3 December 2010

В России появился ГОСТ, определяющий формат обмена электронными документами

Электронные Офисные Системы corporate blogECM
Основным камнем преткновения для повсеместного внедрения электронного документооборота в России до сих пор являлось отсутствие единых правил формирования документов для передачи из одной СЭД в другую. Таким образом, не было никакой гарантии, что электронный документ одной организации смогут правильно прочесть и тем более использовать в другой. Теперь ситуация изменилась: принят ГОСТ с длинным названием «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению».

О том, почему этот ГОСТ так нужен и что он может изменить – под катом.

Проблемы, связанные с «несогласованностью» СЭД затрагивают и нас, как частных пользователей, и бизнес, и государственные ведомства. К примеру, если различные организации (в том числе и госструктуры), с которыми компания имеет дело, установили у себя различные СЭД, то компания не сможет в автоматизированном режиме обмениваться электронными документами с этими организациями.

Другой пример. Все мы хотим пользоваться электронными госуслугами, чтобы не тратить время и силы на стояние в очередях. Но если в оказании услуги должны участвовать несколько ведомств, то исполнение желания гражданина становится практически невозможным – ведомства не смогут обменяться электронными документами, потому что в каждом работает своя СЭД.

Масштабы проблемы таковы, что документ одного ведомства в другом не могли не только обработать, но зачастую даже прочитать. Так что проблема совместимости различных СЭД стояла очень остро и давно: этой проблемой всерьез занимаются с 2004 года, когда группа компаний-разработчиков под эгидой Гильдии Управляющих Документацией разработала первый подобный стандарт – «Взаимодействие систем автоматизации документационного обеспечения управления. Состав, содержание и описание зон электронного сообщения». Он и стал основой для принятого на днях ГОСТа Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению».

Что сделано в ГОСТе? Во-первых, выделены зоны документов и даны их подробные описания. Во-вторых, созданы правила оформления этих зон и состав элементов в каждой из них. Также прописан порядок передачи файлов документов. В общем, удалось согласовать структуру и формат реквизитов, содержащих информацию о документе.

Пример кода в рамках ГОСТа:
<!--*********************************************************************** -->
<!-- ******************************* Зона «Документ» ************************ -->
<!--*********************************************************************** -->
<xs:complexType name="DocumentType">
<xs:sequence>
<xs:element ref="RegNumber"/>
<xs:element ref="Confident"/>
<xs:element ref="Referred" minOccurs="0" maxOccurs="unbounded"/>
<xs:element ref="DocNumber" minOccurs="0" maxOccurs="unbounded"/>
<xs:element ref="Addressee" minOccurs="0" maxOccurs="unbounded"/>
<xs:element ref="DocTransfer" minOccurs="0" maxOccurs="unbounded"/>
<xs:element ref="RegHistory" minOccurs="0" maxOccurs="unbounded"/>
<xs:element ref="Author" maxOccurs="unbounded"/>
<xs:element ref="Validator" minOccurs="0" maxOccurs="unbounded"/>
<xs:element ref="Writer" minOccurs="0"/>
</xs:sequence>
<xs:attribute name="idnumber" type="xs:string" use="required"/>
<xs:attribute name="type" type="DocumentEnumType" use="required"/>
<xs:attribute name="kind" type="xs:string" use="optional"/>
<xs:attribute name="pages" type="xs:unsignedLong" use="optional"/>
<xs:attribute name="title" type="xs:string" use="optional"/>
<xs:attribute name="annotation" type="xs:string" use="optional"/>
<xs:attribute name="collection" type="CollectionEnumType" use="optional"/>
</xs:complexType>


Теперь пара слов о том, к чему принятие ГОСТа приведет. Самое главное – это облегчение взаимодействия компаний и ведомств: доступными станут автоматическая регистрация и маршрутизация документов, направляемых в другие ведомства, автоматическая доставка оповещений о состоянии работы с отправленными ранее документами и так далее. Потери информации сократятся, да и разработчикам СЭД, коими мы как раз и являемся, это сильно облегчит жизнь, потому что не надо будет каждый раз решать проблему взаимодействия с другими системами — уменьшится стоимость разработки интерфейсов и связей между системами управления документами.

В общем, появилась реальная возможность избавиться от «ручной» обработки документов – автоматизация позволит и сократить время прохождения документов, и сэкономить финансы. Кроме того, те самые электронные госуслуги, которым в последнее время уделяется так много внимания, станут доступнее и разнообразнее – об этом говорит зарубежный опыт.

Подробно с ГОСТом можно ознакомиться по ссылке: www.pk6.eos.ru/upload/pk6/Pr_GOSTR_OR.pdf
Tags:ГОСТдокументооборотЭОСПК6
Hubs: Электронные Офисные Системы corporate blog ECM
+26
16.9k 27
Comments 18
Information
Founded

1 February 1994

Location

Россия

Website

www.eos.ru

Employees

Unknown

Registered

17 February 2009