Вопрос автоматизации работы техподдержки встает перед любой компанией со штатом сотрудников от 100 человек. Обращения пользователей становятся слишком многочисленными, чтобы можно было их не регистрировать каким-либо образом.  После того, как решена задача фиксации обращений внешних клиентов или внутренних пользователей, появляются идеи сервис-ориентированного подхода, контроля SLA (параметров предоставления услуги), управления активами, планирования ресурсов, учета трудозатрат, управления подрядчиками, повышения лояльности и т.д. Еще одной причиной автоматизации является, безусловно, простота обеспечения масштабируемого роста организации, например, по количеству внешних контрактов или поддерживаемых сотрудников.



Опросив более 400 клиентов, аналитики Forrester обнаружили, что в среднем 30% недовольны ITSM-решениями, которые используются в их компании. При этом среди тех, кто пользуется SaaS-решениями недовольных только 12%.

Нам нравится подобная статистика, но мы не можем быть в данном вопросе полностью объективными. Год назад мы представили свое облачное Service Desk решение ITSM365, созданное на базе промышленной платформы Naumen Service Desk.  С другой стороны, наша команда более 10 лет занимается ITSM-решениями, что позволяет нам выделить преимущества и недостатки различных классов таких решений.  Предлагаем видение команды ITSM365 на Service Desk решения, их категоризацию и критерии сравнения, применимые для компаний с небольшими ИТ-службами (до 25 ИТ-специалистов). В больших компаниях критерии и категории будут существенно отличаться.

С чего начинать? С изучения основ ITIL или с внедрения практик ITSM (сервисного подхода) и их автоматизации? Такой вопрос возникает почти у каждой организации и в большинстве случаев ответ на него дается неверный — в пользу выбора средства автоматизации и старта работы «по-новому». Сегодня ITIL и сервисный подход — основной язык управления ИТ-службами. Процессы, услуги, инциденты, проблемы, SLA, CMDB и т.д. — это все терминология ITIL, которую применяют ИТ-шники никогда не изучавшие сервисный подход. Можно внедрять ITSM инструменты, не углубляясь в тонкости методологии, но если понимать что и почему ты делаешь, то вероятность успеха значительно увеличивается. Давайте поймем, как увеличить успех от внедрения ITSM решений?

 «Если автоматизировать хаос — получится автоматизированный хаос»

Многие уверены, что стоит только внедрить ITSM продукт и процессы станут эффективнее. Проблема заключается в том, что внедрить ITSM-решение недостаточно, необходимым условием успешного ITSM-проекта является выстраивание работы ИТ-службы в соответствии с ITSM-подходом.

Чем отличаются ИТ-системы, предназначенные для внутренней ИТ-службы от ИТ-систем для аутсорсеров и других внешних компаний, предоставляющих поддержку и ИТ-услуги? У ИТ-службы обычно складываются неформальные доверительные  отношения с клиентом. В итоге у ИТ-службе могут «простить» и некоторого несоблюдения качества ИТ-сервисов и даже серьезные ошибки. Зато ИТ-служба имеет возможность заниматься автоматизацией «вглубь», используя в полной мере процессы ITIL и функционал Service Desk решений.



ИТ-аутсорсинговая компания работает как минимум с 2-3 разными клиентами, предоставляя каждому свои наборы услуги и возможно свои SLA. Сотрудник службы поддержки, принимая заявку от клиента, должен знать, какие услуги и с какими параметрами предоставляются этому клиенту, требуется ли дополнительное согласование работ и бюджетов и т.п. При этом внешняя ИТ-компания на площадке клиента управляет только базовыми процессами ITIL, такими как управление инцидентами, проблемами, изменениями и т.п. Все остальное требует намного большей зрелости отношений между ИТ и бизнесом. В результате ИТ-компании используют довольно ограниченный функционал HelpDesk решений.
Что же хочет получить от HelpDesk решения небольшая ИТ-компания?

