У вас есть хорошие умные часы? Если есть, то наверняка в процессе выбора вы пытались себя убедить, что это баловство и далеко не предмет первой необходимости, что не очень-то и важно, сколько там сна и какого он качества — всё по состоянию ясно, а шаги и смартфон посчитает. Ну а гребки в бассейне, лестницы, спортзал — зачем считать, есть нагрузка и есть… А так ли они вам нужны? И только купив умные часы и прожив с ними несколько недель, вы осознаёте: а как раньше-то было?! Сколько благотворных изменений они принесли в жизнь, сколько нового вы узнали о своём профиле активности, какие возможности исправления проблем и закрепления успехов стали очевидны! И всё, скорее всего дальше без смарт-часов уже не получится ощущать свою жизнь такой же качественной.
Я неслучайно провожу аналогию CRM и умных часов: CRM-система для компании и есть умные часы, которые точно так же снимут данные, проанализируют и помогут обнаружить проблемы и выбрать самые удачные пути развития. Причём не по ощущениям и не с помощью интуиции, а на базе реального профиля работы вашей компании как единого организма.И точно так же без CRM вы уже не сможете: причём не важно, руководитель вы, подчинённый или менеджер.
Так а в чём подвох? Подвох в том, что любые самые умные часы бесполезны, если вы лежите на диване или сидите за ПК 20/7 + 4 на сон. С CRM то же самое.
Мы немножечко подглядываем, как идут дела у конкурентов: так вот, среди прочих аргументов мы слышали, что, например, CRM не нужна адвокатским конторам (потому что это союз независимых работников) или компаниям с монопольным положением на рынке (клиенты в безвыходной ситуации, они и так купят). Эти аргументы приводятся с целью вызвать симпатию покупателя CRM: смотрите, мы не всем навязываем, а предлагаем вам, потому что вам нужно. Вот если бы вы были адвокатской конторой или РАО "ЕЭС России" или РЖД, вот тут бы мы к вам с CRM не сунулись… Честно — мы бы тоже не сунулись, но по другим причинам. Но это не значит, что перечисленные компании не нуждаются в CRM/ERP — и если целесообразность CRM-системы в "ЕЭС России" действительно сомнительна (там особая специфика ИТ-инфраструктуры), то остальным CRM показана: есть клиенты, есть маркетинг, есть продажи и допродажи, есть бонусные программы и вернувшиеся клиенты — значит, CRM однозначно нужна (на практике так и есть).
Если опуститься с небес на землю и обратить взгляд на малый и средний бизнес, то именно здесь есть ситуации, когда CRM-система не то что не нужна, а преждевременна, то есть может не принести эффекта. И это гарантированно не суперуспешные компании, а организации, которые работают довольно сумбурно. Давайте посмотрим, что для них характерно.
Стихийные продажи и ситуация войны всех против всех
Такое положение дел можно обнаружить во множестве оптовых компаний, компаниях-дистрибьюторах и т.д. — то есть в тех, где нет своего производства и цикл продаж никак не увязан с циклом изготовления товара. Если в компаниях полного цикла (заводы, ИТ-компании, лёгкая промышленность и проч.) продажникам трудно «грабить караваны» (им над душой встанут производственники или разработчики), то в компаниях-перепродажниках каждый сам за себя и главная задача: сделать объём, урвать своих VIP-клиентов и тщательно их окучивать. В дело идёт всё: откаты, взятки, договорённости и угрозы, лишь бы продать и прослыть самым эффективным менеджером по продажам, чтобы потом вместе с клиентской базой свинтить к конкурентам, тем самым увеличив свою стоимость (личный доход). Кстати, такие истории касаются и ИТ-сферы: бардак может твориться в аутсорсинговых компаниях, системных интеграторах с разрозненным управлением, у дилеров и партнёров поставщиков ПО, а также в сервисных организациях.
Почему в таких компаниях будет активное сопротивление внедрению CRM?
