Pull to refresh

Плюсы и минусы Atlassian инструментов. Использование в не IT бизнесе

Reading time 5 min
Views 13K


Всем привет, сегодня попробую расписать плюсы использования Atlassian и рассказать о паре кейсов использования.

Все знают JIRA, как баг-трекер, ну в лучшем случае как систему для управление проектами, но это далеко не вся ее мощь. О таком использовании мы сегодня и поговорим.

Понятно, что у Atlassian огромное семейство продуктов, поэтому попробуем сузить то, о преимуществах которых будем говорить: это будет Jira Core, Service Desk, Confluence и Jira Software, как бы странно это не звучало, учитывая слово Software для.

Я попробую быть кратким, потому что обычно такие разговоры затягиваются и происходят часами. Итак.

Что это такое и особенности, о которых нужно знать на старте.





Начну с того, что связка Jira-Service Desk-Confluence идеальный вариант для организации Support отделов и процессов для любого бизнеса, это, наверное, самый популярный кейс на рынке сейчас. Но не отчаивайтесь, если нужно настроить процессы для проектного отдела, HR, Безопасности, IT и чего-то еще, то это все еще можно сделать. Начнем с плюсов использования Atlassian.

Варианты использования


Тут я имею в виду Cloud, Server, DataCenter решения. Каждому свое, у кого-то есть подозрительность к Cloud системам, кому-то, например банкам или госструктурам, необходимо хранить все данные на территории страны, в силу законов, поэтому нужно использовать Server версию. А кому-то проще не беспокоиться о собственных мощностях, да и гибкость, скорость развития клаудной версии привлекает все больше и больше клиентов.

Низкий порог входа


Я помню, как мы начинали внедрять Service Desk и Jira Software для IT отдела большого агрохолдинга в Украине, после пары месяцев работы ИТшников, их коллеги из отделов АХО, надо сказать, люди совсем не ITшные, попросили себе этот же инструмент. Они просто ходили рядом, смотрели на какой-то новый инструмент, ну и все. Достаточно несколько часов тренингов, чтобы ваши сотрудники могли использовать Джиру и пользоваться всем встроенным функционалом, а его тут довольно много. О нем еще поговорим дальше.

Цена


Вы видели цены на HPшный сервис деск? А IBM? ZenDesk просто оставляет желать лучшего. Кроме функционала и стоимости, вы еще получаете качественный support от Atlassian. Да, для энтерпрайза не проблема потратить пару сотен тысяч долларов на софт, который потом ВОЗМОЖНО будет использоваться, но даже эти ребята задаются логичным вопросом «А зачем?». Начиная сравнивать оказывается, что Atlassian может покрыть ITIL, ITSM процессы, да еще и обеспечить отчетность и позволяет держать руку на пульсе компании.

Гибкость


Когда мне говорят, что компания решила объединить два отдела, поэтому в каком-то (да практически любом) ентерпрайз софте, нужно изменять процессы, интерфейс и настройки, и что занимает это по полгода, меня начинает типать. Да, тут, конечно, тоже нужно время на реорганизацию и изменения, но как правило, для больших и автоматизированных процессов это недели, а для чего-то простого и вовсе дни.

Модульность


У Jira, Service Desk, Confluence есть большой встроенный функционал, он, как мы уже выяснили, не дорогой, но довольно часто, его не хватает. (Atlassian не был бы Atlassian если бы было иначе). Поэтому существуют плагины, то есть дополнительный функционал, который позволяет делать какую-то небольшую или наоборот, большую вещь. С помощью плагинов можно сделать практически все, и это все в той же системе, едином пульте управления. Ну а если быть честными, чего нельзя сделать плагином – можно сделать другими способами=)

То, что нужно помнить при использовании Jira


  1. Использование Jira и Service Desk не починит ваши процессы само по себе. Вам все еще нужно здраво подходить к организации работы, к построению бизнес-процессов и уровню бюрократии в вашем бизнесе.
  2. Возможности настроек коррелируют с экспертизой. Я имею в виду, что чтобы построить сложный процесс, автоматическим созданием/закрытием задач, копированием комментариев и прочих радостей, вам нужно достаточно глубоко разобраться в инструментах, плагинах, подходах, и, наверное, главное – Best practice по организации того или иного процесса.

Пример


Что ж, давайте попробуем разобрать, на примере, как можно использовать эти продукты в не IT бизнесе. Вообще, это достаточно старый миф или мнение, о том, что подобного рода системы подходят только для ИТшников, или что хуже, только для разработки ПО. На самом деле, все это лишь инструменты, которые можно адаптировать под любой бизнес, любой процесс, любые потребности. Вопрос желания и потраченного времени.

Итак, вернемся к примерам. Для начала возьмем, скажем, банк. Вот есть банк, у него есть департаменты, это и Проектный офис, Хозяйственный, HR, Безопасность, Информационная безопасность, Риски, конечно же IT отдел, Саппорт, Финансовый отдел, Юристы, даже кассы. Все это требует какого-то контроля, системы учета задач, времени, опять же Сервис Деск для внутренних и внешних пользователей. Места, где руководители отделов, департаментов, подразделений могут собирать отчетность и строить планы.

Теперь смотрим на то, как работает какой-то отдел. Например, вот бизнес-процесс обработки заявок пользователей.



Тут и апрувы от руководителей, и ожидания исполнения, SLA. Разрозненные источники требований и знаний, хранение данных в куче локальных файлов, которые никак не синхронизируются. Видно конечно плохо, но оно и работало так же, поэтому не страшно:)



А вот, как это организовано в Jira:

  1. Построенный сервис деск с формализованными процессами и формами для создания запросов;
  2. Настроенный воркфлоу в Jira Service Desk, Jira Software;
  3. Огромное количество автоматизации (копирование комментариев между линиями, автозакрытие заявок, автосоздание заявок, синхронизация статусов, и еще куча всего);
  4. База знаний и инструкций на Confluence.



Отчетность




Отчетность в Jira это тоже по большому счету отдельная тема, но, если попробовать объяснить по-быстрому разницу сбора и предоставления отчетности в не IT бизнесе (по крайней мере там, где я это видел) до и после Jira: Представьте, что вам нужно ездить на машине раз в неделю, но эту машину нужно собирать по кусочкам каждый раз. Каждый раз, вы идете в отдел, который занимается двигателями, и он вам его отдает, но не весь, потому что цилиндры делают в другом месте. Вы просите достать вам цилиндры, пока идете за шасси, там вас тоже ждет сюрприз, все в общем-то есть, но вот колес нет, а когда находите колеса, то они без покрышек, и вот вы пробегали весь день, вроде бы уже собрали машины, но ребята дали вам не те ключи, а руль вообще ни к чему не прикреплен. И вот вы не можете поехать к руководству, чтобы показать ему машину, вы делаете фотографии машины, и рассказываете какая она хорошая. Понимаете, о чем я? Отчетность не соответствует действительности, а ее сбор сущая мука. Так вот Jira это уже построенный завод по сбору, вы задаете параметры, какой отчет вам нужен, и получаете его тут же, по последним актуальным данным в системе.

В завершение


В следующих своих темах я планирую рассказать об использовании Agile, SAFe, бизнес-анализе и управлении проектами в Atlassian стэке для разного бизнеса, типовые варианты процессов и настроек, которые можно использовать, а если повезет, то и подробные описания кейсов.

Спасибо!
Tags:
Hubs:
+4
Comments 11
Comments Comments 11

Articles