Pull to refresh
120.59
Rating
Wrike
Мы делаем совместную работу проще

Почему мы не любим email и как с этим жить

Wrike
Будущее электронной почты вызывает дискуссии уже не первый год, но, похоже, что это будущее существует. Хотя email все больше уступает по функциональности многочисленным облачным сервисам для общения и совместной работы, слухи о скорой смерти почты сильно преувеличены. Согласно исследованиям, это все еще самое важное средство деловых коммуникаций. Почта опережает социальные сети и мессенджеры в силу привычки и простоты использования. А раз нам еще придется какое-то время с ней жить, стоит подумать над более эффективной организацией работы с email.

image

Контрпродуктивная тайна переписки
Почту постоянно стараются сделать более функциональной, сделав работу с письмами проще и осмысленнее. Так, Inbox от Google или новое приложение Alto Mail от AOL добавляют Swipe-жесты для быстрой архивации ненужных сообщений, фильтры для сортировки и автоматическое извлечение важных деталей, к примеру, даты и времени вылета, в отдельные карточки. То есть появляется подход к почте как к инструменту управления задачами.

Эти нововведения, безусловно, помогают лучше структурировать работу с входящими сообщениями и избавиться от таких типичных проблем, как потерянные в переписке файлы или вылетевшие из головы дела. Недавно такой подход взяли на вооружение и мы, переделав работу с уведомлениями из системы управления задач в своих мобильных приложениях. Когда в Wrike для Android и iPhone появилась возможность обрабатывать поток уведомлений как список дел, число пользователей, работающих с уведомлениями, подскочило с 30% до 70%.

Это, однако, помогает только с личной продуктивностью, а более фундаментальные проблемы email лежат в плоскости совместной работы. Недавний опрос, проведенный нами, показал, что в топ причин, снижающих продуктивность работы на командном уровне, входят ожидание ответа других людей и трудности с доступом к необходимой для работы информации.

Переписка по почте — крайне непрозрачный канал коммуникации. Прогресс по задачам обсуждается в отдельных цепочках писем, куда входят разные группы людей. У команды нет быстрого доступа к акутальной информации по всему проекту и к последним версиям всех нужных файлов. Значит, сотрудникам приходится тратить время и каждый раз заново запрашивать эту информацию друг у друга.

По идее, эти проблемы на раз решаются системами для совместной работы, цель которых — обеспечить общий контекст работы, доступный для всех. Там можно собрать воедино все описания, обсуждения и файлы по задачам, обеспечить быстрый доступ к информации, сразу понять над какой стадии все находится, в конце концов.

Но, как уже упоминалось, немногие готовы отказаться от почты. А раз нельзя победить, можно возглавить, то есть правильно интегрировать email в более продвинутый набор инструментов для управления проектами. В принципе, мы не только думали над тем, как это могло бы выглядеть, но и реализовали кое-какие идеи такой связки в Wrike.

Эффективное сосуществование
Во-первых, правильная интеграция почты с сервисом не должна затрагивать сложившиеся привычки пользователей. Никто ничего не блокирует и не запрещает. Сотрудники могут вести переписку по старинке. Что важно, так это обеспечить быстрый и комфортный способ экспорта этой информации в единое облачное хранилище, где сосредоточены все ресурсы и обсуждения задачи. И мы решили, что самый простой способ — просто переслать важное письмо в рабочее облако на wrike@wrike.com, где на его основе сразу будет создана новая задача.

Во-вторых, интеграция должна быть двухсторонней. Поклонники email также должны быть в курсе всех изменений в Wrike по задачам, которые их интересуют. Поэтому все уведомления об обновлениях по проектам автоматически высылаются сотрудникам на почту. При этом мы не заставляем человека переходить из почты в Wrike, чтобы оставить там комментарий в обсуждении. Это можно сделать просто ответным письмом. Можно даже прикрепить к этому ответу файлы.

В-третьих, нужно позаботиться о рабочем окружении. В случае с почтой это приложение, в котором пользователь ее читает. Мы сделали несколько плагинов для популярных клиентов: Outlook, Mac Mail, Gmail, которые делают примерно одно и то же — позволяют более продуктивно использовать окно просмотра сообщения. По сути, плагин позволяет превратить письмо из Wrike в полноценный рабочий экран, где вы можете исправить описание и статус задачи, добавить файлы и комментарии, назначить исполнителя и т. д.

Стоит отметить, что мы не призываем ставить Wrike. В той или иной степени над приданием большего смысла электронной почте работают и наши конкуренты. Главное, что наш опыт показывает, что и email можно поставить на службу продуктивности. Главное уметь его приготовить — то использовать в нужной пропорции и в сочетании с нужными продуктами.
Tags:электронная почтасистема для совместной работы
Hubs: Wrike
Total votes 10: ↑4 and ↓6 -2
Views3K

Information

Founded
2006
Location
США
Website
www.wrike.com
Employees
1,001–5,000 employees
Registered
Representative
Wriketeam

Habr blog