5 July 2016

Актуальность модели PaaS для систем электронного документооборота

ДоксВижн corporate blogECM
Про модель «СЭД в формате SaaS» сказано уже достаточно много. Напомним, примерно с 2010 года на российском рынке стали появляться игроки, создающие новые продукты и решения в таком формате. Они задали тренд. К 2011-2012 году на рынок вышли несколько крупных игроков с SaaS-решениями по проектному управлению, которые, в том числе, включали в себя элементы финансовых систем, CRM и системы электронного документооборота. Эти решения напрямую не являются СЭД в формате SaaS, но при этом частично решают задачи современных СЭД и даже позволяют в том или ином виде автоматизировать уникальные бизнес-процессы компании.

У модели «СЭД в формате SaaS» и модели «СЭД в формате On-premise» (локальное внедрение СЭД на мощностях заказчика) есть преимущества и различия применимо к требованиям к СЭД и типу заказчика по числу пользователей. Если говорить об основных преимуществах модели SaaS, то они в большей мере применимы для микропредприятий и компаний малого бизнеса, т.к. экономятся средства и время на проведение закупки оборудования и дополнительного ПО, переговоров, тестирования, выполнение работ по внедрению и настройке. Выбирая такую модель, заказчик увидит приложение в работе уже в период тестовой эксплуатации, сроки внедрения будут гораздо меньше.

Минусы в том, что СЭД в модели SaaS обычно плохо кастомизируется под уникальные требования компании, т.к. доступ к «тонким» настройкам и кодам есть только у поставщика. В том числе, если в процессе заказчик решит перенести решение к себе на мощности, то решение будет нетривиальным.

Преимущества On-Premise СЭД — в безопасности хранения данных в локальной сети по сравнению с SaaS. Современные СЭД On-Premise имеют значительно более богатый функционал по сравнению с SaaS аналогами, имеют встроенные BPM-модули, встроенные приложения, позволяющие настраивать типовые и уникальные бизнес-процессы компании под меняющиеся требования.

Схематично сравнение СЭД в моделях SaaS, on-premise (локальное внедрение) и SaaS аналогов можно представить следующим образом:



Возможно ли построить решение, которое включало бы неоспоримые преимущества локального внедрения СЭД (on-premise) – такие, как надежность хранения и защиты данных, богатую функциональность СЭД, и при этом включало бы преимущества SaaS-решения – такие, как быстрая скорость ввода в эксплуатацию, персональный демо-доступ, готовое функциональное решение по документообороту, а еще невысокую стоимость владения по сравнению с on-premise?
На этот вопрос отвечает Генеральный директор компании «Андок» своим новым решением «Docsvision ГИБРИД». Это решение для автоматизации документооборота и бизнес-процессов в модели PaaS (Platform as Service) на базе нашей платформы, которое вышло в июне 2016.
Не так давно генеральный директор «Андок» Антон Аникин рассказывал об услуге «Docsvision в облаке» — доступе к СЭД в модели SaaS, обеспечивающем полноценную работу с готовым решением в выделенной виртуальной среде. Новый подход – СЭД в модели PaaS – нашёл своё выражение в отдельном решении, которое обеспечит снижение расходов с сохранением высокого уровня надежности и доступности СЭД.

Насколько такая модель отвечает реалиям и имеет шансы на успех? Это главный вопрос, ответ на который покажет время и, возможно, подскажут читатели в комментариях к этому посту после того, как прочитают небольшое интервью. На рынке нет аналогичных предложений для решения задач документооборота, при том, что спрос со стороны потенциальных компаний-заказчиков имеется и растёт. Формат новый. Кому выгодна такая модель и почему, сравнение трёх разных моделей, кривая ценностей – если Вам интересно, предлагаем ознакомиться!

О составе предложения


В услугу включены 3 составляющие: встроенное типовое решение, лицензии Docsvision в собственность и виртуальная инфраструктура в аренду.
  • Лицензии Docsvision клиент приобретает в собственность, а не получает в аренду – и это одно из отличий PaaS от SaaS-решения.
  • Виртуальная инфраструктура размещена в центрах обработки данных России, уровня не ниже Tier III. Один из дата-центров в Москве имеет все три сертификата категории Tier III от Uptime Institute, что подтверждает максимальную надежность и высокое качество предоставляемой услуги на международном уровне. Для виртуализации используется программное обеспечение VMWare, лучшее в своем классе по версии Gartner. Инфраструктура построена на базе NetApp Так по оценке Gartner возможности NetApp лучше всего подходят для решений по серверной виртуализации. Скорость передачи данных в Интернет из инфраструктуры достигает 100Мбит/сек. Увеличение данной скорости можно обсудить с менеджером. Скорость передачи по сетям внутри виртуальной инфраструктуры не лимитируется и ограничена лишь физической сетью, построенной по технологии 10Гбит/сек. Из периодических платежей клиентом осуществляется только оплата аренды виртуальной инфраструктуры.
  • Типовое решение полностью готово к работе и настроено в виртуальной инфраструктуре, а после развертывания сразу же дает все возможности по автоматизации работы с документами и бизнес-процессами. Среди возможностей — автоматизация договорной деятельности, совещаний, «канцелярия», архив, работа с заданиями и поручениями и множество других функций. Физически типовое решение — это виртуальная машина с предустановленными ОС, СУБД, СЭД Docsvision, дополнительными приложениями и другим ПО.




По стоимости владения СЭД какая модель выгоднее и почему?


