Думаю, самая актуальная тема — переход на дистанционную работу. Мы — одна из тех компаний, которая ни на день не прерывала свою деятельность. Хочется поделиться опытом, как это организовано у нас. В тексте упоминаются названия ПО, прошу не считать рекламой, мы просто это используем.
Да, после объявленных «каникул» у всех возник вопрос, работать ли, и если да, то как это обосновать. Лично про нас скажу, что у нас большой штат юристов (состав программных продуктов подразумевает наличие экспертов этой области), и они оперативно предоставили информацию, почему мы работаем :) Во-первых, мы зарегистрированы как СМИ, во-вторых, через некоторое время Минтруд РФ признал ИТ-компании непрерывно действующими. А вот если ваша организация входит в список системообразующих предприятий от Минэкономразвития, то это вообще однозначно зеленый свет на работу во время «карантинных каникул». Однако, это не отменяет того, что приоритетом является дистанционка. У ИТ-компаний есть возможность почти полностью перейти на работу на дому, что мы и сделали.
У большинства сотрудников дома есть либо личные ноутбуки/стационарники, либо служебные. Для тех, у кого их нет, в срочном порядке были выделены компьютеры из общего фонда (ноутбуки для демонстраций или просто рабочие компьютеры). Также разрешено было (под расписку) взять свои мониторы и рабочее кресло, если это требуется.
Что касается доступа, то было несколько ситуаций:
Конф-коллы. Никого не удивлю, что мы и до самоизоляции активно использовали мессенджеры (в частности, Telegram), но достаточно остро стал вопрос с выбором единой площадки для проведения онлайн-совещаний. Выбирали между Skype и Zoom, в итоге решили остановиться на скайпе — просто потому что у всех уже есть аккаунты, а также нет ограничения на длительность звонка. Сейчас рассматриваем вариант сменить платформу.
Для почты и планирования встреч используем Zimbra. Один из важных советов от начальника службы подбора и развития персонала — уважать чужое время, и назначать встречи и созвоны с учетом календарей участников.
Для обучения используем вебинарную площадку etutorium. В целом, в некоторых случаях можно было бы их проводить и в режиме видео-конференций, но нагрузка на тот же скайп и зум возросла, и оптимальным здесь всё же является использование специализированной площадки.
Документы. Для документов мы используем собственную СЭД (Кодекс: документооборот), на время карантина она пополнилась несколькими новыми маршрутами (вполне вероятно, мы их оставим и потом). Так, например, мы теперь исключительно в электронном виде запускаем счета на оплату. Ранее в СЭД согласовывались договоры, но счет поступал в бумаге. В текущих условиях то, что мы уже работали почти со всеми документами в эл.виде, помогло нам быстро перейти на новый режим.
Для тех, кто вынужден работать не из дома (для дежурных в офисе) предусмотрено несколько вещей:
В офис допустимо ездить только на личном транспорте, в исключительных случаях можно использовать оплачиваемое такси.
Так мы практически за три дня перевели бОльшую часть офиса (а это несколько сотен человек) на удаленную работу без потери производительности.
Еще для меня достаточно интересным опытом стали полностью дистанционный прием и адаптация нового сотрудника в отделе. Все документы удалось оформить удаленно, благо допустимо в этот период обмениваться скан-копиями даже в случаях, которые требуют оригиналов (пример — трудовой договор).
Сама работа на удаленке имеет определенные психологические особенности, и об этом, пожалуй, стоит написать отдельную статью.
Михайлова Анна,
Консорциум Кодекс
Правовой аспект
Да, после объявленных «каникул» у всех возник вопрос, работать ли, и если да, то как это обосновать. Лично про нас скажу, что у нас большой штат юристов (состав программных продуктов подразумевает наличие экспертов этой области), и они оперативно предоставили информацию, почему мы работаем :) Во-первых, мы зарегистрированы как СМИ, во-вторых, через некоторое время Минтруд РФ признал ИТ-компании непрерывно действующими. А вот если ваша организация входит в список системообразующих предприятий от Минэкономразвития, то это вообще однозначно зеленый свет на работу во время «карантинных каникул». Однако, это не отменяет того, что приоритетом является дистанционка. У ИТ-компаний есть возможность почти полностью перейти на работу на дому, что мы и сделали.
