Я много лет занимаюсь организацией ИТ-конференций офлайн. Но новые реалии заставляют нашу команду изучать возможности выхода в онлайн. В этой статье я собрала информацию и лайфхаки из статей зарубежных коллег. Многие советы будут актуальны и для организаторов оффлайн-событий.
Подробнее о форматах можно найти в этой статье.
"
"
Пример live выступления спикера на оффлайн-конференции
Вне зависимости от того, какой формат вы выберете, есть ряд общих советов и рекомендаций, о которых пишут зарубежные источники. Итак, вы решили организовать свой онлайн-ивент.
Относительно несложно собрать докладчиков, запланировать несколько дней вебинаров и назвать все это онлайн-конференцией. Проблема такого подхода в том, что в результате сессии, как правило, слабо связаны, участники получают только выборочные факты и происходит очень мало настоящего обучения.
Найдите «большую идею», которая объединит ваше событие. Эта идея должна стать единой линией, вокруг которой вы сможете выстроить все доклады и связать их между собой.
Чтобы выделить эти связи для участников, можно организовать вводные «подготовительные» и заключительные «обобщающие» сессии в каждый день конференции.
Подготовительные сессии (примерно 30 минут) используйте для того, чтобы выделить одну из основных тем или идей конференции, рассказать как с ней связаны доклады предстоящего дня, и что объединяет доклады между собой.
На обобщающих сессиях предложите участникам подвести итоги дня, подумать о том, что они пережили, и рассказать, как собираются действовать.
Одним из главных минусов виртуальных ивентов обычно называют невозможность достичь того же уровня коммуникации, что и на офлайн-мероприятиях. Хотя общение лицом к лицу действительно имеет качества, которые нельзя перевести в виртуальную среду, уровень взаимодействия, который вы можете создать в сети довольно высок — если приложить усилия.
В качестве вебинарной платформы вы можете использовать сервисы, в которых есть опция проведения живых сессий. Например, Zoom позволяет подключить чат в дополнение к функции вопросов и ответов во время вебинаров.
Найдите отдельного модератора для чата. Заранее подготовьте подходящие затравочные вопросы, которые он сможет отправлять в чат и начинать обсуждение. Попросите модератора постоянно подстегивать слушателей принимать участие в разговоре.
После онлайн-сессий предоставьте место, где обсуждение может продолжаться между докладами и уже после них. Например, подойдут частные группы Facebook и LinkedIn. А специальные сервисы помогут интегрировать стену обсуждений и функции соцсетей с WordPress.
Имейте в виду, что обсуждения никогда не начинаются просто так. Нужно напоминать людям участвовать. Постоянно зовите участников в чат во время живых сессий. После ивента включайте в e-mail рассылку упоминания о наиболее активных обсуждениях в группах и ставьте на них ссылки.
"
"
Используйте частные группы в соцсетях или мессенджерах, как площадки для обсуждений
Даже если ваше мероприятие полностью запланировано в записи — используйте хотя бы немного живого видео. Например, модератор может представлять докладчиков в начале доклада. Цель — показать, что, хотя среда для обучения может быть «виртуальной», она заполнена реальными людьми — людьми, которые находятся там для обучения и обсуждения.
Обратите внимание, чтобы участники видели и самого спикера и его презентацию. Это относится как к событиям идущим он-лайн, так и в записи. “Кадры” докладчика и презентации могут сменять друг друга в нужный момент, или быть совмещены в одном окне.
Например, на наших оффлайн-конференциях волонтер Стас Фомин делал записи выступлений для своей медиатеки 0x1.tv, а потом добавлял презентации в видеоряд.
"
"
Добавьте презентацию в видео с докладчиком
Убедитесь что все участники понимают какие доклады, когда и где будут проходить, как получить доступ, когда будут доступны записи и т.д. Удостоверьтесь, что навигационные ссылки на ключевую информацию размещены в очевидных областях сайта конференции и отправьте всем зарегистрировавшимся напоминания в рассылке несколько раз со всей необходимой информацией.
