Мы несколько раз писали о том, как наши технологии помогают различным организациям и даже целым государствам обрабатывать информацию из любых типов документов и вводить данные в учетные системы. Сегодня расскажем, как внедряли ABBYY FlexiCapture в одной крупной российской энергетической компании. Для удобства назовем ее «Биг Компани».
Представьте себя на месте обычного бухгалтера. Понимаем, это непросто, но все-таки попробуйте. Каждый день вам приходит огромное количество бумажных счетов, накладных, справок и так далее. А особенно много – в дни перед сдачей отчетности. Все реквизиты и суммы нужно быстро и внимательно проверить, перепечатать и внести в учетную систему, вручную провести транзакции и отправить документы в архив, чтобы потом вовремя предоставить для проверки внутренним аудиторам, налоговой службе, органам тарифного регулирования и другим. Сложно? Но это многолетняя деловая практика, которая существует во многих компаниях. Вместе с «Биг Компани» мы упростили эту кропотливую работу и сделали ее удобнее. Если вам интересно, как это было, добро пожаловать под кат.
У «Биг Компани» в Москве много филиалов. Компания закупает множество оборудования и услуг для хозяйственной деятельности: в год около 2000 закупок. Оформлением документов в каждом подразделении-инициаторе закупки занимаются специальные сотрудники – кураторы договоров.
Как устроено оформление договоров в крупной компании? Когда кураторы заключают договор, то получают от контрагентов много важных бумажных документов: товарные накладные, акты об оказании услуг, счета-фактуры, справки и др. Обычно куратор сканирует деловые бумаги, а затем прикрепляет сканы к заказу в системе управления ресурсами предприятия. Финансовый контролер вручную проверяет все данные. После этого куратор отвозит оригиналы документов в бухгалтерию. Или этим занимается курьер, и тогда перемещение документов может занимать больше времени — от нескольких часов до пары дней.
И все бы ничего, но в «Биг Компани», как и во многих других компаниях:
Как раньше выглядела схема работы бухгалтерии в «Биг Компани»:
«Биг Компани» первой в энергетической отрасли решила перестроить и упростить эту схему, чтобы быстрее закрывать сделки и сдавать отчеты, лучше оценивать рыночные изменения при закупках и планировать свою финансовую стратегию. Самостоятельно, в одиночку, изменить многолетнюю сложившуюся схему работы бухгалтерии было непросто, поэтому компания решила трансформировать ее совместно с партнером – ABBYY.
Команда специалистов ABBYY внедрила в «Биг Компани» универсальную платформу для интеллектуальной обработки информации ABBYY FlexiCapture и настроила:
Затем сотрудники ABBYY и «Биг Компани» разработали форму поиска, чтобы бухгалтер смог за секунды находить по любому атрибуту в электронном архиве важные счета и предоставлять их для проверок налоговых инспекций.
Поиск возможен по 26 разным критериям (картинка кликабельна):
После того как «Биг Компани» успешно протестировала всю систему, ее запустили в эксплуатацию. Весь проект, включая согласования, уточнения и доработки, был реализован за 10 месяцев.
Схема работы после внедрения ABBYY FlexiCapture в «Биг Компани»:
Вам кажется, что ничего не изменилось? Да, бизнес-процесс остался прежним, просто большую часть функций теперь выполняет машина.
Как теперь обстоят дела? Допустим, куратор договора получил набор первичных документов по сделке на поставку насосов для ТЭС, или, например, строительство теплосетей. Специалисту больше не надо самому проверять комплектность и содержание документов, вызывать курьера и отправлять оригиналы документов в бухгалтерию. Куратор просто сканирует подписанный комплект первичных документов, и дальше за дело берутся технологии.
С помощью системы сетевого сканирования сотрудник отправляет сканы в формате TIFF или PDF себе в горячую папку или на почту. Затем он открывает веб-станцию ввода ABBYY FlexiCapture и выбирает тип комплекта документов для обработки. Например, «покупка работ/услуг с агентским вознаграждением», «поступление материально-технических ресурсов (МТР)» или «учет имущества».
От типа комплекта зависит количество и виды необходимых документов и данных, которые система должна классифицировать, распознать и проверить.
Куратор загружает сканы для распознавания. Система автоматически проверяет наличие всех документов, содержание каждой бумаги, и на сервере происходит распознавание реквизитов – даты договора, суммы, адреса, ИНН, КПП и других данных. Кстати, «Биг Компани» – первая энергетическая компания в России, которая использует такой подход.
