21 мая

Соцпакет при переходе на удаленку: что и как мы сделали

Управление персоналомОфисы IT-компанийЗдоровьеУдалённая работа
Привет, Хабр, я Дима, совладелец небольшой московской веб-студии со штатом в 30 человек и офисом в паре станций от кольцевой. Его мы, как и большинство компаний, покинули в связи с введением режима самоизоляции. Но мы решили, что это отличный повод перевести нашу компанию на дистанционную работу на постоянной основе.

О финансовых и юридических аспектах перехода на постоянную удаленку писали многие. Мне же хочется рассказать, как сохранили и трансформировали систему бонусов, которой мы отличались от конкурентов.

Исходные данные
Сразу скажу, что ни заметного роста прибыли, ни резкого ее снижения у нас не случилось. Число заказов осталось приблизительно на том же уровне. С одной стороны, многие запланированные проекты по запуску новых сайтов были отложены либо из-за недостатка бюджета, либо потому, что при большом потоке онлайн-заказов лучше пока ничего не трогать. С другой — многие бизнесы, ранее работавшие только оффлайн, запустили онлайн-продажи с доставкой на дом или впервые начали выпускать онлайн-продукты. Среди таких клиентов — небольшая сеть цветочных магазинов, запустившая доставку букетов, или, например, косметолог, которая на период закрытия салона выпустила свой онлайн-курс. И подо все это, конечно, нужно создавать лендинги и сайты с функциями интернет-магазинов.
Так что работа есть у всех в привычном объеме. Чуть меньше ее стало разве что у офис-менеджера — не нужно заниматься мелочами вроде парковочных мест для приехавших на встречу клиентов и приготовления кофе. Но она у нас девушка добросовестная, в освободившееся время взялась привести в порядок архивы по проектам — работа титаническая, завершит — премируем обязательно. В общем, по сути, все меры по переходу на удаленку проводились в рамках стандартного бюджета и стандартной загрузки.
I. Техника, ПО, мобильная связь
Заметную часть нашего штата занимают дизайнеры, арт-директоры и разработчики. При этом мощное железо, лицензионное ПО и два больших монитора с хорошим разрешением дома были далеко не у всех.
Так что мы собрали у себя всех сотрудников, уточнили, у кого есть личный автомобиль и кто где живет, погрузили технику в машины и, так сказать, распределили офис по домам. Многие забрали с собой офисные столы и стулья. Остальную мебель мы выставили на продажу на Авито. Офис у нас арендован до конца лета, так что пока все хранится там, по истечении этого срока все непроданное переместим в складскую ячейку. Туда же рабочие машины будут сдавать увольняющиеся сотрудники, хотя я надеюсь, что таковых в ближайшее время не окажется. А пока мы просто провели опись техники (кому что давали) и зафиксировали на фото и видео, что в каком состоянии, чтобы избежать возможных споров в дальнейшем.
От услуг провайдера мы отказались, потому что безлимитным домашним интернетом никто не обделен. Мобильную связь менеджерам продолжаем оплачивать — правда, подумываем перевести их на более выгодные тарифы, поскольку большая часть клиентов стала более активно общаться через мессенджеры, а не звонить. Надеюсь, что такая тенденция сохранится.
Что касается других услуг связи, мы приобрели премиальные аккаунты Zoom для всех менеджеров. Для остальных сотрудников не стали, поскольку именно менеджеры назначают и проводят встречи. Остальные вопросы решаются через переписку в Telegram и почту.
II.Питание
Раньше мы дружно заказывали корпоративное питание через поставщика-столовую — накануне заполняли таблицу по предложенному меню, и утром курьер все привозил. Выходило бюджетно — гарниры по 20–50 рублей, горячее — 90–160, салаты и супы за 50–100. Дневной лимит на сотрудника — 300 рублей, при меньшем расходовании сумма к ЗП не прибавлялась (но на остаток можно было накупить сладостей, выпечки, напитков или фруктов), при большем — остаток вычитался из зарплаты.
После перехода на удаленку систему пришлось менять — поставщику было невыгодно развозить по разным адресам комплекты за 200 рублей.
