Коронавирус (Covid-19) втолкнул весь мир в онлайн. Компании массово переводят сотрудников на удаленный режим. Все больше встреч проходит в интернете и с каждым днем тенденция только нарастает. Некоторые компании уже сейчас планируют оставить онлайн-формат в будущем, как рабочий. Но в онлайне действуют иные законы для рабочих собраний, которые значительно отличаются от очных встреч. Если вы планируете организовывать онлайн-конференции или быть на них спикером, эти приемы помогут достичь вам нужного результата.
1. Несколько компьютеров для организатора
Частыми проблемами онлайн-собраний являются вялость общения участников и их слабая вовлеченность в процесс. Добавить динамики и усилить лидерское присутствие поможет использование нескольких компьютеров, одновременно подключенных к конфе. Чтобы избежать звуковых помех, включите динамик и микрофон только на одном компьютере. При необходимости, используйте дополнительные устройства в качестве экранов. Один можно расшарить для просмотра презентации, остальные настроить на видео ключевых участников. Так вы сможете лучше видеть и контролировать настроение встречи. Если возникнет техническая проблема, несколько компьютеров спасут собрание. Вы легко перейдете на другой и продолжите общение, не сбивая ритм встречи.
2. Виртуальный конференц-зал и правила встречи
Для проведения эффективных встреч вам нужны четкие правила поведения, понятные всем участникам. Их форма и содержание напрямую зависят от организации и ее корпоративного климата. Правила проведения онлайн-конференций могут быть едиными для всех собраний или формироваться для каждой встречи отдельно. Существует ряд правил, которые мы считаем очень важными:
- Рассадка. Когда мы встречаемся оффлайн, легко регулировать процесс обсуждения. Без правил в онлайн-беседе, обсуждение станет голосовым хаосом без конкретного результата. Чтобы этого избежать, можно согласовать последовательность перед началом беседы или заранее выслать участникам план виртуальной рассадки. Для последнего варианта используется рисунок подковы на листе и отметки, кто за кем говорит. Это значительно экономит время обсуждения и нервы участников.
- Микрофон. Чтобы избежать любых помех, фоновых звуков (Сережа – иди кушать!) и риска побочных разговоров в общем поле, все участники должны выключать микрофон. Не твоя очередь говорить? Включаешь мут! Микрофон включен только у говорящего в текущий момент.
- Тайминг. Четкий тайминг держит всех участников в тонусе и не дает беседе “размазаться” во времени. Его можно огласить в начале встречи или выслать заранее.
- Программное обеспечение. Учтите, что в самом начале нужно обучить участников, как пользоваться ПО для онлайн-встречи. Обучайте всем функциям, которые могут пригодиться сейчас и в будущем.
3. Не смешивайте оффлайн и онлайн
Когда участники собрания находятся на одной территории, у них возникает соблазн коллективного участия в онлайн-митинге. Чаще всего это выглядит, как сбор в конференц-зале массы людей с одним подключенным компьютером. В этом случае о результативности процесса говорить не приходится. Онлайн-участники не видят и не слышат никого из оффлайн-поля. Поэтому если вы проводите встречу в интернете — проводите ее в интернете. Попросите участников присоединиться к общению из разных комнат и с разных устройств. Ограничьте число участников на одном компьютере тремя людьми. Так каждый участник будет отчетливо виден и услышан.
4. Тест. Тест. Тест
Технические проблемы истощают запал любой онлайн-встречи. При проблемах с системой, собрание либо начнется позже, либо вообще не начнется. Такие ситуации мешают и сотрудникам, и компании. Чтобы избежать разочарования, войдите в систему не менее, чем за 10 минут. Рекомендуем сделать это и другим участникам встречи. Этот момент можно включить в общие правила компании или писать перед организацией каждого конкретного собрания. К примеру, начало встречи в 11.00, вход в систему в 10.45 — 10.50.
5. Разогрев участников
Неформальные беседы являются одним из ключевых факторов гладкого рабочего процесса. Но работая в интернете, вы рискуете потерять большую часть личных взаимодействий. Если в онлайн-беседе будет регулярно говориться только о работе, у сотрудников будет ощущение общения с неживыми людьми. Проблему закрывает 5-10 минутная разминка в начале беседы. Она представляет собой группу неформальных вопросов к каждому участнику: “Как дела?”, “Что интересного в жизни?”, “У вас там всю гречку скупили уже?” и т.д.
Задавая эти вопросы, вы:
- сформируете почву для свободных дискуссий, где каждый может поделиться личным мнением;
- дадите каждому возможность высказаться, морально расслабляя перед выступлением на собрании;
- дадите им возможность проверить стабильность подключения, камеру и микрофон;
- обеспечите временной буфер для опоздавших посетителей или участников с техническими проблемами. Так они смогут присоединиться к собранию позже, не пропуская критический контент.
6. Работа с ключевыми участниками
Вне зависимости от формата совещания, согласуйте повестку дня с ключевыми участниками беседы. Для онлайн это важно вдвойне. Виртуальные встречи затрудняют наблюдение за людьми и контроль рабочей атмосферы. А неожиданная паника спикера может свести на нет все усилия по организации конструктивной беседы. Поговорите с ключевыми участниками и узнайте их потребности, беспокойства и стиль поведения. Понимая это, вы сделаете повестку дня удобной для всех, а собрание более результативным. Во время 5-минутного перерыва, свяжитесь со спикерами по телефону. Оцените их настроение и внесите коррективы при необходимости.
7. Презентация
Кроме четких правил для участников, согласованной повестки дня и тайминга есть еще один остов встречи. Убедитесь, что вы знаете, что хотите обсудить, какие вопросы задать, какую информацию предоставить и какой результат получить. Затем создайте презентацию, которая проведет участников через всю повестку дня. Слайды должны быть хорошо структурированы и лаконичны. Вы можете расшарить свой экран с презентацией или просто самостоятельно идти по ней. Это поможет не сбиться с ритма беседы и получить максимальную отдачу от онлайн-встречи.
8. Меньше людей
Онлайн-встречами управлять сложнее, чем очными. И чем больше людей принимают участие, тем сложнее. Имейте это ввиду при формировании состава собрания. Старайтесь включить только тех людей, без которых встреча не имеет смысла. Неключевым участникам можно отправить запись беседы, если существует такая необходимость.
9. Тайминг
Как правило, онлайн-встречи занимают на 30% больше времени, чем очные. Это связано как с разогревом, так и с необходимостью дополнительных уточнений и установки правил. Примите это во внимание при формировании расписания. Не забудьте включить время для подведения итогов встречи и неформальных прощаний после.
10. Нет тишине в эфире
Представьте, что ваше собрание — это радио, чье вещание не должно прерываться. Тишина, когда ничего не происходит, вводит участников в недоумение и расстройство. В такие минуты кто-то может “покинуть” собрание, начав думать о посторонних вещах. Другие участники могут увидеть в тишине возможность показать себя и взять собрание под свой контроль. Такие действия не только подорвут ваше лидерство, но и отвлекут от повестки дня. Единственным исключением для тишины является запланированное молчание, когда участникам даются персональные задания. От “тишины в эфире” спасет только полноценная подготовка к встрече. А полноценная подготовка — это все 9 предыдущих пунктов.
