О повышении продуктивности сегодня написано не мало. Гуру тайм-менеджмента рассказывают о том, как «уложить больше дел в свой рабочий день», эксперты по мотивации делятся секретными практиками, которые помогут избавиться от прокрастинации и лени; компании делают гаджеты и ПО для повышения продуктивности работы.
Не буду пытаться объять необъятное и расскажу о собственных приемах повышения продуктивности. Они «обкатаны» не только на мне: небольшая команда единомышленников образовалась в рамках IT-отдела, а также к нам прибились любопытные маркетолог и HR.
На протяжении месяца мы пробовали различные советы, которые почерпнули из книг, интернет-статей, разговоров с коллегами и личного опыта. И вот к чему пришли:
1. Хочешь работать лучше – не отвлекайся
Многозадачность – это миф, навеянный славой Юлия Цезаря и активно распиаренный тренерами-консультантами. Исследования ученых не раз подтвердили, что переключение с задачи на задачу или просто отвлечение отнимает у человека 15-25 минут времени. К тому же «наш мозг не способен концентрировать внимание и сохранять работоспособность, решая несколько задач», – утверждает психолог Гай Винч.
Чтобы сосредоточиться на деле мы избавились от отвлекающих факторов (воспользовались программой, блокирующей доступ в интернет на определенное время) и сформулировали “правила продуктивной работы”, которые повесили на видное место.
2. Не стоит игнорировать в одиночной работе прокрастинацию, а в командной – эффект Рингельмана
Кто-то утверждает, что прокрастинация берет начало от стремления к перфекционизму, кто-то, что это крайне запущенное проявление лени. В любом случае, борьбу с ней нужно вести планомерно и методично. Подопытные маркетолог и эйчар (имеющиеся в компании в единственном числе) опробовали на себе методику Кэла Ньюпорта, автора блога о продуктивности и эффективности. Профессор предлагает не просто составлять списки дел, а отводить на каждое дело конкретное количество времени. Но главное, что помогло нашим героям-гуманитариям – это внимание со стороны коллег. Весь IT-отдел с интересом наблюдал за ними и, по заявлению подопытных, это мотивировало их работать лучше.
Что касается эффекта Рингельмана, то он проявляется именно в командной работе. Его суть заключается в сокращении продуктивности работников по мере возрастания группы, в которой те трудятся. Рингельман объясняет такое положение вещей потерей индивидуальной мотивации. Сотрудник, осознавая, что ответственность за задачу лежит на целой группе, прикладывает меньше усилий. Еще одна причина снижения продуктивности – необходимость координации деятельности между участниками группы.
Расширять IT-отдел никто не планировал, но мы все же попробовали повысить мотивацию и улучшить координацию деятельности уже действующих членов группы. Решили четко обозначить для каждого зоны ответственности, при этом отчитывались на планерках по успехам и проблемам. Получилось неплохо: по крайней мере сразу видно, кто над чем работает и кто молодец, а кто — не очень.
3. Перенимайте лучшие практики у окружающих
Читать о повышении продуктивности – это хорошо. Но перенимать положительный опыт у знакомых/коллег/друзей – еще лучше. Мы убедились в этом тезисе, работая вместе с маркетологом и HR-менеджером. Побывав у нас на планерке, они решили использовать гибкие методологии в своей работе. При этом подсказали нам несколько идей по мотивации (мы наконец-то с подачи HR-а внедрили геймификацию в работу отдела, планируем впоследствии распространить ее на всю компанию).
Еще пример: наши пиарщики заимствовали у отдела продаж опыт работы с CRM и сейчас успешно применяют систему в работе с журналистами. Сделка у них – это публикация статьи, стадии продаж – это стадии контакта с журналистом (первичный контакт, переговоры, написание статьи, публикация). Опять же можно вести статистику, смотреть воронку и отлично считать конверсии.
4. Оптимизируйте процессы. Анализируйте, на что вы тратите ваше время и время команды
Прежде, чем заняться оптимизацией, нужно провести анализ: а что мы, собственно, имеем и что можно улучшить? В этом нам помогла другая программа (на самом деле их довольно много, пробовали еще эту), которая в течение двух недель собирала статистику с наших компьютеров. Мы довольно легко нашли слабые места в собственной деятельности, также смогли выявить самых продуктивных из нас и постарались узнать, в чем секрет героев (это возвращает нас к предыдущему пункту).
Кратко об успехах: экономия времени за счет автоматизации процессов (написали скрипт маркетологу, который сводит ежемесячную отчетность воедино и строит красивые графики – раньше он это делал в экселе); увидели, что два тестировщика не используют скрипты для сбора скринов и теряют из-за этого кучу времени.
Сделали шаблоны для типовых документов, что сократило затраты времени на работу с ними минимум на 5 минут в день (в пересчете на каждого сотрудника в неделю – хорошая экономия получается).
5. Концентрируйтесь на приоритетах
Закон Паркинсона гласит: «работа занимает столько времени, сколько на нее отведено». Именно поэтому, нужно расставлять приоритеты в задачах и заниматься только важными делами. Мелочи, такие как разбор электронной почты, незапланированные совещания и офисные разговоры, текущие дела – отнимают львиную часть рабочего дня. Самое нехорошее, что нам это нравится, ведь на незначительные задачи не затрачивается много усилий.
Мы подошли к вопросу системно: сначала разобрали «по косточкам» всю работу, разделили ее на направления, обсудили и расставили приоритеты. Затем, определили рабочее время, которое будет отведено под эти задачи. Использовали правило Парето (80% на приоритетные задачи, 20% на текучку).
А как вы повышаете продуктивность работы?