24 March

Как работать из дома. Чек-лист удаленщика

Surf corporate blogPersonnel ManagementIT careerHealth
В интернете огромное количество заметок на тему удаленной работы, с лаконичным обзором минусов, плюсов и известными советами, как вытащить себя из рутины, начиная с «Первым делом снимите пижаму». В блоге Surf мы уже затрагивали эту тему в статье моей коллеги, которая поделилась своим опытом, но с ростом количества удаленных сотрудников (и моим переходом на «удаленку» после 20-летнего опыта работы в офисе), я решила изучить вопрос глубже: читала зарубежные блоги про удаленную работу и пробовала разные идеи. Здесь поделюсь своим опытом, методами сохранения и повышения мотивации. А в конце статьи я приготовила небольшую памятку сотруднику home office.

UPD: Начала писать статью еще до вируса в Ухане, а когда закончила, количество знакомых, которым пришлось перейти на удаленную работу резко увеличилось. Надеюсь, что мера временная и все будут здоровы.




Перед началом работы над статьей, я провела опрос среди коллег в Surf по проблемам в удаленной работе, спросила рецепты мотивации и самоорганизации. Результатами поделилась ниже.

Опрос в Surf показал, что только один сотрудник написал «у меня все отлично и вообще нет проблем», почти 40% — ответили «ничего менять не нужно, не нужен даже тимбилдинг», 57% — вышли бы на пару дней в офис, 18% — хотят в офис на полную неделю, 30% отметили, что им не хватает мотивации начать работу и задачи. Результаты противоречивы — проблемы есть, не все готовы решать.



Результат опросов зависит от того, сколько сотрудников осознанно выбрали такой способ работы. 24% опрошенных озвучили, что в их регионе нет других предложений. Это означает, что нет выбора и нужно настраиваться, возможно, на не очень комфортный вариант работы.

Как начать свой день? Посмотрим, как проводят утро сотрудники Surf:



2017 год — «бум» роста удаленных офисов, который дал толчок развитию большого количество новых инструментов управлению временем и задачами для распределенных команд. Но они не решают проблемы мотивации, графика работы, депрессивных состояний и нехватки вербального общения. Распределение ответов коллег из Surf практически совпали с опросами Google и других крупных корпораций, проводимых в 2018-2019 годах:



Коррелируя ответы, самой очевидной проблемой является «начать работу», следующая — «отсутствие вербального общения». Ничего оригинального, но именно с этим борются большинство сотрудников home office по всему миру.

За основу информации ниже, я взяла практики ИТ-компаний с большим опытом организаций распределенных команд, цитаты, советы из «настольных книг» и анализ самых популярных блогов про удаленную работу. Все рекомендации я отсортировала на 5 основных частей:



Время


Этапы


Делить рабочий день на 2 больших рабочих этапа. В идеале по 4 часа и меняя локацию, если это возможно.

Ночь


Если вам комфортно работать поздним вечером — не надо себя ломать. Но это должна быть только часть вашей работы (не более половины), и коллеги должны знать ваш график. 5 часов в течении дня на задачи, которые требуют коммуникаций и 3 часа вечером — хороший график при наличии таймера.



Начало и конец


Установите время старта и время окончания этапа работы. В офисе время ощущается по-другому. Вы сможете лучше управлять своими задачами и контролировать баланс между работой и личной жизнью. Если вы понимаете, что остался час, а задач на два — не так легко отвлекайтесь.

Я всегда online


Не надо делать вид, что вы online, если покинули рабочее место. Скорость реакции на запросы намного важнее создаваемого ощущения присутствия. Участники команды хуже относятся, если не отвечают в online, чем к нестандартному графику вашей работы. По данным опроса среди 5000 удаленных сотрудников (USA) — статус «вышел погулять с собакой, «пошел на обед» воспринимается позитивно, коллеги готовы ждать ответ, а «active work» без ответа воспринимается как игнор.

10 минут каждый час


Каждый час до 10 минут тратьте на свои дела. В офисе все отвлекаются, болтают, пьют кофе. Небольшой перерыв каждый час, например, позвонить по делу, заказать еду, поставить стирку, налить кофе, проверить инстаграмм, выгулять собаку, поболтать с ребенком — это необходимо для разгрузки мозга, иначе последует замедление в работе. Для регулировки времени подойдут настройки таймера на смартфоне.

