GTD
19 February 2011

Опыт практики GTD на Win/iOS/Android одновременно

Я не могу сказать, что владею GTD — ведь добрую половину этого кун-фу просто невозможно использовать повседневно. Ну, конечно, есть методы — «быстрые» действия, записывание, делегирование и планирование остальных — от практики которых польза есть. Это если глядеть методически. С прикладной точки зрения оказывается, что гетерогенность средств автоматизации повседневного процесса GTD требует усилий не меньших, чем трудозатраты на изучение самой технологии.

Вот вам история реального внедрения GTD в моей жизни. Сразу предупреждаю — тут нет никакой рекламы, я не ангажирован ни с одним проектом или технологией. Я просто любознательный и рациональный человек. Не люблю тратить время скучая и попусту, если сказать проще. Буду очень рад, если и ваше время потратится на этот пост если и не впустую, то хотя бы наполнится интересом.


Как по мне, инструментарий GTD безнадёжно устарел. Взять идеальный рабочий стол апологета GTD — лотки, стикеры в папочке-биндере, некие потоки входящих-делегированных-запланированных дел. Отбрасываем. У нас источники задач практически все — электронные. Какие нафиг папочки и биндеры? Комп, коммуникатор, интернетные облака — вот наше всё. Не, ну на бумаге оно тоже работает. Просто лично мне ортодоксальная версия тулзов не подходит…

Более реальный вариант: почта + сервис/программа GTD + регулярное засовывание и просматривание там всего, что появляется в районе мозга и квалифицируется как задача для выполнения. Обычно эта технология умирает в распорядке дня сразу после того, как аккуратность записывания сталкивается с осознанием очевидности потерь времени на это дело. У меня так было несколько раз, пока я не сообразил, что надо как-то в пару кликов с этим делом справляться.

Лирическое отступление №0. Конечно, я не такой уж и сообразительный и тему подсмотрел. Причём тут, на Хабре. Сейчас найти не смогу, но встретилась как-то в комментах на труд некоего Васи Кислого (гуглится зелёненький сайт на narod.ru — это оно). Я взял ту версию, что на человеческом (а не литературном) языке. Прочитал. Ещё раз прочитал. И ещё трижды — в течение пары месяцев. Только потом дошло, что я делаю не так.

Опыт показывает, что только кликов недостаточно. Ведь чтобы кликать, надо быть у компа + иметь объект — записанную задачу. Тогда уже привязываешь к ней контекст, категории, сроки и т.п. Но у меня работа такая, что я у компа не всегда. То по совещаниям, то звонят. В общем, задачи не всегда появляются прямо в компе и вот тут возникает проблема: ведение логов todo.

Какие я обрабатываю каналы поступления дел? На работе это Outlook, Gmail — для личной переписки, но там тоже дела, ну и всякие SMSки, чаты в Gtalk, звонки в телефоне (настольном и мобильном), записи совещаний и собственные мысли. Такое разнообразие диктует сама жизнь и пользоваться только программой GTD становится нереально.

Лирическое отступление №1. Фактически на сегодняшний день любые сервисы и программы GTD автоматизируют самый «нагруженный» канал — почту (ну и всякие онлайн вещи — чаты, обсуждения). А если у тебя в руках мятая бумажечка — оцифруй, будь добр. Оно и понятно: остальные каналы требуют уже других усилий по продвижению технологии. А сообщение раз — и красиво обуваешь в теги, да суёшь в проект. Но мы живем в Роисси, у которой впердеи только самые понятные (читай — «архаичные») руководству методы/инструменты менеджмента. А не мобильные онлайн-коллаборативные группки из «плоского мира» Фридмана, сидящие в каком-нить wedoist или basecamp круглые сутки.

Я решил, что самое оптимальное — фиксировать «входящие» в коммуникаторе в режиме «что это -> задача? -> записать» и потом уже на компьютере разбираться. Все равно без мобильника от компа я не отхожу. Проблема: как перенести записи (и их статусы) из коммуникатора в комп (и обратно) с минимальными трудозатратами? Почему я поставил «статусы» — потому что задачи не только записываются на ходу, но и решаются. Например, надо было «поговорить с Ивановым»: шёл — поговорил — done. Надо пометить. И чтобы по возвращении в основном списке несделанных дел этой задачи уже не было.

Лирическое отступление №2. Вообще, как бы там не извращались авторы todo-софтин для телефонов — размер (экрана) имеет значение. Я обнаружил, что на коммуникаторе удобно делать три вещи: 1) записывать текст длиной в 2-3 слова, 2) помечать выполненные дела и 3) просматривать список дел «на ходу». Никакое планирование, тегирование и прочие GTD-шные активности на телефоне производить КОМФОРТНО невозможно. Хотя кое-как делать это можно, не спорю…

Сама по себе синхронизация списков задач между коммуникаторами и компами — дело нехитрое. Скачал клиента для своей ОСи в телефоне, зацепил за онлайн-сервис, вытолкнул туда задачи, на компе связал сервис с Outlook’ом и всё. Проблемы начинаются на фазе планирования, терминологически — при создании цепочки заданий в «револьверных» проектах. Если совсем просто: при создании вложенных списков дел.

Лирическое отступление №3. Как «задачник» Outlook — говно. Там всё заточено под плоский одноуровневый список дел. Категории и вьюхи с извращениями не спасают. Или программа заточена для упрощения жизни или она тебе вредит — третьего не дано. В общем, в Outlook список todo сбоку краснеет статусами overdue настолько быстро, насколько более похожим на развёрнутый список вложенных дел он становится похож. Потому что все полезные навороты либо вынуждают создавать отдельную вьюху, либо результат не помещается по высоте ни в один монитор. Вывод: в Outlook задачи надо помечать и выталкивать куда-то вовне, где с ними юзабельнее обращаться. Но и тут не всё хорошо.

