18 January 2018

Эксперимент по учету времени, или Что я узнала, проанализировав целый месяц своей жизни

Alconost corporate blogProject managementPersonnel ManagementIT careerBusiness Models
Translation
Original author: Erin Greenawald


«То, как мы проводим свои дни, определяет то, как мы проводим свою жизнь. То, чем мы занимаемся в конкретную минуту — это как раз то, чем мы занимаемся вообще».
— Энни Диллард (Annie Dillard)

Неважно, что вы считаете своими приоритетами: то, чему вы фактически уделяете свое время, — это и есть выбранный вами жизненный приоритет. Но многие ли знают, на что уходят каждая минута и каждый день их жизни?

В одном дне довольно много минут — 1 440, чтобы быть точной. Даже если учесть нужные здоровому организму восемь часов сна, то получается, что на то, чем мы хотим заниматься, остается почти 1000 минут. И все же в конце дня мне часто казалось, что на самое важное времени не хватило. Должно было быть что-то, что занимало больше времени, чем заслуживало, и чтобы прекратить тратить жизнь на пустяки и проводить время с бо́льшим смыслом, я решила выяснить, что же это.

Поэтому я поставила себе цель в течение месяца учитывать каждую минуту своего времени и проверить, насколько мое представление о том, как я трачу время, соответствует действительности. В этой статье я расскажу, как я это сделала, что узнала, и почему вам тоже стоит это проделать. (Приоткрою завесу тайны: как отслеживание бюджета позволяет лучше распределять финансы, а учет подсчет потребления калорий — правильно построить питание, так и учет времени может подсказать, как лучше обойтись с самым ценным ресурсом.)

Переведено в Alconost

Шаг 1. Выбор категорий занятий


Месяц учета времени — это более 43 000 минут. Нужно было придумать какие-то общие категории, к которым можно было бы относить времяпрепровождение — так в полученных данных получилось бы больше смысла.

Поэтому я подумала о том, как я провожу свои дни, и чему хочу посвятить свое время. После тщательного обдумывания у меня осталось восемь категорий:

  • Оплачиваемая работа (например, работа для клиентов).
  • Увлечения (например, побочные проекты).
  • Профессиональное развитие (например, привлечение клиентов, обмен опытом и новые профессиональные знакомства, заявки на собеседования).
  • Саморазвитие (например, ведение дневника, посещение различных занятий и семинаров, чтение книг, дающих вдохновение).
  • Отношения (например, проведенное с семьей время, звонки друзьям, свидания).
  • Развлечения (например, покупки, ТВ, чтение необязательных текстов, посещение развлекательных мероприятий и прогулки).
  • ЗОЖ (например, физические упражнения, необходимые в работе перерывы, уход за собой).
  • Помощь другим (например, волонтерство, менторство).

Кроме того, не хотелось отрываться от реальности: нужны были категории для некоторых занятий, от которых я не была в восторге — но время на них тем не менее уходило:

  • Отвлекающие факторы (например, бездумное сидение в социальных сетях, долгое вставание с постели по утрам).
  • Быт (например, всякие поручения, сборы, рутинные дела).

Чтобы проверить, полностью ли учтены каждые сутки, я также учитывала сон, но в анализ его не включала, поскольку он и так уже составлял примерно треть моего времени, и менять это нужды не было. Но если вы хотите за счет сна выделить время для других занятий, то лучше будет включить его в анализ. Я же решила сосредоточиться только на том, как проходит мое бодрствование.

Большая часть перечисленных категорий скорее всего подойдет почти каждому, но могут быть и отличия. Постарайтесь хорошенько обдумать, на что уходит ваше время и на что вы хотите его тратить, даже если сейчас этим занятиям вы времени не уделяете. Не перегружайте список: достаточно оставить не более 10 категорий.

Шаг 2. Желаемое распределение времени


Во время эксперимента я старалась не судить о том, как я провожу время — просто отслеживать как есть и в конце проанализировать, — но мне нужно было на что-то ориентироваться, чтобы оценить полученные результаты. Я имею в виду не предположение о том, на что уходит время фактически, а скорее видение того, как мне хотелось бы тратить свое время.



Когда вы возьметесь за эту задачу, прикиньте, сколько часов в неделю вы хотите на что-то потратить, и высчитайте соответствующий процент. Ориентироваться на неделю удобно, потому что день ото дня занятия у нас могут быть очень разными (например, выходные отличаются от будних), а за неделю вы как раз получите достаточно точную среднюю оценку.

Здесь можно позволить развернуться амбициям — представить, на что вы хотите «потратить собственную жизнь», однако не следует чрезмерно витать в облаках: если вы работаете с восьми до пяти и не планируете в ближайшее время это менять, то оплачиваемая работа составит около 40 часов в неделю, или примерно 36% времени бодрствования.

Примечание редактора. Этот подход также позволит получить более четкое представление о том, на что уходит рабочее время: просто подберите категории, которые разобьют рабочий день на разные типы задач.

