В предыдущих статьях было рассказано о системе электронного документооборота easla.com и о том, как можно быстро начать с ней работать на примере одного процесса и одного пользователя. Тем, кто заинтересовался, наверняка интересно узнать, как организовать работу с системой всех пользователей организации. Особенный акцент сделан на совместителях — специально для сервисных компаний (service desk и help desk).
В easla.com зарегистрированный пользователь — это администратор, пользователь созданный администратором — это сотрудник, а сотрудник работающий в нескольких организациях — это совместитель! Заинтриговал?
В любой системе, предполагающей многопользовательский доступ, существуют свои способы управления пользователями. Не исключением является и easla.com, в ней все немного необычно и серьезно. Но прежде всего, надо разделить понятия администратор и пользователь.
Администратор – это пользователь easla.com, который может самостоятельно зарегистрироваться в системе и управлять организацией из под своей учетной записи. Администратор может создавать организации, процессы, объекты, виды в режиме администратора. Переключиться в режим пользователя администратор может только под учетной записью доверенного пользователя.
Пользователь – это пользователь easla.com, который не может самостоятельно зарегистрироваться в системе, его должен добавить в соответствующую организацию администратор. Пользователь может работать только в режиме пользователя.
Как наверняка стало понятно из определений, самый простой способ наполнить организацию сотрудниками, которые будут входить в easla.com – это добавить каждого пользователя индивидуально. В разделе меню «Пользователи» находится соответствующая команда.
Обязательными атрибутами при добавлении пользователя являются: фамилия, имя и логин. После добавления пользователя, он остается блокированным до тех пор, пока сам пользователь не активирует свою учетную запись с помощью гиперссылки в письме активации полученном на указанный при регистрации эл. адрес. В том редком случае, когда у пользователей нет эл. почты, администратор вынужден сам разблокировать каждого добавленного пользователя.
После создания пользователя нужно сразу изменить его пароль (изначально он пустой). В противном случае, пользователь не сможет войти. Пустой пароль не принимается. При каждой смене пароля пользователь блокируется и ему на эл адрес отправляется письмо с информацией о логине и ссылкой для активации уч. записи.
Каждый пользователь обладает большим числом атрибутов, позволяющих не только указать его фамилию, имя и отчество, но и все координаты: телефоны, эл. почтовые ящики, skype и т.п. Всего порядка пятнадцати атрибутов!
Пользователь может находиться в своем часовом поясе и обладать индивидуальными настройками разрешений для авторизации: авторизация easla.com, авторизация через домен, авторизация через аккаунты в соцсетях.
Любой пользователь может быть совместителем в неограниченном количестве организаций. Как в жизни, когда у сотрудника может быть основное место работы, и он может одновременно быть совместителем в одной и более организациях. В том случае, если администратор управляет всеми этими организациями, а сотрудник занимает в них определенные роли, администратор может настроить easla.com так, чтобы сотрудник входил в систему под уч. записью основной организации, но видел в списке процессы всех организаций, в которых он работает (подробнее ниже).
В том случае, если в организации существует домен, поддерживающий обращение по протоколу LDAP, можно выполнить импорт пользователей в easla.com из домена. Но прежде, нужно на стороне домена создать уч. запись с правами доступа к информации о пользователях и организовать удаленный доступ к домену. Как именно, администратор домена решит для себя сам. На стороне easla.com останется только указать IP сервера, LDAP путь и другие параметры для получения списка доступных пользователей. После настройки, связь с LDAP можно проверить. При удачном соединении с доменом, появится список доступных для импорта пользователей. Теперь можно переключиться в раздел меню «Пользователи» и выбрать «Импорт из LDAP». Импортированные из домена пользователи могут входить в easla.com используя доменный логин и пароль (редкость для онлайн системы)!
Каждый пользователь самостоятельно может добавить к своей уч. записи аккаунты соц. сетей, выбрать одну из тем оформления или сменить пароль. В профиле пользователя можно видеть не только контактную информацию, но и в какие группы он входит и какие роли выполняет.
Характерным примером использования совместительства является аутсорсинговая компания. Например, сервисная аутсорсинговая компания, продает и обслуживает широкоформатные принтеры. По роду ее деятельности, ей необходимо управлять инцидентами, возникающими с оборудованием на стороне клиентов. Очевидным решением является организация «горячей» телефонной линии, по которой будут приниматься все обращения. Принятые инциденты, как рекомендует ITIL, необходимо зарегистрировать, классифицировать и назначить плановый срок устранения. В этой схеме работы предприимчивый руководитель сразу увидит недостаток. Инциденты можно было бы поручить регистрировать самим клиентам, чтобы они не названивали по телефону и не объясняли на словах, что именно и с чем именно случилось. Телефонная связь бывает некачественная, ненадежная, да и клиенты бывают излишни эмоциональны.
