Сегодня IT-системы настолько плотно вошли во все сферы нашей жизни, что сложно отделить изучение той или иной системы от изучения процесса, для которого она необходима. Различные гаджеты, программные продукты, информационные и аналитические IT-системы плотно интегрированы в реальную жизнь.В результате программист вынужден становиться в некотором роде специалистом по производственному, складскому, бухгалтерскому учету, должен уметь автоматизировать продажи (интернет-магазины, системы CRM, их интеграция и автоматизация), должен разбираться в самых разных областях, по крайней мере, на уровне выбора и настройки программного обеспечения. Впрочем, ситуация эта далеко не новая, программисты и раньше очень часто вынуждено изучали разные виды учета и производственные процессы.
И сейчас я решил немного помочь тем коллегам, которые сталкиваются с бизнес-аналитикой, ведь на сегодняшний день бизнес также описывают при помощи IT-инструментов. Подобный подход видит организацию бизнеса в целом как некую систему, работающую в соответствии с заданными алгоритмами. Здесь нет места человеческому фактору, но есть жесткие рамки должностных инструкций. Бизнес-аналитики, бизнес-консультанты, руководители крупных, средних, а иногда даже малых предприятий заинтересованы в таком подходе для выявления ошибочных действий, дублирующих структур, логистических и других ошибок и недочетов. А часто обращаются к IT-специалистам с просьбой подобрать и/или настроить программное обеспечение для такой работы.
Здесь я решил описать бизнес-системы именно как программные продукты, как IT-инструменты, помочь коллегам разобраться, что представляют из себя разные варианты подобных систем, из чего они могут состоять, что рекомендовать заказчикам, и какие возможности они реально могут получить после внедрения такого программного обеспечения.
В этой статье я постараюсь ответить на эти и другие вопросы, связанные с работой IT-продуктов для бизнес-моделирования. А рассмотреть эти вопросы я предлагаю на примере программного продукта Business Studio.
Бизнес-моделирование – это процесс разработки и внедрения бизнес-моделей организации (стратегии, бизнес-процессов, организационной структуры, качества и др.) с целью формализации и оптимизации её деятельности.
Почему Business Studio?
Во-первых, потому что именно этот программный продукт я изучил наиболее глубоко. Познакомился я с ним около 8 лет назад, когда мне потребовалась возможность описывать бизнес-процессы и формировать удобные и наглядные документы.
Поначалу я пользовался западной разработкой BPwin, процессы описывал в IDEF 3, а функциональные модели делал в IDEF0. Какое-то время мне этого хватало, но потом потребовалась возможность быстро формировать необходимую документацию, и я начал искать удобное решение. Так я натолкнулся на сайт Business Studio и начал изучать эту систему.
Для начала я скачал продукт, создал в IDEF0 функциональную модель и сформировал в программе Business Studio должностную инструкцию на третьем уровне (в том проекте у меня было как раз 3 уровня). Помню как я был рад когда нарисовав процесс я на выходе получил документацию объемом в 5 страниц. Но дальше все было н так хорошо. Почему? Об этом я и хочу рассказать ниже.
Более того, я даже посещал официальные курсы Business Studio, о них я немного расскажу ниже. Сейчас просто хочется уточнить, что изучение программного продукта я проводил достаточно глубоко. Сначала – на практике с помощью информации с официального сайта, а потом – на курсах. Но все равно работать с этой системой оказалось достаточно сложно.
Сразу хочу сказать, что по моему личному мнению, Business Studio – очень сложная система, перегруженная возможностями, в том числе, избыточными для работы бизнес-аналитика, сложная для восприятия из-за постоянного использования аббревиатур, даже там, где без них можно было бы обойтись, но одновременно ограниченная в тех возможностях, которые могут понадобиться для бизнес-анализа. Впрочем, этим грешат и другие российские аналоги.
Бизнес-системы: узконаправленные инструменты или проект “все в одном”?
Сегодня существуют и паралельно развиваются два направления в создании IT-инструментария для бизнес-аналитики:
- Наборы инструментов для бизнес-аналитики
- Комплексные системы бизнес-моделирования
В первом случае практикуется создание узконаправленных инструментов, каждый из которых используется для проведения определенной работы. Из этого перечня можно вспомнить, например, BPwin и другие подобные системы, которые сконцентрированы на каких-то достаточно узких сегментах, т.е. являются, скорее, набором инструментов, которые можно использовать по отдельности, но воедино свести разные направления практически невозможно.
