Привет, Хабр!
Январь 2020. Москва. Проектная команда мобилизована и находится в ожидании активной фазы проекта внедрения. Клиент – международный холдинг, внедряющий систему ERP и систему Консолидации в параллель. Мы – группа, отвечающая за внедрение решения для автоматизации бизнес процесса сбора финансовой консолидированной отчетности, с учетом интеграции с внешними системами и разработки методологии одновременно. Сроки — запуститься в августе 2020 года. Звучит амбициозно и требует максимального вовлечения всех участников проекта, ежедневных митингов, обсуждения технических проблем. Заканчивается фаза анализа, план работ на фазу реализации уже в процессе согласования, даты обучения и командировок обозначены, кто-то из разработчиков уже начинает готовить документы для описания разработок и ждет, когда же дадут систему для настройки.
Март 2020. Китай. Пандемия. Covid-19. Локдаун. Удаленка. Маски. Остановка авиасообщения. И другие знакомые всем хэштеги, которые теперь ассоциируются с «2020 годом». Проект уже в активной фазе внедрения, клиент настроен решительно, да и мы тоже не готовы отступать. Надо адаптироваться к таким условиям, причем быстро. Паники нет. Но есть вопросы, много вопросов. Насколько долго это продлится? Какие риски у запуска? Хватит ли нам виртуальной коммуникации? Как запускаться удаленно? Эти вопросы волновали нас на протяжении всего проекта. Как Клиент и наша команда через это проходили, чему научились, и какой осадок остался – обо всём об этом далее в статье.
Наталья, руководитель проекта со стороны Клиента
Проекты такого масштаба для большинства участников нашей команды – это новый опыт. Меняется не только программный продукт для подготовки отчетностей по МСФО, кардинально меняется весь процесс подготовки отчетности, мы выходим на новый уровень автоматизации. «Бесшовная» интеграция с ERP-системой, использование единых справочников, автоматизация процесса выверки внутригрупповых оборотов, прозрачность данных и другие «плюшки» нового модуля консолидации «смотрят» на нас со страниц презентаций нашего интегратора. Ощущения такие, как будто нас пересаживают с нашего ретро-автомобиля в какой-то навороченный летательный аппарат, где все красиво и блестит, и много-много кнопочек, но, как всем этим пользоваться, непонятно. А дата запуска уже определена и переносу не подлежит! Команда со стороны интегратора рассказывает про ACDOCA, BPF и других незнакомых нам «зверей», мы сидим, хлопаем глазами и понимаем, что нам нужны: а) «переводчики», иначе мы так и не поймем коллег, б) дополнительные «руки» для написания инструкции по эксплуатации методологии для нашего “космического” консолидационного модуля.
Наша команда – это специалисты по подготовке отчетностей по МСФО, которые работают на предприятиях Холдинга в разных регионах России и мира. Поэтому коммуникация при подготовке отчетностей или прохождении аудита через различные средства связи – телефон, е-мейл, skype и т.д. – для нас привычное дело. А жесткие дедлайны, многозадачность и большой объемом работ – это наш конек!
Для подготовки отчетностей нам не нужны ежедневные личные встречи, 90% требуемой информации мы получаем посредством виртуальной коммуникации с коллегами. Поэтому введение режима самоизоляции мы встретили даже с воодушевлением: не нужно тратить время на дорогу в офис, можно встать на 2 часа позже, налить чашечку кофе, включить компьютер, и ты на работе!
Несмотря на такую, казалось бы, основательную подготовку к «удаленке», проблемы и сложности все равно возникали. Работа из дома казалась более эффективной, так как не должно быть отвлекающих факторов, которые присутствуют в большом опен-спейс. Но мы не учли, что детей и супругов также изолируют, и нам придется делить пространство квартиры на учебный класс и рабочие кабинеты. Удаленный формат стер все границы между личной жизнью и работой, превратившись в День сурка, 24 на 7. Мы не учли, что живое общение с коллегами и друзьями дарили нам положительные эмоции, которых стало не хватать в изоляции, в связи с чем моральный дух падал. Были перебои с электричеством, проблемы с качеством интернета, не работали ссылки для подключения к собраниям, мяукали коты и гавкали собаки, дети хотели внимания, неожиданно включался микрофон и т.д. Это был непростой, но вместе с тем интересный этап в нашем проекте – адаптация в новой системе и адаптация в новых условиях удаленной работы. Наш модуль «взлетел» строго по расписанию, но нам есть еще надо чем работать, что улучшать в системе, чтобы дальнейший полет был приятным и комфортным.
