В каждом хорошем менеджере должно быть развитое чувство ритма. Это мое убеждение, проверенное временем и практикой. Никакие принципы управления хаосом не работают, если они не положены на строгую цикличность. Я был бы рад познакомиться с примерами, опровергающими это наблюдение, но таковые мне не встречались ни разу.
Что я понимаю под ритмом? Развитый в себе навык вспоминать и возвращаться к тем или иным темам или вопросам спустя одно и то же время. «Рваность» работы менеджера, постоянное переключение задач, «проблемно-ориентированное» управление — яркий пример, когда этот принцип не соблюдается.
Как же обуздать этот хаос?
Надо себя заставить заняться тем или иным вопросом ровно вовремя. Заводить будильники, ставить напоминалки — но в соответствии с какой-нибудь системой, а не хаотично и заставить себя не игнорировать их. Высшим пилотажем является чувство времени до минут — чтобы внутренний «будильник» срабатывал в любом масштабе времени и обходиться без напоминалок.
Например, можно начинать утро (неделю, месяц) с обзванивания контрагентов по статусам ваших проектов. Если не удалось дозвониться — пишем письмо. Это здорово способствует и качеству не только вашей, но и их работы: ваши партнеры будут знать, что вы вспоминаете о них каждое утро (неделю, месяц), и тогда же у них должны быть для вас новости, желательно положительные. Но когда о них вспоминают хаотично — это головная боль и для тех, кто ведет проект, и для тех, кто его выполняет.
Мир не идеален, и назначать те же встречи «под вас» вряд ли будут все ваши коллеги и партнеры, особенно те, что выше вас по статусу. Или же в любой момент могут вам позвонить и сообщить о чем-то очень важном, требующем вашего внимания «здесь и сейчас». Может прийти ахтунг-письмо. Или вы внезапно вспоминаете о том, что забыли в свое время сделать что-то очень важное. В общем, как тот утренний дворник из анекдота, сбивающий с ритма весь Париж, в нашей работе подобных примеров достаточно. Как мне кажется правильным действовать в таких случаях? Для начала нужно постараться не быть человеком, на которого приземляются такие звонки и письма, а завести специального сотрудника, готового подключиться к задаче и уже самостоятельно выясняющего все подробности. Что касается встреч, то очень полезно придумать для них какую-либо систему, пусть поначалу она будет не очень стройной, но то, что она будет — уже шаг. В любом случае, хаоса не избежать, но те десять процентов, которые удастся положить на ритм, вернут все затраченные усилия.
Ритм, как и в музыке, имеет структуру — что-то определяет его общую картину, а что-то — детали. Любые хаос и непредсказуемость оказывают влияние лишь на незначительные моменты. Например, совещание можно провести не с утра, а вечером, и глобально это ничего не поменяет (хотя избегать таких ситуаций все-таки надо стараться). Сбить вас с «крупного» ритма должно лишь что-то действительно катастрофическое.
У цикличности в управлении временем есть еще одно преимущество: «неинтересные», но необходимые дела начинают выполняться, и сопротивление им начинает пропадать, как только у них появляется свой «дом» в вашем графике. Принцип «Потому что надо» начинает вживляться в вашу работу как родной. Это действительно сильно помогает в работе.
Завтрашний день можно уже начать с того, что «завести будильники».
Что я понимаю под ритмом? Развитый в себе навык вспоминать и возвращаться к тем или иным темам или вопросам спустя одно и то же время. «Рваность» работы менеджера, постоянное переключение задач, «проблемно-ориентированное» управление — яркий пример, когда этот принцип не соблюдается.
Как же обуздать этот хаос?
Надо себя заставить заняться тем или иным вопросом ровно вовремя. Заводить будильники, ставить напоминалки — но в соответствии с какой-нибудь системой, а не хаотично и заставить себя не игнорировать их. Высшим пилотажем является чувство времени до минут — чтобы внутренний «будильник» срабатывал в любом масштабе времени и обходиться без напоминалок.
Например, можно начинать утро (неделю, месяц) с обзванивания контрагентов по статусам ваших проектов. Если не удалось дозвониться — пишем письмо. Это здорово способствует и качеству не только вашей, но и их работы: ваши партнеры будут знать, что вы вспоминаете о них каждое утро (неделю, месяц), и тогда же у них должны быть для вас новости, желательно положительные. Но когда о них вспоминают хаотично — это головная боль и для тех, кто ведет проект, и для тех, кто его выполняет.
Мир не идеален, и назначать те же встречи «под вас» вряд ли будут все ваши коллеги и партнеры, особенно те, что выше вас по статусу. Или же в любой момент могут вам позвонить и сообщить о чем-то очень важном, требующем вашего внимания «здесь и сейчас». Может прийти ахтунг-письмо. Или вы внезапно вспоминаете о том, что забыли в свое время сделать что-то очень важное. В общем, как тот утренний дворник из анекдота, сбивающий с ритма весь Париж, в нашей работе подобных примеров достаточно. Как мне кажется правильным действовать в таких случаях? Для начала нужно постараться не быть человеком, на которого приземляются такие звонки и письма, а завести специального сотрудника, готового подключиться к задаче и уже самостоятельно выясняющего все подробности. Что касается встреч, то очень полезно придумать для них какую-либо систему, пусть поначалу она будет не очень стройной, но то, что она будет — уже шаг. В любом случае, хаоса не избежать, но те десять процентов, которые удастся положить на ритм, вернут все затраченные усилия.
Ритм, как и в музыке, имеет структуру — что-то определяет его общую картину, а что-то — детали. Любые хаос и непредсказуемость оказывают влияние лишь на незначительные моменты. Например, совещание можно провести не с утра, а вечером, и глобально это ничего не поменяет (хотя избегать таких ситуаций все-таки надо стараться). Сбить вас с «крупного» ритма должно лишь что-то действительно катастрофическое.
У цикличности в управлении временем есть еще одно преимущество: «неинтересные», но необходимые дела начинают выполняться, и сопротивление им начинает пропадать, как только у них появляется свой «дом» в вашем графике. Принцип «Потому что надо» начинает вживляться в вашу работу как родной. Это действительно сильно помогает в работе.
Завтрашний день можно уже начать с того, что «завести будильники».
