Я занимался внедрениями систем RFID, и чуть реже, чем всегда, у клиентов — хозяев склада или производства возникала идея: а давайте-ка мы на основе этой волшебной технологии сделаем у себя в офисе защиту от краж.
Хочу рассказать, почему в большинстве случаев я не советовал им спешить с этим (хотя, конечно, это была бы замечательная возможность продать им кучу дорогого железа и уехать в отпуск).
И вы, прежде чем серьёзно задуматься об этом, почитайте (или дайте почитать своему руководству).
Прежде чем продолжить, еще раз напомню, что всё нижеизложенное касается офиса, но ни в коем случае не склада и не магазина — там совершенно иные условия.
Некий сотрудник видит плохо (или хорошо) лежащую материальную ценность, у него начинает «сосать под ложечкой», и рано или поздно он засовывает вещь себе в портфель и уносит к себе домой, где она занимает свое место в свалке его боевых трофеев. От такой кражи может худо-бедно спасти противокражная система и бдительная охрана. Именно худо-бедно, ибо большинство из предметов, воруемых таким способом, очень просто незаметно вынести и невозможно персонифицировать. Впрочем, и потери от такого рода краж — копеечные.
Объект учета, пребывающий в добром «здравии», признается неисправным, проводится процедура списания и вещь увозится к себе на дачу. Это могут сделать только те, кто обладает полномочиями списывать, либо состоит в сговоре с такими людьми.
От такой кражи не спасёт практически ничего, так как вынос объекта и его исчезновение будут вполне легальными, и, мало того, заподозрить в этом кражу придет в голову не каждому.
Использование ошибок в ведении материального учета.
В большинстве организаций, где я бывал, материальный учет ведется по принципу «кто во что горазд». Неточный учет тех или иных вещей позволяет легко унести их, и при ежегодной инвентаризации этого никто не заметит, так как по учету всё будет по прежнему в порядке. Ниже я еще расскажу об этих ошибках.
Для совершения такой кражи нужно хотя бы раз узнать, как именно ведется учет тех или иных объектов, и, если в их ведении есть «баг», то придумать, как его использовать.
Вынос предметов может пресечь бдительная охрана, а вот противокражная электроника может оказаться здесь бессильна по причине всё тех же ошибок в учете.
Принести свою плохую и дешевую вещь, а вместо нее унести хорошую и дорогую.
Чаще всего такой «трансплантации» подвергаются компьютеры — оттуда вытаскивают хорошие видеокарты, память, винчестеры, даже процессоры, и вместо них ставят устаревшие, меньшего объема, скорости.
Достаточно трудное для обнаружения воровство, которое может обнаружится лишь случайно, и то, если хорошо и дотошно вести учет. Но если сотрудники получают хорошую зарплату, этого можно не опасаться. Любители держать работников на голодном пайке пострадают намного больше.
Это когда босс присваивает себе часть имущества, купленного за счет компании. Процветает сплошь и рядом. От этого не спасёт ничего, кроме гнева акционеров (привет Навальному) и сотрудников, решивших пойти ради правды «на убой».
Из приведенного выше обзора становится понятно, что контролировать кражи в офисе на порядок сложнее, чем в магазине, и помогают это сделать, видимо, не столько прямые противокражные меры, сколько косвенные, на первый взгляд к охране имущества не имеющие отношения.
Современное общество стремится к автоматизации всего, что можно автоматизировать, и, в ряде случаев, это — хорошо. Но данный случай — как раз тот, когда в ответ на вопрос о необходимости автоматизации вместо громкого «YES!!!» правильнее было бы, немного помявшись, ответить «подождите».
Очевидно, что система автоматической защиты от краж состоит из контрольно-пропускных пунктов, оснащенных неким «электронным чутьём» и живыми охранниками, и датчиков, размещенных на имуществе и позволяющих «электронному чутью» реагировать на пронос этих вещей через КПП.
Кроме того, в помещениях, где находится имущество, расположены видеокамеры, которые помогают обнаружить или — намного чаще — задним числом подтвердить факт кражи.
Именно так организована противокражка во всех магазинах.
Что же произойдет с такой системой, когда она попадет в офис?
«Электронное чутьё», будь то радиоантенна или акусто-магнитный приемник, сработают только тогда, когда в их поле попадет соответствующий транспондер. И, мало того, что попадет, а будет еще и успешно опрошен, несмотря на помехи и всякого рода экранирование.
