28 January

Обзор 5 систем управления задачами для наведения полного порядка

YouGile corporate blogInterfacesProject managementAgile
В больших командах от 20 сотрудников есть такая проблема – беспорядок в задачах. Сроки срываются, работа тормозится. Поэтому на рынке есть множество систем управления задачами, которые так или иначе эту проблему решают.

image

Уже больше 2 лет мы развиваем свою систему управления YouGile. И, конечно, мы часто тестируем системы конкурентов, подробно их изучаем. Смотрим, кто какие инструменты предлагает. Делаем выводы, вдохновляемся и улучшаем свой функционал.

Что же такое система управления задачами? Какие функции позволяют навести порядок в задачах?

Мы долго думали. И после 3-недельного брейншторма, общения с клиентами и опросов выделили 5 критериев. По этим критериям и сделали данный обзор.

Критерии и обзор 5 систем управления задачами, в том числе нашей собственной – ниже.

5 критериев системы управления задачами:


1. Простота постановки задачи себе и коллегам
Кнопка создания задач в интерфейсе системы должна быть в приоритете. Так, чтобы любой новый сотрудник, который работает в системе 2 минуты, мог легко ее найти.

2. Удобство личного планировщика
Под удобством подразумевается классификация и сортировка задач. Чтобы любой пользователь сразу видел: ага, вот мои задачи, а вот те, что я поставил. Вот все задачи Пети, а вот здесь уже дедлайн надвигается. А вот мои приватные задачи, они доступны только мне.

3. Возможность создания структуры компании с отделами
Если в команде больше 20 человек – необходима четкая структура. Иерархия сотрудников и разграничение отделов. Структура определяет, кто кому какую задачу может поставить, и кто какие задачи видит.

4. Прозрачность рабочих процессов
Важно понимать, кто перегружен задачами, а кто «недогружен», кому поставить задачу, а кого лучше не отвлекать. Это удобно не только в парадигме «руководитель – сотрудник», но и «сотрудник – сотрудник». Зачем лишний раз дергать коллегу, если можно просто заглянуть в его задачку.

5. Полнота картины о результатах работы над задачами в отчетах
Отчет должен давать понимание: какие задачи были выполнены, а какие нет. Какой сотрудник/отдел выполнил план, а какой – не до конца. Какие задачи потребовали наибольших временных затрат.

Обзор 5 систем управления задачами


YouGile


Удобство постановки задач


image
Создание задачи в YouGile в 1 клик

Раньше в нашей системе задачи можно было ставить только на доски. Но клиенты попросили у нас «волшебную кнопку», чтобы создавать карточки в 1 клик. Это действительно сильно упрощает работу рядовым сотрудникам.

Управление своими задачами


image
Личный планировщик: «Задачи на мне», «Порученные мной», «Личные задачи», «Избранные»

Личный планировщик представлен в виде раздела «Мои задачи». Там каждый пользователь видит, что поставил он, а что поставили ему. Хранит свои приватные задачи. Мы считаем очень ценным наличие приватности, ведь часто бывает такое: хочется сделать черновую карточку для себя, начать по ней работу – и только потом поделиться с коллегами.

Классификация задач


image
Доска отдела разработки со стикерами

Для классификации задач в YouGile используют стикеры – текстовые метки, похожие на теги. С их помощью карточке присваивается определенное значение: статус, приоритет, состояние. Можно создать абсолютно любой текстовый стикер.

Структура компании с отделами


image
Структура компании с отделами и сотрудниками в YouGile

Структура нужна, чтобы разделить сотрудников по отделам, указать должности и выбрать правила взаимодействия в рамках отдела. Настроить права управления задачами и доступа к ним. Назначить руководителей каждого отдела с возможностями управления группой.

Прозрачность работы


image
Раздел «Чужие задачи» в YouGile

В разделе «Чужие задачи» видно, кто над чем работает, кто кому какую задачу поставил, а какие задачи не были выполнены. Доступ к чужим задачам регулируется в рамках отдела. Можно сделать так, чтобы все видели задачи друг друга, поставленные без структуры досок. А можно дать эту привилегию только руководителям.