Тяжесть большой задачи


Если сложно себя заставить приступить к большим задачам лучше разбивать их на мелкие (по 25 минут) и попробовать технику Pomodoro:



Для этой механики есть много моментальных трекеров, например MarinaraTimer и Pomodoro, и эта техника зарекомендовала себя в крупных компаниях. Есть и приложения Focus Time Activity Tracker

Социальный график


Сформируйте себе не только рабочий, но и социальный график. Минимум 1,5 часа в день вы должны находиться не дома. Фитнес, кино, выставка, торговый центр, кафе, просто прогулка по парку или настольная игра с друзьями — любой вариант активности вне дома. Пункт «Не дома» должен быть в списке дел на день и лучше придумать его заранее, и даже составить план на неделю, а еще лучше иметь оплаченные занятия по графику.

Ох уж эта семья


Все члены семьи должны знать правила игры: беспокоить вас можно в случае «пожара или смертельной опасности». Или в 12:50, 13:50 в один из ваших «перерывов», строго по времени. Детям выдаются часы и объясняются правила, а еще лучше повесить правила на дверь своей комнаты. Определите время для всех курьеров и служб, которые навешиваются на вас, так как вы «сидите дома». Если на двери висит табличка — значит заходить нельзя.

Коммуникации




Почему 42% сотрудников Surf и минимум 35% по опросам из других компаний видят проблему в отсутствии вербального общения?

Знакомство


Правило №1 для удаленных сотрудников в Google: познакомьтесь друг с другом, вместо того, чтобы прыгать прямо в повестку дня, выделите время в конце встречи для открытого вопроса, например, «Что вы делали в эти выходные?». Это простой способ создания удаленных подключений и установления взаимопонимания. Практики зарубежный компаний сильно отличаются от российских. Менеджеры прилагают дополнительные усилия, чтобы узнать членов распределенной команды, это приносит пользу и легкость в общении.

Лексика. Очень важное правило


Стиль изложения должен быть мягче на тон, чем те же слова сказанные вами устно. Любой конфликт происходит в тональности, в какой оппоненты прочитали написанное в чате. Нет никакой возможности передать интонацию, полутон, открытость или, напротив, категоричность. Твой голос в голове коллеги с твоих слов, но не принадлежит тебе. Если собеседник не имел возможности ранее слышать и видеть тебя лично — вся тональность переписки должна быть на уровень доброжелательней, чем твои ощущения.

Пожалуйста и спасибо. Всегда


«Отправь файл» — без слова «Пожалуйста» может быть воспринят очень грубо (пункт выше). Никогда не ленитесь писать эти 2 слова. А также «Доброе утро», «Добрый день» и другие приветствия. У слова «Спасибо» есть множество синонимов и переводов на другие языки: «Благодарю», «Мерси» и т. д., если хочется быть оригинальным.

Неудачные Scrum-митинги, «молчание ягнят»


Не всегда нужно всё обсуждать в команде и если вы ощущаете, что некоторые участники эффективнее обсуждают проблемы в своих задачах наедине с вами — поддержите его и выделите время на face-to-face. Тем более, пока команда еще не очень знакома с друг другом.

Игра «Вы меня слышите»?


Доказана эффективность и необходимость проводить видеоконференции для удаленных сотрудников. Минимально — 1 раз в неделю, желательно — 1 раз в день. Это не выход из зоны комфорта и не необходимость причесаться, это всего лишь необходимо для скорости вовлечения в обсуждаемые вопросы. Уровень внимания к происходящему по видеоконференции на 40% выше.



Брысь телефон


Признайтесь честно, как часто заглядываете в телефон пока кто-то из-за всех сил пытается донести до вас свои мысли? В этот момент вы тратите не только своё время, но и время оппонента. Ваши ответы поверхностные, как правило, и отсутствие вовлеченности чувствуется «спиной». Перед началом митинга поставьте авиарежим или уберите телефон как можно дальше от рук.

Агенда


Знакомо ли «Аааа, а так подожди, я сейчас ещё посмотрю какие у меня были вопросы?». Потратьте 5 минут на составлении краткого тезисного списка у себя в блокноте даже если кажется, что вы всё помните. Сэкономите 20 минут и себе, и собеседнику.

Активное слушание


Часто мы слушаем собеседника и после небольшого отрывка уже хотим ответить, и в этот момент перестаем слушать. Активное слушание требует присутствия в данный момент и искреннего интереса к тому, что говорит другой человек. Цель активного слушания — понять почему мнения могут расходиться. В отсутствии инструментов визуализации, при телефонном разговоре, слушать собеседника с позиции «почему он думает так», вместо «сейчас я докажу обратное» приведет скорее к истинной причине мнений двух сторон и решению вопроса, чем спор и перебивание.