В том случае, если сервисная компания решила автоматизировать бизнес-процессы необходимые для управления инцидентами с помощью easla.com, есть два варианта решения для организации доступа клиентов:
Используя второй подход, сотрудники клиентской организации получат доступ к процессу регистрации инцидентов в таком виде:
Кстати, забегая вперед, скажу, что принимать звонки и управлять инцидентами предоставляемыми в соответствии с сервисными соглашениями в easla.com можно с помощью заимствования процессов: CRM-65 «Звонки», IT-19 «Сервисы», IT-20 «Инциденты». Разумеется, интеграция с IP-телефонией потребует отдельных манипуляций, а уведомления в процессах придется настроить в соответствии с вашими потребностями, но об этом в отдельной статье.
Традиционный способ объединения пользователей по разным признакам – группы. Назначение групп и их состав определяет администратор. Количество групп не ограничено. Настоятельно рекомендуется использовать группы для объединения пользователей по определенным признакам и включать группы, а не пользователей, в роли процессов. В таком случае выстраивается очень стройная и красивая логика.
Группы можно добавить в разделе меню «Группы» командой «Новая группа». Обязательными атрибутами группы являются обозначение и наименование. Обозначение группы удобно использовать для поиска и идентификации группы в скриптах. Наименование отражает назначение группы. Кроме этого, у каждой группы существуют три дополнительных атрибута: первые данные, вторые данные, третьи данные. Это своего рода тэги, позволяющие увеличить количество информации о группе. Скажем, группа объединяющая в себе сотрудников технологического отдела может выглядеть так:
Отдельный способ объединения пользователей по организационному признаку. Отделы похожи на группы, но не могут быть включены в роли. Они применяются для разделения пользователей по организационному признаку в справочнике организации.
При правильной настройке связи с доменом по LDAP и существовании в easla.com всех необходимых отделов с названиями соответствующими отделам в домене, связь импортируемых пользователей с отделами будет создаваться автоматически!
Иерархически упорядоченные должности позволяют классифицировать сотрудников организации по субординационному признаку. В части атрибутов, должности похожи на группы или отделы, но обладают иерархическими связями, которые позволяют выстроить субординационное дерево организации. Должности используются исключительно для классификации пользователей в справочнике организации.
По аналогии с отделами, при правильной настройке связи с доменом по LDAP и существовании в easla.com всех необходимых должностей с названиями соответствующими должностям в домене, связь импортируемых пользователей с должностями будет создаваться автоматически!
Кстати, easla.com позволяет пользователю занимать не одну должность, а несколько. Такое же в жизни тоже бывает!
В easla.com реализован специальный механизм вычисления описания пользователя. Вычисление происходит с помощью скрипта указанного в настройках. По-умолчанию, скрипт формирует описание пользователя по принципу Фамилия И.О.
Администратор может изменить скрипт на свое усмотрение. Скажем, ставить инициалы перед фамилией – И.О. Фамилия, или не указывать отчество – Фамилия Имя. В общем, чтобы было удобно всем, можно настроить так, как надо!
В том редком случае, когда необходимо изменить принцип формирования описания всех пользователей, скажем, было Фамилия И.О., а стало И.О. Фамилия, не придется обновлять описание каждого пользователя в отдельности. В разделе «Все пользователи» присутствуют две сервисные команды позволяющие обновить описание всех или выбранных пользователей разом.
Отдельно обратите внимание на возможность настройки справочника организации. С помощью thisuser()->card можно указать, какие именно атрибуты пользователя использовать для отображения его наименования, а какие для отображения контактных данных.
Список доступных атрибутов описан в руководстве (доступен только для зарегистрированных администраторов).
Разумеется, все атрибуты пользователя доступны в скриптах!
Надеюсь, что теперь каждый администратор сможет легко добавить новых пользователей в easla.com, в том числе, из LDAP, а также распределить их по группам, отделам и должностям. Особенно обращу внимание, что все пользователи easla.com получают справочник организации как само собой разумеющееся. Мелочь, а приятно!
P.S. Все пожелания и замечания прошу смело писать на support@easla.com. Обещаю — ответим всем!
P.P.S. Все любители минусовать — пишите за что минусуете! Обратная связь обоюдно полезна!
В easla.com зарегистрированный пользователь — это администратор, пользователь созданный администратором — это сотрудник, а сотрудник работающий в нескольких организациях — это совместитель! Заинтриговал?
Администраторы и пользователи
В любой системе, предполагающей многопользовательский доступ, существуют свои способы управления пользователями. Не исключением является и easla.com, в ней все немного необычно и серьезно. Но прежде всего, надо разделить понятия администратор и пользователь.
