Comments 4
При встречах с потенциальными клиентами очень часто сталкивался со схожей ситуацией непонимания различия между СЭД иСЭА.

Приведу пример: компании требовалось хранение больших объемов документов (чертежи, техническая, финансовая и прочая документация). В компании уже был внедрена СЭД. Руководство, не зная тонкостей архитектуры и различий систем дало задание ИТ отделу повесить на СЭД еще и функции архива. На небольших объемах система неплохо справлялась с задачей, но как только количество и размер хранимых документов выросли — система начала довольно долгое «виснуть» при поиске необходимых данных. На основании данного опыта компания начала искать решения в сфере СЭА, не отказавшись, тем не менее, от использования СЭД.

Пользователь и сам может прийти к понимаю различия между СЭД и СЭА, но для этого ему придется наступить на «грабли». Особенно если первоочередным является финансовый вопрос.
Различия между записями и документами так или иначе все активнее просачиваются в нашу бизнес-действительность и рано или поздно нам с вами придется это принять как данность.

Одним из таких проникновений можно считать использование термина запись в реализации менеджмента качества по стандартам ISO 900х. В СМК управление записями является обязательной документированной процедурой. Вот некоторые определения:

Запись — документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности (ИСО 9000:2008).

Управление записями – процедура, устанавливающая требования и обеспечивающая их выполнение по составу, идентификации, ведению, условиям хранения, защите, доступу, восстановлению, срокам хранения и изъятия записей.

Требования к документации ISO 9001-2008
4.2.4 Управление записями

Записи, которые ведутся для предоставления свидетельств соответствия требованиям и результативности функционирования системы менеджмента качества, должны контролироваться.

Организация должна установить документированную процедуру для определения средств управления, требуемых при идентификации, хранении, защите, восстановлении, сохранении и изъятии записей.

Записи должны оставаться четкими, легко идентифицируемыми и подлежать восстановлению.

Я надеюсь, что «запись» и «управление записями» в скорости прочно войдет в лексикон специалистов по документообороту и будет использоваться в соответствии с международным опытом.
Only those users with full accounts are able to leave comments. Log in, please.
Information
Founded

15 January 1998

Location

Россия

Employees

31–50 employees

Registered

9 March 2011