Вопрос управления запасами торгового предприятия является одним из базовых для повышения эффективности его работы. Обычно этот термин ассоциируется со сложными аналитическими моделями, которые составной частью входят в крупные компьютерные системы управления предприятием (ERP). Легко представить себе заумных аналитиков, работающих с гигабайтами накопленной статистики с какой-то отдаленной целью «повысить эффективность».
На самом деле, это так и есть. Но это не вся правда.
Сначала нужно осознать, что в сложность в этом вопросе зависит от теоретической подготовки человека, который хочет заниматься анализом. С другой стороны, для небольших торговых предприятий сложная модель и не нужна, а основные понятия упрощенной модели можно легко объяснить «на пальцах». Дальше речь пойдет именно о такой простой и легкой для понимания аналитической модели.
Аналитическая система, о которой мы будем говорить дальше, была разработана как дополнительный модуль управления запасами для небольшого интернет-магазина. Для ее работы используются статистические расчеты – то есть накопленной информации о продажах должно быть достаточно для статистически корректных выводов. Можно рекомендовать использование этой модели с информацией о продажах не менее чем за 10-15 периодов между заказами.
Эффективное управление запасами
Что значит слово «эффективность» при управлении запасами? Какое состояние дел будет считаться идеально эффективным?
Ответим на этот вопрос так. В процессе перехода товара от производителя через магазин к покупателю идеальный случай – когда магазинная наценка за товар остается в магазине, а товар на склад магазина не попадает вовсе – сразу перевозится к покупателю. Как говорится, «торговля с колес». Вполне осуществимый вариант.
Однако в обычном бизнесе такое происходит редко. Вот, к примеру, возможные проблемы:
- Производитель продает товар только оптом. Приехать за каждой единицей заказанного товара не получится.
- Производитель требует предоплату за получаемый товар. Придется взять предоплату с покупателя, после чего быстро получить товар у производителя – рискованно.
- Доставка товара от производителя сложна и длительна (через таможню, к примеру). Чаще всего покупатель хочет заплатить денег и получить товар сейчас. Ждать он не будет.
- Сезонный спрос. На пике сезона производитель не справляется с поставками и торговать становится попросту нечем.
- И т.д.
Поэтому эффективность в нашем случае – это баланс между денежными средствами, замороженными в виде товара и скоростью его доставки покупателю. Мало товара на складе (и есть свободные деньги) – при резком повышении спроса станет нечем торговать. Время идет, прибыль не зарабатывается, а через накладные расходы (зарплата, аренда, коммуникации и т.д.) деньги начинают утекать. Много товара на складе (и нет свободных денег) – спрос может поменяться, товар устареть, и магазин не сможет выручить за него деньги в нужном количестве.
Наиболее удобный и эффективный способ работы в такой ситуации – индивидуально рассчитывать необходимые объемы и затраты в зависимости от типа товара. В нашем случае используем метод под названием «ABC-XYZ анализ».
ABC-XYZ анализ
Этот метод предполагает, что все товары, представленные в магазине, будут делиться (независимо) на группы ABC и XYZ по определенным признакам. Для деления на группы используются:
- Вклад каждого товара в общую сумму продаж за все время
- Среднее количество продаж каждого товара за каждый период между заказами
- Отклонение от среднего количества продаж в каждом из периодов
Деление на группы A, B и С делается на основании вклада товара в общий объем продаж. В его основе лежит «Прицип Парето» — 80% суммы продаж делается за счет 20% товаров. Соответственно, товары группы A – это позиции, которые дали 80% вклада в общие продажи. Для группы B – еще 15%, для группы C – остальные.
Разбиение на группы X, Y и Z позволяет провести классификацию товаров в зависимости от характера их потребления и точности прогнозирования изменений в их потребности. Для анализа используется понятие коэффициента вариации, который показывает, какую долю среднего значения этой величины (среднее арифметическое) составляет ее средний разброс (усредненное отклонение от среднего арифметического). Чем меньше величина коэффициента вариации, тем точнее Вы можете спрогнозировать величину.
- Группа X — товары характеризуются стабильной величиной потребления, незначительными колебаниями в их расходе и высокой точностью прогноза.
- Группа Y — товары характеризуются известными тенденциями определения потребности в них (например, сезонными колебаниями) и средними возможностями их прогнозирования.
