Надоело тратить время на выяснение что происходит в компании? Информация теряется в бесконечных групповых чатах WhatsApp-а? Нарушена коммуникация внутри команды? От слежения за (не)выполненными правками пухнет голова? Непонятна нагрузка на сотрудников и вообще кто чем сейчас занимается?
Если хотя бы на два вопроса из вышеперечисленных вы можете ответить утвердительно, просим под кат. Мы побеседовали с известной московской фотостудией “Bolshakova Studio” и они поделились своим опытом решения классических проблем управления.
Прямо сейчас — 13-минутное видео беседы. Ниже — краткое изложение интервью с цитатами.
Основатель — фотограф Ксения Большакова.
Команда — 8 человек + фриланс ретушёры.
Студия существует 7 лет.
Направление: предметная фотография, b2b.
Клиентов — несколько сотен. Из известных: Oriflame, Faberlic, MAC Cosmetics, Lady Collection, Bacardi, KFC, Снежная Королева, Stockman.
Некоторые работы студии
Вначале, когда студия состояла только из пары человек, использовали VK. Главное — там было удобно общаться и прикреплять файлы. С ростом команды чаты переместились в WhatsApp, где создавали группу под каждый проект (под каждого клиента).
В процессе поиска из сотен альтернатив студия выбрала систему “YouGile”. Проще стало практически сразу. В первую очередь команду порадовала возможность вести все процессы на одной доске. Это удалось сделать, настроив доступ к разным колонкам для разных сотрудников: группа фотографов видит только свои колонки, группы ретушеров — свои. Менеджеры видят и контролируют весь процесс.
Следующее упрощение работы было связано с тем, что каждая карточка — это проект и нахождение карточки в определенной колонке показывает статус работы. Ретушер может вести одновременно несколько проектов, из которых, скажем, три могут быть в работе прямо сейчас, а еще четыре на проверке у клиента. И вот в любой момент появляется клиент: “У меня есть правки!”. Менеджер заносит правки в чеклист карточки, ретушер заходит в систему и в едином месте видит, что ему необходимо сделать. А сделав всю работу, может во встроенном чате по этой карточке сообщить об окончании работы. Раньше ретушеру приходилось копировать список правок из чата в WhatsApp-е куда-нибудь к себе в заметки и отмечать их там.
Процесс работы с клиентами фотостудия ведёт на одной основной доске, которая логично называется “ЗАКАЗЫ”. Также в проекте есть еще несколько досок, к которым имеет доступ только администрация и на этих досках обсуждаются административные вопросы. Отдельная доска со стандартами работы, отдельные доски для работы с финансами, инвентаризацией оборудования, а также работа с клиентами, которая не касается непосредственно съемочного процесса.
Каждый заказ от клиента — это отдельная карточка на доске — проходит цикл из семи стадий. Каждая стадия — отдельная колонка. Их семь:
Входящая заявка » Ожидание товара » Съемка » Ретушь » Студия » Клиент проверяет » Сдано.
Процесс
Ретушёры из этой цепочки имеют доступ только к двум колонкам: “Ретушь” и “Студия проверяет”. Когда ретушёр сделает свою работу, он отписывается об этом в чат и переносит задачу в колонку “Студия проверяет”.
Чеклисты в задаче
Самая важная для студии часть карточки — это чеклисты (подзадачи). Заголовок чеклиста — это дата получения правок от клиента. По мере выполнения правок ретушер отмечает их галочками и этот процесс дополнительно визуально заметно отображается на доске. Не обязательно заходить в задачу, чтобы увидеть прогресс по задаче.
Чеклистов может быть любое количество, они не удаляются и всегда можно посмотреть весь процесс работы над проектом.
Преимуществом системы Ксения называет то, что можно зайти в YouGile в любой момент, в любом месте земного шара и увидеть, что происходит в студии. Раньше, чтобы выяснить детали, приходилось связываться с менеджером и даже с другими сотрудниками. Сейчас хорошо стала видна вся картина кто чем занимается и, соответственно, нагрузка на каждого человека. Сразу видно, что один ретушёр, оказывается, перегружен, а второй сидит без дела. Не приходится держать все это в голове.
К слову о “всё в одном месте”. Больше всего рады, конечно, ретушёры. У них в студии самое большое количество работы — куча правок, текстовой информации. Раньше все это разбредалось по чатам, почте, скайпам и т.п. Сейчас у них все в одном месте. По опыту, самое большое напряжение от работы ретушёр получает в результате непонимания того, что нужно делать, когда он не понимает инструкции или когда все эти мелкие инструкции находятся в разных местах. Сейчас всё в одном месте, и если информации нет в карточки, это значит, что её нет больше нигде.
Особо в компании отмечают возможность общения в задачах. Раньше все сотрудники общались с менеджером. Фотографы и ретушеры не общались между собой. Но в большинстве случаев на уточняющие вопросы ретушера менеджер не может ответить самостоятельно, там много специфической лексики. И менеджеру приходилось все сначала перевести на свой язык, потом на язык фотографа, а потом все передать назад. Испорченный телефон как он есть. Сейчас в чат карточки подключаются все и ретушёр может напрямую задавать вопросы.