Это означает, что перед тем, как вынести имущество, с него не отдерут транспондеры и не экранируют их «толстой железякой».
В магазинах это происходит (в процентном отношении) не так часто, потому что этому препятствуют видеокамеры, свидетели вокруг, отсутствие инструмента (отверток, кусачек, экранирующих боксов и т.п.), нельзя входить с сумками, да и времени там на это у человека не так уж много.
Однако в офисе у потенциального вора есть все возможности поработать над ликвидацией противокражных транспондеров: есть и время, и инструменты, и возможность вносить-выносить довольно внушительные сумки, и время, когда можно остаться без свидетелей.
А зафиксировав на видеокамеру то, как человек взял предмет и пошел, почти невозможно придраться к этому факту (за исключением совсем экзотических случаев, например — секретарша полезла на потолок выкручивать лампочки и класть их в сумку).
Кроме того, вынос многих предметов за пределы офиса еще не означает кражу.
Сейл-менеджеры выносят ноутбуки и многие другие вещи для поездок на презентации, инженеры выносят ноутбуки и инструменты для сервисного обслуживания клиентов, сотрудникам зачастую не возбраняется брать работу на дом.
Поэтому на вопрос об автоматической защите от краж в офисе сегодня можно ответить только двумя способами:
1) Полное закручивание гаек: тотальный досмотр вещей сотрудников на КПП при входе и выходе, запрет на вход и выход с сумками, запрет на использование личного имущества на работе и рабочего — вне офиса. При таком способе автоматизация не имеет смысла, так как основную нагрузку несут живые охранники.
2) Косвенные меры, которые прямо не препятствуют кражам, но повышают меру ответственности сотрудников за сохранность вещей и понижают их стремление к воровству. Автоматизация здесь также ни к чему, потому что мы заходим к проблеме с совершенно другой стороны.
Выбор между тем или иным методом делается на основе анализа произошедших случаев воровства и ценности того, что потенциально могут украсть при существующем уровне охраны.
В большинстве случаев, к закручиванию гаек прибегать нет никакого смыла. Оно, хотя и эффективно, но очень осложняет работу и просто оскорбительно для персонала.
О косвенных мерах мы с вами должны будем поговорить отдельно, потому что здесь кроется много такого, о чем руководители не догадываются, а бухгалтеры знают, но предпочитают не вспоминать.
Это очень банально, и очень трудно на практике.
Здесь речь совсем не идет о том, что тому, кто получает 60 тысяч надо начать платить 90.
Просто не держите работников на голодном пайке. Если людям зарплаты хватает только на еду, они обязательно будут воровать.
Если в вашем офисе массово исчезают флешки, мышки, калькуляторы, клавиатуры, из уборной пропадает мыло, из принтеров — офисная бумага, и шкафов — вешалки, растаскиваются запасы лампочек, то это знак того, что внушительная часть персонала не может себе позволить купить даже такие дешевые вещи.
Не поленитесь заглянуть в зарплатные ведомости своих подопечных. Скорее всего вы обнаружите там ахтунг. Лучше сократить персонал и увеличить зарплаты, чем набрать большой штат и недоплачивать им. По меньшей мере — это честнее.
Один из скелетов в шкафу вашей бухгалтерии.
Зачастую делается так: всё имущество вешается на одного, двух или нескольких МОЛ, (например, на завхоза) при штате в 600 сотрудников.
Это серьезная ошибка. При такой системе учета вещи начинают пропадать, причем зачастую даже не по причине воровства, а они просто теряются. Чтобы потерь не было, несчастный должен проводить ревизию записанных на него предметов ежемесячно, что грозит превратиться в его единственное занятие.
Как бы ни казалось это дико для ваших бухгалтеров, ВСЕ сотрудники должны быть материально ответственными лицами, и отвечать за те вещи, которыми они персонально пользуются.
То есть, список имущества на каждое лицо, в идеале, не должен превышать 10-15 пунктов, которые каждый сотрудник демонстрирует во время инвентаризации.
Есть еще один страшный скелет с топором, ждущий своего часа в шкафах бухгалтерии.
Это когда 1000 стульев ставятся на учет не как 1000 объектов под названием «стул», а как 1 объект под названием «1000 стульев» или — еще хуже 1 объект под названием «комплект офисных стульев».
Еще реальные примеры из жизни:
— 90 кондиционеров как «система кондиционирования».
— 5 столов, 10 шкафов, кожаное кресло, аквариум, две картины, 8 стульев и вентилятор, как «комплект мебели кабинета директора».
