Новые форматы онлайн-конференций и возрождение офлайна: открываем новый сезон

Блог компании Конференции Олега Бунина (Онтико)Управление проектамиКонференцииЛайфхаки для гиков
Сегодня мы хотим поговорить о переносах мероприятий: из офлайна в онлайн и с весны на осень. Пандемия COVID-19 и бан офлайна на несколько месяцев заставил нас взбодриться, перетасовать ивенты и нарабатывать новые форматы. Ниже рассказ о том, что у нас нового, на какие конференции можно будет сходить ногами, а на каких можно побывать из дома.

Конференции в 2020-м: прогнозы vs реальность

Весной мы ещё надеялись, что ивенты останутся в привычном формате, но быстро стало понятно, что выбора нет. Как бы мы ни мечтали, к осени будут действовать локальные ограничения, часть спикеров не приедет из-за закрытых границ, а многие участники и гости воздержатся от офлайн-мероприятий просто из осторожности.
В результате нам остался единственный выход: все конференции 2020 года перевести в онлайн, за исключением флагманских конференций HighLoad++, PHP Russia и TeamLead Conf, которые просто не уместить в онлайне — всё-таки там много потоков докладов и мастер-классов.
И тут перед нами встал вопрос о том, как сохранить качество офлайн-мероприятий в онлайне. Мы с первых дней введения ограничений сформировали штаб из всех членов команды. Этот штаб регулярно созванивался, обсуждал все возникающие идеи, наблюдения и формировал повестку для разработчиков.
Сразу было принято два важных решения. Первое — сократить стоимость участия в онлайн-мероприятиях для физических лиц в четыре, а для юридических — в два раза. Второе — не просто перенести офлайн в онлайн, а создать новый продукт, так как из множества программных решений для удалённых мероприятий нас ничего не устраивало.
Олег Бунин
Онтико
Работа над новым продуктом началась с анализа объективных ограничений, которые существовали в офлайне, но которые можно убрать благодаря переходу в онлайн:
  • невозможность найти конкретного интересного тебе человека среди участников конференции;
  • ограничения по количеству залов и площадок;
  • сложность с предложением участниками конференции собственной повестки;
  • невозможность быть сразу в нескольких залах при большом количестве параллельных потоков.
Поэтому к новому продукту мы сформировали следующие требования:
  • Персонализация контента: участник конференции заранее прописывает, в чём он хочет прокачаться, и для него подбирают те доклады и выступления, которые будут интересны именно ему.
  • Каталог участников с возможностью познакомиться с любым участником конференции.
  • Возможность предложить свою тему для обсуждения. Если предложение участника конференции вызывает интерес, то программный комитет найдёт эксперта и добавит эту тему в программу мероприятия.
Но осталась самая главная проблема. Контент — это далеко не всё, зачем мы бываем на конференциях. Контента в мире много, например, здесь, на Хабре. Мы ходим на конференции в том числе за вдохновением, энергией, общением с коллегами.
Энергетическая составляющая конференции в онлайне отсутствовала практически полностью. Мало получить новые знания, их надо ещё применить — а для этого требуются драйв и вдохновение, которые мы получаем в оффлайне.
И мы придумали способ, который внедрим в работу этой осенью. Это совместная работа. Совместное решение задач, участие в мастер-классах и онлайн-пространства для свободного общения, где участники друг друга слышат и видят. Совместная деятельность рождает ту самую энергию, которой в онлайне так не хватает.

Инструменты для конференций

Первый эксперимент по проведению онлайн-конференции у нас состоялся 6 апреля на Saint HighLoad++ 2020 online. Подготовка заняла две недели, и программным комитетом был собран инструментарий из того, что было под рукой:
  • Discord-чат;
  • наша стандартная система онлайн-трансляций;
  • Zoom-конференции для организации вопросов к докладчикам и дискуссий.
Основная ставка делалась на общение в Discord-чате, где ребята из программных комитетов специально подбрасывали темы для обсуждений и раскручивали диалог между участниками. Несмотря на их старания, в чатах не удалось запустить нетворкинг.
Первый набор инструментов, который приходит в голову, когда хочешь сделать онлайн-конференцию, драматически не подходит
Олег Бунин
Онтико
Нам стало очевидно, что участники удалённо проявляют меньше активности, чем при личном общении. В перерывах между докладами на офлайн-конференции многие начинают разговаривать, «раз уж пришли», а при просмотре докладов из дома велик соблазн отвлечься на домашние и рабочие дела, пообщаться с близкими, а не с незнакомцами в чате.
Обратная сторона онлайна
А ещё мы поняли, что онлайн значительно, значительно сложнее офлайна. Одна конференция требует просто полной выкладки всей команды организаторов и программного комитета, координаторов, модераторов, бэк-офиса, медиакоманды… А ещё IT-команды и команды поддержки, разруливающей на лету все «не могу зайти».
В одном ухе — голосовой радиочат с командой и техниками, в другом — суфлер-трансляция. Поток в техническом чате очень плотный — похоже на переговоры пилотов и диспетчерской вышки. Спикер на подходе, спикер зашёл в Zoom-комнату, ведущего видим и слышим хорошо, сейчас добавим текст, ссылка на Zoom-комнату опубликована, вопросы ещё есть, сколько слайдов осталось, в трансляции 320 человек… Интересные ощущения, мы офлайн-конференцию не так плотно режиссируем
Олег Бунин
Онтико