Если куратор загрузил не все документы или в какой-то накладной указаны не все данные, то система это замечает и сразу просит сотрудника исправить ошибку:
Системаругается и просит добавить недостающие документы (здесь и далее скриншоты кликабельны):
Система заметила, что документ просрочен:
Таким образом сотруднику больше не надо определять, корректно ли оформлен документ. Если все верно, то прямо на веб-станции ввода автоматически происходит большинство проверок данных. Достаточно ввести номер заказа, указанный в SAP ERP. После этого происходит сопоставление распознанных данных с информацией, обрабатываемой в SAP: ИНН и КПП контрагента, номерами и суммами договора, НДС, номенклатурой товара или услуги. Обработка и проверка одного документа занимают всего пару минут.
По реквизитам – ИНН и КПП – можно выбрать из справочника нужную компанию:
Если в счете или накладной есть ошибка, то она не пропустит документ на экспорт в архив. Например, если документ некорректно составлен или один из символов неверно распознался, система укажет на это и попросит сотрудника исправить все неточности. Приведем пример:
Система обнаружила, что ЗАО «Василек» не входит в список поставщиков «Биг Компани».
Это позволяет сотрудникам отслеживать ошибки еще до того, как документ поступил в бухгалтерию.
Если все проверки успешно пройдены, то за один клик скан-копия документа отправляется в электронный архив OpenText, а в SAP появляются ссылка и карточка с его метаданными. Бухгалтер или куратор всегда могут посмотреть в электронном архиве список документов по нужному заказу и информацию, кто, в какие сроки, с каким результатом обработал документы.
Петр Петрович заглянул в электронный архив, …
…чтобы посмотреть, кто загрузил документы по заказу №1111.
После выгрузки данных и сканов из ABBYY FlexiCapture в SAP появляется черновик проводки с предварительно заполненными данными и ссылками на скан-образы документов.
Черновик проводки:
Затем бухгалтеру на почту приходит оповещение со ссылкой на готовый черновик и сканы. Специалисту больше не нужно мучиться с бумагой. Ему остается только проверить в сканах итоговую сумму сделки, наличие печати, подписи и осуществить проводку. На нее бухгалтер теперь тратит меньше минуты.
«Биг Компани» использует ABBYY FlexiCapture уже 2 года и за это время собрала статистику. Оказалось, бухгалтеры делают 95% проводок без внесения изменений в черновики. А это значит, что такие проводки в будущем можно будет пропускать полностью автоматически. Так получилось, что этот продукт стал фактически первым шагом компании на пути к внедрению в бизнес-процессы компании элементов «искусственного интеллекта»: «Биг Компани» разрабатывает у себя соответствующую программу.
Другие российские компании тоже автоматизируют работу бухгалтерии: делают ее более простой и удобной. Например, с помощью технологий ABBYY служба финансового контроля «Хлебпрома» в 2 раза быстрее получает важную деловую информацию и тратит на 20% меньше времени на поиск нужных счетов-фактур и товарных накладных. Технологии интеллектуальной обработки информации помогают сотрудникам бухгалтерии холдинга «Руст» моментально находить нужные финансовые документы во время массовых налоговых проверок. В 2019 году специалисты компании планируют обработать около 10 млн страниц документов.
Елизавета Титаренко,
редактор корпоративного блога ABBYY
Представьте себя на месте обычного бухгалтера. Понимаем, это непросто, но все-таки попробуйте. Каждый день вам приходит огромное количество бумажных счетов, накладных, справок и так далее. А особенно много – в дни перед сдачей отчетности. Все реквизиты и суммы нужно быстро и внимательно проверить, перепечатать и внести в учетную систему, вручную провести транзакции и отправить документы в архив, чтобы потом вовремя предоставить для проверки внутренним аудиторам, налоговой службе, органам тарифного регулирования и другим. Сложно? Но это многолетняя деловая практика, которая существует во многих компаниях. Вместе с «Биг Компани» мы упростили эту кропотливую работу и сделали ее удобнее. Если вам интересно, как это было, добро пожаловать под кат.
У «Биг Компани» в Москве много филиалов. Компания закупает множество оборудования и услуг для хозяйственной деятельности: в год около 2000 закупок. Оформлением документов в каждом подразделении-инициаторе закупки занимаются специальные сотрудники – кураторы договоров.
Как устроено оформление договоров в крупной компании? Когда кураторы заключают договор, то получают от контрагентов много важных бумажных документов: товарные накладные, акты об оказании услуг, счета-фактуры, справки и др. Обычно куратор сканирует деловые бумаги, а затем прикрепляет сканы к заказу в системе управления ресурсами предприятия. Финансовый контролер вручную проверяет все данные. После этого куратор отвозит оригиналы документов в бухгалтерию. Или этим занимается курьер, и тогда перемещение документов может занимать больше времени — от нескольких часов до пары дней.
