Выбираем систему хранения файлов для командной работы

Мы работаем с большими объемами медиа данных: видео, рендеры, фото, иллюстрации. Чтобы обеспечивать коллективную работу, нам нужен постоянный общий доступ ко всем этим файлам.

В какой-то момент нам перестало хватать собственного сервера, и мы начали искать облачное хранилище, удовлетворяющее нашим запросам.

Мы сравним популярные облачные хранилища для бизнеса: Google Drive, DropBox, Citrix ShareFile и Microsoft OneDrive.

Наши требования к облачному хранилищу:

• Безлимитный объем данных — у нас много данных, в среднем около 10ТБ. Не хочется постоянно думать сколько нужно докупить места в этом месяце и почему вдруг кончилась квота.
• Версионность файлов и логирование — git приучил нас, что все изменения можно видеть и откатить. Поэтому и с файлами должны быть точно так же: любое изменение, удаление должно быть обратимо и легко контролироваться.
• Права доступа — никаких больше общих папок доступных всем. Каждый сотрудник должен иметь свою область видимости.
• Upload без регистрации — клиенты не должны больше искать файлообменники, чтобы прислать нам тяжелый файл. Файлы должны сразу загружаться в наше хранилище без промежуточных сервисов.

Как это было раньше

Когда данных было поменьше, а облачных сервисов (за разумные деньги) не было, нам приходилось держать здоровенный сервер с хрустящими жесткими дисками в RAID массиве. Доступ к нему происходил через SMB. За ним нужно было постоянно присматривать, менять жесткие диски, бекапить. Раз в месяц у него что-то происходило: то скорость записи/чтения резко падала, то какая-то папка или файл становились недоступны из-за недопустимых символов в названии и т.д.

Когда сотрудников стало больше, они начали работать удаленно, да и еще и с разных операционных систем: Windows, macOS. Для доступа к серверу пришлось развернуть VPN, который обеспечивал хоть и медленный, но доступ к файлам. В какой-то момент стало понятно, что этот подход устарел и мы стали искать ему замену.

Объем хранилища и цены

Мы храним большие объемы данных, около 10ТБ в среднем. Во время активной работы эта цифра может увеличиваться в несколько раз. Проекты приходится хранит еще несколько месяцев после сдачи клиенту, а то и вечно. Поэтому для нам нужно безлимитное хранилище, чтобы каждый месяц не думать сколько нужно докупить гигабайтов.

Количество сотрудников варьируется в пределах десяти, поэтому для удобства мы будем считать стоимость тарифов на 10 сотрудников.

	Citrix ShareFile	Dropbox	Google Drive	Microsoft OneDrive
Объем	Не ограничен	Не ограничен	Не ограничен	Не ограничен
Цена за 10 пользователей в месяц	150$	200$	100$	125$

У большинства сервисов такой ценник только при оплате на год вперед, и при оплате помесячно цена выше на 20-40%. Это нужно учитывать.

Скрытые ограничения

Обычно, если что-то указано как безлимитное, нужно искать мелкий серый текст в условиях. У каждого сервиса есть свои особенности, которые можно не разглядеть с первого взгляда. У некоторых они настолько странные, что делают их полностью бесполезными для нашей задачи.

• Dropbox — максимальный объем загружаемого файла 50ГБ
  
• Citrix ShareFile — максимальный объем загружаемого файла — 100ГБ. Не очень много, но терпимо.
• Google Drive — У Google Drive максимальный размер файла 5ТБ!
  

  Для каждого аккаунта или общего диска максимальный размер отдельного файла, который можно загрузить или синхронизировать, составляет 5 ТБ. Максимальный объем файлов, которые можно загрузить за один день, составляет 750 ГБ
  
  Руководство Администратора G Suite

Microsoft OneDrive

В бизнес тарифах Microsoft OneDrive максимальный размер файла ограничен 15ГБ. Это просто какое-то недоразумение! Во времена, когда даже бюджетные камеры снимают видео с битрейтом 200Mbit/s и легко генерируют файлы размером сотни гигабайт. Это ограничение делает сервис OneDrive полностью бесполезным для нас.

Выборочная синхронизация

Бухгалтеру Светлане не нужно на компьютере 2ТБ видео с которыми работает видеограф Андрей. Для этого система должна иметь функцию выборочной синхронизации, то есть пользователь должен вручную отметить какие файлы ему нужны локально на компьютере, а какие только по запросу. Все четыре сервиса поддерживают эту функцию. Однако приложение Google Drive позволяет отметить только папки в корне диска, то есть нельзя включить синхронизацию только для Бухгалтерия --> Отчеты --> 2018, можно только для всей папки Бухгалтерия.