— монитор, системный блок, клавиатура, мышь, принтер, стол, стул, сетевой фильр, как «комплект рабочее место».
— монитор, системный блок, клавиатура, мышь, как «компьютер».
Встречается сплошь и рядом. Бич практически каждой крупной организации. Загляните в базу данных основных средств вашей организации и вы испугаетесь, как там этого много.
К тому же, на эти «составные комплекты» натыкается любая попытка автоматизации учета материальных средств: любая автоматизированная система, работающая с БД, будет считать один объект — одним объектом, даже если в поле «комментарий» написано, что на самом деле их там 1000.
Для избежания подобной неразберихи введите железное правило:
1 предмет = 1 объект учета.
Да, я знаю, что если в бухгалтерию пришла накладная на приобретение «комплекта офисной мебели», не разбитого на компоненты, то они вынуждены именно так и поставить его на учет. Пусть требуют у поставщиков такой же атомизации. Если вы хотите порядка, он должен с кого-то начаться.
Кроме того, подобный же хаос царит и в описании расположения предметов.
Например, 5 столов, 10 системных блоков и 1 холодильник физически находятся в одной комнате под номером 101.
По учету же: 5 столов числятся в помещении «101», 10 системных блоков — в помещении «кабинет 101» и холодильник — в помещении «к.101». С точки зрения базы данных — это три РАЗНЫХ помещения.
Собственно, опасно всё это тем, что пропажу предметов при инвентаризации бывает очень тяжело обнаружить, и зная это, их легко своровать, и еще легче просто потерять где-то в своем же здании.
Если вам кажется, что в вашей организации происходят злонамеренные списания вполне пригодного имущества, реорганизуйте бизнес процесс так, чтобы списываемые предметы проходили через контроль комиссии, в которой будете участвовать лично вы. Поможет.
Вот, практически и всё.
Надеюсь, что описанные примеры из опыта помогли вам принять правильное решение по поводу защиты офиса от краж. Если другие полезные мысли придут по мере обсуждения, обещаю дописать.
Хочу рассказать, почему в большинстве случаев я не советовал им спешить с этим (хотя, конечно, это была бы замечательная возможность продать им кучу дорогого железа и уехать в отпуск).
И вы, прежде чем серьёзно задуматься об этом, почитайте (или дайте почитать своему руководству).
Прежде чем продолжить, еще раз напомню, что всё нижеизложенное касается офиса, но ни в коем случае не склада и не магазина — там совершенно иные условия.
Как и что сотрудники могут украсть в офисе
Клептомания
Некий сотрудник видит плохо (или хорошо) лежащую материальную ценность, у него начинает «сосать под ложечкой», и рано или поздно он засовывает вещь себе в портфель и уносит к себе домой, где она занимает свое место в свалке его боевых трофеев. От такой кражи может худо-бедно спасти противокражная система и бдительная охрана. Именно худо-бедно, ибо большинство из предметов, воруемых таким способом, очень просто незаметно вынести и невозможно персонифицировать. Впрочем, и потери от такого рода краж — копеечные.
Злоумышленное списание
Объект учета, пребывающий в добром «здравии», признается неисправным, проводится процедура списания и вещь увозится к себе на дачу. Это могут сделать только те, кто обладает полномочиями списывать, либо состоит в сговоре с такими людьми.
От такой кражи не спасёт практически ничего, так как вынос объекта и его исчезновение будут вполне легальными, и, мало того, заподозрить в этом кражу придет в голову не каждому.
«Багоюзание»
Использование ошибок в ведении материального учета.
В большинстве организаций, где я бывал, материальный учет ведется по принципу «кто во что горазд». Неточный учет тех или иных вещей позволяет легко унести их, и при ежегодной инвентаризации этого никто не заметит, так как по учету всё будет по прежнему в порядке. Ниже я еще расскажу об этих ошибках.
Для совершения такой кражи нужно хотя бы раз узнать, как именно ведется учет тех или иных объектов, и, если в их ведении есть «баг», то придумать, как его использовать.
Вынос предметов может пресечь бдительная охрана, а вот противокражная электроника может оказаться здесь бессильна по причине всё тех же ошибок в учете.
Подмена «божьего дара» на «яичницу»
Принести свою плохую и дешевую вещь, а вместо нее унести хорошую и дорогую.