И все бы ничего, но в «Биг Компани», как и во многих других компаниях:
- Бумаги могут поступать в бухгалтерию за несколько дней перед сдачей отчетности. Тогда бухгалтерам приходится дневать и ночевать на рабочем месте. Нужно вручную проверить, правильно ли заполнены все счета, накладные и др. Затем, если все верно, сотрудник перепечатывает данные в учетную систему и делает проводки. При этом 90% времени бухгалтера занимает перепечатка данных — реквизитов, сумм, дат, номеров номенклатур и т.д. Из-за этого возникает риск ошибиться.
- Документы могут прийти уже с ошибками. А иногда каких-то счетов или справок не хватает. Иногда это выясняется в последние дни перед сдачей отчетности. Из-за этого сроки согласования документов могут затягиваться.
- После осуществления проводок бухгалтеры хранят накладные, счета и акты в разрозненных бумажных и электронных архивах. Почему это вызывает трудности? Когда в бухгалтерию приходит очередная государственная или налоговая проверка, сотрудникам приходится долго искать документы.
Как раньше выглядела схема работы бухгалтерии в «Биг Компани»:
«Биг Компани» первой в энергетической отрасли решила перестроить и упростить эту схему, чтобы быстрее закрывать сделки и сдавать отчеты, лучше оценивать рыночные изменения при закупках и планировать свою финансовую стратегию. Самостоятельно, в одиночку, изменить многолетнюю сложившуюся схему работы бухгалтерии было непросто, поэтому компания решила трансформировать ее совместно с партнером – ABBYY.
Сказано-сделано
Команда специалистов ABBYY внедрила в «Биг Компани» универсальную платформу для интеллектуальной обработки информации ABBYY FlexiCapture и настроила:
- гибкие описания (шаблоны извлечения данных) для обработки документов. О том, что это такое и для чего нужно, мы подробно рассказывали на Хабре здесь и здесь. «Биг Компани» обрабатывает с помощью решения более 30 видов документов (например, акт смонтированного оборудования или акт на агентское вознаграждение) и извлекает из них свыше 50 атрибутов (номер документа, итоговая сумма с НДС, название покупателя, продавца, подрядчика, количество товара и т.п.);
- коннектор для осуществления проверок и выгрузки данных, который связал между собой ABBYY FlexiCapture, SAP и OpenText. Благодаря коннектору стала возможной автоматическая проверка данных из заказа и договора по различным справочникам. Об этом мы расскажем чуть ниже;
- экспорт документов в электронный архив на базе OpenText. Теперь все сканы документов хранятся в одном месте;
- черновики бухгалтерских проводок в SAP ERP со ссылками на скан-образы документов.
Затем сотрудники ABBYY и «Биг Компани» разработали форму поиска, чтобы бухгалтер смог за секунды находить по любому атрибуту в электронном архиве важные счета и предоставлять их для проверок налоговых инспекций.
Поиск возможен по 26 разным критериям (картинка кликабельна):
После того как «Биг Компани» успешно протестировала всю систему, ее запустили в эксплуатацию. Весь проект, включая согласования, уточнения и доработки, был реализован за 10 месяцев.
Схема работы после внедрения ABBYY FlexiCapture в «Биг Компани»:
Вам кажется, что ничего не изменилось? Да, бизнес-процесс остался прежним, просто большую часть функций теперь выполняет машина.
Проводка, свершись!
Как теперь обстоят дела? Допустим, куратор договора получил набор первичных документов по сделке на поставку насосов для ТЭС, или, например, строительство теплосетей. Специалисту больше не надо самому проверять комплектность и содержание документов, вызывать курьера и отправлять оригиналы документов в бухгалтерию. Куратор просто сканирует подписанный комплект первичных документов, и дальше за дело берутся технологии.
С помощью системы сетевого сканирования сотрудник отправляет сканы в формате TIFF или PDF себе в горячую папку или на почту. Затем он открывает веб-станцию ввода ABBYY FlexiCapture и выбирает тип комплекта документов для обработки. Например, «покупка работ/услуг с агентским вознаграждением», «поступление материально-технических ресурсов (МТР)» или «учет имущества».
От типа комплекта зависит количество и виды необходимых документов и данных, которые система должна классифицировать, распознать и проверить.
Куратор загружает сканы для распознавания. Система автоматически проверяет наличие всех документов, содержание каждой бумаги, и на сервере происходит распознавание реквизитов – даты договора, суммы, адреса, ИНН, КПП и других данных. Кстати, «Биг Компани» – первая энергетическая компания в России, которая использует такой подход.
