19 October

Как я начал с бумаги и перешел в цифру, оставив только творческие процессы

GTD

Всем привет, в этой статье я рассказывал о том, как купил себе физический таймер, потому что хотел аналоговый и физичный прибор для визуализации времени. Я говорил о том, что напишу отдельный материал о цифровых и аналоговых процессах:

Многое со мной и так происходит в диджитале, и я стал делегировать некоторые процессы в офлайн. Я строю майндмэпы на бумаге, изначально строю карты бизнес-процессов в блокноте, иногда пишу вводные тасклисты в блокноте, а потом переношу их в Todoist. Митинги я тоже стараюсь проводить на бумаге: учусь визуализировать идеи, потому что писать «в стену» глупо, а запоминать проще образами. Короче, я напишу об этом отдельную статью.

Эту статью вы и читаете.

История упорядочивания процессов

Всё началось несколько лет назад, когда меня посетила навязчивая идея создать жесткую структуру всего: одежды, файлов, счетов за квартиру и кабелей рабочего стола.

Сам процесс не был упорядочен — я понемногу «фиксил» отдельные баги и вел бэклог в заметках.

В определенный момент я понял, что мне нужно структурировать и сам процесс, в первую очередь я хотел организовать рабочую часть своей жизни:

  1. организация файловой системы;

  2. организация рабочего процесса: постановка задач, календарь, заметки;

  3. Обработка входящей информации и сегментация;

  4. Бэклог и рефлексия.

Я провел все эти операции и разработал систему, позволяющую мне не отвлекаться на организацию процесса, об этом я писал в этой статье. Я не стал писать о частностях и конкретных шагах, которые я сделал, потому что считаю, что у каждого индивидуальная система.

Если интересны частные детали системы, как выстроены приложения и процессы, напишите в комментарии, я подготовлю отдельный материал.

После успехов интеграции этих решений я перешел и к остальным сферам своей жизни: ввел аналогичные решения в писательство, подкаст и домашние дела.

Аналоговый старт

В студенчестве я носил с собой маленький блокнот Moleskine и ручку: это был мой список задач и блокнот для заметок. Мне нравилась эта система, тогда у меня уже был Evernote и Google Календарь, но я был фанатом BlackBerry OS, которая уже не очень дружила с новыми продуктами, в отличие от iPhone и Android. Так я перешел к первой структуре планирования дел — задачи на неделю.

Система очень простая, но достаточно эффективная: дни недели расположена в ряд, вертикально идут планируемые дела. Существует 4 знака дела: запланировано (точка), выполнено (галочка), отменено (крестик), перенесено (стрелка). Благодаря этой структуре работает такой подход:

  1. в начале недели я выписывал все дела в столбик, как в обычном тасклисте;

  2. затем проставлял точки: что и когда нужно было сделать;

  3. потом приступал к работе: сделал — галочка, перенес из-за другого приоритета — стрелочка и так далее;

  4. в конце дня результативность можно посмотреть по вертикальной оси;

  5. В конце недели можно посмотреть все дела и перенести невыполненные на следующий лист.

Так это превращается в блокнот на 52 разворота, потому что соседнюю страничку я оставлял для заметок. С этой системой я провел год. Позже она переросла в Bullet Journal.

Мое мнение о Bullet Journal

Для тех, кто не знает, Bullet Journal — метод ведения заметок и дел, позволяющий сократить время и объем контента в блокноте. Мне очень нравилась эта идея на старте, и я много из нее подчеркнул для будущих систем. Оригинальный Bullet Journal заполняется так:

Есть метки для типа записи: событие, заметка, задача. Есть короткое описание. Что мне нравилось:

  • быстрый ввод информации: мой день заполнялся буквально за считанные минуты;

  • быстрая обработка: сразу проставляете метки задач и событий;

  • свобода бумаги: мне нравится работать на бумаге и концентрироваться на плане.

На этом, пожалуй, плюсы для меня закончились.

Какие минусы:

  • постоянно носить с собой книжку;

  • постоянно переносить и переписывать изменения;

  • заполнение Future Log и Month Log превращается в дизайн;

  • загрязнение и испорченный визуал, когда делается в спешке.

Иногда Bullet Journal буквально становится чем-то культовым и превращается в такое:

Мне, конечно, такое не подходит, потому что заполнение и создание структуры занимает больше времени, чем само ведение. В первую очередь для меня это был инструмент, несмотря на моё дизайнерское прошлое и факт того, что я невероятный визуал. На Pinterest есть целый тег для людей, которые придумываю всё новые и новые системы для своих Bullet Journal, и это просто безумие.