Шаг 3. Инструменты


Теперь нужно подобрать инструменты для учета времени. Я уже использовала сервис Toggl для работы, и поэтому решила через него же отслеживать и время бодрствования. Есть соответствующие приложения для платформ iPhone и Android — так что отмечать время можно на ходу, — а также расширения для браузеров Chrome и Firefox. Для каждой из категорий занятий я создала проект, чтобы их можно было легко помечать.



Есть, конечно, и множество других инструментов и способов их применения, поэтому и если вы привыкли к другому приложению — пользуйтесь им. Можно, например, добавлять отслеживаемые занятия в Google-календарь как происходящие в течение дня события, а затем с помощью инструмента автоматизации приложений Zapier сохранять эти события в Google-таблицу и анализировать их. Также можно автоматически отслеживать проведенное в приложениях и на веб-сайтах время с помощью сервиса RescueTime, а с подпиской — еще и отмечать действия вне сети и хранить журнал сделанного за день.

Ищете нужное приложение? Мы составили список лучших приложений для учета времени, в котором можно сравнить их возможности и подобрать подходящее.

Шаг 4. Начинаем учет времени!


Переходим к самому главному. Решите, в какое утро (сразу после пробуждения) вы начнете учитывать свое время, поставьте напоминание в календарь об окончании «эксперимента» через 4 недели, и приступайте!

Первое, что я заметила, когда начала отслеживать свои занятия — это большое нежелание это делать. Мне было очень сложно не забывать все отмечать, и казалось, что на отслеживание уходит больше времени, чем оно того стоит. Забегая вперед, скажу, что теперь я рада, что все же заставила себя всё отслеживать: в итоге я узнала кое-что интересное.

Тем не менее, я постоянно забывала отмечать потраченное на что-либо время — особенно в первую неделю или около того. Где-то через сутки мучений я поставила периодическое напоминание на телефоне. Кроме того, я решила в конце дня проверять, весь ли день учтен.

Также я сразу заметила, что некоторые занятия сложно отнести в какую-то определенную категорию.

Иногда причиной было то, что мне казалось, будто я за раз делаю несколько дел. Например, готовка: это вроде бы занятие из категории «быт», но в то же время мне нравится готовить, это хороший отдых, а если еда особенно полезная — это вообще ЗОЖ. А ведь готовить можно еще и вместе с кем-то другим — тогда это можно рассматривать как вклад в отношения.

В других случаях было сложно точно указать, чем я занимаюсь. Частично в этом виноват Интернет: я заметила, что часто сижу там, то по работе, то общаясь с друзьями и знакомыми, то отвлекаясь на видео с котиками.

В итоге распределить занятия по удобным категориям мне помогли несколько правил:

  • Старайтесь вести учет как можно конкретнее. Помните, что цель — как можно точнее учесть каждую минуту бодрствования. Поэтому, если вы потратили две минуты на перекус, затем минуту на эсэмэску другу и еще 10 минут на всякие сборы, то каждое из занятий нужно отнести в соответствующую категорию. Исследования показывают, что наш мозг на самом деле не многозадачен: нам кажется, что мы многозадачны, но на самом деле мы просто быстро переключаем внимание между несколькими задачами (звучит знакомо, правда?). И это тоже нужно помнить при отслеживании занятий: учитывать то, что занимает от силы минуту-две может казаться пустой тратой времени, но за неделю или месяц вся эта «мелочь» сложится и может дать ощутимый результат.
  • Разнося занятия по категориям, помечайте их. Метка может быть подробным описанием того, чем вы фактически занимались (например: «смотрела ТВ» или «отвечала на электронные письма») — категория же («развлечения», «работа» и т. д.) имеет более широкий охват. Использование меток вместе с категориям очень удобно. Во-первых, если вы забыли что-то поставить в нужную категорию, с меткой будет проще сделать это потом. Во-вторых, при анализе результатов можно будет подробнее разобрать самые большие категории, на которые уходит слишком много времени.
  • В крайнем случае — запустите отсчет времени сразу, а категорию укажите позже. Сервис Toggl позволяет учесть занятие, даже если для него не указана метка или категория. Поэтому, если вы закончили что-то делать и не знаете, чем займетесь дальше, просто запустите таймер: когда через какое-то время вы остановите таймер, чтобы переключиться на следующую задачу, можно будет указать категорию и поставить метку.
  • Определитесь, куда отнести «потерянное» время. В конце каждого дня я проверяла, все ли время учтено. В большинстве случаев оказывалось, что я не учла 10–30 минут — я называю это «потерянным временем»: что-то, запоминающееся недостаточно, чтобы в голову пришла мысль это учесть. Вероятно, и у вас будет так же, поэтому подумайте, на каких занятиях у вас обычно «теряется» время, и определитесь, куда его относить. Я решила относить подобные случаи в категорию «быт»: думаю, это как раз те минуты, когда я ходила по дому и убирала всякую мелочь или собиралась куда-нибудь. Возможно, вы знаете, что много времени у вас «теряется» в социальных сетях — тогда лучше отнести его в «отвлекающие факторы», ну или куда-нибудь еще.