ITIL[1] — библиотека книг в которых подробно и всесторонне описываются различные «хорошие» практики управления ИТ-услугами (IT Service Management). У книг ITIL разные авторы, описанные в них процессы и рекомендации никто между собой не согласовывал, так что любимый тезис специалистов по ITIL — ITIL нельзя внедрить, только адаптировать. Логическим выводом из этого будет то, что ITSM-решение нельзя получить из коробки.

Прежде, чем запустить Service Desk и завести первые тикеты, вам придется сначала получить сертификат по ITIL, пройти обучение по выбранному ITSM-продукту, пригласить консультантов, потратить несколько месяцев и несколько миллионов рублей на проект. Есть, конечно, бесплатные решения, которые можно настроить самому, но голову в процессе настройки придется поломать изрядно. Не лучший подход, особенно для небольшой ИТ-службы с ограниченным бюджетом и ресурсами.

Исходный тезис про необходимость адаптации сам по себе правильный. Конечно, потребуется несколько лет, чтобы обнаружить и автоматизировать несколько десятков процессов, описанных в ITIL. Однако если компания вообще не сталкивалась с ITIL и ITSM, то ни большей части этих процессов, ни какой-либо потребности в них у нее просто еще нет.

В реальности с чего все начинают внедрение Service Desk? С управления инцидентами или если проще с заведения тикетов. Откровенно говоря, не самый сложный процесс — пришла заявка открыли тикет. Выполнили заявку — закрыли тикет. На этом этапе автоматизации вникать в теоретические сложности и особенности системы не требуется.

В рамках сообщества руководителей ИТ-подразделений Смартсорсинг мы провели опрос, посвященный тонкостям взаимодействия ИТ и бизнеса при реализации инфраструктурных проектов. В опросе приняло участие около 150 человек. Судя по ответам, глубина взаимного непонимания между ИТ и бизнесом в России значительно больше, чем на Западе. Впрочем, темы отношения ИТ и бизнеса в российских ИТ-сообществах вообще пока не вызывают энтузиазма. Со стороны бизнеса нередко встречается такое же прохладное отношение к ИТ. Понятно, что без ИТ-систем ни одна компания работать сегодня не может, но «хорошо, если компания выдержит внедрение какой-либо ИТ-фенечки из трех букв», как сказал на одной из ИТ-конференций Дмитрий Потапенко, один из самых ярких представителей российского бизнеса. Наш опрос выявляет различные технические и организационные проблемы, с которыми можно и нужно бороться. И лучше это делать на ранней стадии, пока ситуация окончательно не зашла в тупик.



На одно и то же ИТ-решение всегда существует несколько точек зрения. Обычно принято противопоставлять взгляд маркетинга, продающего это решение, и бизнеса, его покупающего. Но, на мой взгляд, маркетинг уже давно говорит с бизнесом на одном языке, иначе бы маркетологи не имели бы того влияния, которое у них есть в современном мире. Зато руководители ИТ-отделов, а также представители многих ИТ-компаний больше интересуются своими технологическими игрушками, чем задачами предприятий с которыми работают. В результате возникает явный  конфликт интересов между бизнесом и ИТ-отделом, который в итоге превращается в проваленные ИТ-проекты, неработающие ИТ-продукты и в прочие «радости».

Компания Naumen открыла публичный доступ к своему новому он-лайн сервису ITSM 365 — SaaS инструменту автоматизации работы ИТ-отдела, ориентированному на малый и средний бизнес. Сервис позволяет использовать типовые процессы управления ИТ-сервисами для ИТ-отдела из 10 — 30 сотрудников. Сервис позволяет компаниям перейти к управлению ИТ-сервисами на основе практик ITSM без долгого и дорогостоящего внедрения.