Чаще всего такой «трансплантации» подвергаются компьютеры — оттуда вытаскивают хорошие видеокарты, память, винчестеры, даже процессоры, и вместо них ставят устаревшие, меньшего объема, скорости.
Достаточно трудное для обнаружения воровство, которое может обнаружится лишь случайно, и то, если хорошо и дотошно вести учет. Но если сотрудники получают хорошую зарплату, этого можно не опасаться. Любители держать работников на голодном пайке пострадают намного больше.
Злоумышленник в руководстве
Это когда босс присваивает себе часть имущества, купленного за счет компании. Процветает сплошь и рядом. От этого не спасёт ничего, кроме гнева акционеров (привет Навальному) и сотрудников, решивших пойти ради правды «на убой».
Из приведенного выше обзора становится понятно, что контролировать кражи в офисе на порядок сложнее, чем в магазине, и помогают это сделать, видимо, не столько прямые противокражные меры, сколько косвенные, на первый взгляд к охране имущества не имеющие отношения.
«Чтоб было так: заходит враг, и электрический кулак — ему по роже!»
Современное общество стремится к автоматизации всего, что можно автоматизировать, и, в ряде случаев, это — хорошо. Но данный случай — как раз тот, когда в ответ на вопрос о необходимости автоматизации вместо громкого «YES!!!» правильнее было бы, немного помявшись, ответить «подождите».
Очевидно, что система автоматической защиты от краж состоит из контрольно-пропускных пунктов, оснащенных неким «электронным чутьём» и живыми охранниками, и датчиков, размещенных на имуществе и позволяющих «электронному чутью» реагировать на пронос этих вещей через КПП.
Кроме того, в помещениях, где находится имущество, расположены видеокамеры, которые помогают обнаружить или — намного чаще — задним числом подтвердить факт кражи.
Именно так организована противокражка во всех магазинах.
Что же произойдет с такой системой, когда она попадет в офис?
«Электронное чутьё», будь то радиоантенна или акусто-магнитный приемник, сработают только тогда, когда в их поле попадет соответствующий транспондер. И, мало того, что попадет, а будет еще и успешно опрошен, несмотря на помехи и всякого рода экранирование.
Это означает, что перед тем, как вынести имущество, с него не отдерут транспондеры и не экранируют их «толстой железякой».
В магазинах это происходит (в процентном отношении) не так часто, потому что этому препятствуют видеокамеры, свидетели вокруг, отсутствие инструмента (отверток, кусачек, экранирующих боксов и т.п.), нельзя входить с сумками, да и времени там на это у человека не так уж много.
Однако в офисе у потенциального вора есть все возможности поработать над ликвидацией противокражных транспондеров: есть и время, и инструменты, и возможность вносить-выносить довольно внушительные сумки, и время, когда можно остаться без свидетелей.
А зафиксировав на видеокамеру то, как человек взял предмет и пошел, почти невозможно придраться к этому факту (за исключением совсем экзотических случаев, например — секретарша полезла на потолок выкручивать лампочки и класть их в сумку).
Кроме того, вынос многих предметов за пределы офиса еще не означает кражу.
Сейл-менеджеры выносят ноутбуки и многие другие вещи для поездок на презентации, инженеры выносят ноутбуки и инструменты для сервисного обслуживания клиентов, сотрудникам зачастую не возбраняется брать работу на дом.
Поэтому на вопрос об автоматической защите от краж в офисе сегодня можно ответить только двумя способами:
1) Полное закручивание гаек: тотальный досмотр вещей сотрудников на КПП при входе и выходе, запрет на вход и выход с сумками, запрет на использование личного имущества на работе и рабочего — вне офиса. При таком способе автоматизация не имеет смысла, так как основную нагрузку несут живые охранники.
2) Косвенные меры, которые прямо не препятствуют кражам, но повышают меру ответственности сотрудников за сохранность вещей и понижают их стремление к воровству. Автоматизация здесь также ни к чему, потому что мы заходим к проблеме с совершенно другой стороны.
Выбор между тем или иным методом делается на основе анализа произошедших случаев воровства и ценности того, что потенциально могут украсть при существующем уровне охраны.
В большинстве случаев, к закручиванию гаек прибегать нет никакого смыла. Оно, хотя и эффективно, но очень осложняет работу и просто оскорбительно для персонала.
Меры уменьшения условий для воровства.
О косвенных мерах мы с вами должны будем поговорить отдельно, потому что здесь кроется много такого, о чем руководители не догадываются, а бухгалтеры знают, но предпочитают не вспоминать.