Разместите адрес электронной почты и номер телефона поддержки в нижнем колонтитуле сайта, создайте страницу контактов и напомните, куда обращаться за помощью, в рассылке.
“Поговорите голосом” со своими докладчиками до их выступлений. Расскажите больше о вашей аудитории, ожиданиях от доклада, что обычно лучше воспринимается слушателями. Узнайте, какие вопросы спикер планирует проговорить, и обсудите, как вы можете помочь сделать сессию максимально успешной.
Запланируйте время «пробного прогона» для каждого доклада. Сделайте их заранее, чтобы оставить спикерам время для доработки материала и повторного прослушивания, если оно понадобится. Познакомьте спикера со всеми техническими нюансами сервиса для онлайн-конференции, в котором вы решили проводить мероприятие.
"
"
Поговорите со своими докладчиками перед мероприятием
Обратитесь к участникам за конкретными кейсами для некоторых докладов. Например, зарегистрировавшиеся могут предоставить описание своей проектной задачи или фрагмент кода для разбора на выступлении.
Проводите общие «Follow Up» сессии для обсуждения вопросов и любого контента, освещаемого в мероприятии. Приглашайте слушателей стать участниками дискуссии и присоединиться на видео.
Если вы организуете событие от компании — найдите тех, кто не является вашими прямыми конкурентами, а в идеале их услуги дополняют ваш продукт.
Не беспокойтесь, если у вас нет большой аудитории. Большинство компаний хотят найти хорошо квалифицированную аудиторию. Если вы можете дать шанс выступить перед такой группой — это ценно.
Существуют разные опции, которые вы можете предложить спонсорам: от упоминания их компании (например, путем отображения их логотипов на странице вашего сайта или ссылок на них в рассылке) до предоставления возможности руководить сеансом или иным образом поговорить с вашей аудиторией во время мероприятия. Эти разные подходы должны, конечно, иметь разную цену.
Спонсоры могут предложить призы или скидки вашим участникам — это отличный подход, который привлекает внимание к спонсору. Наконец, спонсорский бренд может быть полезен для поддержки вашего собственного бренда и повышения доверия к мероприятию, что, опять же, помогает привлечь посетителей.
Ниже некоторые ключевые советы по поиску спонсоров, если вы никогда раньше не работали с этой задачей.
Виртуальное мероприятие может проходить в течение длительного времени, с более короткими сеансами, запланированными на 1-2 часа несколько дней в неделю.
Получая знания в течение более длительного периода, у ваших участников будет больше времени, чтобы переварить, проанализировать и применить то, что они узнали. А вы получите передышку в планировании, приспособитесь по ходу мероприятия и уменьшите себе нагрузку.
Увеличится вероятность того, что слушатели будут использовать чаты для обсуждений. Во-первых, у них просто больше времени. Во-вторых, они почти наверняка получат больше вопросов и комментариев, связанных с контентом.
Еще одно ключевое преимущество — это возможность предварительной записи выступлений. Вы можете полностью записать сессии перед конференцией или сделать запись для экстренных случаев, если, к примеру, выяснится, что спикер не сможет выступить онлайн.
Одна из особенностей виртуальных конференций — возможность отложить на попозже или вовсе “не прийти”.Более того, записи докладов — которые предлагает большинство виртуальных конференций — делает возможным оправдание «я посмотрю это позже» (и, конечно, они редко смотрят его позже).
Нет способа полностью побороть эту проблему, но один из наиболее эффективных методов — отправка частых напоминаний. Сюда входят напоминания по email о начинающихся докладах, напоминания об участии в дискуссиях, напоминания о том, что записи опубликованы — все, что помогает держать в курсе событий и вовлекать участников к взаимодействию.
Конечно, важно не переусердствовать и не раздражать участников слишком большим количеством уведомлений, но лучше ошибиться, чем о вашем ивенте не вспомнят перед его началом.
