265.05
Rating
ГК ЛАНИТ
Ведущая многопрофильная группа ИТ-компаний в РФ
29 September

Добрые кубики, или Как дать обратную связь коллегам и кофемашине

ГК ЛАНИТ corporate blogProject managementPersonnel Management
ИТ-консалтинг традиционно является поставщиком инноваций для всех отраслей. Его ценность в том, что он может более эффективно, чем заказчик, решить новую задачу или особо сложную проблему. Работа здесь ориентирована на результат и потому выматывает, отсюда стрессы, переработки и, как следствие, конфликты. 

В коллективе «НОРБИТ» такое тоже бывало. Но в отличие от других ИТ-направлений нам особенно важно поддерживать гармоничную атмосферу, ведь без нее не получится слаженной работы. Мы проанализировали слабые места и поняли, что основная причина всех шероховатостей в коллективе – неумение давать коллегам обратную связь (и делать это деликатно). Тогда мы предложили сотрудникам использовать для этого детские кубики. Об их реакции и о первых результатах нашего эксперимента мы и расскажем в этом посте.


В любой компании (и наша не исключение) всегда много потенциально конфликтных ситуаций. Например, кто-то из сотрудников частенько опаздывает на совещания, позволяет себе не готовиться ко встречам, но ему никто не говорит о том, что это неуважение ко всему коллективу, поскольку он профессионал в своем деле, или поскольку любая критика в его адрес может обернуться большим конфликтом.

Случается, что менеджер по персоналу никак не может найти сотрудника на вакантную должность, и проектная команда, работающая «за себя и за того парня», посылает упрёки в адрес отдела кадров. 

Молодой начальник заставляет всех работать до седьмого пота, а его сотрудники хотят иметь нормальный баланс между работой и личной жизнью, но не понимают, как донести информацию до руководителя, не рискуя испортить отношения.

Казалось бы, во всех таких ситуациях можно просто взять и открыто поговорить. Но не все обладают решимостью, чтобы открыто заявить о дискомфортной ситуации. Один молчит, потому что не уверен в том, что именно он прав, а другой не может найти нужных слов, чтобы не раздувать конфликт. 

Ведь мы все разные, у всех разный бэкграунд, разное образование, разные цели в жизни и методы их достижения. Единицы читали книги про эмоциональный интеллект и эмпатию, а многие ничего об этом не слышали. Так или иначе, культура откровенного и при этом деликатного разговора в коллективе сама по себе не зарождается, и кто-то должен запустить эту практику и постоянно поддерживать. Пока этого не случилось, проблема не обсуждается, стресс увеличивается, люди выгорают или просто работают неэффективно и… закончиться это может всем, чем угодно.

Чтобы побороть эту проблему, мы решили дать людям комфортный инструмент для обратной связи и с его помощью сделать командную работу более гармоничной. В качестве физического носителя обратной связи выбрали детские кубики, поскольку они вызывают теплые ассоциации и не несут в себе ни негатива, ни агрессии. 


Механика следующая: если вы хотите донести до коллеги, что он замучил всех постоянными срывами сроков по своим задачам, вы из множества кубиков у ресепшна выбираете подходящий ситуации (на нём написано «Мы очень ценим твою работу и готовы обсудить с тобой, как лучше попадать в сроки») и ставите его на рабочий стол этого сотрудника. Сделать это можно и анонимно, например, до или после работы.

Важно, что сотрудники не сами сочиняют, что написать на кубике, а выбирают из готовых формулировок – они написаны специалистом по коммуникациям и с минимальной вероятностью могут спровоцировать негативную реакцию. Понятно, что фраза «Мы не хотим больше работать до глубокого вечера» будет менее эффективна по сравнению с «Мы тоже радеем за успех проекта, но моя семья очень ждет меня вечером дома, а без ее поддержки я не смогу эффективно работать на этом проекте».

Используя готовые фразы, мы заодно планировали решить еще одну задачу – показать людям корректные формулировки обратной связи и научить их на этих примерах.


Как мы внедряли добрые кубики «НОРБИТ»


Мы решили пилотировать эту идею в одном из крупных департаментов компании, чтобы оценить возможные плюсы и минусы выбранного нами подхода. 