На Хабре уже неоднократно поднималась тема использования лучших практик ITIL для «улучшения климата» работы ИТ-специалистов в небольших компаниях. Первый и главный совет обычно — внедрение в соответствии с рекомендациями инструментария управления заявками в техническую поддержку пользователей. Главным образом такой подход позволяет перевести неприятные разговоры с бизнесом о полезности ИТ-службы на понятный обоим язык, как говориться, раскрыть карты и показать, что системные администраторы, на самом деле, целый день действительно заняты исполнением пожеланий бухгалтерии, администрации и т.п.


Дальше — больше. Инструментарий ITSM позволяет посмотреть на весь формализованный процесс технической поддержки на другом уровне масштаба и оценить, нет ли во всем этом каких-то неприятных закономерностей? Не требуют ли те или иные части ИТ-инфраструктуры регулярных обращений к специалистам? В конце концов, после планомерного описания средствами соответствующего инструментария они позволяют ответить на глобальный вопрос: «а что вообще происходит в этой ИТ-инфраструктуре?».

Считается, что в вопросах внедрения практик ITSM в среднем по бизнесу наша страна на несколько лет отстает от Запада. Причем, проблема здесь даже не в менталитете или особенностях бизнес-процессов именно в нашей стране. Для каждого формата бизнеса есть свои вполне объективные причины, побуждающие руководителей медлить с переходом к сервисному управлению и, соответственно, повышению эффективности процессов.

Все начинающие предприниматели задаются одними и теми же вопросами. Некоторые из тих вопросов довольно простые,  часть вопросов актуальна для новичков, но в дальнейшей работе знание правильного ответа уже не пригодиться. Однако, часто задав вопрос опытному предпринимателю можно избежать некоторых ошибок на первых шагах в бизнесе. К сожалению, не существует правильных ответов на самые сложные вопросов, но и тут могут помочь рекомендации и собственный опыт тех, кто уже сталкивался с аналогичными проблемами. Помогут ли они вам? Вполне возможно. По крайней мере, вы будете знать, что сработало в похожей ситуации.
Около трети участников сообщества Смартсорсинг являются собственниками, совладельцами или руководителями небольших ИТ-компаний. За три года существования сообщества, некоторые постоянные участники успели пройти путь от новичков в бизнесе до вполне успешных ИТ-предпринимателей. У нас достаточно «менторов», готовых обсудить самые разные проблемы и ситуации. Собственно вновь зарегистрировавшиеся участники сообщества ежемесячно задают тот или иной вопрос о первых шагах в ИТ-бизнесе. Формулировки могут отличаться, но смысл остается одним и тем же. За три года у нас накопились десятки подобных обсуждений и сотни ответов.


Мы подвели итоги этих обсуждений в мини-книге «Как начать свой ИТ-бизнес». Мы надеемся, что она даст ответ на множество вопросов, предпринимателей, начинающих бизнес связанный с ИТ-аутсорсингом и сервисным обслуживанием компьютеров. Впрочем, все остальные также найдут в ней немало полезного. А самое главное — у этой книги несколько десятков авторов, т.к. большая часть ответов дана участниками сообщества.

Традиционная модель хелпдеск требует от пользователя и от техподдержки слишком много шагов:

1. Пользователь звонит в поддержку / заполняет форму с описанием инцидента. Точность описания тут полностью зависит от компетенции пользователя, которая часто не высока, а иногда слишком высока, что тоже не лучший вариант.
2. Сотрудник поддержки начинает/продолжает заполнять форму с описанием инцидента. Никакие организационные меры не позволяют свести к нулю количество заявок в которых инцидент описан недостаточно, неверно или не описан вовсе.
3. Только после этого начинается реальная работа по диагностике и устранению инцидента.

Очевидно, что в этой схеме первые два шага лишние и избыточные. Не удивительно, что и пользователи и сотрудники техподдержки всеми силами стремятся увильнуть от почетной обязанности заполнения заявок. Мы придумали, как без них можно обойтись.

