22 November 2019

Нельзя просто так взять и сделать все идеально: что осталось за кулисами рекорда Гиннесса

Цифровой прорыв corporate blogHackathonProject managementIT career
Хотите узнать мнение организаторов «Цифрового прорыва» о том, как прошел конкурс? В этом посте не будет ничего про масштабы, книгу рекордов, первых лиц, неповторимые решения и безупречную организацию. Мы расскажем о своих главных факапах — поверьте нам, их было не мало. Но ошибаться — это нормально, особенно, если на этих ошибках учишься.



Начнем с начала

Заявочная кампания


Вместо тысячи заявок тысяча вопросов


Признаемся честно — в самом начале мы столкнулись с проблемой, что наша аудитория не совсем понимала, как вообще работают хакатоны — среди участников было много новичков, которым не знаком такой формат. Им была интересна механика проведения таких мероприятий, системы оценки проектов, критерии для отбора экспертного совета и многое другое. Таким образом, в первые недели заявочной кампании мы собирали не регистрации, а кучу вопросов на разные темы — зачастую они даже не касались самого конкурса.

Из этого мы вынесли урок, что до запуска сбора заявок необходимо много общаться с потенциальными участниками — погружать в специфику мероприятия и отвечать на вопросы по всем предстоящим этапам.

В общем, активнее работать с технологическим комьюнити, которому больше интересны не последние достижения компаний-партнеров, а новости о ходе конкурса — почему выбрали формат хакатона? Как он адаптируется под наш конкурс? Как будет проходить онлайн-тестирование? Вау, онлайн-тестирование началось — что делать дальше? Так, я не понимаю — прошел тестирование, а результатов нет. Когда будут? А задачи какие будут на региональных этапах? Кто ставит? А в экспертном совете кто сидеть будет? Как отбирали?

И так далее.
Главный урок: недостаточно просто сказать: «Привет, мы конкурс для управленцев, ИТ-специалистов и дизайнеров. Принимай участие скорее. А, кстати, это в формате хакатонов будет». Необходимо все объяснять детально и поэтапно.

Онлайн-тестирование


Ошибки в тестах или неправильное понимание задачи разными людьми?


На этапе онлайн-тестирования наши соцсети разрывались от недовольных сообщений про ошибки в заданиях. Проблема была в том, что одни и те же тексты заданий спецами из разных сфер воспринимались по-разному. Все зависело от того, как они пришли в профессию — учились они самостоятельно или обладали широкими академическими знаниями и соответствующим образованием. Восприятие семантики и лингвистики у них сильно отличается — это необходимо было учитывать при составлении тестов.
Главный урок: в следующий раз мы планируем собрать региональные фокус-группы, состоящие из специалистов разного профиля. Они помогут сформулировать задачи под конкретные регионы.

Региональные этапы


Летом надо отдыхать


Самая первая ошибка — это то, что для проведения региональных этапов мы выбрали именно лето — сезон отпусков и студенческих каникул, поэтому в некоторых городах в хакатоне принимали участие совсем немного людей.

По этой причине мы сокращали количество номинаций, из-за чего командам приходилось отказываться от тех задач, которые они хотели решать изначально. Тем не менее те города, где было не так уж и много участников, отработали все задачи на «ура» и показали, что можно сделать хорошие решения даже небольшим составом. Так было, например, в Якутске и Великом Новгороде — там в финал прошли все команды, которые изначально пришли на хакатон.
Главный урок: а может, не летом?

Особенности каждого региона


Условия, в которых проходили региональные хакатоны, напрямую зависели от местного партнера, который саппортил конкурс. Поэтому где-то было лучше, а где-то — хуже. Не все они понимали специфику таких мероприятий и почему люди работают 24/7, спят на пуфиках или в палатках и питаются булочками из столовой. Поэтому в некоторых моментах были недочеты.

