qFlow: Как мы экономим на бумаге, или Автоматизация бизнес-процессов

Наверняка к вам на улице когда-нибудь приставали девушки или юноши с предложением ответить на самые разные вопросы — от «Что вы курите?» до «За кого вы собираетесь голосовать?». В арсенале средств, как обычно: бумаги на планшете, ручка и «подвязанный язык». Ребята собирают сведения, обрабатывают их и, если нужно, фиксируют результаты в электронном виде…
В некоторых компаниях ещё сохранилась традиция: когда у сотрудников заканчивается запас рабочей канцелярии, составлять список необходимого на листке бумаги и отправлять «гонца» на склад. И кладовщик фиксирует «опись» выданного в своём журнальчике…
Иногда организаторы, чтобы собрать сведения о количестве гостей, которые желают посетить их мероприятие, делают «перекличку»: просят отписаться им на почту, чтобы они могли посчитать количество забронированных мест…

Любой из приведённых примеров — демонстрация рабочего геморроя непродуманной работы. Хорошо, если это происходит разово. Но если эти действия повторяются с завидной периодичностью, а дело приходится иметь с большими объёмами информации, то это может здорово отравить жизнь очень поднадоесть.

Так получилось, что и мы на этом «собаку съели». То часть собранных данных потеряется, то обработка их отнимает много времени. Вобщем, приятного мало. В итоге решили отложить «ручной труд» и автоматизировать процессы, которые постоянно повторяются, с помощью специальной системы. Таких сервисов много, но мы решили (что мы, не разработчики, что ли?) создать свою — qFlow. Мы как-то уже писали о ней, но вкратце напомним: это сервис, с помощью которого можно создавать формы, настраивать бизнес-процессы, собирать сведения и обрабатывать полученные результаты. Многие думают, что в ней можно делать только красивые формочки для сайта. Поэтому мы решили рассказать, как сами используем её на практике.

Например, если мы собрались в отпуск, мы не пишем вручную заявления и не ходим оббивать пороги начальников.
Для этого на интранет-портале следуем в меню Сервисы -> Электронные заявки. Выбираем «Заявка на отпуск».



Открывается весёлый шаблончик. Заходим и заполняем формочку.



А дальше — все прелести процесса:



Первым e-mail получает руководитель. В письме он видит всю информацию, кто и на сколько хочет пойти в отпуск. Далее он либо утверждает заявку, либо отклоняет её, просто кликнув по соответствующим ссылкам-кнопкам в письме. В систему он заходит редко, если только желает оставить какой-то комментарий бухгалтеру (так тоже можно).



Такое же письмо приходит и бухгалтеру. Бухгалтер сверяет с 1С-кой, не оборзел ли может ли сотрудник взять отпуск. Далее так же: либо подтверждает, либо отклоняет заявку.
В любом случае, вне зависимости от того, какое решение было принято руководителем и бухгалтером, сотрудник получает «итоговое» письмо на почту. И может быть спокоен, что про него не забудут.

Правда, календаря в qFlow пока нет. Но это не мешает: руководитель в любой момент может посмотреть, кто и когда брал отпуска. Да и практика показала, что даже если бы у сотрудников и был инструмент для отметок в календаре, то никто этим особо не пользуется. Наверное, потому, что это не является обязательным условием для получения отпуска, и сотрудники либо забывают, либо забивают.



Вобщем, отпуск можно взять не отходя от компьютера, без оформления бумажек и ожидания, когда у руководителя будет время принять.

Также быстро мы заполняем заявки на канцелярские товары (когда всё сохраняется в системе, можно быть спокойным, что про тебя не забудут, заявка не потеряется и ни с чем не перепутается, и ты не получишь 3 цветных карандаша вместо 3 ручек), на включение / отключение пользователей (при приёме / увольнении с работы, чтобы организовать рабочее место сотрудника слава Богу, это не так часто, как канцтовары) и т.д.

Вобщем, экономим бумагу =) и время