Администратор – это пользователь easla.com, который может самостоятельно зарегистрироваться в системе и управлять организацией из под своей учетной записи. Администратор может создавать организации, процессы, объекты, виды в режиме администратора. Переключиться в режим пользователя администратор может только под учетной записью доверенного пользователя.
Пользователь – это пользователь easla.com, который не может самостоятельно зарегистрироваться в системе, его должен добавить в соответствующую организацию администратор. Пользователь может работать только в режиме пользователя.
Как наверняка стало понятно из определений, самый простой способ наполнить организацию сотрудниками, которые будут входить в easla.com – это добавить каждого пользователя индивидуально. В разделе меню «Пользователи» находится соответствующая команда.
Обязательными атрибутами при добавлении пользователя являются: фамилия, имя и логин. После добавления пользователя, он остается блокированным до тех пор, пока сам пользователь не активирует свою учетную запись с помощью гиперссылки в письме активации полученном на указанный при регистрации эл. адрес. В том редком случае, когда у пользователей нет эл. почты, администратор вынужден сам разблокировать каждого добавленного пользователя.
После создания пользователя нужно сразу изменить его пароль (изначально он пустой). В противном случае, пользователь не сможет войти. Пустой пароль не принимается. При каждой смене пароля пользователь блокируется и ему на эл адрес отправляется письмо с информацией о логине и ссылкой для активации уч. записи.
Каждый пользователь обладает большим числом атрибутов, позволяющих не только указать его фамилию, имя и отчество, но и все координаты: телефоны, эл. почтовые ящики, skype и т.п. Всего порядка пятнадцати атрибутов!
Пользователь может находиться в своем часовом поясе и обладать индивидуальными настройками разрешений для авторизации: авторизация easla.com, авторизация через домен, авторизация через аккаунты в соцсетях.
Любой пользователь может быть совместителем в неограниченном количестве организаций. Как в жизни, когда у сотрудника может быть основное место работы, и он может одновременно быть совместителем в одной и более организациях. В том случае, если администратор управляет всеми этими организациями, а сотрудник занимает в них определенные роли, администратор может настроить easla.com так, чтобы сотрудник входил в систему под уч. записью основной организации, но видел в списке процессы всех организаций, в которых он работает (подробнее ниже).
В том случае, если в организации существует домен, поддерживающий обращение по протоколу LDAP, можно выполнить импорт пользователей в easla.com из домена. Но прежде, нужно на стороне домена создать уч. запись с правами доступа к информации о пользователях и организовать удаленный доступ к домену. Как именно, администратор домена решит для себя сам. На стороне easla.com останется только указать IP сервера, LDAP путь и другие параметры для получения списка доступных пользователей. После настройки, связь с LDAP можно проверить. При удачном соединении с доменом, появится список доступных для импорта пользователей. Теперь можно переключиться в раздел меню «Пользователи» и выбрать «Импорт из LDAP». Импортированные из домена пользователи могут входить в easla.com используя доменный логин и пароль (редкость для онлайн системы)!
Каждый пользователь самостоятельно может добавить к своей уч. записи аккаунты соц. сетей, выбрать одну из тем оформления или сменить пароль. В профиле пользователя можно видеть не только контактную информацию, но и в какие группы он входит и какие роли выполняет.
Совместители
Характерным примером использования совместительства является аутсорсинговая компания. Например, сервисная аутсорсинговая компания, продает и обслуживает широкоформатные принтеры. По роду ее деятельности, ей необходимо управлять инцидентами, возникающими с оборудованием на стороне клиентов. Очевидным решением является организация «горячей» телефонной линии, по которой будут приниматься все обращения. Принятые инциденты, как рекомендует ITIL, необходимо зарегистрировать, классифицировать и назначить плановый срок устранения. В этой схеме работы предприимчивый руководитель сразу увидит недостаток. Инциденты можно было бы поручить регистрировать самим клиентам, чтобы они не названивали по телефону и не объясняли на словах, что именно и с чем именно случилось. Телефонная связь бывает некачественная, ненадежная, да и клиенты бывают излишни эмоциональны.
В том случае, если сервисная компания решила автоматизировать бизнес-процессы необходимые для управления инцидентами с помощью easla.com, есть два варианта решения для организации доступа клиентов:
- Сотрудников обслуживаемых организаций зарегистрировать в easla.com как сотрудников сервисной компании. Наиболее очевидный и простой подход.
- Сотрудников обслуживаемых организаций зарегистрировать в easla.com как сотрудников обслуживаемых компаний и сделать совместителями в сервисной компании. Несколько более сложный подход. Выгоден в том случае, если клиентская компания уже использует или потенциально может использовать easla.com для автоматизации своих бизнес-процессов.
