Ряды столов, головы сотрудников за мониторами, гудящий принтер. Кто-то зевает и идёт за очередной чашкой кофе, за ним следуют остальные. Трезвонят телефоны, офис наполняется разнотональным многоголосьем, среди которого периодически прорывается крик: «Тихо, я с клиентом издалека говорю!». Это обычный офис, который трудно назвать современным.
В такой среде творческие проекты не рождаются, таланты не задерживаются, а представительность превращается в пафос. Бизнес ведётся не в пределах офисных стен и не с 9.00 до 18.00 с перерывом на обед. Всё чаще возникают вопрос о том, как сделать бизнес более гибким, адаптируемым и близким к рынку. Один из ответов – создание распределённых организаций.
Распределённые организации возникают в трёх случаях:
Общая экономика таких организаций понятна и используется многими достаточно давно. Но до сегодняшнего дня такое развитие сдерживалось. Не хватало ИТ-решения, которое бы позволило управлять такой организацией эффективно.
Что нужно, чтобы распределённая организация работала эффективно? Создание единого рабочего и информационного пространства. Такое информационное решение нами разработано и успешно реализовано в проектах компании «Простой бизнес». Это программный комплекс, включающий все функции систем автоматизации бизнес-процессов, который позволяет строить бизнес-сеть организации и обеспечивать управление бизнесом.
Благодаря внедрению функциональной бизнес-сети для своих проектов, мы получили семь преимуществ распределённой организации перед традиционной замкнутой системой офиса.
1. Свобода от географии. Можно нанять талантливого сотрудника за меньшую плату из другого города и даже страны. Достаточно его зарегистрировать в бизнес-сети, и он становится полноправным участником рабочих процессов. В виртуальной среде ему можно назначать задачи, контролировать его так же, как если бы он был сотрудником вашего офиса.
Также вы можете открывать представительства и филиалы в других регионах, расширяя свой бизнес. Удалённые менеджеры по продажам позволят даже небольшой фирме захватить новые территории. Складские, производственные помещения также можно переместить в более удобное место, выбирая его по экономическим соображениям (близость к клиентам, рабочей силе, низкая стоимость аренды). Где бы они территориально не находились, благодаря бизнес-сети они в едином пространстве с главным офисом и другими подразделениями.
2. Нанимая удалённых работников, компания получает солидную экономию на аренде офисных помещений и создании условий для работы. Само назначение офиса можно сократить до рабочего места руководителя и представительских функций. А для этого не нужна большая площадь. Уменьшится количество потребляемой бумаги и канцелярских принадлежностей. Офис реально становится электронным.
3. Бизнес-сеть позволяет выстроить эффективные информационные потоки. Сотрудники, руководители могут быстро обмениваться информацией: файлами, комментариями, решениями, указаниями. Новичок получает ценный опыт от другого сотрудника, а то и просто может просмотреть рабочую инструкцию, которая размещена в открытом доступе. Наша система «Простой бизнес» позволяет сделать больше. Например, коллективно работать над одним документом: руководитель и сотрудники в разных городах могут сесть и совместно поработать над договором, инструкцией или коммерческим предложением.
4. Включив в единое рабочее пространство поставщиков, партнёров, клиентов, можно наладить более слаженную, оперативную работу. По сути, бизнес превращается в получение личной выгоды от совместных действий, а эффективность этих действий обеспечивается единым информационным пространством, потому что нет замкнутого офиса с клиентами, поставщиками, партнёрами где-то за стенами.
Рост количества организаций в единой бизнес-сети может создать виртуальное рыночное пространство. Уже в рамках этого пространства компании будут искать клиентов, поставщиков и партнёров, расширять свою деятельность.
5. Работа сотрудников становится прозрачной. Вся информация отображается в виртуальной бизнес-сети и сохраняется в ней. Руководитель может в любое время увидеть проблему, подсказать, направить. Это более оперативно, чем искать в электронной почте, требовать пересылки копий, архивов и уточнять у нескольких сотрудников первоисточники. Если использовать внутреннюю телефонию с возможностью записи разговора (как в «Простой бизнес»), то можно оценить переговоры, сделать анализ информации, проверить, ведутся ли в соответствии со стандартами компании разговоры с клиентами.
6. Проведение совещаний — обычная процедура в бизнесе. В виртуальной бизнес-сети с использованием современных встроенных средств коммуникаций все решается просто благодаря видеоконференциям. К тому же «материалы» совещаний сохраняются, можно еще раз прослушать и оценить все предложения, проанализировать их и набросать новые идеи. Все участники могут обсудить вопросы достаточно оперативно.
7. Одна из важных функций управления – контроль. Стоять над головами сотрудников и контролировать — это не лучшее времяпровождение для руководителя. Виртуальная бизнес-сеть, благодаря прозрачности и истории действий, позволяет руководителю видеть практически всё. Виртуальную сеть не обманешь, не расскажешь, что был занят кучей дел и не успел позвонить важному клиенту или уточнить условия сотрудничества. Это особенно важно, когда компания работает в сфере бизнеса, где необходимо придерживаться сроков выполнения работ.
Таким образом, руководитель может не только контролировать, но и повышать мотивацию сотрудников, используя поощрения и наказания именно за результаты работы конкретного сотрудника.
Возможно, кто-то скажет, что виртуальное пространство – это плохо, и люди не роботы и компьютеры. Но ведь мы говорим о работе и бизнесе. И если развитие тесно связано с Интернетом, социальными сетями, информационными технологиями, то вряд ли бизнес-системам стоит оставаться в стороне и быть ограниченными географией и стенами офиса.