При таком подходе бизнес-моделирование воспринимается как достаточно узкое понятие. А возможность использовать разные инструменты в разных случаях позволяет значительно повысить гибкость и простоту моделирования тех или иных процессов, при этом, не перегружая систему сложными конструкциями.
В таких системах можно отдельно разработать тот или иной бизнес-процесс, указать какие-то данные. Но при этом на основе этих сведений невозможно создать какую-то регламентирующую документацию или объединить разные направления в нечто единое целое.
Комплексные системы бизнес-моделирования, в число которых входит Business Studio, так же, как и многие крупные CRM-системы, стараются объединить в себе все и сразу. На своих сайтах они позиционируются как решения широкого спектра бизнес-проблем, начиная от составления документации и штатного расписания и оканчивая бизнес-моделированием и другими инструментами бизнес-аналитики. Они пишут не просто о наборе инструментов, а о полной реструктуризации работы предприятия, формирования самой разной документации и т.д. и т.п.
И на примере Business Studio я постараюсь рассмотреть особенности таких комплексных бизнес-систем, расскажу, где их можно применять, и какие сложности могут при этом возникнуть. Сразу оговорюсь, что в этой статье я буду рассматривать Business Studio, в первую очередь, как IT-систему, а не как систему для бизнес-анализа.
Что такое Business Studio?
Business Studio – это российская разработка, предназначенная для комплексной работы с бизнес-процессами, а также для формирования различных документов, отчетов, бизнес-моделей и многого другого.
Из чего состоит моделирование бизнес процессов в Business Studio:
- Процессы. Описываются в формате IDEF0, BPMN 2.0, а также в некоторых других форматах.
- Субъекты деятельности. Это подразделения, люди, которые необходимы для работы процесса.
- Внешние объекты деятельности. То, из чего состоит система, т.е. неодушевленные составляющие процессов.
С этими базовыми составляющими можно выполнять широкий перечень действий, начиная от моделирования и оканчивая созданием различных документов, отчетов, инструкций и т. д.
Как происходит моделирование в Business Studio?
Итак, бизнес-моделирование Business Studio начинается с перечисления субъектов, т.е. подразделений компании и сотрудников. Например, если речь идет о финансовом отделе, то это будет финансовый директор и главный бухгалтер.
Далее, потребуются объекты деятельности. В нашем случае – это, прежде всего, документация. Точнее, в предложенном мною примере объектами будет система, которую используют сотрудники компании, например, 1С, а также какие-то бумажные документы.
Теперь в закладке процессы нужно создать процесс. Первое, что нужно сделать, это разработать корневую модель всего предприятия или одного из направлений. Далее декомпозируем процессы по мере необходимости.
Например, если у нас был формат IDEF0 и процесс назывался «Финансирование деятельности», то декомпозировать его можно будет на такие части: «Оплата товаров», «Оплата материалов», «Казначейская деятельность». И теперь мы можем уже при помощи стрелок и перетаскивания из субъектов и объектов формировать входы и выходы, создавать управляющие потоки для разных процессов.
Такие действия можно проделывать неограниченное число раз, создавать разные подразделения и процессы. Кроме того, с помощью этого инструмента мы можем сделать работу максимально прозрачной, так как все процессы будут описаны в виде простых и понятных схем.
Казалось бы, идея – замечательная, и работать она должна хорошо. Но, как это часто бывает, в процессе реализации появляются сложности, которые становятся впоследствии проблемами для пользователей.
Громоздкость системы
При моделировании работы предприятия мы сталкиваемся с тем, что если мы начинаем прописывать каждый процесс, каждую функцию работы предприятия и декомпозировать, то при любом изменении нужно внимательно вносить соответствующие изменения во все процессы, находящиеся выше уровня, в котором произошли перемены. И если у вас система достаточно сложная и разветвленная, эта работа потребует большого количества времени, сил, а также внимательности. Естественно, что человеческий фактор при этом оказывает очень заметное влияние на работу всей системы.
Например, если в бизнес-модели, которую мы разработали, присутствует 3 уровня, она будет выглядеть так:
- На 1 уровне – 1 функция.
- На 2 уровне она разбивается на 4.
- На 3 уровне ветвление продолжается, например, каждая функция – на 5 процессов.
И если мы изменим входы на втором уровне, то первый уровень об этом не будет «знать», т.е. система не контролирует такие изменения. Это очень важно.
Просто подумайте, сколько сил и внимания потребуется от человека, если он вносит изменения на 3 или даже 4 уровне. Ведь вручную нужно будет проверить все вышестоящие процессы!