Оценка результатов работы


image
Инструмент для оценки рабочей загрузки по проектам и сотрудникам

В YouGile есть отчеты и сводки, и в ближайшее время мы планируем выпустить еще один инструмент. Хочется четко видеть, кто и чем был загружен, и какая загрузка предстоит в ближайшее время каждому сотруднику или отделу.

Asana


Удобство постановки задач


image
Постановка задачи в 1 клик в Asana

Задачу можно поставить в 1 клик без привязки к доскам. Все задачи отображаются в разделе «My Tasks». В любой момент задачу можно прикрепить к одному из проектов, нажав «Add to projects». В проекте все задачи отображаются уже системно, в виде списка задач, календаря, таймлайна (доступно в платной версии) или классических досок.

Управление своими задачами


image
Классификация своих задач по приоритету выполнения

Любая вновь созданная задача будет приватной до тех пор, пока вы не привяжете ее к общедоступному проекту. Также вы можете подписать коллег на задачу. Это очень удобно: можно создать карточку «пойти на обед», пригласить туда товарищей и обсудить.

В личном планировщике «My Tasks» задачи сортируются по группам «Today», «Upcoming», «Later». В платной версии также можно вывести отдельно все задачи, которые вы создали и которые поручили коллегам.

Классификация задач


image
Теги на задачах в Asana

Каждой задаче можно присвоить любой тег, обозначив его своим цветом. Например: «реклама», «текст», «видео», «онлайн-школа». Если продумать и внедрить общую для всех систему тегов, в задачах будет порядок.

Структура компании с отделами


image
Отдел маркетинга: сотрудники и проекты

В Asana есть возможность создать сколько угодно разных отделов, добавить туда сотрудников и начать работу над проектами и задачами. Однако жесткой иерархии нет, система прав очень демократична, и рядовой сотрудник по сути обладает теми же правами, что и руководитель.

Прозрачность работы


image
Календарь задач отдела маркетинга в Asana

Рабочие процессы в Asana очень прозрачны, а права доступа – демократичны. В календаре каждый может посмотреть все задачи коллег. Как по конкретному проекту, так и конкретного сотрудника (кроме приватных).

Оценка результатов работы


image
Инструмент «Progress» для просмотра общих результатов работы

Инструмент «Progress» выводит число завершенных, незавершенных и просроченных задач по проекту. Инструмент «Reports» выводит все ваши задачи и задачи, которые вы поставили коллегам.

Pyrus


Удобство постановки задач


image
Создание задачи в Pyrus в 1 клик

В интерфейсах Pyrus создание задач находится в приоритете. Все легко и интуитивно понятно, длительного обучения сотрудников не требуется.

Управление своими задачами


image
Личный планировщик в Pyrus: мои задачи и поставленные мной задачи

В Личном планировщике тоже все просто и логично: задачи от меня, задачи для меня. Отдельно выводятся активные, отдельно – завершенные. Беспорядка возникнуть не должно.

Классификация задач


image
Классификация задач в Pyrus: «Отложенные», «На контроле», «Последние»

В этой системе много крутых возможностей именно для управления задачами. Можно отложить на потом. Можно поставить «на контроль». Можно сделать повторяющиеся задачи. Сортировка есть по активности задач и по сроку.

Структура компании с отделами


image
Структура компании с отделами в Pyrus

«Прорисовать» четкую структуру с отделами и подотделами легко. Правда система прав и доступа к задачам достаточно сложная: есть администратор, руководитель, управляющий и бухгалтер.

Прозрачность работы


image
Чужие задачи в Pyrus. Прозрачность работы

Рабочие процессы прозрачны, даже слишком. Можно вывести все задачи любого сотрудника. Приватных задач по сути нет. Приватность может устанавливать только пользователь с правами администратора.

Оценка результатов работы


image
Оценка затраченного времени по сотрудникам и задачам

Одна из «фишек» Pyrus – подсчет времени, затраченного каждым сотрудником на все задачи за выбранный период времени.

Wrike


Удобство постановки задач


image
Создание задачи в Wrike в 1 клик

В этой системе тоже есть «волшебная кнопка» для постановки задач в виде зеленого плюсика, не заметить которую сложно. И кроме этого задачи можно поставить еще несколькими способами.

Управление своими задачами


image
Личный планировщик в Wrike

Wrike предоставляет много возможностей для управления задачами: копировать и повторять карточки, делать приватными или общедоступными, добавлять в «Избранное» и переносить с проектов – в «Мои задачи». Можно следить за выбранной задачей или предлагать коллегам следить. Добавлять зависимости и связи между задачами.