Я ушел с Bullet Journal и понял, что базовый фрейм работы у меня должен быть цифровой: я не забываю телефон дома, все «оформительство» на себя забирают приложения, а нужную информацию можно искать, фильтровать, структурировать.

Почему цифра

Я забывал бумажные блокноты, не заносил в них дела, но самое важное: перелистывание для поиска. То, что в цифровых записях я способен найти за секунды, на бумаге я судорожно искал минутами.

Я каждый раз чувствовал себя идиотом, когда искал нужную строчку в бумажных записях.

Я писал о софте, которым пользуюсь без описания собственной структуры здесь, в этой статье я не хотел бы отвлекаться на это. Одно было ясно: мне нужно уйти на цифру. Конечно, сегодня большое множество предложений: поиск и привыкание заняли у меня не один месяц, а структуру системы я постоянно дорабатываю. Сейчас мы внедряем подобие спринтов дома, когда пробуем что-то новое, формируем контент-план для подкаста и статей в Notion (жду комментариев про продуктовые подходы).

Цифровые продукты имеют следующие преимущества:

  • Быстрота ввода: телефон всегда в кармане, по всей системе у меня есть так называемый Inbox, куда можно кинуть всё что угодно в два «тапа», а потом распределить в нужное место на компьютере.

  • Уведомления: то, что не даст ни один аналоговый продукт. Так я не забываю про дела и рефлексию. Я уже писал статью про настройки своего телефона, её можно почитать тут.

  • Тегирование: ультимативное решение для структуры верхнего уровня. На бумаге такое можно исполнять цветом.

  • Поиск: здесь без комментариев, это стало основным триггером к цифровизации.

В определенный момент у меня в цифре было все и это перебор в другую сторону. Мне казалось, что цифра снижала мою креативность, потому что я пользовался шаблонами и ограничен функционалом приложения. Тогда я понял, что мне нужен баланс.

То, что поддаётся четкому фрейму уже существующей системы должно быть в цифре, размышления же я веду на бумаге.

Баланс и что осталось на бумаге

Сейчас я стараюсь балансировать между двумя методами: на бумаге я делаю всё то, у чего нет фреймворка. Вот несколько примеров:

  • Визуализация. Мне нравится идея простого скетчинга, поэтому я зарисовываю работу: так создаются обложки для моих статей, так я придумываю структуры для инфографики, иногда формирую советы для UI.

  • Описание процессов. Я консультирую проекты и мне часто нужно формировать структуры процессов — это я начинаю делать на бумаге и потом переношу в цифру. Бумага позволяет ошибаться, мусорить и пачкать, оставляя след хода мысли.

  • Заметки переговоров. Когда у меня встречи в офлайне, я не записываю на них вообще — это формат живой беседы и мне кажется странным конспектирование слов клиента. Но как только я остаюсь один — в дело идет ручка. Я зарисовываю структуру задач, записываю тезисы и заношу сроки: короче говоря, конспектирую. Если мы говорим по телефону: всё это я делаю в режиме live.

Для этого у меня есть блокнот: я пользуюсь мягким Leuchtturm. А ещё ручка Fischer Space Pen: она действительно безотказно пишет и не занимает места.

Всё бумажное я стараюсь оцифровывать: документы, договоры, справки, выписки, счета и прочее. Так мне проще искать нужную «бумажку» и ничего не терять. Разумеется, у меня есть резервное хранилище с оригиналами этих бумаг дома. Все заметки по работе с клиентами я переношу в проект, внутри которого задачи, а схемы строю в нужном софте.

Итоги

Мне не нравилось, что всё время я проводил за компьютером, поэтому часть процессов я вернул на бумагу. Думаю, это вовсе не обязательно, но благодаря этому я подхожу к бумаге, как к другой задаче: мне нравится сесть за чистый лист и почиркать по нему ручкой. Мне нравится скетчить идеи и зачёркивать ошибки, потому что они остаются видимыми, в отличии от backspace. Может, в этом есть что-то архаичное и даже вычурное, но я чувствую бóльшую вовлеченность в процесс. Есть ли что-то в вашей работе, что вы оставили вне клавиатуры?

Tags:bullet journalзаметкизадачипродуктивностьтворчествобумагацифровые продуктыgtd
Hubs: GTD
+6
2.6k 34
Comments 5
Popular right now
Профессия Java-разработчик
December 1, 202082,500 ₽SkillFactory
Data Analyst
December 1, 202085,000 ₽SkillFactory
Профессия Product Manager
December 2, 2020108,500 ₽Нетология
Python для анализа данных
December 2, 202019,000 ₽SkillFactory
Профессия Data Scientist
December 2, 2020135,000 ₽SkillFactory