Еще один важный фактор. В будущем при желании мы сможем использовать все описанные субъекты для формирования технического задания и других документов. И то, что для бизнес-аналитика выглядит как стрелка, для разработчика и сотрудника будет реальным процессом, который нужно описать и корректно выполнить. Т.е. бизнес-аналитик просто убирает стрелку, а на практике из обихода изымается какой-то документ, в результате очень важно согласовывать эти действия с другими объектами, и получается некий «клубок», в котором очень легко запутаться.
Например:
Нужно описать процесс складирования товаров, и на его основе создать должностную инструкцию. Система Business Studio позволяет выполнить эти действия. Но в случае внесения любых изменений в бизнес-процесс, инструкция становится неактуальной.
Казалось бы, мелочи? Но на самом деле, это серьезная проблема, так как бизнес-аналитик вынужден постоянно помнить о процессах, не имеющих никакого отношения к его работе. Кроме того, бизнес-анализ и создание регламентирующей документации – это разные вещи. А здесь они вместе.
Технические недочеты системы
В системе Business Studio нет собственного бизнес-моделера, т.е. своего графического компонента. Разработчики использовали стандартный компонент Microsoft VISIO, в результате чего у пользователей возникают некоторые сложности при создании модели.
Дело в том, что рисовать модель и моделировать – это немного разные процессы. Нарисовать в Business Studio можно очень разные вещи. И представители компании говорят, что стрелками вы можете нарисовать практически что угодно, и даже представляют это как плюс системы.
Но что в реальности? Например, бизнес-аналитик использует в работе стрелки разных цветов. Технически это вполне возможно. Но на самом деле, если мы моделируем процесс, все входящие и исходящие потоки должны быть равнозначны. А если в модели появляются разные цвета стрелок, появляются вопросы, что они означают и почему эта стрелка была выполнена красным цветом, а другая – зеленым. И если бизнес-аналитик, который создавал эту схему, уже не работает и не может ответить на подобные вопросы, могут возникнуть самые разнообразные казусы.
В случае использования собственных инструментов, компания-разработчик может добавить запрет на подобные действия пользователей. Но разработчики Business Studio сэкономили свое время и силы, воспользовались готовым сторонним решением, и результат вот такой: пользователь получает доступ к избыточным возможностям, что, в свою очередь, может привести к недоразумениям.
Перегруженность функциями
Как обычно происходит процесс бизнес-моделирования? Лично я провожу опрос сотрудников компании, получаю информацию об используемых системах, о людях, о должностных инструкциях. На основе полученных сведений моделирую бизнес-процесс в нотации BPMN 2.0 или создаю модель в нотации IDEF0.
Здесь просто так нарисовать модель не получится. Если мы хотим смоделировать что-то, то сталкиваемся с большим числом возможностей, которые влекут за собой, необходимость помнить о разных связях и функциях.
Любая стрелка, любой объект связан с другими объектами, появление новых данных позволяет формировать новые документы и отчеты. В результате при работе с этой системой любой пользователь начинает интересоваться, зачем здесь нужна вот эта возможность, а что будет, если попробовать сделать иначе, если указать дополнительные сведения или наоборот, не указывать определенные данные.
В результате пользователи вместо того, чтобы рисовать модель, начинают разбираться во всех этих возможностях. В общем, лишняя перегруженность функциями бизнес-процессов отвлекает и мешает моделированию.
Неточность формулировок
На самом деле, IDEF0 – это не процесс, это все-таки функциональная модель. У каждой функции имеются входы и выходы, функциональные стрелки, т. е. при моделировании мы получаем функциональную модель. Здесь это называется процессом. На самом деле, правильно было бы называть подобные объекты функциями или функциональными моделями.
Как известно, любая неточность формулировок вносит дополнительную путаницу, и для людей, которые переходят на Business Studio с других систем, эта путаница может стать проблемой.
Итак, с бизнес-моделированием более-менее разобрались, подробнее о том, как формировать объекты и процессы, вы можете прочитать сами на официальном сайте системы. Переходим к другим возможностям.
KPI – ключевые показатели деятельности
Сбор KPI позволяет собрать ключевые показатели деятельности предприятия и определить эффективность работы сотрудников и/или подразделений в разрезе этих показателей.
В упрощенной форме работа с KPI выглядит так:
- Берем тот или иной показатель;
- Вводим его граничные значения (минимальные и максимальные);
- Собираем статистику;
- Формируем отчет, в котором видна эффективность работы на основе этого показателя.