А ведь ЦУМ славится огромными объемами работ и большинство профессионалов, занятых в сфере предметной съемке так или иначе работали с ним.
Ключевым преимуществом YouGile фотостудия называет эффективность коммуникаций. Потому что раньше было много звеньев, много терялось в разных чатах, почте и других способах общения и ещё — коммуникации строились вокруг людей, в чьих головах всё это и оседало. Сейчас в компании коммуникации идут вокруг проекта, текущей задачи, где хранится вся информация и дополняется всеми сотрудниками. Каждый может зайти и посмотреть прогресс проекта.
YouTube-канал YouGile
Отдельно фотостудия отмечает быструю поддержку YouGile. В большинстве случаев ответ от службы поддержки приходит в течение 20-40 минут после обращения. Если что-то было непонятно из видео на канале, всегда можно спросить тех.поддержку.
Мы, команда YouGile, выражаем благодарность фотостудии Большаковой за интервью и возможность поделиться опытом. В скором времени мы выложим ещё несколько удачных и не очень удачных кейсов внедрения системы управления проектами. Например, есть очень показательный пример внедрения на российский завод, изготавливающий подъемные краны.
Если хотя бы на два вопроса из вышеперечисленных вы можете ответить утвердительно, просим под кат. Мы побеседовали с известной московской фотостудией “Bolshakova Studio” и они поделились своим опытом решения классических проблем управления.
Прямо сейчас — 13-минутное видео беседы. Ниже — краткое изложение интервью с цитатами.
Краткая справка о студии
Основатель — фотограф Ксения Большакова.
Команда — 8 человек + фриланс ретушёры.
Студия существует 7 лет.
Направление: предметная фотография, b2b.
Клиентов — несколько сотен. Из известных: Oriflame, Faberlic, MAC Cosmetics, Lady Collection, Bacardi, KFC, Снежная Королева, Stockman.
Некоторые работы студии
Краткая история проблемы
Вначале, когда студия состояла только из пары человек, использовали VK. Главное — там было удобно общаться и прикреплять файлы. С ростом команды чаты переместились в WhatsApp, где создавали группу под каждый проект (под каждого клиента).
«Когда количество групп начинает множиться в геометрической прогрессии, это становится неудобным»С дальнейшим ростом студии вскрылась новая проблема. Стало невозможным следить за тем, что происходит внутри компании, что делают и чем занимаются конкретные сотрудники.
«Очень много времени стало уходить на то, чтобы выяснить что вообще происходит, выяснить информацию, которая оседает в чьих-то головах. Нет общего пространства, где эту информацию можно найти»В компании впервые задумались, что пора перенести все процессы в единую площадку для работы и таким инструментом выбрали Trello. Но там столкнулись с новыми проблемами. Основных было две: доступы и общение.
«Человек либо имел доступ ко всему, что происходит на доске, либо ни к чему. А хотелось, чтобы сотрудники видели только то, что касается только их части работы на данном этапе»
Решение найдено!
В процессе поиска из сотен альтернатив студия выбрала систему “YouGile”. Проще стало практически сразу. В первую очередь команду порадовала возможность вести все процессы на одной доске. Это удалось сделать, настроив доступ к разным колонкам для разных сотрудников: группа фотографов видит только свои колонки, группы ретушеров — свои. Менеджеры видят и контролируют весь процесс.
Следующее упрощение работы было связано с тем, что каждая карточка — это проект и нахождение карточки в определенной колонке показывает статус работы. Ретушер может вести одновременно несколько проектов, из которых, скажем, три могут быть в работе прямо сейчас, а еще четыре на проверке у клиента. И вот в любой момент появляется клиент: “У меня есть правки!”. Менеджер заносит правки в чеклист карточки, ретушер заходит в систему и в едином месте видит, что ему необходимо сделать. А сделав всю работу, может во встроенном чате по этой карточке сообщить об окончании работы. Раньше ретушеру приходилось копировать список правок из чата в WhatsApp-е куда-нибудь к себе в заметки и отмечать их там.
«Теперь в этом нет необходимости, чеклисты есть в YouGile, всем понятно на каком этапе идет работа. Также в карточке задачи могут общаться и менеджер и фотограф и ретушеры, чтобы уточнить друг у друга какие-то моменты и все участники карточки видят этот разговор. Информация не оседает между двух людей»
Как устроен процесс
Процесс работы с клиентами фотостудия ведёт на одной основной доске, которая логично называется “ЗАКАЗЫ”. Также в проекте есть еще несколько досок, к которым имеет доступ только администрация и на этих досках обсуждаются административные вопросы. Отдельная доска со стандартами работы, отдельные доски для работы с финансами, инвентаризацией оборудования, а также работа с клиентами, которая не касается непосредственно съемочного процесса.
Каждый заказ от клиента — это отдельная карточка на доске — проходит цикл из семи стадий. Каждая стадия — отдельная колонка. Их семь:
Входящая заявка » Ожидание товара » Съемка » Ретушь » Студия » Клиент проверяет » Сдано.