Техника и доступ
У большинства сотрудников дома есть либо личные ноутбуки/стационарники, либо служебные. Для тех, у кого их нет, в срочном порядке были выделены компьютеры из общего фонда (ноутбуки для демонстраций или просто рабочие компьютеры). Также разрешено было (под расписку) взять свои мониторы и рабочее кресло, если это требуется.
Что касается доступа, то было несколько ситуаций:
- У сотрудника есть доступ по VPN к своему рабочему компьютеру. Чаще это история про тех, кто ездит в командировки или и так периодически работает из дома. Здесь дополнительных действий не потребовалось.
- Компьютеру присвоен статический ip (у многих программистов — для постоянства локально развернутых тестовых стендов), но не настроен VPN. Поскольку для всех этих сотрудников была важна именно их рабочая машина, было решено массово выпустить сертификаты для удаленного доступа. У нас используется OpenVPN, и доступ разрешается на определенный перечень адресов, основной — локальная машина, с которой уже осуществляется доступ ко всем остальным.
- Некоторым в особом порядке экстренно был выдан ip и доступ. Мы все помним, что ipv4 адреса уже исчерпали себя, поэтому это уже вызывает некоторые сложности.
- Часть пользователей работала на виртуальных машинах (через терминальный доступ). Им потребовалось выдать сертификаты для доступа к кластеру.
- Для всех остальных были развернуты свежие виртуальные машины, также выдан сертификат для удаленного доступа, ко всему кластеру. Виртуальные машины мы разворачиваем «в горизонте» (VMware Horizon).
Коммуникации
Конф-коллы. Никого не удивлю, что мы и до самоизоляции активно использовали мессенджеры (в частности, Telegram), но достаточно остро стал вопрос с выбором единой площадки для проведения онлайн-совещаний. Выбирали между Skype и Zoom, в итоге решили остановиться на скайпе — просто потому что у всех уже есть аккаунты, а также нет ограничения на длительность звонка. Сейчас рассматриваем вариант сменить платформу.
Для почты и планирования встреч используем Zimbra. Один из важных советов от начальника службы подбора и развития персонала — уважать чужое время, и назначать встречи и созвоны с учетом календарей участников.
Для обучения используем вебинарную площадку etutorium. В целом, в некоторых случаях можно было бы их проводить и в режиме видео-конференций, но нагрузка на тот же скайп и зум возросла, и оптимальным здесь всё же является использование специализированной площадки.
Документы. Для документов мы используем собственную СЭД (Кодекс: документооборот), на время карантина она пополнилась несколькими новыми маршрутами (вполне вероятно, мы их оставим и потом). Так, например, мы теперь исключительно в электронном виде запускаем счета на оплату. Ранее в СЭД согласовывались договоры, но счет поступал в бумаге. В текущих условиях то, что мы уже работали почти со всеми документами в эл.виде, помогло нам быстро перейти на новый режим.
Офис
Для тех, кто вынужден работать не из дома (для дежурных в офисе) предусмотрено несколько вещей:
- справка, удостоверяющая необходимость ездить на работу :)
- УФ-установка для очистки воздуха
- санитайзеры на входе и в каждом крыле офиса
- дезинфекция ручек всех кабинетов раз в 30-50 минут
В офис допустимо ездить только на личном транспорте, в исключительных случаях можно использовать оплачиваемое такси.
Так мы практически за три дня перевели бОльшую часть офиса (а это несколько сотен человек) на удаленную работу без потери производительности.
Еще для меня достаточно интересным опытом стали полностью дистанционный прием и адаптация нового сотрудника в отделе. Все документы удалось оформить удаленно, благо допустимо в этот период обмениваться скан-копиями даже в случаях, которые требуют оригиналов (пример — трудовой договор).
Сама работа на удаленке имеет определенные психологические особенности, и об этом, пожалуй, стоит написать отдельную статью.
Михайлова Анна,
Консорциум Кодекс
