Как стать автором
Обновить
0
Content AI
Решения для интеллектуальной обработки информации

PDF в России – стандарт или не стандарт?

Время на прочтение 3 мин
Количество просмотров 36K
Почему в России PDF фактически не является стандартом, хотя и имеет статус международного стандарта (закреплён ISO/IEC 32000-1:2008)?

Казалось бы, PDF – признанный на Западе стандарт электронного документооборота, формат удобный, компактный, при открытии файла на разных компьютерах форматирование не ползёт. Программы для просмотра и создания PDF-файлов легко и бесплатно находятся в интернете. И всё же у нас мало используют этот формат. Попробуем разобраться.

Что происходит сейчас. PDF (в частности, его разновидность PDF/A) в качестве архивного формата используют компании, в которых внедряется электронный документооборот. На сайтах органов государственной власти потихоньку начинают появляться документы в PDF – и это радует. Практически все инструкции и руководства, выложенные в интернет, «живут» в PDF. Редкие продвинутые пользователи пересылают друг другу файлы в PDF. Однако этим дело и ограничивается. В повседневной жизни на бытовом, да и на корпоративном уровне, в деловой и личной переписке этим форматом практически не пользуются, даже серьезная тендерная документация высылается на конкурс в формате MS Word.

Думаю, одна из основных причин российской нелюбви к PDF – «здесь так не принято». Если мне нужно выложить информацию в сеть или переслать коллегам в наши западные офисы, я делаю PDF. Если пересылаю документы знакомым, коллегам в России, файл обычно улетает в Word или Excel. Во-первых, так быстрее (нет лишних телодвижений по печати на виртуальный принтер), во-вторых (и это главное), «нередактируемый» документ может быть неадекватно воспринят российским адресатом: он может подумать – то ли я выпендриваюсь, то ли боюсь поделиться исходником.

Другая возможная причина – несмотря на доступность PDF-«читалок», установлены они далеко не у всех (не говоря уж о программах-редакторах). У основной массы пользователей компьютер – инструмент офисной работы, общения с коллегами, друзьями, и очень многие в работе с документами редко выходят за рамки стандартной функциональности (которую, например, предоставляет MS Office) – к сожалению, это особенно заметно в российских регионах.

Хотя обмениваться документами в PDF, на мой взгляд, гораздо правильнее.

Во-первых, адресат увидит цельным тот документ, что ему был направлен. При просмотре файла практически невозможно случайно удалить фрагмент документа (как бывает в Word или Excel).

Во-вторых, есть уверенность, что при дальнейшей пересылке PDF-документа его содержание останется тем же, свойства файла и метаданные не изменятся (конечно, если поставить себе цель что-то изменить, нужную программу найти можно, но случайные правки – см. первый пункт – практически исключены).

В-третьих, лично я гораздо спокойнее открываю «чужой» файл PDF, чем чужой .doc, xls. Что бы ни говорили о «дырах» Adobe-овского формата, до MS-овского им далеко.

В-четвертых, если вы живёте не в пустыне, и общаетесь, тем более с зарубежными партнёрами, будет не лишним придерживаться привычных для них стандартов. Когда я вижу на столах менеджеров мюнхенского офиса ABBYY компактные PDF-сканеры, жалею, что «дома» мы до этого не доросли. Нет, не до сканеров – до готовности сканировать любой документ в PDF и готовности наших адресатов эти документы получать. Тот факт, что PDF является стандартом и в сканировании документации, подтвердилось вскоре и дома, когда в моём отделе установили МФУ Xerox. Режимом сканирования по умолчанию в нём предлагался PDF – видимо, неспроста. В Западной Европе, в Америке «модно» вести себя правильно, придерживаться стандартов. И там их, стандартов, гораздо больше (но это уже другая тема…).

В-пятых, PDF удобен для пересылки документов, созданных в «недефолтных» приложениях. Ситуация из жизни моей компании: переезжаем в новый офис, административная служба рассылает всем сотрудникам планировку этажей в файле *.vsd. И? Должны ли юристы, бухгалтеры (даже в IT-компании) не то что уметь пользоваться, а просто иметь установленным на своем компьютере MS Visio? Не должны. И MS Project, и другие не всем очевидные приложения. Кроме того, у компании может не быть лицензий для установки такого специфического ПО на каждое рабочее место. Если эти файлы сохранить в PDF (что в итоге и было сделано), все наши адресаты смогут их прочитать.

В-шестых. На экране у адресата всегда будет то, что вы предполагаете, а не тот вид, который он сам выберет для просмотра (такая возможность есть, например, в MS Power Point). Когда американцы раздают на дисках PPT-презентации семинаров, они всегда отдают их как hand-outs в формате PDF. Если тренер считает нужным, на виртуальный PDF-принтер отправляются только слайды, если в заметках к слайдам содержится ценная информация, в PDF превращаются и слайды, и заметки. В итоге все слушатели курсов видят одну и ту же информацию.

И т.д. Список можно продолжить :)

Верится, что PDF постепенно завоюет широкую «бытовую» популярность. Всё-таки это формат, с которым спокойнее, «стандартнее». Переслали – и не беспокоитесь, правильно ли его поймут.

А как вы думаете, почему PDF недостаточно распространён в России? В каких случаях вы сохраняете свои файлы в PDF? Интересно!

Елена Короткова
Руководитель учебного центра
Теги:
Хабы:
+77
Комментарии 181
Комментарии Комментарии 181

Публикации

Информация

Сайт
www.contentai.ru
Дата регистрации
Дата основания
Численность
101–200 человек
Местоположение
Россия

Истории