Те, кто занимается развитием технологического бизнеса (разработка ПО, интернет-сервисы и т.д.), наверняка читали такие книги, как «Преодоление пропасти» и «Внутри торнадо» авторства Джефри Мура. Из этих книг читателю известна модель жизненного цикла технологий на рынке (хотя сама модель появилась раньше, в книге другого автора, чего сам Мур в своих произведениях не скрывает).

Если вам эти книги не знакомы, то модель легко понимается по схеме (взята с сайта www.techlifecycles.com):

Добрый день, Хабраюзер! Ты же знаешь, что хорошие системы автоматизации нужны для того, чтобы упростить жизнь пользователям? Например, ускорить процесс или улучшить взаимодействие между участниками какого-либо процесса.

Наш SmartNut (SaaS Service Desk система для поддержки клиентов ИТ-компаний) — хорошая система автоматизации, которая упрощает жизнь. По крайней мере, мы все делаем для того, чтобы она была таковой. Мы уже писали на Хабр, что научили SmartNut автоматически разбирать электронную почту из ящика технической поддержки и регистрировать на основе этого тикеты. А на днях в SmartNut-е окончательно появился полноценный личный кабинет клиента, доступный через web.

Если коротко: теперь вы можете предоставить контактным лицам ваших клиентов доступ в web-кабинет, где они смогут подавать новые заявки, смотреть старые и переписываться в комментариях с инженерами и сотрудниками вашей компании.

Если подробно — под хабракат.

Привет Хабр!

За 2011 год сообщество руководителей ИТ-компаний Смартсорсинг выросло в 3 раза по посещаемости, количество участников достигло 6000 человек, участники добавили более 1000 новых статей, оставив к ним более 6000 комментариев. Но это все статистика. Самое интересное, чем мы хотим поделиться — это вебинары для ИТ-бизнеса, проведенные в сообещстве за год.

Частично мы уже публиковали записи на Хабре. Но в этом посте под катом мы собрали ссылки на записи всех вебинаров, что провели за год. Читайте и смотрите без регистрации в любое удобное время.

Привет, хабрадруг. Считаешь ли ты, что waterfall (каскад) при разработке ПО — это единственный расово-верный подход? Да или нет — спеши под кат.

На этой неделе вышел очередной релиз SmartNut-а — Service Desk системы для ИТ-компаний и ИТ-отделов.

Самое приятное из новостей: теперь появилась возможность автоматической обработки писем, приходящих на email техподдержки, и регистрация на основании этих писем заявок от пользователей/клиентов.

Так же появилось общее для аккаунта компании файловое хранилище, куда можно «складывать» техническую документацию, регламенты и все остальное, что требуется.

Под хабракатом — подробнее и в деталях.

Привет, Хабр! Я — один из команды разработчиков SmartNut, web-сервиса для небольших компаний, занимающихся поддержкой и it-аутсорсингом. Мы гордимся тем, что мы делаем и ничуть не меньше тем, как мы это делаем. Хочу поделиться с вами историей из реальной жизни на тему code review.

Все люди внутри перфекционисты. Если Вы не видите этого в человеке, то это совсем не означает, что этого в человеке нет. Возможно, у себя дома у него идеальный порядок, хотя код он пишет и не очень. Другой же наоборот, может держать порядок в коде или в машине, но где-то попустительствовать в отношении себя.
Однако, проще всего найти перфекциониста в отношении к окружающим. Очень просто требовать идеального выполнения работы, конечно, если ты сам знаешь как её хорошо делать.

Привет Хабр!

Наконец-то мы можем заявить об официальном релизе системы SmartNut — удобной системе класса Service Desk, ориентированной на небольшие ИТ-компании, основной бизнес которых связан с предоставлением ИТ-услуг клиентам (абонентское обслуживание ПК, 1С-ники и т.д.). Впрочем, система подойдет и для небольших ИТ-служб.

В этом посте подробнее о возможностях системы, планах развития и ценах (спойлер: в довольно широком диапазоне использование бесплатно).

