее — 53% за одиночную работу, 46% за коллективную.
Большинство опрошенных (63%) готовят наброски документов самостоятельно.
Для финального этапа подготовки документов наибольшее количество голосов получил комбинированный подход — 39%, а для редактирования и вычитки индивидуальный — 56%.

Один из вопросов, связанный с повышением эффективности — это использование стандартизированных форматов, а также болванок и шаблонов в документе. Респонденты отметили, что использование ими болванок зависит от типа документа.
Кроме того, технические писатели полагают, что для групповой работы над текстом очень важно планирование. Также они отметили, что плохой план непременно приводит к провалу.
При этом, если создавался план, то в 73% случаев это делал лидер группы, а в 23% случаев над составлением плана работала вся группа.
Когда у респондентов спросили, кто занимается вычиткой документа, 33% ответили, что это делал лидер группы, а 23% заявили, что этим занимались несколько членов группы.
В случае с тех.писателями, 50% отметили, что вычитка документа выполнялась самим техническим писателем или редактором группы.

Опрос, который проводился среди большой группы писателей (примерно 800 человек), дает информацию о том, сколько времени приходится на разные фазы написания текста. Результаты показывают, что 14% времени уходит на придумывание, 13% на заметки, 13% на организационное планирование, 32% на набросок, 15% на рецензирование и 13% на вычитку и редактирование.
Л. Иида и Э. Лансфорд также исследовали совместное авторство и выяснили, что на степень удовлетворенности группы в ходе работы влияет восьми моментов:
  • степень четкости формулирования целей и их донесения до членов группы;
  • степень открытости и взаимоуважения;
  • степень контроля авторов над текстом;
  • степень контакта авторов с теми, кто позже изменяет текст;
  • проявление доверия;
  • достижение согласия в спорах и конфликтах;
  • количество и типы ограничений, налагаемых на составителей — дедлайны, технические и юридические требования;
  • статус проекта в организации.


Другое исследование (И.Бек) предоставляет информацию о соавторстве для выборок меньшего объема. У него, однако, не было сформулировано четкого определения соавторства.
Большинство опрашиваемых обсуждали контекст и структуру документа в процессе его написания. Некоторые из этих обсуждениий происходили до начала написания документа или после его окончания. В основном подобные разговоры вовлекали всех участников группы, однако, иногда возникали и между членами подгрупп. Обзор результатов обсуждений, касающихся организации рабочего процесса, выявил следующие тенденции. Большинство участников команды обсуждали это во время написания документа. Наиболее распространенными оказались споры, которые охватывали всю команду. Но и подгруппы не избежали подобных дискуссий. Бек также обращает внимание на то, что роль каждого отдельного человека и их взаимоотношения чаще всего обсуждались в ходе работы над текстом.

Давайте попробуем понять как стоит организовать процесс для продуктивной работы:
  • по возможности, максимально четко определите цель
  • донесите цель до участников группы, сделав в волне раздел Цель"
  • составьте простой первичный план или назначьте ответственного
  • важно помнить, что любое обсуждение должно стать завершенным и либо быть удалено, либо стать частью текста, либо стать формализованным знанием
  • используемая нами платформа (Google Wave) способствует максимальной открытости в процессе работы — всегда видно кто и что пишет.
  • старайтесь распределять компетенции исходя из интересов участников — это не только повысит степень удовлетворенности группы, но и позволит быстрее достичь результата.


Итак, наверняка у вас есть задача по написанию текста. Самое время попробовать сделать это вместе с друзьями или коллегами.
Проверьте на сколько это повысит эффективность!
Теги:коллаборациянерегулярный менеджментgoogle waveпроект volna
Хабы: Фриланс
+23
1,5k 35
Комментарии 27
Лучшие публикации за сутки