Кожевникова Наталья
Наталья, руководитель проекта со стороны команды Внедрения
На курсах по управлению проектами не рассматривают, как поступать в подобных условиях, это не имеет ничего общего с управлением команды, которая находится в разных уголках земли, это скорее управление в условиях кризисной ситуации, где можно полагаться только на свой опыт, обратную связь от команды, клиента и собственную интуицию. Мы начали внедрение с большой белой красивой доски в офисе, куда стали клеить стикеры и помечать задачи, которые необходимо сделать, ответственных, плановые даты исполнения задач. Все шло неплохо, ежеутренние стендапы, в рамках которых листочки передвигались из одного столбца в другой.
Дальше настал день х, когда необходимо было решить переводить ли всех на удаленную работу или оставить часть команды в офисе. Я не боюсь удаленной работы, наоборот даже, не надо тратить время на дорогу, особенно для того, кто далеко живет, если что-то срочное, всегда можно созвониться и быстро решить вопрос, стендапы позволяют отследить, где мы находимся. Единственное, что сложно оценить, это моральный дух команды, удаленно его только по ноткам в голосе можно уловить. Было решено: удаленная работа, для тех, кто хочет, и нет условий работать дома, может приезжать в офис. Буквально за ночь были перенесены все стикеры в электронный вид- smartsheet. Немного времени на адаптацию, и все привыкли. С командой мы были готовы к такой работе. С увеличением числа заболевших также начало расти нервное напряжение у команды, т.к мы подходили к самым активным блокам работ- тестирование и обучение в июне-июле, мотивировала возможность отдохнуть осенью (график с сайта www.bbc.com/russian/features-54699497).
Усугубляли обстановку периодические перебои в интернете, когда рассказ ведущего встречи обрывался на полуслове, уточнение все ли слышат и видят, ремонт у соседа на заднем плане, собака которая почему-то резко при важном звонке начинает сразу лаять или в комнату вбегают дети, которые пытаются вскарабкаться на своих родителей. Действительно, сложное время. Но время идет, команда адаптировалась, и вот уж продуктивный старт в августе пройден, все в плане, отпуска тоже в плане. Спасибо команде, большое спасибо.
Литвинова Наталья
Андрей, консультант проекта со стороны команды Внедрения
Мечтой многих разработчиков и некоторых консультантов по внедрению ИС является переход на удаленную работу, частично удаленную или хотя бы удаленную на несколько месяцев, если, конечно, человек этого не пробовал ранее. И не сделал выводы. Но этот Грааль не для всех. Наши коллеги по классической разработке из продвинутых технологических центров почти словили определённый Дзен. Другим, например, мне – человеку, привыкшему к большому количеству коммуникации и не скрывающему потребность в личном контакте с глазу на глазу, — это вышло испытанием.
В офисе у нас висел Канбан, который мы дружно разрисовывали, каждое утро лелеяли на статусах и всячески облепляли карточками с задачами. Бэклог был расписан на полгода вперед, несколько сотен карточек. В одну ночь «бегом» нам пришлось переносить его в онлайн да еще и со скоростным выбором инструмента. Следующим утром мы уже вели по нему статус.
Пройти тестирование и обучение пользователей системы оказалось проще, чем пережить этап разработки. День сурка. Спасали только статусы у того самого Канбана, бережное отношение друг к другу и, конечно же, желание пройти это как можно скорее. Переработки никуда не делись, просто потерь (которые на самом деле очень нужны в нормальной жизни) стало минимум, когда задачи горят. Работы без пауз.
В какой-то момент команда не выдержала и вышла в офис, когда ослабили запреты. Всё в соответствии с законом! Но через 2 недели ушла. Почему? Наверное, потому что привыкли, и здесь есть некоторая критическая масса, которую нужно наполнить людьми из проекта, чтобы все остались работать в офисе.»