Руководитель собрал своих руководителей направлений и рассказал им об идее. Очевидно, запуск такой технологии несет персональные риски для каждого сотрудника и особенно для руководителя, ведь если завтра его стол будет завален кубиками с обратной связью, на это нужно будет реагировать. Важно было, чтобы руководящий уровень департамента понял и оценил возможные последствия и мог объяснить (дать обратную связь) всем сотрудникам о пользе этого проекта.

В целом инициативу поддержали и дополнили своими идеями:

  • выбрать несколько наиболее характерных проблем пилотного департамента и «заточить» обратную связь именно под них;
  • сделать кубики не только по профессиональным вопросам, но и по бытовым, которые не менее важны в реальном рабочем процессе;
  • сделать кубики не только с корректирующей обратной связью, но и с положительной, чтобы можно было таким образом похвалить коллегу.

В итоге появился такой перечень:

Тип кубика Вид обратной связи Предполагаемая формулировка обратной связи Что хотим кубиком сказать
Бытовой Негативный Будет очень мило, если ты наведешь у себя порядок на столе. Нужно навести порядок на столе. Бардак мешает другим коллегам.
Бытовой Положительный Тебе очень идет это платье Сказать человеку, то он отлично выглядит.
Бытовой Негативный Пожалуйста, выключи звук на мобильном и будь тише, когда разговариваешь по телефону. Звук на телефоне в офисе мешает всем. Слишком громкие разговоры в open-space мешают всем.
Проектный Нейтральный Критикуешь — предлагай! Хватит только критиковать, предложи решение.
Проектный Положительный Спасибо за то, что выручил нас и всю команду! Мы тебя ценим! Универсальный кубик для благодарностей в адрес друг друга.
Проектный Негативный В последнее время поставленные тобой задачи не совсем понятны. Подумай ещё раз о SMART, пожалуйста! Нечетко поставленная задача не может быть выполнена так, как этого ожидает инициатор задачи. Техника SMART очень просто позволяет понять, верно ли поставлена задача.
Проектный Негативный Невыполненная работа срывает планы всей команды. Пожалуйста, поработай над обратной связью и оценкой сроков своих задач. Отдача от каждого члена команды определяет, получим мы нужный результат или нет. Старайся, пожалуйста, идти в ногу с командой!
Проектный Негативный Не забывай планировать свои и общие задачи вместе с командой! Для того, чтобы понять, куда и к чему стремиться, нужно цели зафиксировать в плане. Для РП – обратная связь по ошибкам планирования. Для участников – обратная связь по «неучастию» в планировании.

Мы еще немного поработали над формулировками, купили кубики в «Ашане» и всем 120 сотрудникам департамента отправили информационное письмо (а копию напечатали в формате плаката и повесили рядом с коробкой с фигурками).

Текст письма
Дорогие коллеги!

Настоящим письмом хотим дать старт новой форме обратной связи по компании, которая должна (как нам это видится) снять возможные внутренние барьеры в общении и коммуникациях, а также разбавить наши с вами трудовые будни элементом игры.

Полагаю, что вы все согласитесь с тем, что залогом успеха любого проекта является слаженная работа команды. Слаженная работа команды невозможна без единства духа и умения понимать и слышать каждого члена команды. А в умении понимать и слышать друга лежит самый важный и сложный момент – умение дать такую обратную связь, которая никого не обидит, но при этом будет по делу, конструктивна и понятна.

Ситуаций, когда сложно или не понятно, как дать обратную связь, огромное количество. Например, один сотрудник неуважительно ведет себя по отношению к коллегам, опаздывает на совещания, не готовится ко встречам, но он при этом отличный специалист, и его опасаются критиковать. Начальник постоянно в разговоре шутя оскорбляет, и хотя понятно, какую мысль он хотел донести, желания выполнять работу после таких разговоров практически не остаётся, ну и так далее, и так далее.

Чтобы решить эту задачу мы, в качестве физического носителя обратной связи, решили взять детские игрушки. Наша идея в том, что они вызывают теплые ассоциации и не несут в себе ни негатива, ни агрессии. Каждой фигурке мы придумали обратную связь, которую она будет обозначать.