- Группа Z — потребление ресурсов нерегулярно, какие-либо тенденции отсутствуют, точность прогнозирования невысокая.
Товары групп АX и BX отличаются высоким товарооборотом и стабильностью. Необходимо обеспечить их постоянное наличие, но для этого не нужно создавать избыточный страховой запас. Расход товаров этих групп стабилен и хорошо прогнозируется. Товары групп AY и BY при высоком товарообороте имеют недостаточную стабильность расхода, и, как следствие, чтобы обеспечить постоянное наличие, нужно увеличить страховой запас.
Товары групп AZ и BZ при высоком товарообороте отличаются низкой прогнозируемостью расхода. Попытка обеспечить гарантированное наличие всех товаров данных групп только за счет избыточного страхового товарного запаса приведет к тому, что средний товарный запас компании значительно увеличится. По этим группам следует пересмотреть систему заказов.
Для товаров группы СХ можно использовать систему заказов с постоянной периодичностью и снизить страховой товарный запас. По товарам группы CY можно использовать систему заказов с постоянной суммой (объемом) заказа, но при этом формировать страховой запас, исходя из имеющихся у компании финансовых возможностей. В группу товаров CZ попадают все новые товары, товары непостоянного спроса, поставляемые под заказ и т. п. Часть из них можно безболезненно выводить из ассортимента, а другую часть нужно регулярно контролировать, так как именно из товаров этой группы возникают неликвидные или труднореализуемые запасы, из-за которых компания несет потери.
Товары групп А и В составляют основной товарооборот компании. Поэтому необходимо обеспечивать постоянное их наличие. Обычно для продукции группы А создается избыточный страховой запас, а по товарам группы В — достаточный. Использование XYZ-анализа позволяет разработать более точную ассортиментную политику и за счет этого снизить суммарный товарный запас.
В модуле управления запасами границы групп можно менять. Описание модели дано по источнику.
Неработающие запасы
Неработающие запасы — товары, у которых длительное время отсутствуют продажи или имеющие запас больше необходимого. Обычно к этому классу относятся товары, у которых отсутствовали какие-либо продажи за последние шесть месяцев, либо складские запасы которых соответствуют более чем двенадцати месяцам продаж (на основе данных о средних продажах в месяц и их статистическом отклонении) – мало-используемые запасы и мало-оборачиваемые запасы.
В модуле управления запасами величину периода можно менять – неделя, месяц, квартал, год.
Уровень сервиса
После разделения товаров на группы ставится цель, которая соответствует эффективному управлению запасами. В нашем случае назовем эту цель «Уровень сервиса» — вероятность того, что товар окажется на складе при возникновении на него спроса; вероятность работать без дефицита.
В модуле управления запасами целевой уровень сервиса можно установить индивидуально для каждой из девяти полученных групп. Рассчитывается итоговый показатель эффективности управления запасами – средний уровень сервиса для магазина, и средние уровни сервиса для каждой из групп. В отчетах можно уточнить уровень сервиса вплоть до каждой товарной позиции.
Планирование заказов
Итогом каждого цикла работы по управлению запасами будет заказ (список товаров и их количество), который позволит привести уровень сервиса по каждому товару к целевой величине.
В модуле управления запасами заказ формируется таким образом.
1. ШАГ 1
- Устанавливаются размеры групп ABC и XYZ и целевые показатели уровня сервиса для каждой группы.
- Устанавливается периодичность заказов (величина периода между заказами) и прогноз роста продаж на следующий период.
- Рассчитываются статистические данные по продажам
2. ШАГ 2
- Выбираются параметры для товаров, по которым будет делаться очередной заказ:
- Принимается решение, учитывать ли для заказа неработающие запасы
- Формируется информация об очередном заказе – список товаров, данные по их группам и статистике продаж и количество для очередного заказа.
Недостатки
Как уже было сказано, здесь описана упрощенная модель управления запасами для небольших торговых компаний. Что же в ней упрощено?
- Нет учета товаров в пути.
- Предполагается, что заказы делаются один раз на период.
- Нет индивидуального прогноза продаж по каждому товару.
- Планирование производится на основе данных о предыдущих продажах с учетом общего роста или понижения спроса на весь ассортимент.
Есть куда расти в случае необходимости.