Ющенко Андрей
Дарья, аналитик проекта со стороны команды Внедрения
«В компанию я попала совсем перед началом лок дауна. Пришла на стажировку. Воодушевилась работе в красивом офисе, полном интересных людей, и была настроена быстро учиться. Но через пару недель я оказалась дома с ноутбуком, с отсутствием хоть каких-то знаний о проекте и требованием быстро вливаться в работу…
Было сложно почти сразу лишиться живого взаимодействия с коллегами. Особенно с учетом того, что, зачастую, возникали «глупые» вопросы, которые гораздо проще показать «на пальцах». Но мне безумно повезло с моей командой! Несмотря на непривычные для всех нас условия, меня окружили поддержкой и помощью. Благодаря тому, что меня не бросили на волю случая, я с ощутимой скоростью начала включаться в проект и вскоре стала частью этой замечательной команды. Дни пролетали незаметно, наполненные интересными задачами, которые позволяли мне получать новые знания. Иногда бывало, что садишься утром за компьютер, через какое-то время отрываешь от него глаза – а уже темно.
Но у любой ситуации есть свои плюсы. На проекте я впервые столкнулась с тем, что нужно понимать бизнес клиента и взаимодействовать с ним, проводить встречи/обучение. С моим техническим мышлением и отсутствием опыта было сложно понимать бизнес язык, да и людей я боялась. В этом плане онлайн формат помог обучаться этой специфике работы более плавно. Есть еще причина, по которой, отчасти, я даже благодарна «удаленке»: несмотря на написание диплома в последние месяцы обучения в университете, удавалось максимально полно погружаться в работу. А чем больше вкладываешь, тем больше опыта получаешь, особенно на старте профессии.»
Каторгина Дарья
В завершении
Непонятно насколько продлится текущий режим работы. Неизвестно, произойдет ли это еще раз. Но знаем, что теперь мы готовы и однозначно ответ внедрять. Ниже привели топ 5, как нам удалось пережить и перейти на “удаленку” безболезненно:
Уверены, что многие из читающих прошли через похожие обстоятельства и полны своих историй и забавных моментов. Предлагаем поделиться ими в комментариях.
Январь 2020. Москва. Проектная команда мобилизована и находится в ожидании активной фазы проекта внедрения. Клиент – международный холдинг, внедряющий систему ERP и систему Консолидации в параллель. Мы – группа, отвечающая за внедрение решения для автоматизации бизнес процесса сбора финансовой консолидированной отчетности, с учетом интеграции с внешними системами и разработки методологии одновременно. Сроки — запуститься в августе 2020 года. Звучит амбициозно и требует максимального вовлечения всех участников проекта, ежедневных митингов, обсуждения технических проблем. Заканчивается фаза анализа, план работ на фазу реализации уже в процессе согласования, даты обучения и командировок обозначены, кто-то из разработчиков уже начинает готовить документы для описания разработок и ждет, когда же дадут систему для настройки.
Март 2020. Китай. Пандемия. Covid-19. Локдаун. Удаленка. Маски. Остановка авиасообщения. И другие знакомые всем хэштеги, которые теперь ассоциируются с «2020 годом». Проект уже в активной фазе внедрения, клиент настроен решительно, да и мы тоже не готовы отступать. Надо адаптироваться к таким условиям, причем быстро. Паники нет. Но есть вопросы, много вопросов. Насколько долго это продлится? Какие риски у запуска? Хватит ли нам виртуальной коммуникации? Как запускаться удаленно? Эти вопросы волновали нас на протяжении всего проекта. Как Клиент и наша команда через это проходили, чему научились, и какой осадок остался – обо всём об этом далее в статье.
Наталья, руководитель проекта со стороны Клиента
Проекты такого масштаба для большинства участников нашей команды – это новый опыт. Меняется не только программный продукт для подготовки отчетностей по МСФО, кардинально меняется весь процесс подготовки отчетности, мы выходим на новый уровень автоматизации. «Бесшовная» интеграция с ERP-системой, использование единых справочников, автоматизация процесса выверки внутригрупповых оборотов, прозрачность данных и другие «плюшки» нового модуля консолидации «смотрят» на нас со страниц презентаций нашего интегратора. Ощущения такие, как будто нас пересаживают с нашего ретро-автомобиля в какой-то навороченный летательный аппарат, где все красиво и блестит, и много-много кнопочек, но, как всем этим пользоваться, непонятно. А дата запуска уже определена и переносу не подлежит! Команда со стороны интегратора рассказывает про ACDOCA, BPF и других незнакомых нам «зверей», мы сидим, хлопаем глазами и понимаем, что нам нужны: а) «переводчики», иначе мы так и не поймем коллег, б) дополнительные «руки» для написания инструкции по эксплуатации методологии для нашего “космического” консолидационного модуля.