Сотрудники у нас живут в разных концах столицы (а некоторые и в области), поэтому мы предложили им самим решать вопрос с едой и высылать офис-менеджеру чеки, будь то доставка из «Джаганната», осетинские пироги или чек из супермаркета. Пока эта сумма не перевалит за месячный лимит (в апреле, например, 6600), мы оплачиваем питание и переводим деньги на карту.
Понятное дело, что за такие деньги купить готовую еду сложно, даже закупки в супермаркетах выходят дороже. Мы планируем увеличить лимит, но только после того как закончится срок аренды офиса и у нас высвободится часть средств.
III. Медицинская страховка
Обычно мы отправляли своих бойцов залечивать раны в платный столичный медцентр, с которым у нас заключен договор. У нас, к счастью, пока обходится без заболевших «короной», но остальные проблемы со здоровьем никто не отменял, а заставлять сотрудников ехать через полгорода или сидеть в очередях в районной поликлинике не хотелось, это сейчас небезопасно.
В итоге решили потестировать телемедицину и заключили договор с сервисом онлайн-консультаций врачей «Доктис». Консультируют, в основном, врачи сети клиник «Мать и дитя», в том числе пафосных отделений «Лапино» и MD Group на Севастопольском (ex-ПМЦ).
В большинстве случаев, как оказалось, видеоконсультации достаточно. Так, Марину (нашего офис-менеджера) через пару недель после перехода на удаленку начали мучить головные боли. Она описала неврологу симптомы (болело в области лба, чувствовалась пульсация под глазами и т. д.), и тот быстро определил, что причина в зажимах шеи и неудобном рабочем месте, которым она до карантина редко пользовалась. А тут посидела немного буквой «зю», и начались проблемы. В итоге по совету доктора она заменила стул, добавила подставку под монитор, последовала рекомендации приобрести миорелаксант и поделать гимнастику, вскоре все прошло.
Другой сотруднице нужно было подкорректировать схему лечения полученной незадолго до карантина травмы руки — она занимается йогой на полотнах и как-то на тренировке перестаралась. Вместо планового визита к своему врачу списалась со специалистом онлайн, а после шутила, что карантин введен, чтобы она соблюдала предписание о временном ограничении тренировок, но ничего, дома можно висеть на шторах.
IV. Фитнес
В нашем же здании в подвальном помещении был небольшой фитнес-клуб, и с ним был заключен договор о приобретении за счет компании абонементов с неплохой скидкой. Когда клуб закрыли, абонементы мы заморозили — правда, в качестве дружеского жеста я и совладелец оставили свои два абонемента активными и сами их оплатити, чтобы хоть как-то поддержать зал.
Когда на второй неделе самоизоляции сотрудники в чатах стали вздыхать, что «надо бы подвигаться, все затекло, не хватает активности», мы решили приобщить всех к онлайн-фитнесу. Оформили подписку на комплексную программу от тренера, которого нам посоветовал владелец того самого фитнес-клуба, и расшарили ее через Zoom в режиме «Демонстрация экрана». Хорошо, что подписка в первые пару дней была бесплатной: в первый день набралось шесть энтузиастов-участников, а на третий таких добровольцев было всего двое.
Мы уже думали забить на эту часть соцпакета, но листали инстаграмчик нашего UI/UX-дизайнера Насти, увлекающейся ЗОЖ и йогой, и предложили ей провести онлайн-тренировку для коллег. Поначалу она стеснялась, но мысль о том, чтобы провести один час рабочего времени в середине дня на коврике перед камерой, а не скрючившись у компьютера, оказалась соблазнительной.
На первую онлайн-тренировку собралось уже 15 человек. Мы ввели следующую систему учета времени — тем, кто участвует без видео, половина часовой тренировки засчитывается в рабочее время, а тем, кто с видео — вся. Благодаря этому многие минут через 15 после начала тренировки перестали стесняться и отодвинули задвижки со своих веб-камер. С тех пор мы проводим подобные тренировки 2–3 раза в неделю и стабильно собираем на них около трети коллектива. А что касается «подаренного» сотрудникам времени, этот час в середине дня, когда все подустали, все равно не самый продуктивный. Как пошутила сама новоиспеченная инструктор: «Лучше попу качать, чем ленту листать».