Права доступа

Разные сотрудники должны иметь доступ только к определенным папкам и файлам. Система должна сохранять подробный журнал изменений прав доступа и обращений к файлам. Все четыре системы имеют такой функционал. У Citrix ShareFile и DropBox можно включить уведомления в случае доступа к определенным файлам и папкам. Это может быть полезно для файлов с особо охраняемой информацией. Например, можно установить алерт на доступ к файлам клиентбанка и некоторым документам, и быть в курсе, что кто-то в нерабочее время вдруг обратился к этим файлам.

Версионность

	Citrix ShareFile	Dropbox	Google Drive	Microsoft OneDrive
Версионность файлов

Кто случайно удалил файл из общей папки? За какое число у нас там последний бекап? У кого-нибудь может сохранилось? Это очень неприятная ситуация. Особенно весело, когда кто-то запустил из дома вирус-шифровальщик и сломал все файлы, к которым у него есть доступ. Помимо нештатных ситуаций часто бывает необходимость откатиться на более старую версию файла, чтобы сравнить изменения или исправить проблемы. Раньше для этого приходилось обращаться к админу который доставал его из ночного бекапа. А если изменения происходили в течение дня, то они были потеряны.

Теперь мы можем мгновенно обратится к любой версии файла. Особенно приятно, что видно каким пользователем были сделаны изменения. Это исключает ситуации, когда можно сказать "это не я, оно уже так было".


Список изменений файла в ShareFile с указанием даты и аккаунта который вносил изменения.

Запрос файлов и анонимная загрузка

	Citrix ShareFile	Dropbox	Google Drive	Microsoft OneDrive
Анонимная загрузка

Частая ситуация — клиент или фрилансер хочет передать вам большие файлы, в нашем случае это видео или рендер. И начинаются мучения: «а куда залить 100 гигов? Может лучше прислать курьера с жестким диском? А как пользоваться FTP/SFTP клиентом?». Даже если клиент публикует файл на файлообменник, его нужно сперва скачать, а потом загрузить в общую папку для всех сотрудников. И если файлов много и они большие, намного удобнее залить их сразу в наше хранилище.

Раньше нам приходилось создавать временный аккаунт на FTP сервере и выдавать его клиенту. Попутно долго объясняя, как настроить FTP клиент, как восстановить закачку после обрыва и так далее. Сейчас же можно просто нажать «запросить файлы» на любой папке, и сервис создаст анонимную ссылку, по которой можно залить файлы через браузер. При этом разрешена только загрузка, нельзя увидеть, что уже находится в папке или как-то просматривать на сервере. Это избавляет от необходимости создавать временные учетные записи для клиентов и следить за их удалением. Эту функцию поддерживают только ShareFile и Dropbox.

Доступ по WebDAV и FTP

	Citrix ShareFile	Dropbox	Google Drive	Microsoft OneDrive
WebDAV			Через сторонние программы
FTP(S)

В некоторых случаях установка стороннего ПО на компьютер не желательна или невозможна, например на корпоративных системах. У ShareFile есть доступ по (S)FTP и WebDAV. Google Drive имеет сторонние программы для доступа к диску по WebDAV, но все они требуют передачи доступа к аккаунту третьим лицам. Dropbox не имеет поддержки сторонних протоколов, доступ возможен только через клиент.

Клиенты для этих протоколов встроены в большинство операционных систем. Правда клиент macOS почему-то часто монтирует WebDAV в режиме read only.


Хранилище Citrix ShareFile можно подключить по WebDAV без установки стороннего софта

Вывод

Мы сразу отбросили Microsoft Onedrive из-за нелепого ограничения 15ГБ на размер файла. Google drive не позволяет нормально пользоваться диском без почты на g suite (бывший google apps). Поэтому на текущий момент мы выбираем между Dropbox и Citrix ShareFile. Решающим фактором, полагаю, станет качество ПО, потому что в остальном сервисы похожи. У каждого есть свои странности. Например, программа Dropbox для windows в какой-то момент тихо перестает синхронизировать файлы, при том, что внешне никаких признаков проблемы нет. Лечится очисткой системной папки temp.