В свете последних небезызвестных событий вопрос удаленной работы становится особо острым. Вы не можете просто перестать работать, у бизнеса есть клиенты, есть заказчики, есть ограничения. Сейчас даже банки переводят сотрудников на удаленку, а банки, надо сказать, и в обычное время удаленный доступ даже руководителям не всегда давали, что уж говорить про рядовых сотрудников.
Если раньше было много статей со сравнением удаленной работы и работы в офисе для IT сферы, то теперь это актуально для всех. Для начала попробуем разобрать что это за зверь и развеем несколько популярных страхов.
Популярные мифы
Удаленно значит неэффективно
Один из самых, наверное, популярных мифов состоит в том, что удаленная работа это обязательно не эффективно. Урчащий котик, звенящий холодильник и манящая кровать не дают сотрудникам работать, и все скатывается в тартарары. Сказать, что это совсем не так я не могу, но все таки люди разные. Я работал на удаленке 4 года, и это было самое эффективное время в моей жизни. С другой стороны есть люди, которые действительно не могут себя заставить сконцентрироваться в знакомой атмосфере. Этот миф, в совокупности со следующим, как правило убивает инициативы удаленной работы на корню.
Тут, как по мне, главное обеспечить правильными инструментами и поддерживать людей в работе. Используйте тасктрекер, чтобы сохранять связанность и объемы задач, единое средство для коммуникации, например корпоративный Slack или Skype, покажите прелести использования календаря, чтобы не забывать про встречи и задачи.
Удаленно значит не контролируемо
Вопрос контроля в принципе остро стоит, и я к нему отношусь скептически. Если вы всегда контролируете людей, то они априори перестают работать самостоятельно, и удаленный режим работы покажет, где у представителей менеджмента проблемы. Важно, что проблема в первую очередь у руководителей, так как именно они строят процесс работы команды и, часто, не хотят признавать наличие микроменеджмента и отсутствие инициативы в командах. Как говорил Преображенский: “Разруха, она в голове”. Действительно, часто именно так и бывает, но все зависит от позиционирования. Понятно, что если работа не в офисе воспринимается как ослабление контроля и глоток свежего воздуха, то она вряд ли будет эффективной. Но если у вас так, то сначала нужно задуматься над тем, хорошо ли у вас организована работа в офисе.
Удаленка подходит только для IT компаний
Ситуация заставляет поменять это мнение и выстраивать процесс в новых условиях для банков, агрохолдингов, ритейлов и других не IT бизнесов, технологии очень далеко шагнули за последние годы, поэтому не важно, IT аутсорс вы, или сеть магазинов, довольно много вещей можно перевести на удаленку. Понятно, что быстро переоборудовать кассы и сделать весь процесс вообще без людей нельзя, но стоит сделать хотя бы то, что вы в состоянии сделать. Выбирать не приходится, поэтому нужно строить процесс, выбирать инструменты, желательно не выводя бизнес из строя пока пройдет процесс адаптации. А ведь потом нужно вернуться обратно, в нормальный режим, или, нет?
Что вы можете сделать
Процессы и инструменты
Офис офисом, но важно соблюдать процессы. Кто и когда дает задачи командам, как они их делают, как отслеживать время (а нужно ли отслеживать время?), как составляются отчеты, как, в конце-то концов, начинать рабочий день и заканчивать? Эти и многие другие вопросы сразу возникают, когда мы говорим о переводе работы в удаленный режим.
Для начала, нужно определить и согласовать процесс со стейкхолдерами.
Хорошей практикой является синхронизироваться каждый день, руководителями между собой, а также со своими сотрудниками. Так вы будете уверенны что идете в одном, желательно правильном для вас, направлении. Для этого, нужно чтобы все люди работали по командам/отделам. Да, команда может быть из одного человека, главное чтобы не было людей, которые где-то в вакууме что-то и как-то делают, а потом оказывается что что-то не так — уровень неопределенности тут непостижим. Для этого у нас используется Skype, но есть еще Zoom, Teams, Hangouts. Главное тут, чтобы это было системно: утром созвонились, обсудили задачи, обсудили проблемы, определили ответственных за задачи и отпустили ребят, если все понимают важность и ценность, то команды внутри себя смогут находить друг-друга и обсуждать свои вопросы.
То же самое должно быть и с заказчиками — определите комфортный для вас процесс синхронизации: телефон, скайп, слак, телеграм и прочее прочее. Главное не отпускать все на самотек, чем больше недосказанности, тем больше будет переделок и недовольства. Это, конечно, для многих очевидно, но на моей практике регулярной синхронизацией с заказчиками и стейкхолдерами пренебрегают слишком часто, чтобы не повторить это еще раз.
Рабочее место
Настройте рабочее место под себя, сделайте его удобным, помогите своим командам, если это нужно, выдайте мониторы, удобные стулья, все, чем вы можете помочь, чтобы сделать рабочий настрой действительно рабочим. Часто, этот важный вопрос игнорируется, но не нужно забивать на время и здоровье, а именно рабочее место влияет на эти параметры. Также разделяйте личное и рабочее, определите условия, в которых вы работаете и не работаете. Наушники, отдельная комната, договоренность с близкими, все это должно помогать вам, а не отвлекать.
Следующий вопрос: как не терять задачи и информацию?
Тут на помощь уже приходя тасктрекеры, которые позволяют вести задачи по определенному процессу. У нас используются целиком Atlassian инструменты, оно и не мудрено, мы ведь Atlassian Solution Partner. В Jira Software задачи разбиты по проектам, у задач есть определенный workflow, обязательные/не обязательные поля. У команд есть доски для удобства работы с задачами. Есть еще Jira Service Desk для обработки заявок заказчиков и наших сотрудников, тут уже настроены SLA, очереди для агентов поддержки, тоже есть workflow. А в Confluence ведем базу знаний, результаты звонков, требования к реализации, пресейл активности и все, что может понадобится.
В будущем планирую более подробно углубиться в проблемы удаленной работы и их решения, настройку процессов в разных командах и инструментов для них. Если этот топик интересный, дайте знать, чтобы я не выпускал статьи раз в пол года:)