Автоматизация работы — жаркая тема. Одни эксперты пугают массовыми увольнениями жертв новой промышленной революции. Другие настроены позитивно и обещают невероятный прорыв в продуктивности. Так или иначе, это набирающий обороты тренд. Компании самого разного размера и отрасли будут активно автоматизировать свои рабочие процессы с новыми и новыми решения, чтобы оптимизировать расходы и выдерживать конкуренцию.

Поле для деятельности обещают широкое: по данным McKinsey Global Institute, к потенциально автоматизируемой относится до 70% работы по сбору и обработке информации (то, чем занимаются миллионы офисных сотрудников), планированию и координации работы при управлении проектами.

Изначально хакатоны появились как независимые соревнования в девелоперском сообществе, но сегодня их часто устраивают и многие ИТ-компании, причем не только для приглашенных разработчиков, но и для собственных сотрудников.

Мы хотим поделиться опытом, который недавно получили, устроив «внутренний» хакатон для 70 человек в команде Wrike. Для компании его польза очевидна — дополнительная возможность раскрыть потенциал сотрудников и обкатать наиболее жизнеспособные бизнес-идеи. Однако не менее важным был вопрос — в чем польза от участия в корпоративном хакатоне для самих сотрудников. Нередко можно услышать скептическую точку зрения, что такой хакатон — это способ заставить высокооплачиваемых специалистов бесплатно поработать во внерабочее время.

Поэтому мы решили серьезно продумать, как сделать это соревнование интересным и полезным для участников и пришли к пяти выводам.

Чаще всего, когда компании оценивают сотрудников, это подразумевает обратную связь только со стороны непосредственного руководителя. Это помогает понять, насколько качественно сотрудник работает, но такая оценка часто бывает пристрастной. Если же цель шире — помочь человеку лучше понять свои сильные и слабые стороны и определиться с направлением для своего дальнейшего развития, то здесь пригодится фидбэк со стороны всех, с кем сотрудник регулярно общается по работе.

Это стало поводом для поиска более разносторонних подходов, и в качестве одного из решений появился «метод 360 градусов». Он предполагает сбор обратной связи от всего окружения человека или рабочей группы. Метод был придуман 19 лет назад и представляет собой периодический сбор оценок от руководителей, подчиненных и коллег. Несколько лет назад мы начали использовать его в Wrike для обратной связи руководителям, тимлидам и менеджерам по продукту, чтобы определять направления для личного развития. Также метод 360 градусов помогает улучшить взаимодействие в командах, куда пришло много новых сотрудников, или там, где возможны потенциальные конфликты.

Непрерывное обучение — для ИТ-компаний не роскошь, а средство выживания. Чтобы выдерживать конкуренцию, командам приходится быстро и регулярно обновлять свои навыки в соответствии с изменениями рынка. Конечно, можно поощрять повышение квалификации каждому сотрудника по отдельности, и это дает свой эффект. Однако рано или поздно растущие компании сталкиваются с тем, что нужно привести к унифицированному виду процессы обучения, чтобы сделать их эффективнее, и осознанно пропагандировать их важность среди сотрудников.

Это как раз случай Wrike. За последние полгода компания выросла в три раза, в продукте появилось много новой функциональности, и нам пришлось сесть и досконально продумать, как мы видим обучающие процессы в команде, чтобы не пускать их на самотек. Наш опыт мы обобщили в пять основных практик, о которых и хотим рассказать.

Гибкий график и распространение мобильных устройств размывают границу между рабочим днем и семейным ужином. 36% сотрудников регулярно проверяют почту и другие рабочие коммуникации в нерабочее время.

Возможно, некоторых менеджеров радует доступность сотрудника в любое время дня и ночи, но как правило, недолго. Исследования показывают, что превышение 40 рабочих часов в неделю приводит к обвалу продуктивности — по мере удлиннения рабочего дня число допущенных ошибок растет в геометрической прогрессии. И наоборот — несколько способов правильно провести свободное время могут повысить продуктивность и вдохновить на необычные решения.

Сотрудники стремительно удаляются от нас. За десять лет число людей, работающих отдельно от руководителей, выросло на 80 с лишним процентов. Очевидно, потому что это выгодно. Сотрудники экономят время на дорогу, могут гибко планировать свое время и не отвлекаются на офисные раздражители. 69% удаленных работников говорят, что вне офиса трудятся продуктивнее.

Не в обиде и компании. Можно сэкономить на содержании и размере офисных помещений и оплате лишних рабочих часов, а также получить широкий выбор кандидатов из разных регионов. Но, как и с любыми переменами, удаленная работа несет с собой не только позитив. В распределенных командах появляются проблемы нового типа, в первую очередь нехватка коммуникации. Wrike работает с сотрудниками по всему миру, и мы хотим поделиться некоторыми советами, исходя из полученного опыта.