Например:
Допустим, что максимальное количество сделок, которые может вести в течении месяца один сотрудник, равно 12. При большем количестве сделок снижается эффективность работы сотрудника. А минимальное количество сделок будет равен 5, т.е. при снижении этого показателя еще больше, сотрудник недогружен работой.
Таким образом, мы получаем «зеленую зону» — от 5 до 12 сделок в месяц. А менее 5 и более 12 сделок – это зона красная. Так это и будет выглядеть на схеме.
Указываем граничные данные, вводим полученные сотрудниками показатели за месяц, и наблюдаем сводную схему с результатами. Так можно наглядно посмотреть, как часто встречаются отклонения от «нормы», какие сотрудники работают на уровне выше максимального, а кто оказывается за нижней чертой эффективности.
Система, вроде как, удобная и очень полезная. Но и она имеет определенные минусы.
Сбор информации для отчетности реализуется в рамках предприятия, при этом показатели не декомпозируются, а также отсутствует возможность собрать сгруппированные данные.
В идеале подобная отчетность должна собирать из системы сделки как по сотрудникам, так и по подразделениям, а также в целом по компании. И на основе сводного отчета должна быть реализована возможность посмотреть, какое подразделение и какой сотрудник наиболее эффективны, а кто работает плохо. К сожалению, такой общий отчет с последующей детализацией в этой системе не реализован.
Здесь, если мы хотим собрать данные, нам нужно создать каждый раз новый показатель для этих группировок, и они никак между собой не будут соединяться. Т.е. чтобы создать какой-то показатель в целом по компании, например, повторно обратившихся клиентов, нам надо будет отдельно создать показатель для сотрудника, отдельно – для подразделения, отдельно – для компании. И собирать их придется отдельно. Что не совсем удобно.
Еще один минус реализации KPI — это невозможность внедрения без покупки дополнительной системы. Для ввода и контроля информации необходим дополнительный компонент, называется Cockpit, т.е. инструмент ввода и контроля информации, который нужно будет купить отдельно.
Сбалансированная система показателей
Еще одна возможность, которая есть в системе, называется Сбалансированная система показателей. Что это значит? Здесь была использована стратегическая система, разработанная Робертом Копланом и Дэвидом Нортоном.
Для получения сбалансированных показателей нужно, в первую очередь, задать тот показатель, который нужно сделать самым высоким в иерархии, далее устанавливаются показатели с более низкой иерархией, и указываются методы их взаимодействия.
Например, основная цель компании – это рост прибыли. Очень распространенная ситуация. Этот показатель мы и указываем как цель. А основной показатель – это прибыль. И, соответственно, мы определяем, как рост прибыли зависит от увеличения клиентов и сохранения издержек.
Все это надо указать в системе, после чего можно будет создать красивую схему, в которой цифры будут преображаться в наглядную графику.
Все это поначалу удивляет и восхищает. Но практика показывает, что для того, чтобы получить такую красивую и объемную картинку, понадобится очень много времени. Надо будет указать каждый из показателей и определить их взаимодействие между собой.
Например, если сокращение издержек дает только 10% увеличения прибыли, а увеличение клиентов – остальные 90%, эта зависимость должна быть указана в системе. Т.е. чтобы получить не просто красивую, но реалистичную картинку, придется ввести широкий перечень показателей и точно указать все варианты их взаимодействия, что достаточно сложно.
Кроме того, на практике очень сложно бывает определить, что именно является целью компании, какие показатели для нее наиболее важные, после чего эти показатели нужно еще и собрать, что также бывает совсем не просто.
В результате, для малого и среднего бизнеса эта возможность бесполезна. К тому времени, когда вы сумеете собрать и внести в систему все данные, ситуация уже изменится и результаты вашей работы будут не актуальны.
Проектирование организационной системы предприятия
Для такого вида проектирования в субъектах нужно будет ввести какие-то подразделения, иерархию подчинения в компании, сотрудников, после чего можно автоматически создать структуру подчинения в компании, т.е. штатное расписание. Эти же субъекты мы можем использовать в проектировании бизнес-процессов.
Казалось бы, все просто: добавляем субъекты и размещаем их на карте, которая формируется автоматически. Но надо понимать, что работа бизнес-аналитика и работа отдела управления персоналом сильно отличается. И в данном случае идея объединения этих вещей в одном продукте – очень сомнительна.
Можно, конечно, отдать эту часть работы с системой на откуп HR-отделу, но у них есть свои программные продукты и свои инструменты. Кроме того, участие в работе такой системы HR-менеджеров мешает бизнес-аналитику. Аналитик может видеть ту или иную должность несколько иначе, чем сотрудники HR-отдела, у них разные цели и задачи, в результате, структура также выстраивается несколько по-разному.