Какая у вас погода?


Чат в Slack, где в вялом режиме обсуждается один за другим баг или подход к разработке — это прекрасно. Но понятие «команда» — это сближение людей и коммуникации за рамками рабочих задач. Не надо стесняться рассказывать, что вы с насморком, спросить «что мне посмотреть вечером?» или рассказать, как вы только что спалили омлет. Самые простые мелочи сближают коллег и им становится проще слышать друг друга и принимать разные точки зрения. Установите себе правило: одно сообщение и один вопрос в день, который не касается рабочих вопросов.

Виртуальная кухня


В некоторых компаниях есть ZOOM открытые комнаты для «перерывов». Туда заходят в любой момент поболтать с чашкой кофе у экрана обсудить как рабочие вопросы (кулуары), так и последние серии любимых сериалов.



Привычки или как обмануть мозг


Пишем руками


Вернуться к письменному блокноту или сделать физическую доску Канбан. Любая работа руками задействует больше областей вашего мозга, полученный импульс от перерыва, например, когда вы помоете грязную чашку на кухне или рукой напишите список дел, даст нужный эффект. Не идет задача? Порисуйте, выпишите на бумаге проблему. Несколько коллег из Surf скромно указали «мы по старинке с блокнотом по утрам» и очень зря стеснялись.

Пиджак удачи


Вы собрались эффективно поработать, знаете, что сейчас делать, полны сил. Выберите удобную и понравившуюся одежду или всего один её атрибут, наденьте и начните выполнять задачи. В конце рабочего дня — переоденьтесь. Принцип NLP — «якорь» успешно применяется на себе. После нескольких итераций, просто смена одежды на «эффективную» даст большой мотивационный пинок.

Статус


В одной из компаний, где очень большой штат удаленных сотрудников, попробовали менять статус в Slack и кратко писать какая задача, нравится она или нет, каковы шансы. Например, «Делаю багу про ввод пароля, она меня бесит, к обеду прикончу». Любое «публичное» заявление о результате программирует мозг на его выполнение и заставит взять таску в работу.

Не надо супер подвигов, двигайтесь маленькими шагами


Запланированная «Физическая активность с понедельника по 2 часа» — это провал для большинства. Самое оптимальное решение — что-то простое, полезное в виде 30-дневного марафона. Лучшим упражнением для сотрудников, которые работают дома, считаются приседания. Упражнение входит в ТОП-3 по разгону метаболизма. Распечатайте таблицу и повесьте у рабочего места. Вычеркивайте ежедневно и в конце пути сделайте себе подарок, поощрите себя. Можно сделать для всей команды. Количество подходов не имеет значение — главное выполнить количество в день. На следующий месяц находим таблицу по планке и добавляем ее на рабочий стол. Плюс в том, что в офисе это сделать непросто, а вам легко. Начните с очень маленького количества, на которое надо отвлечься секунд на 10. На пятый день появится азарт выполнить план, а к 30-му дню — несколько перерывов в день на разминку войдут в привычку.



Питание


Большой сытный завтрак


В утреннее время максимальное использование углеводов и глюкозы для улучшения деятельности мозга.

Скромный легкий обед


После плотного обеда ваше тело будет направлять большую часть своей энергии на процесс пищеварения, в результате чего будете чувствовать усталость и сонливость, и вы не сможете выполнить сложную работу.

Вода


Купите спортивную бутылку на 1 литр и поставьте на рабочем месте. Пейте каждый час, чтобы к середине рабочего дня бутылка была пустой или близкой к этому. Много разных опытов и научных экспериментов показали связь «бодрости» как тела, так и мозга от количества потребляемой воды. Существует обязательная рекомендация для дальнобойщиков выпивать 1 стакан каждый час. Если водитель не будет пить воду в течении 4 часов, процент его засыпания за рулем увеличиться в 10 и более раз.

Перекусы


После завтрака нарежьте себе тонкими кусочками огурец, яблоко и другие овощи, положите тарелку у рабочего места. При любом желании что-то заточить — берите кусочек. Это поможет вам избежать нехороших зажоров углеводами, которые резко увеличивают уровень сахара, и после его падения вы чувствуете слабость.