Повышайте зарплаты
Это очень банально, и очень трудно на практике.
Здесь речь совсем не идет о том, что тому, кто получает 60 тысяч надо начать платить 90.
Просто не держите работников на голодном пайке. Если людям зарплаты хватает только на еду, они обязательно будут воровать.
Если в вашем офисе массово исчезают флешки, мышки, калькуляторы, клавиатуры, из уборной пропадает мыло, из принтеров — офисная бумага, и шкафов — вешалки, растаскиваются запасы лампочек, то это знак того, что внушительная часть персонала не может себе позволить купить даже такие дешевые вещи.
Не поленитесь заглянуть в зарплатные ведомости своих подопечных. Скорее всего вы обнаружите там ахтунг. Лучше сократить персонал и увеличить зарплаты, чем набрать большой штат и недоплачивать им. По меньшей мере — это честнее.
Перестройте систему материально ответственных лиц (МОЛ)
Один из скелетов в шкафу вашей бухгалтерии.
Зачастую делается так: всё имущество вешается на одного, двух или нескольких МОЛ, (например, на завхоза) при штате в 600 сотрудников.
Это серьезная ошибка. При такой системе учета вещи начинают пропадать, причем зачастую даже не по причине воровства, а они просто теряются. Чтобы потерь не было, несчастный должен проводить ревизию записанных на него предметов ежемесячно, что грозит превратиться в его единственное занятие.
Как бы ни казалось это дико для ваших бухгалтеров, ВСЕ сотрудники должны быть материально ответственными лицами, и отвечать за те вещи, которыми они персонально пользуются.
То есть, список имущества на каждое лицо, в идеале, не должен превышать 10-15 пунктов, которые каждый сотрудник демонстрирует во время инвентаризации.
Атомизируйте имущественный учет
Есть еще один страшный скелет с топором, ждущий своего часа в шкафах бухгалтерии.
Это когда 1000 стульев ставятся на учет не как 1000 объектов под названием «стул», а как 1 объект под названием «1000 стульев» или — еще хуже 1 объект под названием «комплект офисных стульев».
Еще реальные примеры из жизни:
— 90 кондиционеров как «система кондиционирования».
— 5 столов, 10 шкафов, кожаное кресло, аквариум, две картины, 8 стульев и вентилятор, как «комплект мебели кабинета директора».
— монитор, системный блок, клавиатура, мышь, принтер, стол, стул, сетевой фильр, как «комплект рабочее место».
— монитор, системный блок, клавиатура, мышь, как «компьютер».
Встречается сплошь и рядом. Бич практически каждой крупной организации. Загляните в базу данных основных средств вашей организации и вы испугаетесь, как там этого много.
К тому же, на эти «составные комплекты» натыкается любая попытка автоматизации учета материальных средств: любая автоматизированная система, работающая с БД, будет считать один объект — одним объектом, даже если в поле «комментарий» написано, что на самом деле их там 1000.
Для избежания подобной неразберихи введите железное правило:
1 предмет = 1 объект учета.
Да, я знаю, что если в бухгалтерию пришла накладная на приобретение «комплекта офисной мебели», не разбитого на компоненты, то они вынуждены именно так и поставить его на учет. Пусть требуют у поставщиков такой же атомизации. Если вы хотите порядка, он должен с кого-то начаться.
Кроме того, подобный же хаос царит и в описании расположения предметов.
Например, 5 столов, 10 системных блоков и 1 холодильник физически находятся в одной комнате под номером 101.
По учету же: 5 столов числятся в помещении «101», 10 системных блоков — в помещении «кабинет 101» и холодильник — в помещении «к.101». С точки зрения базы данных — это три РАЗНЫХ помещения.
Собственно, опасно всё это тем, что пропажу предметов при инвентаризации бывает очень тяжело обнаружить, и зная это, их легко своровать, и еще легче просто потерять где-то в своем же здании.
Контролируйте решения о списании и уничтожении имущества
Если вам кажется, что в вашей организации происходят злонамеренные списания вполне пригодного имущества, реорганизуйте бизнес процесс так, чтобы списываемые предметы проходили через контроль комиссии, в которой будете участвовать лично вы. Поможет.
Вот, практически и всё.
Надеюсь, что описанные примеры из опыта помогли вам принять правильное решение по поводу защиты офиса от краж. Если другие полезные мысли придут по мере обсуждения, обещаю дописать.