А потому для эффективной работы понадобятся дополнительные согласования, иначе вместо стандартизации компания получит наоборот, постоянные накладки и конфликты.
Публикации на Business Studio
Как написали на официальном сайте сами сотрудники Business Studio, их сайт является порталом, к базе знаний которого вы можете обратиться из любой точки мира.
При этом вы можете быть не только читателем, но также и поделиться своими идеями. Т.е. вы можете разработать структуру, описать процессы, создать модель и выложить ее в общий доступ при помощи автоматического формирования html-страницы в заданной иерархии. Таким образом, вы можете поделиться с другими своими бизнес-решениями.
Здесь у меня нет никаких замечаний, система нормально работает и формирует страницы корректно и без проблем. Главное, справиться с работой в системе и разобраться во всех нюансах, в том числе, для того, чтобы вам было, что выкладывать на портал.
СМК – система менеджер-качества
Построение этой системы я освещать сейчас не буду, так как лично не пользовался этой возможностью и не представляю, как ей вообще пользоваться. Просто обозначу, что такая возможность в Business Studio также реализована, а почитать о ней подробнее можно на официальном сайте программного продукта.
Разработка технического задания
Существует и такая возможность. Вы можете описать бизнес-процесс, указать ответственного сотрудника, определить, какие процессы должны протекать, и на основании этих данных формируется автоматически документация – Техническое задание на внедрение информационной системы.
Я несколько раз пробовал пользоваться этой возможностью, но все попытки окончились неудачно. Вся документация основана на той информации, которая была указана в Business Studio. В результате техническое задание базируется исключительно на достаточно схематичной бизнес-модели, многие важные вещи упускаются из виду. В результате это техническое задание приходится дописывать, изменять и вообще очень во многом дорабатывать, чтобы на выходе получить действительно рабочий инструмент для конкретного бизнеса.
Резюме
Я описал только самые интересные с моей точки зрения возможности системы Business Studio. О том, что еще может эта мощная система, вы можете узнать на официальном сайте программного продукта. Но даже такие выборочные данные позволяют сделать определенные выводы. Особенно с учетом того, что другие отечественные разработки для бизнес-аналитики во многом сходны с Business Studio.
Основная проблема всех комплексных систем бизнес-аналитики – это их объем и точка зрения на работу предприятия. Чтобы научиться работать с системой, потребуется намного больше времени и сил, в сравнении с отдельными инструментами. Огромное число функций, их взаимосвязь – все это нужно изучить, и только тогда вы сможете сделать в такой системе что-то реально полезное. В результате бизнес-аналитик вынужден очень много времени затрачивать на изучение бизнес-продукта.
Более того, на 3-дневных курсах в Самаре, которые я посетил за свой счет, чтобы глубже изучить эту систему, я наблюдал совсем удручающую картину. Если я, бизнес-консультант, опытный специалист по работе с различных программным обеспечением в бизнес-сфере, не сумел самостоятельно по книгам и той информации, которая нашлась в Интернете, разобраться в этом продукте достаточно глубоко, то что говорить о бизнес-аналитиках или разных руководителях бизнес-подразделений?
Между прочим, на тех самых курсах в Самаре все участники, кроме меня, были сотрудниками крупных организаций, только я один решил за свой счет пройти обучение, других – направили организации. И применять эту систему большинство из этих людей собирались не по назначению, либо вообще после обучения пришли к выводу, что внедрение Business Studio в их организации ни к чему. И причина такого отношения к программному продукту заключается как раз в его сложности и неясном позиционировании.
Business Studio пытаются показать свое видение модели работы компании в целом. Но на самом деле, любой бизнес намного сложнее, чем то, что предлагают разработчики. В структуре любой компании много больше разных нюансов, и вместить их в рамки одного IT-продукта просто не реально. В итоге компания, работу которой нужно проанализировать при помощи этого инструмента, помещается в некое «прокрустово ложе», где вынуждено отсекается и остается «за кадром» очень много важных вещей.
Таким образом, мы видим, что при обилии разных специфических возможностей разработчики недостаточно проработали методическую базу, что затрудняет работу с системой и снижает ее качество и удобство работы. В то же время узкоспециализированные аналоги, напомню, не более чем набор отдельных инструментов, не объединенные в единое целое. Что и когда использовать, решать только вам. Главное, делать выбор с открытыми глазами и пониманием, почему в конкретном случае тот или иной вариант удобнее. Именно в этом вопросе я и постарался вам помочь.