CRM-система неизбежно централизует клиентскую базу (не вносить данные не вариант — руководитель спросит, над чем вы работаете и почему нет логов и информации в системе). Централизованная база принадлежит исключительно компании, а не сотрудникам, и значит, наработанные за деньги компании контакты перестают быть козырем в руках (личной собственностью) каждого конкретного менеджера, а становятся активом компании.
Хорошая CRM связывает документы, сделки, склад и логистику (а то и производство) — в таких условиях отгрузить что-то в обход компании или организовать серую схему довольно затруднительно, особенно если руководитель уделяет CRM значительное внимание и мотивирует сотрудников всех подразделений работать в единой программе.
CRM-система — это контроль. Нет, это не тот случай, когда система снимает ваш трафик, все открытые программы и действия (так называемый bossware). Это контроль сделок и продаж: по объёмам, суммам, товарам и т.д., а также возможность записи и прослушивания телефонных переговоров через рабочую IP-телефонию.
Конечно, если менеджер захочет кинуть компанию, он это сделает: сольёт базу, несмотря на защиту и подписанные документы, попросит сисадмина удалить логи или незаметно сделать бэкап за долю от «выгодной сделки», не внесёт самые критичные данные и проч. Увы, пока ни одна программа и ни один робот не смогли победить человеческий фактор. Однако в целом внедрение CRM способно навести порядок в рядах отделов продаж таких компаний — но без потерь, скорее всего, не получится.
Бизнес-процессы, которые не стали стандартом для компании
Это менее радикальная, но более распространённая ситуация. Более того, отсутствие описанных и отрефакторенных бизнес-процессов в малом и среднем бизнесе — вариант нормы, скорее трудно найти компанию, где они есть. В компаниях есть какие-то нерегламентированные процессы, которые проходят и ладно: где-то не соблюдаются сроки, где-то возникают провалы с качеством или коллизии в отношениях между подразделениями, но в целом компания работает и зарабатывает. Более того, нередко руководители и сотрудники рассматривают формализацию и автоматизацию бизнес-процессов как бюрократию и первый шаг к авторитарному стилю управления. Почему анархия и распущенность в бизнесе приравнивается к демократии — непонятно, но без фиксированных процессов очень плохо: срываются сроки, размывается ответственность, возникают проблемы с координацией задач и использованием ресурсов.
Как будет выглядеть внедрение CRM в компании с такой ситуацией?
Внедрение может оказаться удачным и эффективным, но в целом использование CRM-системы будет лоскутным, не комплексным — а это значительно снижает её ценность и продуктивность сотрудников.
Вот что произойдёт:
не будет единого стержня, связывающего мелкие взаимодействия внутри компании — все операции будут дискретными, связи случайными и слабыми;
ответственные, не привязанные к срокам и этапам процессов, не сильно изменят свой стиль работы — они встроят в привычный ритм использование CRM, но качественно всё останется на прежних местах;
в компании по-прежнему будут коллизии в оперативной работе: пересечения функций, двойная работа, лишняя работа и т.д., а на достижение договорённостей и согласования будет уходить время.
Бизнес-процессы, автоматизированные в CRM-системе, как единый стержень держат всю оперативную работу компании и делают деятельность абсолютно управляемой, причём не только со стороны руководителя. Важно, что автоматизированные, регламентированные бизнес-процессы развязывают руки сотрудникам: каждый отвечает за свою работу, может легко обратиться к «забуксовавшему» коллеге и не метаться в поисках правых и виноватых.