Если нужно было бы добавить подсказку в список выше, это было бы “начните заранее!»
Все, что описано здесь, выполнимо, даже в одиночку или очень маленькой компанией, но нужно заранее планировать, чтобы все части выстроились в линию.
"
"
Подробная статья об этих лайфхаках (на английском).
А вы уже проводили онлайн-ивент? Поделитесь советами и лайфхаками с начинающими. :)
Форматы онлайн-событий
Live
Вариант наиболее приближенный к формату офлайн-события, только без разговоров за кофе-брейками. Спикеры и слушатели в одно время подключаются к платформе проведения, доклады идут “вживую”, участники общаются в чате и задают вопросы.
Преимущества: понятный и простой формат, спикерам не надо делать предварительные записи.
Недостатки: множество рисков и неконтролируемых ситуаций для организаторов: проблемы с технической частью у спикеров / спикер просто не появляется в нужный момент, технические неполадки платформы.Live в течение нескольких дней или недель
Такой формат делает событие уже мини-фестивалем. Сюда можно включать различные дополнительные сессии, дискуссии и обсуждения, какой-то нетворкинг, чем значительно расширить взаимодействие во время события.В записи
Все сессии записаны заранее и показываются в назначенный день события.
Преимущества: меньше рисков для организаторов.
Недостатки: больше предварительной подготовки и нет ощущения “события”, так как все уже записано заранее.В записи с вовлечением
В таком формате сами выступления записаны, но спикеры присутствуют онлайн во время показа лекции и могут отвечать на вопросы и вести другие активности.
Преимущества: спикеры могут сосредоточиться на общении со слушателями. В этом формате живое общение и запись более сбалансированы.
Недостатки: требуется организация видеозаписи выступлений.
Подробнее о форматах можно найти в этой статье.
"
"Пример live выступления спикера на оффлайн-конференции
Вне зависимости от того, какой формат вы выберете, есть ряд общих советов и рекомендаций, о которых пишут зарубежные источники. Итак, вы решили организовать свой онлайн-ивент.
Лайфхаки
1. Найдите “большую идею” для своего события
Относительно несложно собрать докладчиков, запланировать несколько дней вебинаров и назвать все это онлайн-конференцией. Проблема такого подхода в том, что в результате сессии, как правило, слабо связаны, участники получают только выборочные факты и происходит очень мало настоящего обучения.
Найдите «большую идею», которая объединит ваше событие. Эта идея должна стать единой линией, вокруг которой вы сможете выстроить все доклады и связать их между собой.
Чтобы выделить эти связи для участников, можно организовать вводные «подготовительные» и заключительные «обобщающие» сессии в каждый день конференции.
Подготовительные сессии (примерно 30 минут) используйте для того, чтобы выделить одну из основных тем или идей конференции, рассказать как с ней связаны доклады предстоящего дня, и что объединяет доклады между собой.
На обобщающих сессиях предложите участникам подвести итоги дня, подумать о том, что они пережили, и рассказать, как собираются действовать.
2. Создайте место для взаимодействия участников
Одним из главных минусов виртуальных ивентов обычно называют невозможность достичь того же уровня коммуникации, что и на офлайн-мероприятиях. Хотя общение лицом к лицу действительно имеет качества, которые нельзя перевести в виртуальную среду, уровень взаимодействия, который вы можете создать в сети довольно высок — если приложить усилия.
В качестве вебинарной платформы вы можете использовать сервисы, в которых есть опция проведения живых сессий. Например, Zoom позволяет подключить чат в дополнение к функции вопросов и ответов во время вебинаров.
Найдите отдельного модератора для чата. Заранее подготовьте подходящие затравочные вопросы, которые он сможет отправлять в чат и начинать обсуждение. Попросите модератора постоянно подстегивать слушателей принимать участие в разговоре.