Сегодня мы провели вебинар, посвященный пресловутому Закону о защите персональных данных (РФ). Ведущий вебинара Евгений Царев (автор более 10 исследований, 50 статей и 300 публикаций и комментариев в СМИ по информационной безопасности) рассказал о новых моментах в законодательстве, а также ответил на множество вопросов участников.

Запись и презентация в открытом доступе доступны по ссылке.

Привет, Хабр!

Около полугода назад мы публиковали пост со ссылками на записи вебинаров для ИТ-бизнеса, которые проводились в рамках портала Смартсорсинг.

За прошедшие полгода мы провели ещё немного вебинаров, записями которых делимся с вами:

1. Введение в Lean и Agile. Ведущий: Никита Филиппов из компании Scrumtrek. Ссылка на запись уже публиковалась на Хабре отдельно, но пусть будет и в общем списке. Смотреть...
2. Как российские ИТ-компании могут зарабатывать на Windows Azure. Ведущий: Дмитрий Мартынов из Microsoft. Смотреть...
3. Как продавать ИТ-консалтинг. Ведущий: Евгений Калинин, автор известной в ИТ-бизнесовых кругах книги «RTFM. Книга по ИТ-аутсорсингу». Смотреть...
   
4. Как зарабатывать на заказной разработке ПО. Ведущий: Вадим Митякин, директор компании ГАЛС Софт. Смотреть...
   

Кстати, в этот четверг будет ликбез-вебинар на тему закона о защите персональных данных. Ссылка на регистрацию вот. Те, кто не хочет оставлять свой email могут просто дождаться конца недели. Запись вебинара так же будет доступна в открытом доступе.

Внимательный читатель нашего блога помнит, что вся компания началась с идеи создания системы автоматизации для сервисного бизнеса (ИТ-аутсорсинг, интернет-сервисы b2b, позже осознали, что и внутренние ИТ-службы имеют те же потребности), который будет распространяться по модели SaaS.

Тот самый SaaS, который мы нарекли SmartNUT-ом, сейчас находится в фазе закрытой эксплуатации. Это означает, что сайта красивого пока нет, но все желающие подключится могут подать заявку через гуглоформу на странице-заглушке (на этой же странице заглушке можно коротко почитать про то, что будет в SmartNUT). Так вот, раз уж нет сайта и сервис не запущен в официальный production — нам ничего не оставалось, как пойти на глобальный рынок. Об этом далее и пойдет речь.

В качестве спойлера: речь далее идет об использовании контекстной рекламы Google AdWords на глобальном интернете. И в качестве дисклеймера: мы понимаем, что это не единственный способ поиска потенциальных клиентов на глобальном рынке (и, возможно, не самый эффективный — о других способах мы пока не можем судить). Ну и ещё — мы ни разу не являемся гуру по части управления контекстной рекламой.

28 мая мы провели Неконференцию *aaS предпринимателей, на которую пришло более 150 человек, чтобы послушать 19 рассказов о ведении облачного бизнеса в России и СНГ.

Наконец-то, спустя 2 месяца, мы получили видеозаписи всех рассказов, а так же стенограмму к каждому из них. И сегодня предлагаем вам список ссылок с аннотациями к каждому рассказу.

Приятного просмотра!

Лето — не самое традиционное время для получения новых знаний (хотя, все люди разные). Но в самый его разгар, 14 июля, мы с компанией ScrumTrek организуем бесплатный он-лайн вебинар на тему современных подходов к организации процессов разработки программного обеспечения.

Основные темы вебинара:

• Что приходит на смену старым (каскадным) подходам к разработке ПО?
• Чем Agile и Lean отличаются от традиционных подходов?
• На чем и на каких принципах основаны данные подходы?

Итого: 14 июля 2011 года (четверг), Никита Филиппов (ScrumTrek) проводит вебинар «Современные подходы к организации процессов разработки ПО: Lean и Agile». Начало в 11:00 (по Москве), продолжительность ~1 час 15 минут (в т.ч. с сессией ответов на вопросы).