Отказ от использования аналитики
Одна из основных ценностей CRM-системы — накопленные в ней данные: о товарах и услугах, сделках, продажах, клиентах и их потребностях, дозаказах и проч. Комплекс этой информации помогает строить стратегию компании и оценивать результаты работы каждого менеджера и всей организации в целом. Однако, если компания пренебрегает любой аналитикой, то и цифры в CRM не станут предметом особого интереса. Бывает так, что в компании есть 1С, биллинг, аналитические сервисы (BI), сайт обвешан счётчиками, но при этом ни один из сотрудников не собирает и не использует данные для своей работы. Это плохой симптом, который рано или поздно приведёт компанию в тупик: увы, никакая интуиция самого талантливого руководителя не справится с управлением, если путь к бизнес-целям не подкреплён цифрами и анализом.
Что будет, если внедрить CRM-систему в компании, где пренебрегают аналитикой?
Оперативная работа пойдёт своим чередом: данные о клиентах и сделках будут вноситься и накапливаться, менеджеры будут использовать «верхний слой» данных (контакты, данные о сделках, справочники для оформления документов и выставления счетов, информацию о задолженности и проч.).
Обойти аналитику не получится: прежде всего, возникнет интерес к воронкам продаж как инструменту оценки менеджеров, затем станет интересно сравнивать план и факт продаж по количеству и суммам, чуть позже компания придёт к KPI и тогда аналитика заиграет другими красками.
Постепенно CRM-система заработает на полную мощность.
Однако огромный недостаток такой ситуации — слишком поздний старт полноценного функционирования CRM в компании. Мы в статьях нередко говорим, что постепенное внедрение — лучший способ внедрения системы в компании, но речь идёт о постепенном внедрении сразу всего программного комплекса, с возможностью решения разнонаправленных задач. Если в апреле 2021 начать использовать планировщики и сделки, в сентябре 2021 дойти до воронки продаж, а в июне 2022 года подойти к бизнес-процессам и KPI, то по факту окупаемость CRM растянется на долгое время, а сама система приведёт к росту продуктивности как раз к концу 2022 года. Это очень плохой сценарий, поэтому сотрудники и руководство компании перед внедрением должны принять новые правила игры и понять, что если они пришли к необходимости покупать CRM, значит, изменения назрели. И речь идёт не о том, что компания должна подстроиться под CRM — ни в коем случае! — она просто должна настроиться на внедрение по целям.
Нет потребности экономить время
Есть люди, которые собираются жить вечно, а есть такие компании: рабочее время в них тратится на неспешное решение задач, пиво по вечерам, сложные разговоры о футболе и политике. Это могут быть небольшие монополисты (единственный поставщик чего-то редкого в регионе), продавцы популярных товаров и услуг, которые всё равно приобретут и т.д. Как правило, это совсем маленькие компании на 2-3 человека, где прибыль извлекается ради фана и чтобы хватило на жизнь сотрудников. Вот этим CRM-система не поможет, пока они не захотят пересмотреть положение дел и не решат делать деньги, а не играть в бизнес. Оставим их наедине с пороками.
А есть довольно большие компании, которые могут нанять много сотрудников и сделать время резиновым: в таких компаниях за один процесс могут отвечать 2-3 человека, притом что этот процесс мог бы стать лишь частью обязанностей одного сотрудника. Раздутый штат не так плох, как кажется: с одной стороны, он увеличивает затраты, с другой — страхует процессы от «выпадания» отдельных сотрудников. Казалось бы, CRM-система в такой компании легко решила бы большинство проблем: наладила оперативную работу, оптимизировала время, упорядочила управление временем каждого сотрудника. Тем не менее, такие компании (и чаще всего именно руководители) опасаются внедрения CRM: они понимают, что система окончательно обнажит все косяки управления и в конечном итоге придётся сократить персонал и получить крайний негатив внутри компании.
Действительно, в таких компаниях CRM с первых дней работы оптимизирует задачи и кажется, что уже и не нужны «лишние» сотрудники. Однако грамотный управленец знает, сколько стоит найти сотрудника, адаптировать, обучить его и внедрить в процессы, а значит, делегирует CRM-системе расслабленное составление первички и оформление прайс-листов, которое делалось в три лица, а силы и опыт сотрудников направит на задачи интенсивного роста и работу с клиентами. И времени станет хватать абсолютно на всё.