Процесс
Ретушёры из этой цепочки имеют доступ только к двум колонкам: “Ретушь” и “Студия проверяет”. Когда ретушёр сделает свою работу, он отписывается об этом в чат и переносит задачу в колонку “Студия проверяет”.
«Достаточно взглянуть в эту колонку, чтобы сразу понять, что сейчас происходит в проекте. И хорошо видно на каком этапе сейчас находится каждый из проектов»В чате внутри каждой карточки сотрудники студии обсуждают проект, выкладывают файлы или необходимые ссылки. В раздел “Описание” в карточке заносится ТЗ, в котором указан формат сдачи фотографий, основные запросы ретушеру и фотографии-референсы.
Чеклисты
Чеклисты в задаче
Самая важная для студии часть карточки — это чеклисты (подзадачи). Заголовок чеклиста — это дата получения правок от клиента. По мере выполнения правок ретушер отмечает их галочками и этот процесс дополнительно визуально заметно отображается на доске. Не обязательно заходить в задачу, чтобы увидеть прогресс по задаче.
Чеклистов может быть любое количество, они не удаляются и всегда можно посмотреть весь процесс работы над проектом.
Чем стала полезна система YouGile
Преимуществом системы Ксения называет то, что можно зайти в YouGile в любой момент, в любом месте земного шара и увидеть, что происходит в студии. Раньше, чтобы выяснить детали, приходилось связываться с менеджером и даже с другими сотрудниками. Сейчас хорошо стала видна вся картина кто чем занимается и, соответственно, нагрузка на каждого человека. Сразу видно, что один ретушёр, оказывается, перегружен, а второй сидит без дела. Не приходится держать все это в голове.
К слову о “всё в одном месте”. Больше всего рады, конечно, ретушёры. У них в студии самое большое количество работы — куча правок, текстовой информации. Раньше все это разбредалось по чатам, почте, скайпам и т.п. Сейчас у них все в одном месте. По опыту, самое большое напряжение от работы ретушёр получает в результате непонимания того, что нужно делать, когда он не понимает инструкции или когда все эти мелкие инструкции находятся в разных местах. Сейчас всё в одном месте, и если информации нет в карточки, это значит, что её нет больше нигде.
Особо в компании отмечают возможность общения в задачах. Раньше все сотрудники общались с менеджером. Фотографы и ретушеры не общались между собой. Но в большинстве случаев на уточняющие вопросы ретушера менеджер не может ответить самостоятельно, там много специфической лексики. И менеджеру приходилось все сначала перевести на свой язык, потом на язык фотографа, а потом все передать назад. Испорченный телефон как он есть. Сейчас в чат карточки подключаются все и ретушёр может напрямую задавать вопросы.
Стало легко вводить новых людей
«Сначала я опасалась подключать нового человека в новую систему, мне казалось, что придется ему много объяснять и долго вводить и мы работали через WhatsApp, но через день я понимала, что нет, я так не могу. Я стала сразу вводить человека, даже если понимаю, что он на неделю пришел или на один проект, я сразу подключаю его к YouGile. И я впервые вижу, что новый инструмент, новое ПО, не вызывает вообще никакого сопротивления у людей, которые им никогда не пользовались»Во время приглашения нового человека, его можно сразу поместить в нужную группу, будь то фотограф или ретушёр и он при входе в систему сразу будет видеть только то, к чему у него есть доступ. 3-5 минут объяснения в скайпе с демонстрацией экрана и уже на следующий день сотрудники удивляются: “Боже! Это так здорово, это так круто, у вас такая высокая организация. Мы такого не видели даже в ЦУМ-е! Все очень удобно, просто, логично и очень легко.”
А ведь ЦУМ славится огромными объемами работ и большинство профессионалов, занятых в сфере предметной съемке так или иначе работали с ним.
Ключевым преимуществом YouGile фотостудия называет эффективность коммуникаций. Потому что раньше было много звеньев, много терялось в разных чатах, почте и других способах общения и ещё — коммуникации строились вокруг людей, в чьих головах всё это и оседало. Сейчас в компании коммуникации идут вокруг проекта, текущей задачи, где хранится вся информация и дополняется всеми сотрудниками. Каждый может зайти и посмотреть прогресс проекта.
Видео-уроки
YouTube-канал YouGile
«Легко ввести нового человека в систему, потому что у YouGile есть несколько понятных видео-уроков, при этом не растянутых во времени. Потому что смотреть мануал на 40 минут психологически невозможно. Они короткие, 5-10 минут, там только суть. Понятно, методично и всем тем, что кто-то не понимает, можно просто скинуть ссылку»
Поддержка
Отдельно фотостудия отмечает быструю поддержку YouGile. В большинстве случаев ответ от службы поддержки приходит в течение 20-40 минут после обращения. Если что-то было непонятно из видео на канале, всегда можно спросить тех.поддержку.
Благодарности
Мы, команда YouGile, выражаем благодарность фотостудии Большаковой за интервью и возможность поделиться опытом. В скором времени мы выложим ещё несколько удачных и не очень удачных кейсов внедрения системы управления проектами. Например, есть очень показательный пример внедрения на российский завод, изготавливающий подъемные краны.