В такой среде творческие проекты не рождаются, таланты не задерживаются, а представительность превращается в пафос. Бизнес ведётся не в пределах офисных стен и не с 9.00 до 18.00 с перерывом на обед. Всё чаще возникают вопрос о том, как сделать бизнес более гибким, адаптируемым и близким к рынку. Один из ответов – создание распределённых организаций.
Распределённые организации возникают в трёх случаях:
- бизнес расширяется территориально за счёт открытия региональных филиалов. В некоторых сферах (продажа товара, страховые услуги, гарантийная поддержка) территориальное расширение необходимо;
- в деятельности используются удалённые структурные подразделения, например, удалённые склады, производственные участки;
- для работы привлекаются сотрудники из других городов, регионов, даже стран.
Общая экономика таких организаций понятна и используется многими достаточно давно. Но до сегодняшнего дня такое развитие сдерживалось. Не хватало ИТ-решения, которое бы позволило управлять такой организацией эффективно.
Что нужно, чтобы распределённая организация работала эффективно? Создание единого рабочего и информационного пространства. Такое информационное решение нами разработано и успешно реализовано в проектах компании «Простой бизнес». Это программный комплекс, включающий все функции систем автоматизации бизнес-процессов, который позволяет строить бизнес-сеть организации и обеспечивать управление бизнесом.
Благодаря внедрению функциональной бизнес-сети для своих проектов, мы получили семь преимуществ распределённой организации перед традиционной замкнутой системой офиса.
1. Свобода от географии. Можно нанять талантливого сотрудника за меньшую плату из другого города и даже страны. Достаточно его зарегистрировать в бизнес-сети, и он становится полноправным участником рабочих процессов. В виртуальной среде ему можно назначать задачи, контролировать его так же, как если бы он был сотрудником вашего офиса.
Также вы можете открывать представительства и филиалы в других регионах, расширяя свой бизнес. Удалённые менеджеры по продажам позволят даже небольшой фирме захватить новые территории. Складские, производственные помещения также можно переместить в более удобное место, выбирая его по экономическим соображениям (близость к клиентам, рабочей силе, низкая стоимость аренды). Где бы они территориально не находились, благодаря бизнес-сети они в едином пространстве с главным офисом и другими подразделениями.
2. Нанимая удалённых работников, компания получает солидную экономию на аренде офисных помещений и создании условий для работы. Само назначение офиса можно сократить до рабочего места руководителя и представительских функций. А для этого не нужна большая площадь. Уменьшится количество потребляемой бумаги и канцелярских принадлежностей. Офис реально становится электронным.
3. Бизнес-сеть позволяет выстроить эффективные информационные потоки. Сотрудники, руководители могут быстро обмениваться информацией: файлами, комментариями, решениями, указаниями. Новичок получает ценный опыт от другого сотрудника, а то и просто может просмотреть рабочую инструкцию, которая размещена в открытом доступе. Наша система «Простой бизнес» позволяет сделать больше. Например, коллективно работать над одним документом: руководитель и сотрудники в разных городах могут сесть и совместно поработать над договором, инструкцией или коммерческим предложением.
4. Включив в единое рабочее пространство поставщиков, партнёров, клиентов, можно наладить более слаженную, оперативную работу. По сути, бизнес превращается в получение личной выгоды от совместных действий, а эффективность этих действий обеспечивается единым информационным пространством, потому что нет замкнутого офиса с клиентами, поставщиками, партнёрами где-то за стенами.
Рост количества организаций в единой бизнес-сети может создать виртуальное рыночное пространство. Уже в рамках этого пространства компании будут искать клиентов, поставщиков и партнёров, расширять свою деятельность.
5. Работа сотрудников становится прозрачной. Вся информация отображается в виртуальной бизнес-сети и сохраняется в ней. Руководитель может в любое время увидеть проблему, подсказать, направить. Это более оперативно, чем искать в электронной почте, требовать пересылки копий, архивов и уточнять у нескольких сотрудников первоисточники. Если использовать внутреннюю телефонию с возможностью записи разговора (как в «Простой бизнес»), то можно оценить переговоры, сделать анализ информации, проверить, ведутся ли в соответствии со стандартами компании разговоры с клиентами.
6. Проведение совещаний — обычная процедура в бизнесе. В виртуальной бизнес-сети с использованием современных встроенных средств коммуникаций все решается просто благодаря видеоконференциям. К тому же «материалы» совещаний сохраняются, можно еще раз прослушать и оценить все предложения, проанализировать их и набросать новые идеи. Все участники могут обсудить вопросы достаточно оперативно.
7. Одна из важных функций управления – контроль. Стоять над головами сотрудников и контролировать — это не лучшее времяпровождение для руководителя. Виртуальная бизнес-сеть, благодаря прозрачности и истории действий, позволяет руководителю видеть практически всё. Виртуальную сеть не обманешь, не расскажешь, что был занят кучей дел и не успел позвонить важному клиенту или уточнить условия сотрудничества. Это особенно важно, когда компания работает в сфере бизнеса, где необходимо придерживаться сроков выполнения работ.
Таким образом, руководитель может не только контролировать, но и повышать мотивацию сотрудников, используя поощрения и наказания именно за результаты работы конкретного сотрудника.
Возможно, кто-то скажет, что виртуальное пространство – это плохо, и люди не роботы и компьютеры. Но ведь мы говорим о работе и бизнесе. И если развитие тесно связано с Интернетом, социальными сетями, информационными технологиями, то вряд ли бизнес-системам стоит оставаться в стороне и быть ограниченными географией и стенами офиса.