Важно сразу отметить, что это наше видение обратной связи, если вы захотите её расширить или конкретизировать – присылайте ваши идеи, будем только рады!

Основными участниками реализации этой идеи на данном этапе мы предлагаем стать сотрудникам Департамента собственных решений московского офиса (т.к. коробку с фигурками поставили в Москве), НО, если коллеги из наших региональных филиалов готовы подключиться, мы будет только рады! Итак, как же это будет реализовано. Рядом с Леной, помощником директора департамента, стоит большая коробка с пластмассовыми фигурками. И рядом висит плакат, на котором наглядно представлено, какую обратную связь каждая из фигурок подразумевает. Есть два варианта дать обратную связь:

  • взять самому  нужную фигурку и поставить на стол коллеге;
  • попросить Лену это сделать (Лена обещала хранить всё в абсолютной тайне).

Ну что, запускаем наш пилот?

Очень рассчитываем что инициаторы данной идеи (вы их увидите на плакате) будут первыми, кто получит обратную связь!

С уважением,
директор департамента

Первые результаты


Мы ожидали всего, что угодно, но инициатива получила удивительно быструю поддержку. Много фигурок обратной связи разошлось сразу после рассылки письма, а это было уже в 18:00. К 22 часам из 60 штук в корзине осталось меньше половины.


Первые дни эксперимента прошли достаточно спокойно. Из интересного:

  • у нас было по три фигурки каждого вида и самыми дефицитными
  • оказались зеленые фигуры с положительной обратной связью — они всё время были заняты;
  • поскольку кубики с положительной обратной связью никто не торопился отдавать, пришлось просить возвращать кубики на место; 
  • желтый кубики «Нам кажется, ты забыл что-то важное» ставил адресатов в ступор, так как вспомнить, про что конкретно ему пытаются напомнить, было не всегда просто;
  • часть сотрудников восприняло идею как игру и очевидно некоторые кубики были поставлены в шутку;
  • сотрудники предложили добавить кубики «Мы рады, когда ты рядом с нами. Пожалуйста, не опаздывай» и «Мне очень нравится твой юмор, но иногда он звучит обидно».

Первые три недели показали, что «спрос» на фигурки снизился от первоначального, но в целом примерно треть фигур стабильно используется. Забавно, что, когда в офисе сломалась всеобщая любимица – кофемашина, и она получила свой желтый цилиндр.


Дополнительно сформировалась потребностях в еще двух фигурках:

  • про опоздания – «Пожалуйста, предупреждай, если не успеваешь прийти вовремя»;
  • про жесткий юмор – «У тебя очень классные шутки, но иногда они ранят».

Неожиданные результаты и выводы


Эксперимент можно считать успешным: кубики были приняты коллективом и позволили быстро снять некоторые давно существовавшие проблемы. Мы запланировали расширить технологию на всю компанию, но тут грянула пандемия и все сотрудники отправились работать удалённо, так что продолжение последует. 

Будем рады, если наши кубики вдохновят вас на собственные эксперименты и вы поделитесь своими результатами. Если бы такой эксперимент стартовал в вашей компании, что бы вы предложили написать на фигурках?

Полезная литература, которую мы использовали при разработке методики:


  1. «Эмоциональный интеллект, Harvard Business Review: 10 лучших статей», Альпина Паблишер, 2019
  2. «Как руководителю правильно давать обратную связь, чтобы не деморализовывать подчиненных, а стимулировать их к развитию», Артур Мурадян, генеральный директор транспортной компании TRAFT
  3. «Напрасные слова. Как давать обратную связь с учетом работы мозга», Анна Обухова
  4. «Жить дружно: советы авторитарным менеджерам и их подчиненным», Елена Витчак
  5. «Найдите кого-нибудь другого. Как неумение давать обратную связь сказывается на эффективности бизнеса», Матвей Горбачев
  6. Can Your Employees Really Speak Freely, James R. Detert, Ethan R. Burris, Harvard Business Review, January–February 2016 Issue
Tags:норбитобратная связьланит
Hubs: ГК ЛАНИТ corporate blog Project management Personnel Management
+35
2.7k 40
Comments 42
Information
Founded

16 November 1989

Location

Россия

Website

lanit.ru

Employees

over 10,000 employees

Registered

17 January 2017