Лирическое отступление: семеро по лавкам — удаленная работа и домочадцы
Нашим сотрудникам удается полноценно работать из дома — детей или нет, или они сами могут себя занять, или удается построить график так, чтобы и обсуждение провести, и прототип доделать, и супчик подогреть. Но есть три случая, в которых нам пришлось пойти навстречу и немного подкорректировать условия работы на период закрытых школ и детских садов.
Случай 1: Пятидневка со сдвигом
Катя, иллюстратор. Домочадцы: муж-программист, сын — 4 года, дочь — 5 лет.
Обоим супругам в большинстве случаев важно не столько присутствие на рабочем месте в рабочие часы, сколько сделанный за фиксированный промежуток времени объем работы. Детки маленькие, непоседливые и требуют внимания. К бабушке за город отправить их нельзя, потому что через пару дней без родителей дети начинают сильно капризничать и проситься к маме с папой.
В итоге супруги просто разделили дни по присмотру за детьми. На период самоизоляции официальные рабочие дни Кати — суббота, воскресенье, вторник, четверг, пятница. По понедельникам и средам она полностью посвящает себя детям, а муж с головой погружается в кодинг, во вторник, четверг и пятницу — наоборот. На выходные малышню отвозят на дачу к бабушке, а родители остаются в городе, днем работают, вечером вместе отдыхают.
Случай 2. Официальная семидневка
Костя, разработчик. Домочадцы: жена — фармпредставитель, сыновья-близнецы, 6  лет.
Первую неделю Костя честно пытался работать по стандартному графику. Однако его жене часто нужно проводить длительные созвоны, и в это время дети пытаются устроить бедлам. Приходилось отвлекаться и все равно работать каждый день относительно понемногу. В итоге мы договорились, что Костя официально может досдавать проекты, скажем, в субботу или в воскресенье, и график ему расписывается с учетом неполной дневной загрузки.
Случай 3. Без Мэри Поппинс никак
Аня, руководитель клиентского сервиса. Домочадцы — дочь, 8 лет.
У Ани в силу должности загрузка очень большая и часто ненормированная. Живет она вдвоем с дочерью, и после недели в режиме тотального аврала Аня решила нанять няню — благо, специально искать не пришлось. Знакомая женщина из соседнего дома уже оставалась с ее дочерью во время аниных командировок, а иногда еще и по вечерам. В качестве помощи Ане мы согласились оплачивать 30% от гонорара няни — нам было важно поддержать одного из ключевых сотрудников, который не раз блестяще себя проявил, но при этом не хотелось обидеть и других, которые вынуждены и работать в полную силу, и сами разбираться со своими чадами.
Все эти меры являются временными, и после того как школы и садики снова откроют, мы планируем вернуться к обычному режиму.
V. Обучение
Для двух сотрудников, с которыми был заключен ученический договор (с Британкой и Вышкой), ничего особенно не изменилось — разве что над домашней работой они теперь засыпают не в метро, а дома над столом.
Что касается дополнительного обучения, то мы не стали предлагать сотрудникам оплату дополнительных онлайн-курсов. На эти месяцы открыт доступ к огромному объему контента — мы создали Google-таблицу, в которой сотрудники делятся полезными ссылками, а некоторые даже своими логинами/паролями на просмотр платного контента.
Мы также продолжаем работу внутренней Академии. Раз в неделю арты или ведущий дизайнер/разработчик готовят тематическую презентацию для джуниоров, причем работа над презой и участие в этом мероприятии также официально включаются в рабочий трафик.
VI. Транспорт
Тут все просто. Все сидят по домам, бюджет на транспортные расходы перераспределен на нововведения в других сферах. Пару раз нашему бухгалтеру нужно было забрать некоторые документы из офиса, но поскольку она дама в возрасте, в офис ездил один из сотрудников и все ей привозил. Не входи она в группу риска — конечно, оплатили бы такси.
После, конечно, будем оплачивать такси до места встречи и командировочные. Такси будет обходиться дороже, но что поделать.