Есть и свои «фишки». Отправка коллеге автоматического вопроса, как продвигаются дела по задаче. Функция массового изменения задач. Вехи – задачи, которые используют как контрольные точки для отметки важного события или момента принятия решения.

Классификация задач


image
Сортировка поставленных задач в Wrike

Wrike вообще заточен под сложные многоступенчатые проекты, однако рядовому пользователю вполне хватит понимания, где лежат его задачи и как их сортировать. Сортировка – по дате, приоритету, статусу, важности. Можно отдельно вывести только активные задачи или только просроченные.

Прозрачность работы


image
Задачи коллег выводятся отдельным списком, только если вы – их автор

Задачи, которые вы поручили, лежат в разделе «Созданы мной». А вообще прозрачности в работе немного не хватает. Вывести все задачи коллег отдельным списком можно, только создав собственный виджет в премиум-версии.

Оценка рабочей загрузки по проектам


image
Отчеты в Wrike и оценка рабочей загрузки

Отчеты, доступные в платной версии, позволяют увидеть общее положение дел по проектам и командам, и они обновляются в реальном времени при каждом новом открытии. Можно узнать, как задачи просрочены, а что тормозит работу команды.

GanttPro


Удобство постановки задач


image
Добавление задачи в проект в GanttPro

На первый взгляд эта система управления задачами кажется не очень «общедоступной»: надо разбираться, что такое диаграмма Гантта, где та самая кнопка для постановки задач… А ее и нет – задачи ставятся только в рамках проекта. Но если проект создан, то обучить пользователей добавлять задачи не так сложно.

Управление своими задачами


image
«Мои задачи» в GanttPro

Функционал для управления задачами в этой системе очень широк. Есть «Мои задачи» для сотрудников, где все просто и понятно. А есть диаграмма Гантта для менеджеров и ценителей, где удобно менять уровни задач, выставлять приоритет, зависимости и время, отслеживать прогресс и «играть» задачками как угодно, перетягивая их прямо на шкале.

Классификация задач


image
Отсортированные «Мои задачи»

Сортировать задачи можно аж по 17 параметрам: дата создания, исполнитель, приоритет, статус, затраченное время, прогресс, стоимость…

Структура компании с отделами


image
Сотрудники и права в системе

Сложную и четкую структуру компании не выстроить, зато легко настроить систему прав. Участники могут работать только над задачами, которые на них назначили. Администраторы могут создавать проекты и просматривать их стоимость.

Оценка рабочей загрузки по проектам


image
Отчеты в GanttPro и оценка рабочей загрузки

Крутая функция GanttPro – можно рассчитывать стоимость выполнения задачи и проекта в целом в зависимости от затраченных ресурсов. Можно создавать отчеты со временем, которые сотрудники тратят на задачи.

Выводы по обзору систем управления задачами:



  • В YouGile – акцент делается именно на управлении задачами для команд от 20 человек.
  • В Asana – широчайший функционал работы с задачами, которые можно ставить как в структуре досок в проектах, так и в Личном планировщике. Однако есть сложности с излишней демократичностью прав пользователей.
  • В Pyrus – большое количество уникальных «фишек», от подсчета времени и отложенных задач до создания чат-ботов для рутинных задач и интеграции с внутренними системами компании. Не хватает возможности для всех сотрудников создавать приватные задачи.
  • В Wrike – множество функций: повторять задачи, переносить из проектов в планировщик, создавать задачи-вехи (контрольные точки), массово редактировать задачи. Однако в целом система ориентирована на работу со сложными многоступенчатыми проектами, а не с задачами как таковыми.
  • В GanttPro – много крутых «фишек» для руководителей и менеджеров: подсчет стоимости задач и проектов, подсчет затраченных ресурсов, подсчет времени, сортировка задач по 17 параметрам. Правда, требует чуть более длительного обучения рядовых сотрудников.
Tags:управление задачамиуправление проектамисистема управления задачамисистема управления проектамиуправление проектами и командойуправление командой
Hubs: YouGile corporate blog Interfaces Project management Agile
+3
10.9k 70
Comments 10
Top of the last 24 hours