Источники задач из самого Outlook’а (а это в 99% случаев письма) очень удобно помечать флажком приоритета и присваивать им категорию, но они НЕ СИНХРОНИЗИРУЮТСЯ ни с каким сервисом или программой GTD, т.к. не являются ЗАДАЧАМИ. Конечно, можно выкрутиться: 1) пересылать почту в gmail, 2) прочитать письмо, создать задачу, туда дропнуть письмо или 3) сделать макрос «превратить письмо в задачу» и давить Ctrl+Shift+цифра (я сделал макрос). Но ведь хочется тратить 1-2 секунды на помещение письма в задачи и ещё пару секунд (максимум) — на привязывание задачи к контексту (в моём случае это означает «засунуть её в проект» или «связать с контактом из адресной книги»). Как удобнее сделать это в Outlook — я не нашёл.

В общем, с потоком входящих решено: всё, что рождается вне компа (и в телефоне в т.ч.) помечаю в коммуникаторе, он выталкивает актуальный список по GPRS/Wifi в облачный сервис. Оттуда забирает обновлённые списки самостоятельно, на регулярной основе. Прямой связи с компом (по шлангу) нет, да и не надо — 21-й век на дворе. DataOverTheAir.

Почту в Outlook, как я уже сказал, превращаю макросом в элементы типа «задача» и выталкиваю в тот же сервис. На ПК стоит маленький агентик, который кушает список задач Outlook и умеет синхронизировать их с облаком.
Полдела сделано: все входящие фиксируются. По методике их надо как-то рассовывать во времени, приоретизировать, складывать в проекты/контексты, ставить всякие напоминания и прочее. Я настолько не заморачиваюсь: привязываю к задаче контакт, событие и/или пихаю в проект (по сути, проект — то слово, с которого начинаются названия всех задач — спасибо Васе Кислому, подсказал; с контактами так удобно не получается, хотя он советует приписывать имя контрагента в название задачи, а не джойнить её с карточкой адресбука).

Лирическое отступление №4. Онлайн-GTD — говно, потому что без инета ничего не сделать. Программы для GTD — лучше из-за своей автономности, но чтобы они висели на облаке и оно синхронизировалось со всеми популярными программами для записи «входящих» без проблем — не видел. Либо облако крутое, но клиент позорный, либо наоборот.

Так, пришло время писать про iPad ;) Точнее, можно озвучить «железное» ДАНО: коммуникатор — Nexus One. На работе — Outlook. Дома — iMac и iPad. А, ещё, для полноты картины поделюсь ресурсным комментарием: на поиски решения спалено около $120 и месяца полтора времени. Да, я упёртый.

НАДО:
— на телефоне из todo-клиента под Android делать следующее: смотреть в виджет, видеть список (с подзадачами), любой элемент из него «выполнять» тапом, добавлять задачи, синхронизировать результат с основным списком;
— в Outlook тоже набирать дел, синхронизироть их с облаком, но не планировать (ну неудобный он, что ж теперь), а только просматривать и помечать выполнение;
— дома вдумчиво просматривать задачи и планировать следующий день/неделю/месяц. Под эту «набрюшную» работу имеется iPad (почему не Android-планшет: их всё ещё в доступности нету, чтобы не хуже, чем iPad. К тому же, батарейка у iPad долгоиграющая — жуть). Сидеть ещё и дома за компом сил обычно нет, потому iMac используется редко и не по работе. Например, как сейчас — на Хабр писать :)

Лирическое отступление №5. Вообще был бы у меня гомогенный (в смысле платформы) комплект (iPhone + iPad + iMac, N1 + Android-планшет + пофиг какой комп) — этой статьи бы не было. Но имеется «зоопарк». Каждое устройство интересно по-своему, исторически мотив к покупке был более исследовательским, чем заточенным под GTD или ещё что-то. Но факт остаётся фактом: под iOS есть чудесные органайзеры для планшета, они же, но подрезанные — для iPhone, но если заменить телефон на Android based — таких почти нет. «Почти» это буквально несколько штук. Если б не было облачных сервисов — множества программ iOS (планшет) и Android (коммуникатор) с поправкой связи с на Outlook, видимо, вообще бы не пересекались.

Ну, собсно, теперь осталось РЕШЕНИЕ, а то я уже всех утомил:

1. Программа на N1 — DueToday. Пишет какой-то ирландец. Почти не известна. Но best-best-best. Жаль не умеет читать адресную книгу телефона для связи задач с контактами — цены бы не было. Хотя, вправду сказать, никакая программа этого не умеет (даже великий Pocket Informant). Или я плохо глядел.
2. Облако — toodledo.com с премиум-аккаунтом. Премиум даёт возможность синхронизировать вложенные задачи (проекты). Ну и что-то там ещё, но мне этого «ещё», видимо, не надо, раз не могу вспомнить…
3. Outlook выталкивает задачи вовне посредством 3rd party тулзы для toodledo под названием Chromatic Dragon. Вообще их у тудлду опубликовано всего две, но вторая монструозная по функционалу, портит макросами Outlook и платная, причём, весьма.
4. IPad — 2do. Вариантов в AppStore много. Если вдруг перейду на mac по работе — ещё посмотрим, в чём стану планировать. Пока 2Do как программа для связи с toodledo и планирования дел на диване- самое то.

Выводы: да нет никаких выводов. Плановую статью из todo вычёркиваю да спать ложусь. А вы обсуждайте на здоровье :)

+3
14.7k 29
Comments 18
Top of the day