После онлайн-сессий предоставьте место, где обсуждение может продолжаться между докладами и уже после них. Например, подойдут частные группы Facebook и LinkedIn. А специальные сервисы помогут интегрировать стену обсуждений и функции соцсетей с WordPress.
Имейте в виду, что обсуждения никогда не начинаются просто так. Нужно напоминать людям участвовать. Постоянно зовите участников в чат во время живых сессий. После ивента включайте в e-mail рассылку упоминания о наиболее активных обсуждениях в группах и ставьте на них ссылки.
"
"Используйте частные группы в соцсетях или мессенджерах, как площадки для обсуждений
3. Используйте хотя бы немного живого видео
Даже если ваше мероприятие полностью запланировано в записи — используйте хотя бы немного живого видео. Например, модератор может представлять докладчиков в начале доклада. Цель — показать, что, хотя среда для обучения может быть «виртуальной», она заполнена реальными людьми — людьми, которые находятся там для обучения и обсуждения.
Обратите внимание, чтобы участники видели и самого спикера и его презентацию. Это относится как к событиям идущим он-лайн, так и в записи. “Кадры” докладчика и презентации могут сменять друг друга в нужный момент, или быть совмещены в одном окне.
Например, на наших оффлайн-конференциях волонтер Стас Фомин делал записи выступлений для своей медиатеки 0x1.tv, а потом добавлял презентации в видеоряд.
"
"Добавьте презентацию в видео с докладчиком
4. Обеспечьте отличную поддержку клиентов
Убедитесь что все участники понимают какие доклады, когда и где будут проходить, как получить доступ, когда будут доступны записи и т.д. Удостоверьтесь, что навигационные ссылки на ключевую информацию размещены в очевидных областях сайта конференции и отправьте всем зарегистрировавшимся напоминания в рассылке несколько раз со всей необходимой информацией.
Разместите адрес электронной почты и номер телефона поддержки в нижнем колонтитуле сайта, создайте страницу контактов и напомните, куда обращаться за помощью, в рассылке.
5. Поговорите со спикерами заранее
“Поговорите голосом” со своими докладчиками до их выступлений. Расскажите больше о вашей аудитории, ожиданиях от доклада, что обычно лучше воспринимается слушателями. Узнайте, какие вопросы спикер планирует проговорить, и обсудите, как вы можете помочь сделать сессию максимально успешной.
Запланируйте время «пробного прогона» для каждого доклада. Сделайте их заранее, чтобы оставить спикерам время для доработки материала и повторного прослушивания, если оно понадобится. Познакомьте спикера со всеми техническими нюансами сервиса для онлайн-конференции, в котором вы решили проводить мероприятие.
"
"Поговорите со своими докладчиками перед мероприятием
6. Обращайтесь к участникам как к соавторам
Обратитесь к участникам за конкретными кейсами для некоторых докладов. Например, зарегистрировавшиеся могут предоставить описание своей проектной задачи или фрагмент кода для разбора на выступлении.
Проводите общие «Follow Up» сессии для обсуждения вопросов и любого контента, освещаемого в мероприятии. Приглашайте слушателей стать участниками дискуссии и присоединиться на видео.
7. Привлекайте спонсоров и партнеров
Если вы организуете событие от компании — найдите тех, кто не является вашими прямыми конкурентами, а в идеале их услуги дополняют ваш продукт.
Не беспокойтесь, если у вас нет большой аудитории. Большинство компаний хотят найти хорошо квалифицированную аудиторию. Если вы можете дать шанс выступить перед такой группой — это ценно.
Существуют разные опции, которые вы можете предложить спонсорам: от упоминания их компании (например, путем отображения их логотипов на странице вашего сайта или ссылок на них в рассылке) до предоставления возможности руководить сеансом или иным образом поговорить с вашей аудиторией во время мероприятия. Эти разные подходы должны, конечно, иметь разную цену.
