Начало. Простой процесс
Рассмотрим простой процесс обработки документа. Пусть это будет некоторая внутренняя заявка.
Задача от бизнеса ставиться следующим образом
- Сотрудник заполняет форму на сайте.
- Начальник сотрудника должен ее утвердить или отправить на доработку.
- Если форма утверждена, сотрудник получает email уведомление.
Визуально такой процесс можно представить следующим образом.
Это не BPMN, но бизнес часто «думает» такими категориями.
Трудозатраты по реализации этого процесса можно отобразить с помощью следующего графика. По вертикали – возможности SharePoint, по горизонтали – усилия необходимые для реализации.
Несмотря на удобство работы с документами и формами в SharePoint, даже для реализации такого простого сценария нам необходимо использовать .Net и Workflow Foundation (WF). Основные моменты для .Net/WF разработки будут связаны с отправкой на доработку и уведомления по почте.
Развитие. Аппетит приходит во время еды
Практически сразу после внедрения подобного решения бизнес захочет «немножко» его расширить
- Контроль времени исполнения задачи и эскалация задач с привязкой к рабочему графику
- Отправить информацию в учетную систему
- Возможность делегирования работ
- Аудит процессов и отчетность по ним
Для реализации нам потребуются новые технологи. Как и в случае «простого процесса» часть из них есть в SharePoint: отчетность и BI, поиск, BCS и др. Часть же придется «вручную» реализовывать на .Net(ASP.Net, WF, WCF).
BPMS. Частичное снятие головной боли
В качестве примера будем использовать K2 Blackpearl.
Возможности системы и их влияние при автоматизации нашего процесса
- Управление задачами (контроль исполнения, эскалация, делегирование, рабочий календарь) — полностью убираем разработку этого функционала
- Отчетность и аудит по процессам — значительное снижение трудозатрат при использовании стандартных возможностей SharePoint: отчетность и BI
- Упрощение интеграции — значительное снижение трудозатрат на разработку при интеграции с внешними системами
- Повышение эффективности использования InfoPath
Трудозатраты на автоматизацию описанного процесса будут выглядеть следующим образом
K2 Studio и K2 Designer for SharePoint (K2D4SP) средства разработки бизнес-процессов в системе K2 (ссылка на скриншоты ниже).
Итог
- Возможна ли автоматизации документооборота только силами SharePoint? Да!Но придется много «кодить», чтобы успевать за аппетитом бизнеса.
- BPMS – «серебряная пуля»? Нет! Но поможет значительно снизить затраты на автоматизацию документооборота на SharePoint и перенести нагрузку с разработчика на бизнес-аналитика.