Наша команда – это специалисты по подготовке отчетностей по МСФО, которые работают на предприятиях Холдинга в разных регионах России и мира. Поэтому коммуникация при подготовке отчетностей или прохождении аудита через различные средства связи – телефон, е-мейл, skype и т.д. – для нас привычное дело. А жесткие дедлайны, многозадачность и большой объемом работ – это наш конек!
Для подготовки отчетностей нам не нужны ежедневные личные встречи, 90% требуемой информации мы получаем посредством виртуальной коммуникации с коллегами. Поэтому введение режима самоизоляции мы встретили даже с воодушевлением: не нужно тратить время на дорогу в офис, можно встать на 2 часа позже, налить чашечку кофе, включить компьютер, и ты на работе!
Несмотря на такую, казалось бы, основательную подготовку к «удаленке», проблемы и сложности все равно возникали. Работа из дома казалась более эффективной, так как не должно быть отвлекающих факторов, которые присутствуют в большом опен-спейс. Но мы не учли, что детей и супругов также изолируют, и нам придется делить пространство квартиры на учебный класс и рабочие кабинеты. Удаленный формат стер все границы между личной жизнью и работой, превратившись в День сурка, 24 на 7. Мы не учли, что живое общение с коллегами и друзьями дарили нам положительные эмоции, которых стало не хватать в изоляции, в связи с чем моральный дух падал. Были перебои с электричеством, проблемы с качеством интернета, не работали ссылки для подключения к собраниям, мяукали коты и гавкали собаки, дети хотели внимания, неожиданно включался микрофон и т.д. Это был непростой, но вместе с тем интересный этап в нашем проекте – адаптация в новой системе и адаптация в новых условиях удаленной работы. Наш модуль «взлетел» строго по расписанию, но нам есть еще надо чем работать, что улучшать в системе, чтобы дальнейший полет был приятным и комфортным.
Кожевникова Наталья
Наталья, руководитель проекта со стороны команды Внедрения
На курсах по управлению проектами не рассматривают, как поступать в подобных условиях, это не имеет ничего общего с управлением команды, которая находится в разных уголках земли, это скорее управление в условиях кризисной ситуации, где можно полагаться только на свой опыт, обратную связь от команды, клиента и собственную интуицию. Мы начали внедрение с большой белой красивой доски в офисе, куда стали клеить стикеры и помечать задачи, которые необходимо сделать, ответственных, плановые даты исполнения задач. Все шло неплохо, ежеутренние стендапы, в рамках которых листочки передвигались из одного столбца в другой.
Дальше настал день х, когда необходимо было решить переводить ли всех на удаленную работу или оставить часть команды в офисе. Я не боюсь удаленной работы, наоборот даже, не надо тратить время на дорогу, особенно для того, кто далеко живет, если что-то срочное, всегда можно созвониться и быстро решить вопрос, стендапы позволяют отследить, где мы находимся. Единственное, что сложно оценить, это моральный дух команды, удаленно его только по ноткам в голосе можно уловить. Было решено: удаленная работа, для тех, кто хочет, и нет условий работать дома, может приезжать в офис. Буквально за ночь были перенесены все стикеры в электронный вид- smartsheet. Немного времени на адаптацию, и все привыкли. С командой мы были готовы к такой работе. С увеличением числа заболевших также начало расти нервное напряжение у команды, т.к мы подходили к самым активным блокам работ- тестирование и обучение в июне-июле, мотивировала возможность отдохнуть осенью (график с сайта www.bbc.com/russian/features-54699497).
Усугубляли обстановку периодические перебои в интернете, когда рассказ ведущего встречи обрывался на полуслове, уточнение все ли слышат и видят, ремонт у соседа на заднем плане, собака которая почему-то резко при важном звонке начинает сразу лаять или в комнату вбегают дети, которые пытаются вскарабкаться на своих родителей. Действительно, сложное время. Но время идет, команда адаптировалась, и вот уж продуктивный старт в августе пройден, все в плане, отпуска тоже в плане. Спасибо команде, большое спасибо.