Если куратор загрузил не все документы или в какой-то накладной указаны не все данные, то система это замечает и сразу просит сотрудника исправить ошибку:
Система
Система заметила, что документ просрочен:
Таким образом сотруднику больше не надо определять, корректно ли оформлен документ. Если все верно, то прямо на веб-станции ввода автоматически происходит большинство проверок данных. Достаточно ввести номер заказа, указанный в SAP ERP. После этого происходит сопоставление распознанных данных с информацией, обрабатываемой в SAP: ИНН и КПП контрагента, номерами и суммами договора, НДС, номенклатурой товара или услуги. Обработка и проверка одного документа занимают всего пару минут.
По реквизитам – ИНН и КПП – можно выбрать из справочника нужную компанию:
Если в счете или накладной есть ошибка, то она не пропустит документ на экспорт в архив. Например, если документ некорректно составлен или один из символов неверно распознался, система укажет на это и попросит сотрудника исправить все неточности. Приведем пример:
Система обнаружила, что ЗАО «Василек» не входит в список поставщиков «Биг Компани».
Это позволяет сотрудникам отслеживать ошибки еще до того, как документ поступил в бухгалтерию.
Если все проверки успешно пройдены, то за один клик скан-копия документа отправляется в электронный архив OpenText, а в SAP появляются ссылка и карточка с его метаданными. Бухгалтер или куратор всегда могут посмотреть в электронном архиве список документов по нужному заказу и информацию, кто, в какие сроки, с каким результатом обработал документы.
Петр Петрович заглянул в электронный архив, …
…чтобы посмотреть, кто загрузил документы по заказу №1111.
После выгрузки данных и сканов из ABBYY FlexiCapture в SAP появляется черновик проводки с предварительно заполненными данными и ссылками на скан-образы документов.
Черновик проводки:
Затем бухгалтеру на почту приходит оповещение со ссылкой на готовый черновик и сканы. Специалисту больше не нужно мучиться с бумагой. Ему остается только проверить в сканах итоговую сумму сделки, наличие печати, подписи и осуществить проводку. На нее бухгалтер теперь тратит меньше минуты.
Итоги проекта
- С помощью технологий ABBYY «Биг Компани» упростила и ускорила не только бухгалтерский учет, но и финансовый контроль. Чтобы сделать проводку, сотрудникам больше не нужно дожидаться курьера с оригиналами документов – достаточно в один клик получить скан с уже проверенными данными из электронного архива. Правда, бумажный документ все-таки еще нужен. Но теперь его можно отправить в бухгалтерию позже. Когда он туда поступит, сотрудник поставит в учетной системе галочку «Оригинал получен».
- Сотрудники сразу получают все нужные данные о сделке из сканов, вовремя осуществляют проводки и заранее готовят все документы для отчетности. Теперь им не страшны ни внутренние, ни внешние проверки.
- Бухгалтеры проводят финансовые операции в 3 раза быстрее, и «Биг Компани» закрывает отчетный период на 10 дней раньше.
- Все филиалы «Биг Компани» хранят бухгалтерские документы в едином электронном архиве. Благодаря этому найти любой счет-фактуру, договор или акт выполненных работ, а также любые атрибуты из них (суммы, НДС, номенклатуры товара или услуги) можно в 4 раза быстрее, чем раньше.
- В год решение обрабатывает более 2,6 млн страниц документов.
Вместо заключения
«Биг Компани» использует ABBYY FlexiCapture уже 2 года и за это время собрала статистику. Оказалось, бухгалтеры делают 95% проводок без внесения изменений в черновики. А это значит, что такие проводки в будущем можно будет пропускать полностью автоматически. Так получилось, что этот продукт стал фактически первым шагом компании на пути к внедрению в бизнес-процессы компании элементов «искусственного интеллекта»: «Биг Компани» разрабатывает у себя соответствующую программу.
Другие российские компании тоже автоматизируют работу бухгалтерии: делают ее более простой и удобной. Например, с помощью технологий ABBYY служба финансового контроля «Хлебпрома» в 2 раза быстрее получает важную деловую информацию и тратит на 20% меньше времени на поиск нужных счетов-фактур и товарных накладных. Технологии интеллектуальной обработки информации помогают сотрудникам бухгалтерии холдинга «Руст» моментально находить нужные финансовые документы во время массовых налоговых проверок. В 2019 году специалисты компании планируют обработать около 10 млн страниц документов.
Елизавета Титаренко,
редактор корпоративного блога ABBYY