От переводчика. Выбор ECM-системы — дело очень непростое. Публикаций, в которых описываются и сравниваются между собой различные программные решения — много, а вот лишенных рекламного характера материалов, представляющих собой беспристрастный анализ — мало. Сегодня мы хотели бы предложить вниманию наших читателей перевод статьи, написанной Нэнси Грэхем Морлэнд, сотрудницей Государственного архива штата Нью-Йорк. Автор занимает принципиально неангажированную позицию: в тексте даже не упоминаются названия каких-либо конкретных программных продуктов. Конечно, высказываемые в статье соображения во многом являются спорными. Но в то же время автор, документовед по специальности, смотрит на проблему выбора ECM-системы взглядом рядового пользователя и указывает на ряд моментов, на которые технические специалисты зачастую не обращают внимания. Публикуя данный текст, мы также хотели бы пригласить читателей к обсуждению следующих вопросов: какие функции должно включать ПО для работы с электронными документами? каких функций, по вашему мнению, не хватает в используемых вами СЭД/СЭА.
В настоящее время мы работаем над статьеЙ, посвященных техническим аспектам выбора архивной системы. Она будет опубликована в нашем блоге в самое ближайшее время. Следите за обновлениями.
Введение
Системой управления записями называется программное решение, предназначенное для систематизации и контроля записей организации. Такие программы обладают достаточно широким набором возможностей и позволяют работать с записями любого формата. Однако оценка и выбор конкретного программного решения для управления записями зависит от целого ряда факторов. Нет такой системы, которая могла бы устроить всех потенциальных пользователей. Кроме того, при выборе системы следует учитывать специфику организации — ее размер, характер и сложность решаемых задач. Прежде чем приобретать систему, необходимо четко прояснить, для чего и как она будет использоваться.
Цель даннойой публикации заключается в том, чтобы помочь читателям в выборе программного решения для своей организации. Правильный выбор позволяет существенно повысить производительность труда, а также более эффективно выстроить внешние и внутренние коммуникации организации. При этом мы не ставим целью рекомендовать какой-то конкретный программный продукт; мы хотим лишь высказать ряд соображений общеметодологического характера, на которые можно опираться при выборе и оценке конкретного продукта.
Предварительный анализ
Прежде всего постарайтесь ответить на следующий вопрос: с записями какого типа вам приходится чаще всего иметь дело в повседневной практике. Еще раз обратите внимание на правила, в соответствии с которыми осуществляется создание и хранение записей в вашей организации. От всех перечисленных обстоятельств существенно зависит выбор конкретного решения.
Формулировка требований к ПО
Выбирая систему управления записями, определитесь с задачами, которые эта система должна решать, и с функциями, которые она должна выполнять. Кроме того, постарайтесь сформулировать критерии производительности, которым ваша система должна соответствовать.
Функции систем управления записями
Системы управления записями включают, как правило, следующие функции:
- уничтожение записей (уничтожает записи в электронном виде таким образом, что их восстановление становится невозможным)
- обработка запросов (получение и выполнение запросов на записи или серии записей)
- управление файлами (хранение, извлечение, обновление)
- управление документами (создание, использование и поддержка электронных записей)
Общие требования
Системы управления записей должны также отвечать целому ряду требований общего характера. К ним относятся:
- Помощь и подробная справка (информативные и при этом написанные простым языком руководства пользователя; понятные сообщения об ошибках; поддержка и обучение от вендора);
- Меню и команды (они должны быть понятными и логично организованными);
- Скорость и точность (загрузка/извлечение данных должны осуществляться быстро);
- Генерация стандартных отчетов (система должна быстро генерировать отчеты и распечатывать их)
- Простота использования (система должна быть простой в использовании; желательно, чтобы пользователи могли начать работу с ней непосредственно в день установки);
- Кастомизация (возможность «подстройки» системы под специфику работы в конкретной организации)
- Возможность работы с записями в течение всего жизненного цикла (от создания и активного использования — до перевода на архивное хранение);
- Возможность управления записями любого формата (система должна позволять работать с записями разных форматов — текстовыми, графическими, звуковыми и т. п.);
- Полноценный текстовый поиск (в системе должна присутствовать возможность полнотекстового поиска, а также поиска по ключевым словам/атрибутам)
- Управление безопасностью и уровнями доступа (система должна допускать возможность разграничения доступа к записям/сериям записей)
- Возможность отслеживать движение записей (в случае необходимость система должна допускать возможность отслеживания движения записей между пользователями).