Литвинова Наталья
Андрей, консультант проекта со стороны команды Внедрения
Мечтой многих разработчиков и некоторых консультантов по внедрению ИС является переход на удаленную работу, частично удаленную или хотя бы удаленную на несколько месяцев, если, конечно, человек этого не пробовал ранее. И не сделал выводы. Но этот Грааль не для всех. Наши коллеги по классической разработке из продвинутых технологических центров почти словили определённый Дзен. Другим, например, мне – человеку, привыкшему к большому количеству коммуникации и не скрывающему потребность в личном контакте с глазу на глазу, — это вышло испытанием.
В офисе у нас висел Канбан, который мы дружно разрисовывали, каждое утро лелеяли на статусах и всячески облепляли карточками с задачами. Бэклог был расписан на полгода вперед, несколько сотен карточек. В одну ночь «бегом» нам пришлось переносить его в онлайн да еще и со скоростным выбором инструмента. Следующим утром мы уже вели по нему статус.
Пройти тестирование и обучение пользователей системы оказалось проще, чем пережить этап разработки. День сурка. Спасали только статусы у того самого Канбана, бережное отношение друг к другу и, конечно же, желание пройти это как можно скорее. Переработки никуда не делись, просто потерь (которые на самом деле очень нужны в нормальной жизни) стало минимум, когда задачи горят. Работы без пауз.
В какой-то момент команда не выдержала и вышла в офис, когда ослабили запреты. Всё в соответствии с законом! Но через 2 недели ушла. Почему? Наверное, потому что привыкли, и здесь есть некоторая критическая масса, которую нужно наполнить людьми из проекта, чтобы все остались работать в офисе.»
Ющенко Андрей
Дарья, аналитик проекта со стороны команды Внедрения
«В компанию я попала совсем перед началом лок дауна. Пришла на стажировку. Воодушевилась работе в красивом офисе, полном интересных людей, и была настроена быстро учиться. Но через пару недель я оказалась дома с ноутбуком, с отсутствием хоть каких-то знаний о проекте и требованием быстро вливаться в работу…
Было сложно почти сразу лишиться живого взаимодействия с коллегами. Особенно с учетом того, что, зачастую, возникали «глупые» вопросы, которые гораздо проще показать «на пальцах». Но мне безумно повезло с моей командой! Несмотря на непривычные для всех нас условия, меня окружили поддержкой и помощью. Благодаря тому, что меня не бросили на волю случая, я с ощутимой скоростью начала включаться в проект и вскоре стала частью этой замечательной команды. Дни пролетали незаметно, наполненные интересными задачами, которые позволяли мне получать новые знания. Иногда бывало, что садишься утром за компьютер, через какое-то время отрываешь от него глаза – а уже темно.
Но у любой ситуации есть свои плюсы. На проекте я впервые столкнулась с тем, что нужно понимать бизнес клиента и взаимодействовать с ним, проводить встречи/обучение. С моим техническим мышлением и отсутствием опыта было сложно понимать бизнес язык, да и людей я боялась. В этом плане онлайн формат помог обучаться этой специфике работы более плавно. Есть еще причина, по которой, отчасти, я даже благодарна «удаленке»: несмотря на написание диплома в последние месяцы обучения в университете, удавалось максимально полно погружаться в работу. А чем больше вкладываешь, тем больше опыта получаешь, особенно на старте профессии.»
Каторгина Дарья
В завершении
Непонятно насколько продлится текущий режим работы. Неизвестно, произойдет ли это еще раз. Но знаем, что теперь мы готовы и однозначно ответ внедрять. Ниже привели топ 5, как нам удалось пережить и перейти на “удаленку” безболезненно:
- Удаленное эффективное управление проектом — наглядные online доски с задачами
- Ежедневное общение с командой — ежедневные online митинги
- Постоянное общение с клиентом — рабочие online встречи почти каждый день, еженедельные статусы
- Поддерживание боевого духа – день рождения с доставкой подарков, запланированные отпуска и небольшое кол-во тим билдингов и Zoom вечеринок
- Поддержка руководства компании – online йога, тренинги про стресс устойчивость и постоянная коммуникация что делать если
Уверены, что многие из читающих прошли через похожие обстоятельства и полны своих историй и забавных моментов. Предлагаем поделиться ими в комментариях.