Используя второй подход, сотрудники клиентской организации получат доступ к процессу регистрации инцидентов в таком виде:
Кстати, забегая вперед, скажу, что принимать звонки и управлять инцидентами предоставляемыми в соответствии с сервисными соглашениями в easla.com можно с помощью заимствования процессов: CRM-65 «Звонки», IT-19 «Сервисы», IT-20 «Инциденты». Разумеется, интеграция с IP-телефонией потребует отдельных манипуляций, а уведомления в процессах придется настроить в соответствии с вашими потребностями, но об этом в отдельной статье.
Группы
Традиционный способ объединения пользователей по разным признакам – группы. Назначение групп и их состав определяет администратор. Количество групп не ограничено. Настоятельно рекомендуется использовать группы для объединения пользователей по определенным признакам и включать группы, а не пользователей, в роли процессов. В таком случае выстраивается очень стройная и красивая логика.
Группы можно добавить в разделе меню «Группы» командой «Новая группа». Обязательными атрибутами группы являются обозначение и наименование. Обозначение группы удобно использовать для поиска и идентификации группы в скриптах. Наименование отражает назначение группы. Кроме этого, у каждой группы существуют три дополнительных атрибута: первые данные, вторые данные, третьи данные. Это своего рода тэги, позволяющие увеличить количество информации о группе. Скажем, группа объединяющая в себе сотрудников технологического отдела может выглядеть так:
Отделы
Отдельный способ объединения пользователей по организационному признаку. Отделы похожи на группы, но не могут быть включены в роли. Они применяются для разделения пользователей по организационному признаку в справочнике организации.
При правильной настройке связи с доменом по LDAP и существовании в easla.com всех необходимых отделов с названиями соответствующими отделам в домене, связь импортируемых пользователей с отделами будет создаваться автоматически!
Должности
Иерархически упорядоченные должности позволяют классифицировать сотрудников организации по субординационному признаку. В части атрибутов, должности похожи на группы или отделы, но обладают иерархическими связями, которые позволяют выстроить субординационное дерево организации. Должности используются исключительно для классификации пользователей в справочнике организации.
По аналогии с отделами, при правильной настройке связи с доменом по LDAP и существовании в easla.com всех необходимых должностей с названиями соответствующими должностям в домене, связь импортируемых пользователей с должностями будет создаваться автоматически!
Кстати, easla.com позволяет пользователю занимать не одну должность, а несколько. Такое же в жизни тоже бывает!
Описания пользователей
В easla.com реализован специальный механизм вычисления описания пользователя. Вычисление происходит с помощью скрипта указанного в настройках. По-умолчанию, скрипт формирует описание пользователя по принципу Фамилия И.О.
//настройка описания пользователя
thisuser()->description = thisuser()->lastname.' '.mb_substr(thisuser()->firstname,0,1).'.'.mb_substr(thisuser()->middlename,0,1).'.';
//настройка справочника организации:
//title – список полей для описания пользователя в справочнике
//info – список полей для отображения контактов пользователя в справочнике
thisuser()->card = array(
'title'=>array('lastname','firstname','middlename'),
'info'=>array('jobs','extnumber','businessnumber','email')
);
Администратор может изменить скрипт на свое усмотрение. Скажем, ставить инициалы перед фамилией – И.О. Фамилия, или не указывать отчество – Фамилия Имя. В общем, чтобы было удобно всем, можно настроить так, как надо!
В том редком случае, когда необходимо изменить принцип формирования описания всех пользователей, скажем, было Фамилия И.О., а стало И.О. Фамилия, не придется обновлять описание каждого пользователя в отдельности. В разделе «Все пользователи» присутствуют две сервисные команды позволяющие обновить описание всех или выбранных пользователей разом.
Отдельно обратите внимание на возможность настройки справочника организации. С помощью thisuser()->card можно указать, какие именно атрибуты пользователя использовать для отображения его наименования, а какие для отображения контактных данных.
Список доступных атрибутов описан в руководстве (доступен только для зарегистрированных администраторов).
Разумеется, все атрибуты пользователя доступны в скриптах!
Итоги
Надеюсь, что теперь каждый администратор сможет легко добавить новых пользователей в easla.com, в том числе, из LDAP, а также распределить их по группам, отделам и должностям. Особенно обращу внимание, что все пользователи easla.com получают справочник организации как само собой разумеющееся. Мелочь, а приятно!
P.S. Все пожелания и замечания прошу смело писать на support@easla.com. Обещаю — ответим всем!
P.P.S. Все любители минусовать — пишите за что минусуете! Обратная связь обоюдно полезна!