Критерии производительности
С точки зрения производительности система управления записями должна соответствовать по крайней мере следующим критериям:
- она должна стабильно работать на имеющемся в организации «железе» (в противном случае неизбежны дополнительные затраты);
- должна сохранять данные в соответствии с Американской стандартной кодировочной таблицей (ASCII) – это необходимо для возможного перевода данных в новую систему в будущем
Кроме того, желательно, чтобы вендоры системы обеспечивали техническую поддержку, а также обучение персонала.
Важные вопросы
Чтобы четко понимать, какая система управления записями вам нужна, попытайтесь ответить на следующие вопросы:
С какими записями мне чаще всего приходится работать?
Вы должны ясно понимать, для работы с каким типом записей вы собираетесь использовать систему и какие проблемы вы планируете решить с ее помощью.
Какое конкретно программное обеспечение может помочь мне в решении моих задач?
Существует много систем управления записями. Все эти системы включают различные функции. Вы должны ясно представлять себе, какие функции нужны именно вам.
Какие программные решения используются в других организациях?
Свяжитесь с другими организациями и узнайте, какие системы управления записями они и используют и почему; это может вам помочь понять, что нужно именно вам.
Понятно ли написано руководство пользователя?
Прежде чем приобретать конкретное ПО, ознакомьтесь с документацией к нему. В руководстве пользователя должны быть подробно описаны все нюансы работы с системой, возможные проблемы и методы их решения, а также должны быть даны контактные данные для связи.
Проста ли система?
Система должна быть простой. Вендоры зачастую говорят, что система может делать все, что вам хочется — но часто бывает так, что возможностей у системы гораздо больше, чем это действительно нужно. Велика вероятность того, что вы заплатите достаточно большие суммы за функции, которыми никогда не будете пользоваться.
Может ли система делать то, что вам нужно?
Составьте список необходимых функций, а затем проверьте, включает ли их система, которую вы планируете приобрести.
Какова оценка системы с точки зрения дизайна и юзабилити?
Как устроен интерфейс системы? Понятны ли пользователю графические и текстовые обозначения? Крайне желательно, чтобы интерфейс был интуитивно понятным.
Доступны ли обучающие материалы?
Обучающие материалы представляют собой пошаговое описание операций, осуществляемых с помощью программы. Они должны иметь четкую логическую структуру, а также быть написаны простым и понятным языком.
Если при работе с программой возникает ошибка, появляются ли на экране соответствующие сообщения?
Сообщения об ошибке должны выводится всякий раз, когда вы совершаете неверное или неправомерное действие, будь то нажатие неверной клавиши или ввод данных в неподдерживаемом системой формате. Сообщение об ошибке должно быть информативным и понятным; очень желательно, чтобы оно содержало информацию о возможных путях решения возникшей проблемы.
Как организованы меню программы?
Меню должны быть простыми, понятными, иметь четкую и логичную структуру. Желательно, чтобы наиболее часто повторяемые операции инициировались также при помощи контекстных меню/горячих клавиш.
Насколько быстро работает система?
Убедитесь в том, что система управления записями работает на вашем оборудование на нормальной скорости и не «зависает».
Как организован ввод данных в систему?
Устройство системы должно исключать излишний ввод данных. Всякий элемент данных должен вводиться в систему лишь один раз — вся дальнейшая работа с ним осуществляется автоматически.
Имеется ли возможность глобального изменения данных в системе?
Все изменения должны осуществляться посредством одной-двух простых операций. Например, если вы изменили название какого-либо подразделения организации в одном документе, старое название должно быть автоматически заменено на новое во всех документах, имеющих отношение к этому подразделению.
Возможно ли простое переключение между файлами?
Пользователь должен иметь возможность свободно переключаться между элементами хранимого в системе содержимого без совершения каких-либо дополнительных операций (так же, как осуществляется переключение между открытыми окнами в Интернет-браузерах).
Предусмотрены ли в системе процедуры резервного копирования и восстановления информации?
Система должна включать набор функций, обеспечивающий защиту информации от удаления.
Может ли система быть подстроена под специфические требования конкретной организации?
Как уже было сказано выше, универсальных решений для управления записями нет. Выбирая систему, проанализируйте возможности ее подстройки под систему вашей работы (подключение дополнительных модулей, интеграция с другим ПО и т.п).