Сложная, отъедающая время рутина
Есть компании-творцы, в которых со всех сторон дует ветер добротного стартап-гаража: это креативные агентства, рекламщики, конечно же, ИТ-компании и т.д. Работа кипит, рутина если есть, то всегда разнообразная (например, тестирование). А есть компании, которые продают товары или оказывают услуги, которые предполагают тысячи микротранзакций, тонны бумаг, документов, переписки, звонков. И это не только банки и кредитные организации, это и компании связи, и оптовые компании, и офисы провайдеров… Их действительно много. В этих компаниях есть сотрудники, которые выполняют нестандартные, массивные задачи (их мало) и есть огромное количество канцелярии, менеджеров по продажам и по работе с партнёрами, выездных менеджеров и т.д. Всё, что они делают, это рутина, точнее даже рутина и есть их работа.
В случае внедрения CRM получается та же самая история, что пунктом выше: освободившись от рутины, сотрудники становятся ненужными — и они до последнего будут сопротивляться внедрению новой системы, способной их заменить. Выход тот же самый: перепрофилировать сотрудников и пересмотреть, как можно выстроить работу компании с учётом того, что высвободилось много человеческих ресурсов.
Отсутствие устойчивой модели (моделей) продаж
Хотите вы этого или нет, но практически каждая компания продаёт то, что она производит (от софта до услуг поддержки) или продаёт то, что она купила у производителя (дилеры, оптовики, магазины, салоны и т.д.). И продажи обязательно происходят по какой-либо модели: сложные продажи, проектные продажи, онлайн-продажи, продажи через контекстную рекламу и проч. А есть те, кто руководствуется девизом: «никто нас не собьёт с пути, нам всё равно куда идти»: они продают везде и по-всякому, им не важно, что ответит клиент по телефону, как пройдёт встреча и т.д. Это абсолютно стихийный подход к продажам. Как правило, это свойственно небольшим компаниям, которые работают по схеме «купи-продай». CRM-система в том виде, в каком они существуют сейчас (универсальные многофункциональные решения) им будет только мешать и отниматься время: ввиду разрозненности продаж аналитика будет бестолковой, воронка продаж и KPI — бессмысленными. Всё, что им нужно от CRM, это максимум управление контактами и ведение сделок (что, конечно, уже немало). Но всё же не стоит автоматизировать бардак — компания либо должна меняться и развиваться технологично и с учётом своего опыта, либо продолжать жить на рынке так, как есть. Рано или поздно такой подход, конечно, выйдет боком — но эти рассуждения уже лежат вне пределов обсуждения CRM-систем.
Конечно, если вы себя узнали, не стоит выдыхать и думать, что у вас в компании всё именно так устроено не устроено и можно не думать о CRM-системе, не мучаться с выбором и внедрением. Проблема в том, что перечисленные ситуации как все вместе, так и по одной — признаки кризиса компании, глубинных проблем внутри неё. В таких условиях случиться может что угодно: саботаж сотрудников, текучка кадров, кража клиентской базы, уход ключевых клиентов и менеджеров к конкурентам. Когда в компании нет мало-мальской организационной культуры, держаться в ней не за что: сотрудники работают каждый сам за себя и на себя, им так удобно и выгодно. Именно в этом лежат корни активного сопротивления внедрению CRM-системы со стороны руководителей отделов продаж и менеджеров среднего звена в некоторых компаниях: CRM крайне быстро может вывести на чистую воду серые схемы, левые сделки, «персональных» клиентов с откатами и проч. Если руководитель в таких компаниях проявит волю, продавит внедрение и настоит на строгом ведении клиентской базы, он либо узнает много нового о своих сотрудниках, либо останется в блаженном неведении, потому что они в панике свалят (часто вместе с клиентской базой и всеми выстроенными отношениями). Дикая, но не редкая ситуация.