Большую благодарность выражаем вузам — они помогали нам с площадкой, экспертами, приглашением СМИ, сбором воронки участников. Работа с ними помогала нам лучше понять специфику регионов — в будущем это сделает наше сотрудничество более эффективным.
Главный урок: в следующем сезоне необходимо более детально выстраивать работу в регионах и больше полагаться на себя и свой опыт, а не на местных партнеров.

В регионах по-другому воспринимают информацию


Каналы привлечения участников в городах-миллионниках и регионах работают абсолютно по-разному. Если, допустим, в Москве и Санкт-Петербурге будет достаточно запустить рекламу в социальных сетях и сделать «посев» в группах, где сидит целевая аудитория, то в регионах более эффективно работают сарафанное радио и призывы к участию от местных «инфлюенсеров» (администрации регионов, блогеров, университетов, ИТ-сообществ).
Главный урок: увеличить количество каналов, по которым мы будем работать с аудиторией. Привлекать больше лидеров мнений, местных блогеров.

Запутали мутными формулировками задач


Что может больше всего расстроить и даже разозлить участников хакатона? Конечно же скучные и не проработанные задачи. На региональном и финальном этапе команды жаловались на то, что формулировки задач часто звучали не совсем понятно и прозрачно.

На протяжении всего конкурса мы всегда старались следовать правилу — качественно поставь задачу => получи качественное решение. Но признаемся, что так получалось не всегда. В условиях, когда задач было очень много и для каждой из них выдавались свои дата-сеты… провалы случались. Но все компенсировалось помощью экспертов, которые ни на шаг не отходили от команд, отвечали на все вопросы и со всех сторон прорабатывали проекты. Именно это повлияло на качество прототипов, которые вышли по результатам.
Главный урок: для формирования задач мы будем брать в помощь специалистов, которые глубоко разбираются в технологиях, с которыми участникам предстоит работать. Так, если мы ставим задачу по разработке AR-приложения для интерьера, то нам будет нужен эксперт, который уже ни раз применил дополненную реальность для подобных решений.

Финал


«Здравствуйте! Скоро хакатон, а билеты нам не отправили», или проблемы с логистикой


Некоторым участникам поздно отправили информацию о том, как будет организована их дорога на финал. Это вызвало шквал вопросов, и мы как организаторы попали под настоящий обстрел. Переводить стрелки ни на кого мы не будем — проектная команда, безусловно, несет ответственность за все задержки. Чаще всего они были связаны с тем, что в большинстве случаев мы обращались с просьбой о помощи к регионам, но каждый из них смог организовать логистику в разные сроки. В будущем мы будем закладывать на это больше времени.

Главный урок: необходимо постоянно информировать участников о том, в какой стадии находится покупка билетов, бронь отелей и прочая операционка. Это поможет им быть спокойнее и просто ждать, когда им на почту упадут заветные документы.

И, конечно же, Гиннесс




Изначально у нас не было задачи попасть в Книгу рекордов Гиннесса. Но во время региональных этапов мы постепенно понимали, что у нас есть на это все шансы, и ближе к финалу решили — «Мы это сделаем, коллеги!». Все шло прекрасно, пока представители Книги рекордов Гиннесса не огласили требования, что участники хакатона должны целый рабочий день (12 часов) не выходить из помещения. У них была возможность покинуть площадку только на 40 минут. Это отразилось на стандартном режиме организации питания и пропускном режиме, что вызвало негодование участников.
Главный урок: теперь мы будем сразу выпытывать про все подводные камни, которые могут возникнуть из различных активностей в рамках конкурса, и заранее информировать о них участников.
Делитесь в комментариях, какие ошибки еще были замечены в организации конкурса? Мы всегда готовы работать над улучшением результатов!
Tags:цифровой прорывхакатоныконкурс разработчиковорганизация мероприятийошибки организаторовфакапы
Hubs: Цифровой прорыв corporate blog Hackathon Project management IT career
+19
4.6k 17
Comments 7