Новый формат мероприятий в онлайне

Для того чтобы стимулировать общение и при этом сохранить ощущение живого присутствия, мы ввели новый формат — мастер-классы с выполнением заданий в группах или индивидуально. В отличие от классических трансляций, он предполагает постоянное взаимодействие и обратную связь между экспертом и участниками.
В ходе мастер-класса (который проводится через Zoom) любой участник сможет показать код (или другой тип проекта) на своём экране и задать вопросы эксперту — это то, чего нельзя обеспечить в офлайн-формате, но что действительно важно и нужно. Также у эксперта будет возможность делить участников (а их будет от нескольких десятков до нескольких сотен человек) на мини-группы и давать им задания.
Ещё одна грань обратной стороны онлайна
Кстати, вы знали, что найти хотя бы 30 примерно одинаковых комплектов камер, света и гарнитур для докладчиков, распределённых по всей стране, — совсем не простая задача?
Проблемы возникают на 100-м километре от Москвы: доставки нет, безнала нет (только налик), доставка за неделю, но самое главное — оборудования нет. Начинаешь копать и выясняешь, что все везётся… из Москвы. Без гарантий по срокам доставки. Питер и Новосибирск ещё ничего, а вот небольшие города безнадёжны. А в деревню под Владимиром проще отправить такси из Москвы. Вообще проще всё купить в Москве и отправить проверенной курьерской службой тоже из Москвы. А вы говорите — цифровизация… Какая такая цифровизация?
Олег Бунин
Онтико
В боевых условиях мы проверили мастер-классы на фестивале «Российские интернет-технологии» (РИТ++ 2020) и конференции TechLeadConf 2020. На РИТ++ после секции с докладами мы провели 20, а на TechLeadConf 2020 — 11 мастер-классов. В среднем каждый мастер-класс посетило около 45 человек, и благодаря открытому живому общению нам удалось наладить общение между аудиторией и спикером, организовать дискуссии на темы, которые предлагали сами участники конференции. Одно из таких обсуждений продлилось семь часов!
Запомнилась KnowledgeConf 2020, из которой нам удалось сделать именно конференцию, а не 20 видеозаписей, идущих друг за другом. На пике одновременно шло шесть (!) событий, а в дискуссии по внутренней документации было максимально 83 человека.
Нам почти удалось сымитировать кулуары и случайные островки общения, не потеряв в качестве контента, а где-то и увеличив плотность… Я помодерировала lightning talks — формат, который на офлайн-конференции мы не пробовали, а в онлайне решили рискнуть, и вышло классно
Лана Новикова, Онтико

Мероприятия этой осенью

На этом весенний сезон был окончен, и сейчас мы активно готовимся к осени. На сентябрь и октябрь у нас запланировано пять онлайн-конференций:
А вот вокруг офлайн-конференций разгорелся спор: имеют ли право организаторы конференций проводить сейчас офлайн-мероприятия? Не с юридической (с этой стороной всё понятно), а с моральной точки зрения.
Во-первых, мы считаем, что участники конференции способны самостоятельно проанализировать ситуацию, соотношение рисков и пользы для себя и принять взвешенное решение. Во-вторых, у каждой офлайн-конференции есть трансляция. Если, по вашему мнению, риски слишком высоки, то всегда можно остаться в онлайне.
Позиция крайне лукавая! Кинотеатры, театры и даже небольшие спортивные события — это ОК, а проведение конференции через три месяца с соблюдением всех обязательных и необязательных санитарных норм — это нельзя. Давайте зайдём в любой ресторан — веранды битком, залы полны! Общественный транспорт ходит!
Олег Бунин
Онтико
В-третьих, мы максимально снизили риски: сдвинули весь офлайн на ноябрь, поменяли площадки на over-sized, ограничиваем количество участников и количество посетителей в зале (даже если ограничение в 50% уже не будет действовать), добавим проверку температуры, санитайзеры, маски, рециркуляцию и обеззараживание воздуха и другие уже не обязательные меры.
Всего в ноябре мы проведём три мероприятия:
  • 8 и 9 ноября состоится конференция разработчиков высоконагруженных систем HighLoad++ 2020
  • 16 и 17 ноября состоится конференция только для тимлидов TeamLead Осень 2020
  • 29 ноября состоится единственная конференция по PHP в России PHP Russia 2020
Так что решение за вами! Если вы хотите принять участие в любой из наших конференций в онлайн- или офлайн-формате или у вас есть интересная тема для доклада, то присоединяйтесь!
Теги:конференцииОНТИКО2020
Хабы: Блог компании Конференции Олега Бунина (Онтико) Управление проектами Конференции Лайфхаки для гиков
+24
12,4k 13
Комментарии 7