VII. Досуг
По пятницам мы регулярно проводили всякие активности — играли в «Что, где, когда?», «Мафию», настолки, устраивали кинопросмотры, просто ходили в бар выпить и пообщаться. В целом эту культуру удалось сохранить — пусть и меньшим составом, но продолжаем играть, обсуждать и чинь-чинь бокалами в экран. Кинопросмотры пытались заменить на киноклуб с обсуждениями фильмов, но как-то не зашло. Зато на всяческие квизы стало набираться даже больше одной команды за раз — альтернативный досуг в виде гостей и хобби у большинства сотрудников отпал.
После снятия режима самоизоляции продолжим собираться минимум один раз в неделю — сначала в офисе, потом будем арендовать кафе/антикафе. Обязанности массовика-затейника передадим офис-менеджеру.
Лирическое отступление — Укрепляем боевой дух
Месяц спустя после начала карантина я заметил, что шуточки в болталках и общие настроения становятся все мрачнее. Все устали: постоянный поток безрадостных новостей, отсутствие воздуха и новых впечатлений, нахождение в четырех стенах выматывают даже самых бойких и стойких.
Так что я решил, что нужно приподнять боевой дух. Создал 30 наборов, включавших в себя:
  • Икеевскую акулу в медицинской маске (название нашей компании связано с морем).
  • Пять респираторов.
  • Пять пар одноразовых перчаток.
  • Антисептик.
  • Баночку крем-меда с имбирем.
  • И самодельную открытку. На одной стороне наше общее фото с новогоднего корпоратива, а на другой — фраза «…но вы держитесь» с моей подписью.
Запаковал это все в фирменные пакеты и уговорил жену на денек побыть курьером — благодаря своему редакционному удостоверению она пользуется свободой передвижения по городу. Посмотрев на маршрут (раскинувшийся от Химок до Бутово Парка), который ей предстояло проделать в выходной день (еще и замотанной с головы до ног «от греха подальше»), она с присущим ей изяществом слога покрыла меня всевозможными проклятиями. Но вечером пришла с сияющими глазами и рассказывала, как все радовались неожиданному презенту, фотографировались в смешных позах с акулой и улыбались.
Все это обошлось меньше чем в 2000 рублей на сотрудника — не такая уж и большая сумма ради ударной порции позитива.
Выводы
Подводить окончательные финансовые итоги перехода на удаленку пока рано, поскольку мы продолжаем платить за офис, а это сумма немалая.
Предварительно получается следующее.
Сократившиеся на постоянной основе статьи расходов:
  • Паркинг для сотрудников.
  • Электроэнергия.
  • Услуги провайдера.
  • Бытовые расходники (туалетная бумага и т. д.).
  • Канцелярия.
Временная экономия (эти статьи расходов вернутся после пандемии):
  • Командировочные.
  • Курьерская доставка (многие клиенты, ранее очень придирчивые по части «в трех экземплярах с печатью-подписью», стали лучше относиться к электронному документообороту).
  • Мобильная связь (клиенты стали чаще писать в мессенджеры, чем звонить).
Что станет дороже?
  • Такси.
  • Питание.
  • Фитнес.
После снятия режима самоизоляции мы планируем ввести следующую систему: оплачиваем сотруднику абонемент на месяц в одном из фитнес-залов неподалеку от него. На следующий месяц — тоже, но только если в предыдущем месяце он отходил не менее семи занятий (за исключением месяцев, в которые он долгое время находился на больничном или уезжал в длительные командировки). Вот такая вот мотивация.
  • Zoom-аккаунты.
  • Медицина.
Мы планируем оставить телемедицину как основной формат страховки, поскольку на данный момент у нас к сервису нет никаких нареканий, а проконсультироваться за полчаса сразу и онлайн проще, чем тратить время на дорогу туда-обратно. Но при этом мы сохраним договор с очным медцентром — для проведения диагностики, сдачи анализов и возможности получить консультацию от врача в тех случаях, когда требуется контактный осмотр, выписка больничного или получение рецепта.
Расскажите, а какой соцпакет у вас, временные или постоянные удаленщики?
Теги:удаленкаудаленная работараспределенные коллективыне фрилансуправление персоналомизоляцияпродуктивностьмотивациякарьера
Хабы: Управление персоналом Офисы IT-компаний Здоровье Удалённая работа
+39
15,8k 26
Комментарии 27