По нашей оценке, для компаний малого, среднего бизнеса и микропредприятий, у которых нет своих мощностей для размещения СЭД, стоимость владения СЭД в рамках в услуги «Docsvision ГИБРИД» ниже стоимости владения аналогичным локальным решением на мощностях клиента (on-premise), и — на горизонте от года — ниже стоимости владения SaaS-СЭД, и вот почему:

1. Типовое решение не требует внедрения, т.к. развертывается в виртуальной инфраструктуре с готовым набором преднастроек для моментального старта и решения прикладных задач документооборота компании через считанные недели. Нет необходимости устанавливать операционную систему, дополнительное ПО (например, поднимать SQL Server и Mail Server), СЭД, дополнительные приложения и выполнять целый ряд других работ, так, как это необходимо делать при локальном внедрении на мощностях заказчика.
2. Если говорить о выгоде перед моделью SaaS (СЭД в облаке или в аренду), то она достигается на горизонте владением СЭД от года за счет того, что из периодических платежей в модели PaaS предусмотрена только аренда виртуальной инфраструктуры, в отличии от SaaS, где в периодические платежи также закладываются аренда лицензий и решения.
3. Если компания среднего или крупного бизнеса уже имеет свои мощности и требуется сильная доработка СЭД под бизнес-процессы компании, то в этом случае целесообразнее сразу разворачивать СЭД локально на своих мощностях. Для микропредприятий или малых предприятий, которые заинтересованы в минимуме вложений на старте для ввода СЭД, может больше подойти SaaS-СЭД с периодическими платежами и арендой лицензий, решения и инфраструктуры.

Как появилось осознание модели PaaS?


Оно витало в воздухе. Практика показывает: у клиента сегодня нет времени разбираться и изучать нюансы. Ему нужно открыто показывать примеры и решения, все выкладки и преимущества, чтобы он мог сразу все оценить. Именно в таком виде мы и представляем PaaS-решение нашим потенциальным клиентам.
Для примера приведем один из запросов от заказчика к компании «Андок» на внедрение СЭД с «рецептами» по каждому требованию. Подобные запросы и привели нас к разработке услуги.

Параметры клиентского запроса и предлагаемые ответы


1. Компания c числом будущих пользователей СЭД в 50 человек.

2. Требования к функциональности будущей СЭД это — автоматизация договорной деятельности, автоматизация совещаний, канцелярия и архив, контроль исполнительской дисциплины.

В «Docsvision ГИБРИД» включено типовое решение с уже предустановленными СЭД, приложениями «Управление документами», «Договоры», «Совещания» и рядом дополнительных настроек и предустановок, которые решают первоначальные задачи клиента.

3. Согласно требованиям, СЭД необходимо запустить в сжатые сроки в течении одного месяца.

Стандартная поставка Услуги «Docsvision ГИБРИД», предусмотренная договором — до двух недель.

4. Директор ИТ-отдела (контактное лицо со стороны заказчика) ранее работал с Docsvision. Функционал системы устраивает Заказчика. При этом в компании нет выделенного бюджета и времени под закупку серверов, а специалисты для ввода серверов и настройки ПО под проект заняты на других проектах на несколько месяцев вперед. В перспективе же вполне возможна закупка серверов под СЭД и развёртывание СЭД на своих мощностях, но только в случае подтвержденной экономической необходимости. Особое значение в компании уделяется надежности хранения данных.

В рамках услуги предоставляется виртуальная инфраструктура в аренду без необходимости развертывать свои мощности. У клиента в собственности остаются лицензии и решение на СЭД, а также Root-доступ к инфраструктуре, что позволяет в любой момент перенести СЭД на свои мощности. Что касается надежности хранения данных, то еще по опыту предложения услуги «Docsvision в облаке» мы выяснили, что на выбор клиента о том, размещать ли СЭД в арендуемой виртуальной инфраструктуре или не размещать, в первую очередь влияет надежность, безопасность размещения его данных и репутация виртуального провайдера на рынке как надежного поставщика, а уже в следующую очередь клиента интересует экономическая эффективность решения и иные факторы.

Именно поэтому мы особое значение уделили надежности и защищённости услуги СЭД по модели PaaS. Мы тщательно выбирали виртуального провайдера и центр обработки данных, где будут размещаться наши решения. В процессе совместной работы с одним из виртуальных провайдеров мы были вынуждены даже отказаться от работы с ним, потому что процессе работы он не ответил в полной мере нашим требованиям по качеству и надежности оказываемых услуг. Начиная с марта 2016 года размещаем все услуги и, в том числе, «Docsvision ГИБРИД» только в инфраструктуре лучшего виртуального провайдера России по параметрам качества, надежности и безопасности и в центрах обработки данных России, международного уровня не ниже Tier III.

5. Для компании в ближайшие дни после запроса необходим персональный демо-доступ к СЭД для возможности организации внутреннего тестирования и презентации для руководства компании.

Персональный демо-доступ к услуге «Docsvision ГИБРИД» со всеми техническими характеристиками как в предполагаемом заказе, гарантирует знакомство с СЭД и позволяет организовать внутреннее тестирование еще до покупки.

Как воспринимают клиенты?


Позитивно. Мы видим заинтересованность в услуге. Ведь одно из ключевых преимуществ предложения — снижение расходов с сохранением высокого уровня надежности и доступности СЭД, а в случае с PaaS-моделью эта задача однозначно решается целым рядом возможностей.

Сравнивая услугу «Docsvision ГИБРИД» (PaaS-СЭД) с локальным внедрением СЭД (On-Premise), мы построили следующую кривую ценности для ранее указанного в этом посте клиента.



Кстати, в услуге уже работает новая версия Лёгкого клиента Docsvision, позволяющая удобно работать через любые устройства и в любом браузере.



Будем рады дискуссии в комментариях о перспективе такой модели.
Tags:СЭДsaaspaasвнедрение сэдавтоматизация бизнес-процессов
Hubs: ДоксВижн corporate blog ECM
+3
2k 10
Comments 2
Top of the last 24 hours