Как мы провели международную онлайн-конференцию для 1000 человек

Deutsche Telekom IT Solutions (ex T-Systems) corporate blogPersonnel ManagementConferences
Полгода назад мы писали о том, как перенести все внутренние коммуникации в компании в виртуальное пространство. Но тогда мы еще не знали, что всего за пару месяцев нам предстоит подготовить международную онлайн-конференцию — Innovation Day 2020. Как впервые сделать масштабное мероприятие в онлайне и выжить — читайте под катом.

image

Innovation Day — традиционное ежегодное мероприятие для Deutsche Telekom IT Solutions Russia. В апреле коллеги со всех уголков Deutsche Telekom приезжают в Санкт-Петербург, чтобы послушать доклады об инновациях, познакомиться, в общем, прекрасно провести время, наслаждаясь апрельским питерским солнышком и видом на Неву с Васильевского острова. 

В этом году все должно было пройти по плану: мероприятие было назначено на 28 апреля, подготовка началась чуть ли не за полгода, была арендована площадка, а некоторые иностранные коллеги уже делали визу и покупали билеты в Россию. Но когда за месяц до дня Х мы сели по домам, стало понятно, что проект придется поставить на стоп. Первое время мы наивно надеялись на май или июнь, но статистика только росла, никакого намека на открытие границ не было. Поэтому, чтобы совсем не отказываться от мероприятия, мы решили: да будет онлайн, и запланировали Innovation Day на сентябрь.

Кроме разных технических моментов, которые нам только предстояло решить и о которых я расскажу чуть позже, было очень важно сохранить атмосферу, несмотря на переход в онлайн. InnoDay — это мероприятие для людей и про людей, которое каждый год готовилось с особой любовью и тщательностью. Общение, обмен опытом, идеями, новые знакомства — за этим люди прилетали на Innovation Day, и это нужно было по максимуму сохранить в онлайне.


Так проходил Innovation Day в 2019 году

К тому же, когда мы только начали подготовку, онлайн-мероприятия были в новинку, но ближе к сентябрю стало понятно, что люди откровенно устали от онлайна и хотят личных встреч. Делать обезличенную конференцию, где люди включали бы нужный доклад и ставили фоном под готовку обеда — это был точно не наш вариант. 

Как это работало

Для того, чтобы по максимуму перенести атмосферу Innovation Day в онлайн, мы решили, в первую очередь, сделать мероприятие полностью в прямом эфире. Все должно происходить здесь и сейчас — если запись одного митапа зритель еще может посмотреть, не отвлекаясь, то целое мероприятие, состоящие из заранее сделанных видео, вряд ли кто-то осилит.

Да, прямая трансляция таила в себе подводные камни — периодически у некоторых зрителей возникали проблемы со звуком, пару раз шепот режиссера просачивался в эфир… Но мы были готовы рискнуть ради того, чтобы у коллег было ощущение хотя бы близкое к тому, что они находятся на настоящем, живом мероприятии. К тому же, прямой эфир давал возможность спикеру отвечать на вопросы зрителей в режиме реального времени.

Большой конференц-зал в нашем офисе в Санкт-Петербурге на день превратили в настоящую съемочную площадку с хромакеем, светом, камерами и студией для гостей — это была главная из трех сцен. На этой площадке находились двое ведущих, а также проходили живые выступления спикеров, у которых после презентаций брали интервью.





Две соседние переговорки также оборудовали под маленькие студии, где находились модераторы сцен.



Основной сложностью в техническом плане были ограничения со стороны иностранных коллег. Так как доклады были про реальные проекты — конфиденциальная информация и все такое — подключаться спикерам и участникам можно было только с рабочих компьютеров. Рабочие компьютеры, особенно иностранные = очень ограниченный список одобренных программ. В то же время, на Innovation Day мы приглашаем студентов и некоторых заказчиков, которые должны получить доступ к этой трансляции.

Было решено сделать отдельный лендинг, где доклады были разделены на три стрима (три сцены), и участник, выбрав тему доклад из интерактивного расписания, проваливался в нужный поток. Спикеры подключались к трансляции через Cisco Webex — привычный в нашей компании инструмент конференц-связи, а в качестве плеера использовался Facecast.



Для того, чтобы вовлечь зрителей в происходящее, у каждый сцены был свой чат с администратором, где можно было задавать вопросы спикерам по докладам, уточнять организационные моменты и просто общаться.

Также между блоками докладов в каждом стриме ведущие проводили питч-сессии, куда подключались спикеры и кратко рассказывали о теме своего доклада. Если участник не определился заранее с сессиями, которые ему хочется посетить, на питче он мог получить представление о каждом спикере и докладе. Иногда это становилось решающим при выборе — харизма спикера или манящий британский акцент еще на питч-сессии заставляли забыть обо всем.

После каждого выступления спикер и участники могли перейти в Webex-комнату, чтобы пообщаться лично и поделиться своими мыслями. Мы не возлагали особых надежд на эту опцию, однако после каждой сессии в комнаты заходили коллеги из разных стран, которым хотелось познакомиться со спикером и поговорить.

Одной из задач, которые мы ставили перед собой вначале, было «зацепить» зрителей и не дать им забить и уйти на кухню резать салат. В течение всего мероприятия количество зрителей держалось примерно на одном уровне, что, конечно, не значит, что все участники были на 100% вовлечены, но дает на это надежду!

В заключение хотелось бы отметить...

Это был напряженный, длинный день, полный впечатлений и для организаторов, и для спикеров и зрителей. Конечно, никакое онлайн-мероприятие, каким бы классным оно не было, не сравнится с реальными эмоциями и живым общением. Тем не менее, благодаря новым технологиям и крутой команде возможно все, даже организовать большое международное мероприятие онлайн — и при этом не только не сойти с ума, но и начать мечтать о следующем.

Это были слова, а вот Innovation Day в цифрах:

2,5 месяца подготовки
17 докладов 
28 спикеров со всего Deutsche Telekom
16 стран от Америки до Азии
1000 участников от Чикаго до Куала-Лумпур
5 часов прямого эфира


Если вы хотите поделиться опытом организации онлайн-мероприятий или задать вопросы — жду вас в комментариях!
Tags:deutsche telekom it solutionsмероприятияконференции
Hubs: Deutsche Telekom IT Solutions (ex T-Systems) corporate blog Personnel Management Conferences
+6
509 5
Comments 5

Information

Founded
Location
Россия
Website
deutschetelekomitsolutions.ru
Employees
1,001–5,000 employees
Registered