Сытость надолго


Если вам нужно засесть надолго поработать и не отвлекаться на еду, ваш перекус или обед должен состоять из белковой пищи без углеводов (вареные яйца, мясо, творог).

Инструменты




Информация в этом блоке не нова для опытных сотрудников, я делала анализ для себя, но если будут какие-то «новинки» для читателей, буду рада.

Отвлекающие сайты


Приложения и расширения, которые помогут вам установить барьеры и ограничить доступ, настроив себе рабочее время без отвлечений. При перерыве и выполнении задач вы можете заслуженно переключиться на сериал.

  • Go fucking work (один из сотрудников Surf посоветовал в опросе — спасибо тебе, тайный друг!)
  • FocusMe
  • BlockSite

Митинги и чаты


Zoom — самый часто используемый инструмент для проведений scrum и других совещаний, а также для «открытых комнат» удаленных сотрудников. Во многих компаниях звонки с видео обязательны. Другие интересные альтернативы управления совещанием: Soapboxhq и Clickmeeting, Google Hangouts, Join.me
Slack — самый популярный чат для распределенных команд во всем мире. А вот тут интересная «книга» про корпоративные коммуникации в Slack просто и доступно.
Альтернативные чаты: Basecamp, Fleep, HipChat.
Worldtimebuddy — сервис, который позволяет быстро и удобно определить, какое время сейчас у всех участников команды, сохранить настройки и оперативно принимать решение о времени созвона.

Доски, задачи, контроль времени и другие


Trello, Favro, Asana, Redbooth, Paymo для формирования, распределения и контроля задач;
Scoro рекомендуют, как очень интересный и оптимальный «Дашборд». Удобен при работе с большим количеством небольших проектов.
Zapier свяжет ваши инструменты и используемые программы в единую систему.
Toggl — удобный и простой трек времени для себя.
Timely и Time Doctor — простые и легкие инструменты отслеживания времени по команде с оповещениями и гибкими настройками.

Многофункциональный специализированный софт


Sococo — все инструменты, включая виртуальный офис, виртуальные переговорки. Интересный пример геймификации распределенных команд



Hubstaff — система для управления удаленными командами с интеграцией с бухгалтерией, Jira и т.д. Детальная система учета рабочего времени и маржинальности.

Контент, заметки, прототипы


Pocket — хороший «кошелек» для всех типов контента который нужно отобрать по заданной теме (часто используется у бизнес-аналитиков). А также Evernote.
Google Drawing — хорошая альтернатива draw.io, когда нужно нарисовать простые схемы и совместно над ними работать. Про документы знают все, drawing незаслуженно обошли стороной.
InVision — самый востребованный инструмент совместной работы над контентом, проектом и его обсуждением. В блогах про удаленную работу его альтернативами считают: Marvel, Webflow, Framer, Kite Compositor.

Памятка на рабочий стол




От себя лично


Мой опыт работы в офисе более 20 лет в области управления проектами. Периодически работала из дома, но в целом 70% времени занимали вербальные коммуникации. Полгода назад перешла на удаленную работу. Главная моя сложность в первые месяцы — постоянно отвлекалась без активного слушания собеседника, визуализации и личного присутствия. Ловила себя на том, что зависаю в телефоне, а потом переспрашиваю. Первым делом стала ставить авиарежим и убирать телефон подальше, научилась делать заметки по ходу рассказа собеседника. Последнее очень важно, так как мы фокусируемся на том, что хотим возразить и уже не слышим ничего, что нам говорят дальше. Пометив себе, что спросите после не начинайте говорить, пока не выслушаете до конца. И зачастую, ваше возражение уйдет само по себе, если вы не «прослушаете, а «услышите». Мне понятны сложности молодых специалистов, которым не хватает офисных тусовок (не отказывайтесь от них слишком рано, если вы экстраверт). У меня их было много, этот этап сменился более спокойными встречами с друзьями и на них теперь больше сил.

У всех свои методы сохранения мотивации и эффективности, не всем подходят, в том числе, и вышеперечисленные. Главное — уметь вовремя обратить внимание на то, что «раскачка» перед большой задачей стала долгой, стерлись грани между рабочим и личным временем и не забывать пробовать новые способы организации рабочего дня.
Tags:surfsurfstudioличный опытмотивация сотрудниковtime managementудаленная работаудалёнкафрилансерыуправление временем
Hubs: Surf corporate blog Personnel Management IT career Health
+3
11.5k 81
Comments 8