Шаг 5. Анализ результатов


Итак, прошло четыре недели — время анализировать результаты. Вне зависимости от того, каким образом вы отслеживали свои занятия, я рекомендую подсчитать общее количество часов в каждой категории и поместить данные в табличный редактор, чтобы было удобнее строить графики.

Сервис Toggl позволяет скачать CSV-файл с данными, что упрощает работу, но данные представлены в виде часов и минут — поэтому, чтобы работать с ними, нужно перевести часы и минуты в одно число. (Умножаем количество часов на 60 и складываем с минутами — или делим минуты на 60 и складываем с часами. Так, 3 часа и 22 минуты составят 202 минуты, или 3,37 часа.) Если у вас было другое приложение для отслеживания времени, возможно, данные нужно будет преобразовать как-то иначе.

Когда я все это проделала, проведенный мной месяц предстал в следующем виде:



Напомню — желаемое распределение было такое:



Можно сразу заметить, что количество времени, которое я трачу на «развлечения» и «быт», намного больше желаемого, из-за чего меньше остается таким важным категориям, как работа, развитие, отношения и ЗОЖ.

Если рассмотреть категории-«пожиратели» подробнее, можно лучше понять, на что уходит время, и как это изменить. Проанализировав категорию «развлечения», я увидела, что неприемлемо много времени ушло на просмотр ТВ — примерно полная рабочая неделя в месяц! В свою защиту могу сказать, что я зря взялась в этом месяце смотреть «Твин Пикс», но благодаря этому я смогла воочию увидеть влияние затягивающих сериалов и шоу и задумалась, действительно ли мне хочется проводить свое время именно так. Безусловно, ТВ иногда хорошо помогает расслабиться в конце дня, но увидев, сколько на это уходит времени, я задумалась, что можно было бы заняться чем-то еще, и как-то совместить эту привычку с остальными занятиями.

В категории «быт» я обнаружила, что много времени ушло на вождение — больше, чем я ожидала. Впрочем, это время я точно смогу провести с большей пользой — если подобрать интересные подкасты, которые будут способствовать саморазвитию и профессиональному росту.

Очевидно, приоритеты и цифры у вас будут совсем другими, но когда вы будете просматривать свои результаты, постарайтесь быть честны с собой. Потраченное на какие занятия время вас не радует? Чему вы хотели бы уделять больше внимания? Что отбирает у вас слишком много времени, на чем можно «сэкономить» в пользу других занятий?

Еще меня удивило, насколько отслеживание того, чем я занимаюсь, повлияло на некоторые вредные привычки. За эти 4 недели:

  • Я стала более осознанно тратить время. Уже того, что я учитываю каждую минуту, хватило, чтобы я лучше понимала, как проходят мои дни — а это шаг к тому, чтобы перестать тратить время так, как мне этого не хочется. Открывая с утра Инстаграм, я запускала таймер — этого было недостаточно, чтобы сразу же остановиться, но хватило, чтобы выйти как можно быстрее и остановить таймер.
  • В моей жизни стало меньше многозадачности. Необходимость учитывать время сделала меня более «однозадачной». Сложно отслеживать занятия, если вы постоянно между ними переключаетесь, поэтому чаще я ограничивала себя чем-то одним, и только потом переходила к следующей задаче.

Наконец, благодаря этому эксперименту я смогла оценить, насколько много времени на самом деле вмещается в один день. Спокойно и трезво посмотрев, сколько я смогла сделать в течение дня, недели, месяца, и сколько времени ушло впустую, теперь я уже не могу так легко говорить, что у меня нет времени на что-то. Мне совершенно очевидно, что время-то есть — нужно просто внимательно расставлять приоритеты.

Учет времени нужен не для того, чтобы ощутить свою никчемность или обязанность избавиться от вредных привычек, — он нужен, чтобы просто получить информацию. Посмотрев на полученные данные, вы, возможно, не захотите ничего менять — или наоборот: у вас откроются глаза и вы перевернете свою жизнь. Но в любом случае теперь вы будете точно знать, на что уходят драгоценные минуты жизни.



О переводчике

Перевод статьи выполнен в Alconost.

Alconost занимается локализацией игр, приложений и сайтов на 68 языков. Переводчики-носители языка, лингвистическое тестирование, облачная платформа с API, непрерывная локализация, менеджеры проектов 24/7, любые форматы строковых ресурсов.

Мы также делаем рекламные и обучающие видеоролики — для сайтов, продающие, имиджевые, рекламные, обучающие, тизеры, эксплейнеры, трейлеры для Google Play и App Store.

Подробнее: https://alconost.com
Tags: time management управление временем карьера в it-индустрии управление проектами управление командой достижение целей
Hubs: Alconost corporate blog Project management Personnel Management IT career Business Models
+19
33.9k 160
Comments 66
Ads
Top of the day