Спонсоры могут предложить призы или скидки вашим участникам — это отличный подход, который привлекает внимание к спонсору. Наконец, спонсорский бренд может быть полезен для поддержки вашего собственного бренда и повышения доверия к мероприятию, что, опять же, помогает привлечь посетителей.
Ниже некоторые ключевые советы по поиску спонсоров, если вы никогда раньше не работали с этой задачей.
- Определите преимущества, которые вы могли бы предложить потенциальным спонсорам, и четко опишите их.
- Исследуйте другие события в вашей области, чтобы узнать, кто уже спонсировал подобные мероприятия. При этом также ищите любую информацию о ценах спонсорских пакетов.
- Определите одного или нескольких человек в нужной компании, которые могут принимать решения о спонсорстве. Обычно это кто-то в маркетинге, и вы можете найти этих людей через поиск по сайту компании или соцсети Facebook и LinkedIn.
- В идеале, найдите кого-то в своем кругу знакомых, кто был бы в контакте с потенциальным спонсором, и используйте его как способ связи с лицом принимающим решения.
- Если такого знакомого нет, обратитесь напрямую. Дайте понять, что у вас есть четкое понимание бизнеса клиента, и что вы предлагаете актуальные преимущества.
8. Воспользуйтесь преимуществами онлайн-ивентов
Виртуальное мероприятие может проходить в течение длительного времени, с более короткими сеансами, запланированными на 1-2 часа несколько дней в неделю.
Получая знания в течение более длительного периода, у ваших участников будет больше времени, чтобы переварить, проанализировать и применить то, что они узнали. А вы получите передышку в планировании, приспособитесь по ходу мероприятия и уменьшите себе нагрузку.
Увеличится вероятность того, что слушатели будут использовать чаты для обсуждений. Во-первых, у них просто больше времени. Во-вторых, они почти наверняка получат больше вопросов и комментариев, связанных с контентом.
Еще одно ключевое преимущество — это возможность предварительной записи выступлений. Вы можете полностью записать сессии перед конференцией или сделать запись для экстренных случаев, если, к примеру, выяснится, что спикер не сможет выступить онлайн.
9. Не экономьте на напоминаниях
Одна из особенностей виртуальных конференций — возможность отложить на попозже или вовсе “не прийти”.Более того, записи докладов — которые предлагает большинство виртуальных конференций — делает возможным оправдание «я посмотрю это позже» (и, конечно, они редко смотрят его позже).
Нет способа полностью побороть эту проблему, но один из наиболее эффективных методов — отправка частых напоминаний. Сюда входят напоминания по email о начинающихся докладах, напоминания об участии в дискуссиях, напоминания о том, что записи опубликованы — все, что помогает держать в курсе событий и вовлекать участников к взаимодействию.
Конечно, важно не переусердствовать и не раздражать участников слишком большим количеством уведомлений, но лучше ошибиться, чем о вашем ивенте не вспомнят перед его началом.
10. Найдите время для всего вышеперечисленного
Если нужно было бы добавить подсказку в список выше, это было бы “начните заранее!»
Все, что описано здесь, выполнимо, даже в одиночку или очень маленькой компанией, но нужно заранее планировать, чтобы все части выстроились в линию.
"
"Подробная статья об этих лайфхаках (на английском).
И напоследок еще несколько коротких советов
- помните о часовых поясах (особенно если планируете участие зарубежных спикеров);
- используйте для продвижения ваших докладчиков и участников — предлагайте им готовые тексты и изображения о вашем событии, которыми они могут делиться в соцсетях, попросите спикеров рассказывать на своих страницах о подготовке выступления;
- напишите подробный сценарий конференции и заранее распишите все возможные риски и пути их решения;
- заранее изучите и настройте запасную платформу для избежания технических неполадок, научите также ею пользоваться ваших спикеров и модераторов;
- создайте чат организаторов на время события, чтобы обсуждать срочные вопросы.
А вы уже проводили онлайн-ивент? Поделитесь советами и лайфхаками с начинающими. :)