Совещания могут заполнять все доступное время, если с ними не бороться. Мы это проверили, проведя опрос об организации работы 1400 офисных сотрудников. 34% признались, что посещают более 6 совещаний в неделю.
Какие же важные решения они принимают в итоге? Практически никакие. 46% сказали, что большинство этих совещаний посвящены отчету о текущем положении дел и «редко» или «никогда» не оканчиваются ясным списком решений по вопросу. Получается пустая трата времени, к тому же не заложенная в план проекта. А значит, участникам таких совещаний придется либо работать сверхурочно, либо переносить дедлайн.
Получив результаты опроса, мы задумались о том, есть ли способы бороться с нерациональной тратой времени (помимо перехода на Wrike, разумеется) и начали искать исследования по этому поводу. Выводы, к которым мы пришли, под катом.

Теоретики управления проектами говорят, что до 78% проектов не выполняются в срок, либо выходят за рамки бюджета. Любой, кто сталкивался с задержками проекта и срывом дедлайна сразу назовет вероятные причины. Это плохо сформулированные цели проекта, нереалистичные сроки, нехватка ресурсов и неэффективная коммуникация в команде.

Отток клиентов, он же churn, — главный враг состаренного и онлайн-бизнеса с моделью платной подписки. Пользователям свойственно быстро мигрировать с одних приложений и сервисов на другие, и сохранить клиентскую базу можно, лишь сохраняя взаимодействие с пользователями на протяжении всего времени использования сервиса. В Wrike мы выработали несколько принципов общения с клиентами, чтобы сделать общение более персонализированным и попробовать вывести его за рамки обычных продаж. Подробнее о них под катом.

За десять лет назад мир вокруг нас незаметно, но значительно изменился. Вспомним 2006-й. Facebook только-только открыл свободную регистрацию для всех, у кого есть электронная почта, включая компании. Телефонные звонки и телеконференции в качестве основного средства делового общения начали вытесняться электронной перепиской и мессенджерами. В Fortune считали лучшими местами для работы не Google и Boston Consulting Group, а биотех-гиганта Genentech и сеть продуктовых магазинов Wegman.

Очевидно, что с 2006 года очень многое изменилось, а следующая декада обещает еще больше кардинальных перемен. Давайте на минутку отвлечемся от текущей работы и попробуем заглянуть в будущее, чтобы оно не застигло нас врасплох.

Будущее электронной почты вызывает дискуссии уже не первый год, но, похоже, что это будущее существует. Хотя email все больше уступает по функциональности многочисленным облачным сервисам для общения и совместной работы, слухи о скорой смерти почты сильно преувеличены. Согласно исследованиям, это все еще самое важное средство деловых коммуникаций. Почта опережает социальные сети и мессенджеры в силу привычки и простоты использования. А раз нам еще придется какое-то время с ней жить, стоит подумать над более эффективной организацией работы с email.

Число команд, которые используют Wrike для ведения проектов и совместной работы, в декабре превысило 10 000. Компания растет, и год назад мы столкнулись с необходимостью многократно увеличить службу поддержки (с 20 до 60 человек в перспективе).

Нам нужно было реорганизовать процесс отбора и обучения новых сотрудников, чтобы, с одной стороны, быстро расширить команду, а с другой — сохранить жесткие требования к качеству работы команды. Мы хотим рассказать, что мы для этого сделали.

Как мы уже упоминали в предыдущем посте, Wrike провел масштабный опрос более 1400 человек. Среди них — руководители и сотрудники из самых разных отделов, от бухгалтерии до маркетинга и ИТ. Респондентов спрашивали, что они сами считают главными факторами стресса и препятствиями на пути к продуктивной работе. Основная цель опроса — убедиться, что мы развиваем Wrike в востребованном направлении.

Однако результаты могут заинтересовать и более широкий круг читателей: тех, кто управляет людьми и ставит задачи в компаниях (чтобы понять, над чем стоит поработать), и тех, кто над этими задачами работает (хотя бы чтобы знать, что они не одиноки в своем недовольстве).

Потому что выводы опроса не самые утешительные.

Недавно Wrike опросил 1468 человек, чтобы выяснить, какие вещи мешают им продуктивно работать каждый день. Причина №1, актуальная для 60% участников, — необходимость постоянно переключаться между слишком большим количеством задач. 49% вынуждены ждать действий со стороны других людей для продолжения работы. 40% тратят слишком много времени на переписку по электронной почте. Есть в списке и бесконечные совещания, и проблемы с выставлением приоритетов, и непрерывные новые запросы от начальства, и другие «прелести» рабочих будней.

Такие опросы Wrike, понятное дело, проводит не из спортивного интереса. Это, по сути, исследования рыночного спроса, которые позволяют лучше понять, на какие проблемы потребителя нужно целиться со своим сервисом. Как учил своих студентов гарвардский профессор Теодор Левитт, люди покупают не сверла длиной в 4 дюйма, а дырки глубиной в 4 дюйма.

Этот пост посвящается «дыркам» и «сверлам» для маркетологов.